LETTERA DI REGOLAMENTAZIONE DEI RAPPORTI DI LIBERA COLLABORAZIONE

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1 LETTERA DI REGOLAMENTAZIONE DEI RAPPORTI DI LIBERA COLLABORAZIONE 1

2 INDICE 1. DEFINIZIONI 2. REGOLE GENERALI 3. ACQUISIZIONE E GESTIONE DEGLI AFFARI 4. ASPETTI CONTABILI ED AMMINISTRATIVI 5. PROVVIGIONI 6. NORME RELATIVE AI SINISTRI 7. TERMINI DI VALIDITA RECESSO 8. ALTRE DISPOSIZIONI 9. FORO COMPETENTE 2

3 1. DEFINIZIONI Intermediario La persona fisica/giuridica iscritta alla Sezione B) del Registro Unico Elettronico degli intermediari assicurativi e riassicurativi, ai sensi dell art. 109, comma 2, del D.lgs 209/2005 incluso i suoi dipendenti e collaboratori di cui egli debba rispondere Impresa La Compagnia di Assicurazione 2. REGOLE GENERALI 2.1. L intermediario agisce in piena autonomia su incarico del Cliente e senza poteri di rappresentanza di imprese di assicurazione. Pertanto, l Intermediario è libero di proporre, per conto del Cliente, a qualsiasi altra Impresa, che non sia la firmataria del presente accordo, l assunzione di rischi L impresa si riserva di prestare o meno il proprio consenso alla stipulazione delle richieste coperture assicurative, con inderogabile esclusione di qualsiasi potere di rappresentanza dell Impresa in capo all Intermediario e di qualsiasi possibilità di modifica da parte dello stesso delle condizioni tutte di assicurazione predisposte dall Impresa Le parti si obbligano reciprocamente, anche per conto del proprio personale, a mantenere riservate tutte le informazioni, i dati, le documentazioni e le notizie connesse alle rispettive attività di cui verranno a conoscenza nella esecuzione del presente accordo di collaborazione, così come quelle relative alla rispettiva organizzazione aziendale. 3

4 2.4. Nei casi in cui l Impresa intenda procedere ad ispezioni o accertamenti inerenti il rapporto assicurativo presso il cliente, darà preventiva comunicazione all Intermediario affinché questi possa, ove lo ritenga, essere presente L intermediario può operare per il Cliente sia sulla base del conferimento, per iscritto, di una nomina quale Intermediario esclusivo autorizzato a gestire l intero programma assicurativo dello stesso sia su specifico incarico iscritto dato dal cliente di volta in volta per la negoziazione di singoli affari, sia anche senza avere un incarico scritto da parte del Cliente. In tutti i casi il presente Accordo troverà comunque applicazione L Intermediario gestirà per conto del Cliente i contratti presentati dallo stesso Intermediario e accettati dall Impresa e dal Cliente, sempreché il Cliente gli abbia conferito l incarico e fintanto che tale incarico resti in vigore Salvo quanto previsto al successivo punto 2.9, qualora l?intermediario abbia ricevuto incarico scritto dal Cliente, l Impresa sarà impegnata a non rilasciare quotazioni ad altri Intermediari o al Cliente stesso, su affari già quotati all Intermediario, senza prima aver avvisato quest ultimo L Intermediario è obbligato a comunicare tempestivamente per iscritto all Impresa la revoca dell incarico ricevuta dal Cliente e, comunque, ogni variazione del suo rapporto con il Cliente che possa essere di interesse dell impresa medesima Qualora il Cliente revochi l incarico all Intermediario senza affidarne un altro ad altro Intermediario, oppure qualora il Cliente rilasci ad Altro Intermediario un incarico scritto non esplorativo in data successiva, attribuendo le parti esclusivo rilievo alla volontà espressa dal Cliente, l incarico all Intermediario cessato o sostituito si considererà automaticamente privo di effetto nei confronti dell Impresa. L Impresa stessa sarà, in ogni caso, del tutto estranea a qualsiasi eventuale controversia tra il Cliente e l /gli Intermediario/i tra questi ultimi, anche in relazione alla data di effetto della cessazione dell incarico o di quella di 4

5 decorrenza del nuovo incarico. In tal caso troveranno applicazione rispettivamente l articolo 5.3 e ACQUISIZIONE E GESTIONE DEGLI AFFARI 3.1 Le proposte di assicurazione con gli eventuali questionari e la modulistica privacy dovranno essere presentate compilate in ogni loro parte soprattutto al fine di un esatta individuazione e classificazione del rischio. Eventuali questionari dovranno essere sottoscritti dal Cliente prima della decorrenza della garanzia 3.2 Quando non sia richiesta la compilazione di specifici documenti, ogni elemento utile per l esatta rappresentazione del rischio dovrà essere, comunque, fornito dall Intermediario in modo chiaro e univoco e con i mezzi più idonei. Anche in tal caso, come pure nell eventualità che vengano forniti dallo stesso dati complementari a quelli contenuti nei documenti di cui al punto 3.1, saranno applicabili le disposizioni degli artt e 1893 c.c 3.3. Ad eccezione delle comunicazioni riguardanti la cessazione del rapporto assicurativo, che debbano necessariamente essere fatte dal cliente all Impresa, le comunicazioni fatte dall Intermediario all impresa si intendono come fatte dal Cliente stesso; parimenti, ogni comunicazione fatta dall Impresa all Intermediario si intenderà come effettuata al cliente stesso. In ogni caso, le comunicazioni comportanti la decorrenza di un termine, ovvero un aggravamento del rischi, dovranno essere fatte all Impresa e avranno efficacia dal momento della ricezione da parte dell impresa L Impresa, ricevuta la proposta dall intermediario, qualora accetti il rischio, provvederà all emissione dei conseguenti documenti contrattuali entro 30 giorni e li farà avere all Intermediario, il quale curerà che il Cliente provveda al perfezionamento degli stessi nonché al pagamento dei relativi premi. L Intermediario è responsabile dell autenticità delle firme apposte sui documenti contrattuali e sul modulo del consenso per il trattamento dei dati 5

6 personali da parte dell Impresa, nonché dell esattezza della data di perfezionamento e/o pagamento del premio indicata nei documenti stessi Le polizze e le appendici emesse dall Impresa, regolarmente perfezionate, dovranno essere restituite alla stessa entro 60 giorni. Le polizze, le appendici e le quietanze emesse dall Imprese dovranno, in caso di mancato perfezionamento, essere restituite alla stessa entro 60 giorni dalla rispettiva emissione L assicurazione avrà effetto dalla data indicata nei documenti contrattuali, ma comunque, non prima delle ore 24 del giorno di pagamento del premio comunicato ai sensi del successivo punto In base al presente accordo, l Intermediario è autorizzato ad incassare i premi per conto dell Impresa, ai sensi dell art. 55 del Regolamento Isvap n. 5/2006. Il pagamento del premio effettuato in buona fede all Intermediario si considera effettuato direttamente all Impresa, ai sensi dell art. 118 del D.lgs 209/2005. Fermo restando questo principio, al fine di consentire la corretta determinazione del momento in cui è stato effettuato il pagamento che ha rilevanza per la decorrenza, la sospensione e la riattivazione della garanzia oggetto della polizza di assicurazione, l Intermediario deve fornire a richiesta un estratto delle registrazioni relative alle operazioni contabili previste all art. 4.1 del presente accordo. Ai fini della determinazione della decorrenza, della sospensione e della riattivazione della garanzia il pagamento si intende effettuato: in caso di bonifico bancario: nel giorno in cui è stato effettuato l ordine di bonifico o nel giorno della valuta dell operazione, se successiva; in caso di altri mezzi di pagamento: nel giorno in cui il pagamento è stato effettuato. L Intermediario è tenuto a dare comunicazione delle attività sopra previste e delle relative condizioni e modalità, nell ambito dell informativa precontrattuale da fornire agli assicurati, ai sensi degli art. 120 e 121, del D.lgs 209/2005 e dell art. 55, comma 2 del regolamento Isvap n. 5/

7 L Intermediario, fermo l obbligo del Cliente, si riconosce in ogni caso debitore in proprio verso l Impresa delle somme versate sul conto separato, incassate e/o comunicate secondo le modalità precedentemente descritte e si impegna a corrisponderle all Impresa nei modi e nei termini indicati all art. 4. Sono fatte salve le azioni di rivalsa da parte dell Impresa nei confronti dell Intermediario nel caso di omesso versamento del premio da parte dell Intermediario sul conto separato Qualora per i nuovi rischi l Intermediario richieda una specifica data e/o ora di effettivo inizio della garanzia assicurativa, diverse da quelle di cui al punto 3.6, queste dovranno essere concordate con l Impresa a mezzo di scambio di telegramma o telefax o altri mezzi concordemente ritenuti idonei ed aventi data oggettivamente certa, antecedente alla data e/o all ora di inizio della garanzia. In questo caso, la data e/o l ora così concordate saranno quelle di effettivo inizio della garanzia anche se non siano ancora stati emessi e/o perfezionati i documenti contrattuali ed anche se, in deroga all art. 1901, comma 1 c.c., nessun premio sia stato corrisposto dal Cliente. In questo caso: a) l Impresa si obbliga a riscontrare la richiesta dell Intermediario confermando la copertura medesima e producendo un documento pre-contrattuale provvisorio, attestante le clausole contrattuali convenute, al fine di consentire all Intermediario l incasso del premio ancor prima dell emissione dei documenti definitivi; b) l intermediario si impegna, comunque, ad incassare l intero premio pattuito, dovuto all Impresa, nel termine di 30 giorni dalla data di efficacia indicata nel documento pre-contrattuale, corrispondendolo entro il termine previsto all art. 4.2; detto documento pre-contrattuale sarà anticipato dall Impresa all Intermediario, nei 10 giorni successivi all efficacia della copertura, a mezzo telegramma, telefax o altri mezzi concordemente ritenuti idonei ed aventi data oggettivamente certa, indipendentemente dall emissione dei documenti definitivi. Qualora l Impresa non faccia pervenire all Intermediario la documentazione indicata al punto a) che precede, quest ultimo sarà tenuto 7

8 ad incassare il relativo premio non appena sarà per lui possibile e, comunque, non oltre 30 giorni dalla data di consegna del documento contrattuale, comunicandolo all Impresa in base a quanto indicato al punto 2.7 che precede. L Intermediario avrà l obbligo di corrispondere il premio entro il termine previsto all art Fermo restando, anche in questo caso, che il pagamento del premio realizzato in buona fede all Intermediario si considera effettuato direttamente all Impresa, ai sensi dell art. 118 del D.lgs 209/2005, si conviene tra le parti che - in caso di mancata o ritardata corresponsione del premio da parte dell Intermediario, entro i suddetti termini - l Impresa avrà diritto di richiedere all intermediario il risarcimento dei danni subiti. Tuttavia qualora l Intermediari non perfezioni, entro il predetto termine temporale, i relativi documenti contrattuali o precontrattuali (siano essi quelli provvisori o quelli definitivi a seconda dei casi) non incassandone il relativo premio per ragioni dovute ad insolvenza del Contraente e/o per motivi oggettivamente documentabili, l Intermediario potrà richiedere l annullamento della copertura restando debitore in proprio, eventualmente in solido con il Cliente, di una somma pari a tanti trecentosessantesimi del premio annuo concordato quanti sono i giorni intercorsi tra la data di inizio della garanzia e quella di comunicazione di annullamento della medesima. Sono comunque dovute le imposte eventualmente già anticipate. Ai fini del presente articolo per nuovi rischi non si intendono quelli relativi ai Rami Vita, Credito e Cauzioni, RCAuto ed Auto Rischi Diversi, Polizze Sanitarie/Infortuni/IPM transitanti da Casse di Previdenza od Assistenza e/o rischi per i quali viene richiesto dall Impresa un Premium Payment Warranty. Possono anche non rientrare nei suddetti rischi nuovi altre tipologie di rischio che saranno di volta in volta comunicate dall Impresa all Intermediario Nel caso di modifica di condizioni contrattuali, convenuta mediante appendice o sostituzione di polizza, ci si dovrà attenere alle seguenti regole: qualora si tratti di appendici o di sostituzioni di polizza che comportino l aumento del premio, in concomitanza con la scadenza di una rata annuale od infra-annuale, l Intermediario è tenuto ad incassare le relative quietanze, rispettando quanto previsto al precedente punto 3.7. L Impresa emetterà il 8

9 relativo documento per la differenza di premio dovuta. In alternativa, l Impresa ha facoltà di emetter un documento pre-contrattuale provvisorio, attestante le clausole contrattuali convenute, al fine di consentire all Intermediario l incasso del premio ancor prima dell emissione dei documenti definitivi; qualora si tratti di appendici o sostituzioni di polizza che comportino una diminuzione del premio, in concomitanza con la scadenza di una rata annuale od infra-annuale, l Intermediario potrà restituire la relativa quietanza all Impresa. L Intermediario sarà tenuto ad incassare il relativo premio non appena sarà per lui possibile e comunque non oltre 30 giorni dalla data di consegna del documento contrattuale, comunicandolo all Impresa in base a quanto indicato al punto 3.7 che precede. In alternativa, l Impresa ha facoltà di emettere un documento pre-contrattuale provvisorio, attestante le clausole convenute, al fine di consentire all Intermediario l incasso del premio ancor prima dell emissione dei documenti definitivi; qualora si tratti di appendici o di sostituzioni di polizza in aumento durante la vigenza del contratto ma non in coincidenza con scadenze di rata annuale o infra-annuale, l Intermediario sarà tenuto ad incassare il relativo premio non appena sarà per lui possibile e comunque non oltre 30 giorni dalla data di consegna del documento contrattuale, comunicandolo all Impresa in base a a quanto indicato al punto 3.7. In alternativa, l Impresa ha facoltà di emettere un documento pre-contrattuale provvisorio, attestante le clausole contrattuali convenute, al fine di consentire all intermediario l incasso del premio ancor prima dell emissione dei documenti definitivi. In tutti i summenzionati casi, l Intermediario avrà l obbligo di corrispondere il premio entro il termine previsto dall art Nel caso in cui il rischio venga assunto in coassicurazione: a) qualora l Impresa, in qualità di delegataria, d intesa con l Intermediario decida di limitare l incasso dei premi alla sola quota di propria spettanza, dovrà essere inserita in polizza la clausola di delega riportata nell Allegato 1; 9

10 b) qualora l Impresa, in qualità di delegataria, d intesa con l Intermediario decida di incassare l intero premio comprensivo delle quote di tutte le coassicuratrici, dovrà essere inserita in polizza la clausola di cui Allegato Nel caso in cui la polizza sia gestita dall Intermediario in assenza di coassicurazione l Impresa inserirà in polizza la clausola riportata nell Allegato ASPETTI CONTABILI ED AMMINISTRATIVI 4.1. L intermediario deve registrare giornalmente ed in ordine cronologico, nel momento in cui viene a conoscenza, l incasso del premio, nonché ogni altra operazione contabile e amministrativa interessante l Impresa, corredate da tutti gli elementi necessari per l identificazione dei titoli a cui tali operazioni si riferiscono, su libri o registri o supporti informatici ed è tenuto ad esibire all Impresa, che in qualsiasi momento ne faccia richiesta, i suddetti supporti contabili unitamente alla documentazione in suo possesso. L Intermediario deve comunicare all Impresa il luogo di tenuta dei suddetti documenti Alla Fine di ogni mese l?intermediario deve provvedere alla chiusura amministrativa e contabile. Entro il giorno 10 del mese successivo, egli deve inviare all Impresa gli estratti conto di tutti i movimento contabili di interesse dell Impresa stessa Entro lo stesso termine di cui al punto 4.2 l Intermediario - che si riconosce depositario delle somme di spettanza dell Impresa nei modi e per gli effetti previsti ai sensi dell art. 117 del D.lgs 209/2005 e dell art. 54 del Regolamento Isvap n. 5/ rimetterà all Impresa stessa il saldo attivo di sua spettanza, al netto delle provvigioni pattuite ed afferenti le registrazioni contabili effettuate, a mezzo bonifico bancario con l indicazione della data di valuta fissa a favore dell Impresa. Qualora la predetta data dovesse cadere in un giorno festivo, l Intermediario ha facoltà di scegliere una data di valuta successiva indicando il primo giorno utile disponibile. In caso di saldo a debito dell Impresa, la stessa, verificata l esattezza dell estratto conto, deve rimettere 10

11 all Intermediario tale saldo entro 30 giorni dal ricevimento dell estratto conto stesso Le quietanze relative alle rate successive alla prima saranno inviate all Intermediario con congruo anticipo, ma non avranno valore liberatorio fintanto che l Intermediario non abbia ottemperato agli obblighi previsti all art. 3.7 che precede. 5. PROVVIGIONI 5.1. Per i contratti intermediati dall Intermediario, quest ultimo verrà compensato con provvigioni, nella misura, alle condizioni e nei termini fissati nell allegato documento che forma parte integrante del presente accordo, a valere sui premi che l Impresa avrà effettivamente incassato. Qualora l Impresa dovesse recuperare il premio a mezzo dei propri uffici, all Intermediario spetteranno le suddette provvigioni al netto delle spese sostenute dall impresa per il recupero del premio Ferma l ipotesi prevista al punto 5.4., qualora l Intermediario riceva dal Cliente l incarico di amministrare polizze già in corso con l Impresa, nessun compenso gli sarà dovuto per tali polizze da parte dell Impresa anche per eventuali successivi aumenti del premio, salvo diverso specifico accordo Qualora il Cliente revochi l incarico all Intermediario, senza affidarlo ad Altro Intermediario, non sarà dovuta alcuna provvigione all Intermediario cessante per i premi delle annualità successive a quella in corso al momento della cessazione dell incarico. Saranno, invece, dovute, ad avvenuto incasso, le provvigioni sugli eventuali premi arretrati, nonché relativamente al periodo assicurativo in corso, sulle rate a scadere a pagamento frazionato e sulle regolazioni di premi a consuntivo Nel caso di passaggio dell incarico da un Intermediario ad un Altro Intermediario, competono all Intermediario cessante, salvo diversi accordi tra le parti: 11

12 a) Le provvigioni maturate sui contratti annuali conclusi o sui contratti in corso la cui data di rinnovo cada entro la data di scadenza del suo incarico. b) Le provvigioni maturate sui contratti poliennali in corso, limitatamente la premio la cui scadenza annua cada entro la data di scadenza del suo incarico. c) Le provvigioni sui premi di regolazione e/o conguaglio di premi anticipati da lui incassati e sulle rate frazionate del premio annuo, di cui abbia incassata la prima rata. Ai fini di quanto indicato ai punti a) e b) in caso di polizze scadenti lo stesso giorno in cui scade l incarico dell Intermediario cessante, le provvigioni spettano all Intermediario subentrante. In presenza di Intermediario, senza incarico scritto rilasciato dal Cliente o con incarico disdettabile senza preavviso, spettano comunque all Intermediario cessante le provvigioni relative ai premi dei contratti annuali tacitamente rinnovati o dei contratti poliennali, da lui gestiti, scadenti nei trenta giorni successivi alla data della notifica della disdetta dell incarico o di richiesta di trasferimento della gestione del contratto all Altro Intermediario. La clausola di delega di cui ai precedenti punti 3.10 e 3.11, eventualmente riportata nelle polizze interessate dal passaggio dell incarico da un Intermediario ad Altro Intermediario,può essere modificata su richiesta del Cliente, dalla data di decorrenza dell incarico dell Intermediario subentrante, senza il consenso dell Intermediario cessante Nell ipotesi di recesso dal presente accordo, comunicata dall Impresa, ai sensi dell art. 7, spetteranno all Intermediario le provvigioni pattuite su tutte le polizze, da lui intermediate fino alla loro successiva scadenza annua e successivi rinnovi o sostituzioni, a condizione che permanga in vigore l incarico di brokeraggio conferito dal Cliente. In questo caso, l Intermediario non sarà più autorizzato ad incassare i premi per conto dell Impresa e quest ultima si riserva il diritto di stabilire modalità differenti per l incasso e l invio dei titoli (quietanze, appendici ecc.) rispetto a quanto previsto dal presente accordo. 12

13 Le disposizioni di cui al presente punto 5.5. non si applicano nelle seguenti ipotesi di risoluzione del presente accordo: nel caso in cui venga meno l iscrizione dell Intermediario alla sezione del Registro Unico Elettronico degli Intermediari Assicurativi e Riassicurativi, di cui all art 109, comma 2, del Codice delle Assicurazioni Private; Per grave inadempimento dell Intermediario Qualora l Impresa dovesse restituire al Cliente in tutto o in parte il premio pagato, l Intermediario sarà tenuto a restituire, a sua volta, all Impresa la provvigione percepita sull ammontare del premio restituito. Questa disposizione non si applica nel caso di storno del contratto per recesso dell Impresa per sinistro e nei caso di rimborso i premi effettuato dalla eventuale partecipazione agli utili. 6. NORME RELATIVE AI SINISTRI 6.1. Ricevuta la denuncia di un sinistro, l Impresa comunicherà all Intermediario il numero di repertorio attribuito alla vertenza; nonché ove necessario, il nome e l indirizzo del perito incaricato L Impresa e/o i suoi incaricati condurranno, per quanto possibile, gli accertamenti e la liquidazione, in contraddittorio con l Intermediario, sempreché quest ultimo sia autorizzato per iscritto dall Assicurato. 7. TERMINI DI VALIDITA - RECESSO 7.1. Il presente accordo è a tempo indeterminato, ciascuna delle parti potrà recedere in qualunque momento, a mezzo di lettera raccomandata, con preavviso di almeno 30 giorni. Tale preavviso non sarà dovuto in caso di grave inadempimento di una delle parti. 13

14 Il presente accordo, inoltre, si intenderà risolto di diritto ad ogni effetto di legge e con decorrenza immediata nel caso in cui venga meno, per qualunque motivo, l iscrizione alla sezione B del Registro Unico Elettronico degli Intermediari Assicurativi e Riassicurativi di cui all art. 109, comma 2 del D.lgs 209/2005. In questi casi, l Impresa ha la facoltà di darne comunicazione ai Clienti anche ai fini di quanto menzionato al successivo punto 7.2. informandone l intermediario medesimo In caso di recesso e di risoluzione del contratto, l Intermediario sarà tenuto a restituire, immediatamente, all Impresa tutto il materiale, comprese le documentazioni delle polizze e i dati personali in esse contenuti, di pertinenza dell Impresa stessa, eventualmente in suo possesso. Fermo quanto previsto al punto 5.5 sarà comunque consentito all Intermediario, limitatamente ai contratti in essere ed a condizione che permanga l incarico del Cliente, di provvedere al pagamento dei premi per conto del Cliente stesso nelle forme e nei modi che saranno concordati con l Impresa. In assenza di specifico accordo, l Impresa rilascerà quietanza al ricevimento delle somme dovute 8. ALTRE DISPOSIZIONI 8.1. L intermediario prende atto che l Impresa in base a disposizioni normative prescritte dalla Legge o dalle Autorità di Vigilanza può avere l obbligo di fornire informazioni scritte direttamente alla Clientela dell Intermediario Pur se non necessario, resta espressamente confermato che lo scioglimento del presente accordo non darà luogo, da parte dell Impresa nei confronti dell Intermediario, ad alcun obbligo di indennizzo neanche per il rimborso od altro titolo o causa Con l accettazione di entrambe le Parti del presente accordo, mediante scambio di corrispondenza commerciale, si intendono annullati i precedenti accordi intercorso tra le parti. 14

15 9. FORO COMPETENTE Per qualsiasi contestazione circa l interpretazione ed esecuzione del presente accordo, le Parti indicano competente in via esclusiva il Foro di. Data e Luogo L intermediario L impresa Si sottoscrivono ai sensi dell art e 1342 c.c. le seguenti clausole art. 9 (FORO COMPETENTE). Data e Luogo L Intermediario L Impresa 15