Controllo finale e microfilmatura

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1 Dipartimento federale di giustizia e polizia DFGP Ufficio federale di giustizia UFG Ambito direzionale Diritto privato Ufficio federale dello stato civile UFSC Direttive UFSC Controllo finale della completezza del rilevamento retroattivo e microfilmatura definitiva del registro delle famiglie Controllo finale e microfilmatura Visto l articolo 84 capoverso 3 lettera a dell ordinanza sullo stato civile (OSC), l Ufficio federale dello stato civile emana le seguenti direttive.

2 Indice 1 Controllo finale della completezza del rilevamento retroattivo Obiettivo e scopo Casi speciali Esecuzione Termine Procedura Conferma del controllo 6 2 Salvaguardia dei registri cartacei dello stato civile Microfilmatura Termine Registro delle famiglie Registri singoli Elenchi di persone 8 3 Abrogazione di circolari 8 4 Entrata in vigore 8 2/8

3 1 Controllo finale della completezza del rilevamento retroattivo 1.1 Obiettivo e scopo Prima della 1 occorre verificare se tutte le persone da trascrivere obbligatoriamente nel registro dello stato civile sono state rilevate retroattivamente e collegate conformemente alle direttive 2 (passaggio a un altro supporto). La verifica serve a garantire la certezza del diritto. Dato che la ricerca di persone 3 nel registro elettronico dello stato civile richiede meno tempo rispetto a quella nei registri delle famiglie, tenuti per Comune, in caso di dubbio occorre optare per il rilevamento retroattivo (all insegna del motto: completezza di un certificato relativo allo stato di famiglia registrato; responsabilità [art. 46 cpv. 1 CC]). 1.2 Casi speciali Non sottostanno al rilevamento obbligatorio i casi seguenti: la persona figurante come in vita che al momento del rilevamento retroattivo ha superato i cento anni d età; la moglie di uno straniero che mediante matrimonio ha perso la cittadinanza svizzera, se i suoi genitori non figurano nel registro dello stato civile (cfr. tuttavia il n ); la persona svincolata dalla cittadinanza svizzera i cui genitori non figurano nel registro dello stato civile (cfr. tuttavia il n ); la persona che al compimento dei 22 anni ha perso la cittadinanza svizzera per perenzione, se i suoi genitori non figurano nel registro dello stato civile (cfr. tuttavia il n ); la persona deceduta i cui genitori non figurano nel registro dello stato civile (cfr. tuttavia il n ). È fatto salvo il rilevamento retroattivo di eventi se in un secondo tempo sono notificati e- venti per i casi sopraccitati. In casi motivati, in particolare quando occorre documentare retroattivamente soltanto il decesso avvenuto all estero, si può rinunciare al rilevamento retroattivo e documentare eccezionalmente il corrispondente evento soltanto nel registro delle famiglie. Se nel caso di uno straniero figurante nel registro delle famiglie un evento è documentato mediante rilevamento invece che rilevamento retroattivo, occorre perlomeno inserire un rimando nel registro delle famiglie (n. Star tra parentesi). Inoltre, i seguenti stralci di iscrizioni e le correlate eventuali cancellazioni di fogli in occasione della documentazione dei corrispondenti eventi nel registro dello stato civile vanno effettuati contemporaneamente anche nel registro delle famiglie: Art. 92c cpv. 1 OSC. Direttive n del 1 giugno Ricerca dell ultimo stato civile noto in occasione della divulgazione dei dati. 3/8

4 il figlio sul foglio del padre iscritto nel registro, se è sciolto il rapporto di filiazione; il figlio sul foglio della madre biologica o del padre biologico, se il rapporto di filiazione è sciolto in seguito ad adozione completa; il foglio di famiglia aperto in occasione della naturalizzazione di uno straniero, se la naturalizzazione è dichiarata nulla. 1.3 Esecuzione Termine I Cantoni non devono ripetere il controllo finale già eseguito in parte o integralmente secondo le direttive vigenti 4. In caso di dubbio quanto all obbligo di procedere al rilevamento retroattivo, le presenti direttive integrative servono soltanto a confermare le informazioni fornite. I Cantoni possono inoltre avviare senza indugio i lavori di controllo, che dovranno essere conclusi al più tardi il 31 dicembre L Ufficio federale di giustizia (UFG) è disposto, su proposta dell Ufficio federale dello stato civile (UFSC), a proporre al Consiglio federale, alla prossima occasione, una proroga per l esecuzione della salvaguardia definitiva dei registri cartacei dello stato civile. È noto che alcuni Cantoni non sono in grado di rispettare il termine finora previsto Procedura 1. Persona di riferimento Con il richiamo dei dati nel registro dello stato civile occorre controllare se il titolare del foglio rilevato retroattivamente è collegato con tutti i figli iscritti nel foglio e con il coniuge attuale e se tutti i figli di una persona di riferimento rilevata retroattivamente (padre o madre) sono stati rilevati retroattivamente; l annotazione relativa alla trascrizione 6 eventualmente mancante nel caso di un figlio va aggiunta successivamente. Le lacune nel rilevamento retroattivo vanno colmate senza indugio, i collegamenti mancanti vanno aggiornati, le annotazioni mancanti relative alla trascrizione vanno aggiunte e gli errori 7 in occasione del passaggio a un altro supporto vanno riparati. Gli uffici dello stato civile interessati sono tenuti a collaborare immediatamente Direttive n del 1 giugno 2011, n Modifica art. 92c cpv. 1 OSC conformemente alla lettera dell UFSC del 2 luglio 2012, n. 4. Direttive n del 1 giugno 2011, n. 6.2 e 6.3. Art. 43 CC. 4/8

5 2. Figli della persona di riferimento rilevata retroattivamente a. Osservazioni generali Un figlio non ancora rilevato retroattivamente va trascritto nel registro dello stato civile conformemente alle regole vigenti e collegato con il genitore (persona di riferimento rilevata retroattivamente, anche se è nel frattempo deceduta) e con i suoi discendenti rilevati retroattivamente. Il rilevamento retroattivo di un figlio della persona di riferimento stralciato dal foglio di famiglia compete al Comune di cui possiede tuttora l attinenza, in cui è stato reintegrato nella cittadinanza o in cui figurava nel medesimo registro delle famiglie fino al decesso o alla perdita della cittadinanza svizzera. I figli deceduti e i figli che hanno perso la cittadinanza svizzera (per matrimonio, perenzione o svincolo) devono obbligatoriamente essere rilevati retroattivamente in vista della completezza di un certificato relativo allo stato di famiglia registrato del padre o della madre. b. Figlia della persona di riferimento rilevata retroattivamente stralciata dal foglio di famiglia Occorre richiedere il rilevamento retroattivo della figlia stralciata dal foglio di famiglia della persona di riferimento, che ha perso la cittadinanza in seguito a matrimonio con un cittadino svizzero (mandato urgente motivato). Se la donna si è sposata più volte, il mandato va trasmesso con un corrispondente rimando. L ufficio dello stato civile responsabile del rilevamento retroattivo comunica 8 i dati personali rilevati (modulo 0.1.2) e provvede al rilevamento retroattivo di eventuali discendenti della donna interessata o al collegamento con discendenti già rilevati retroattivamente. La figlia rilevata retroattivamente come moglie di uno straniero la quale ha perso la cittadinanza svizzera mediante matrimonio va designata, dopo la documentazione della perdita della cittadinanza svizzera, come cittadina del Paese del marito, poiché l acquisto o il possesso della cittadinanza di quest ultimo ha tra l altro rappresentato il motivo della perdita della cittadinanza svizzera. È possibile rinunciare a rilevare retroattivamente il marito straniero, anche se un figlio comune nato primo del matrimonio trascritto nel registro dello stato civile ha mantenuto la cittadinanza svizzera. La figlia deceduta, anche se è deceduta quale cittadina di un altro Comune di attinenza, deve obbligatoriamente essere trascritta nel registro dello stato civile e collegata con il genitore rilevato retroattivamente anche se non ha discendenti 9. La corrispondente comunicazione dei dati personali rilevati (modulo 0.1.2) va emanata dall ufficio dello stato civile competente per il rilevamento. 8 9 Direttive n del 1 giugno 2011, n Direttive n del 1 giugno 2011, n /8

6 c. Figlio della persona di riferimento rilevata retroattivamente svincolato dalla cittadinanza svizzera Lo svincolo dalla cittadinanza svizzera presuppone che l interessato acquisti una cittadinanza straniera. Siccome quest ultima non risulta dal registro delle famiglie, in occasione del rilevamento retroattivo è designata come «non accertata». d. Figlio della persona di riferimento rilevata retroattivamente, che ha perso la cittadinanza svizzera per perenzione La perenzione 10 presuppone che l interessato possieda una cittadinanza straniera. Siccome quest ultima non risulta dal registro delle famiglie, in occasione del rilevamento retroattivo è designata come «non accertata». 3. Persona straniera Con il richiamo dei dati nel registro dello stato civile occorre in ogni caso controllare se uno straniero figurante nel registro delle famiglie quale precedente marito di una cittadina svizzera o quale padre del figlio di una cittadina svizzera è stato rilevato retroattivamente o rilevato da un altro ufficio dello stato civile (p. es. in seguito a matrimonio con un altra cittadina svizzera, a registrazione di un unione domestica o a naturalizzazione in un altro Comune). Lo stesso vale per analogia anche per una straniera precedentemente coniugata con un cittadino svizzero. Se del caso, occorre inserire il rimando nel registro delle famiglie e verificare nel registro dello stato civile il collegamento con i discendenti. È possibile rinunciare al rilevamento retroattivo di uno straniero figurante nel registro delle famiglie che non ha vincoli familiari con un cittadino svizzero già rilevato retroattivamente (cfr. tuttavia n. 1.2 terzo cpv.) Conferma del controllo Ogni foglio di famiglia controllato sotto il profilo della completezza del rilevamento retroattivo va munito appropriatamente di un annotazione di controllo (p. es. in basso a destra a piè di pagina del foglio di famiglia: «Data e sigla della persona che ha effettuato il controllo»). Il controllo può essere effettuato costantemente per foglio, per serie di fogli o per Comune di attinenza. 10 Art. 10 cpv. 1 LCit. 6/8

7 2 Salvaguardia dei registri cartacei dello stato civile 2.1 Microfilmatura La microfilmatura definitiva dei registri delle famiglie è obbligatoria. È effettuata una volta controllata la completezza del rilevamento retroattivo. Come finora, i Cantoni possono decidere se utilizzare pellicole di 35 o 16 mm. Deve essere garantito l allestimento di copie d uso leggibili. Occorre pertanto provvedere a un esecuzione accurata e di buona qualità. I Cantoni hanno la possibilità, in occasione della microfilmatura o in precedenza 11, di fabbricare supporti elettronici di dati 12 e di metterli a disposizione degli uffici dello stato civile, al posto dei registri originali, per la divulgazione dei dati personali Termine Una volta effettuato il controllo finale in merito alla completezza del rilevamento retroattivo, la microfilmatura va effettuata al più tardi entro il 31 dicembre Ciò presuppone che il rilevamento retroattivo e il controllo finale siano conclusi entro il 31 dicembre 2015 (cfr. n ) Registro delle famiglie La di ogni Comune di attinenza è obbligatoria. Il Cantone competente è responsabile della salvaguardia delle modifiche ai sensi del numero 1.2. I registri collettivi tenuti secondo il diritto cantonale prima del 1929, che dopo il 1 gennaio 1929 sono stati tenuti come registri federali delle famiglie 13, vanno inclusi nella microfilmatura definitiva se non sono già stati consegnati agli archivi di Stato cantonali Registri singoli La microfilmatura dei registri singoli di un circondario dello stato civile non è prescritta dalla Confederazione. Nell interesse di una salvaguardia il più completa possibile delle iscrizioni nei registri dello stato civile, l 8 gennaio 1965 è stato raccomandato di microfilmare periodicamente anche i registri singoli. Non è previsto un termine per la microfilmatura dei registri singoli chiusi al più tardi il 31 dicembre Art. 92a cpv. 3 OSC. 12 Art. 92a cpv. 2 OSC. 13 Art. 185 cpv. 1 vosc; RU /8

8 Gli elenchi elettronici di persone relativi ai registri singoli vanno in ogni caso stampati su carta e conservati se non sono stati integrati su carta nei singoli volumi dei registri conformemente alle direttive Elenchi di persone Gli elenchi di persone 14 sono parte integrante dei registri cartacei dello stato civile. La microfilmatura degli elenchi di persone relativi ai singoli volumi o alle serie di fogli dei registri delle famiglie è obbligatoria. Gli elenchi personali tenuti elettronicamente vanno stampati su carta Abrogazione di circolari Le circolari n del 7 dicembre 1965 e n del 30 dicembre 1974 sulla conservazione delle iscrizioni nei registri dello stato civile sono abrogate. 4 Entrata in vigore Le presenti direttive entrano in vigore il 1 gennaio UFFICIO FEDERALE DELLO STATO CIVILE UFSC Mario Massa M:\Org\PRIVAT\EAZW\EAZW\10 Weisungen\ Abschlusskontrolle und Mikroverfilmung\ In Bearbeitung\ It\ _Direttive_Controllo finale e microfilmatura_i 3_Jan 13_V 1.0 i.docx 14 Art. 35 vosc; RU Art. 177m vosc; RU /8