DETTAGLIO ATTIVITA DEGLI SPORTELLI ATTIVITA DI FRONT OFFICE

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1 DETTAGLIO ATTIVITA DEGLI SPORTELLI ATTIVITA DI FRONT OFFICE SPORTELLO accoglie il cittadino e lo indirizza all ufficio competente ACCOGLIENZA rilascia informazioni su tutti i servizi comunali (nominativo e numero telefonico del referente del servizio) rilascia informazioni sugli sportelli polifunzionali (orientamento verso lo sportello) distribuisce modulistica (schede procedimento più diffuse IO2) informazioni di altri enti (IO1) consegna documenti e materiale accettazione domande per il protocollo e ricezione plichi controllo accessi al municipio appuntamenti per il Sindaco centralino passante accetta semplici segnalazioni POSTAZIONE DI CALL CENTER attraverso una efficace gestione delle informazioni (dell anagrafe) via telefono permette all utente di non recarsi allo sportello e/o di fornire informazioni per l attivazione degli iter procedimentali invia con fax/mail la modulistica necessaria per completare le procedure degli sportelli oppure se il cittadino ha una connessione internet lo indirizza alla pagina dove tale modulistica è presente. SPORTELLO VELOCE Rilascio di certificazioni anagrafiche, di stato civile e elettorale Rilascio carte identità Moduli e informazioni (schede procedimento) Verificare il Monitoraggio degli utenti e una volta esaurito le attività sopraindicate si procederà con: Segnalazioni reclami (Front Office) Accettazione domande e consegna documenti (schede procedimento) Eventuale accettazione o rilascio di specifiche pratiche del periodo (con scadenza prefissata in un determinato periodo dell anno) SPORTELLI POLIFUNZIONALI Anagrafe Rilascio carte identità Rilascio di certificazioni anagrafiche, di stato civile e elettorale Autocertificazione e dichiarazione sostitutiva di atto notorio moduli e consulenza per la compilazione Aggiornamento al 02/10/2013 1

2 Passaporto - Consegna moduli e consulenza sulle domande di passaporto e prenotazione on line c/o questura di Parma Rilascio di certificati anagrafici (certificato di residenza, stato di famiglia, esistenza in vita, storici, ecc.) Rilascio di certificati di Stato Civile ed Elettorale (certificati di morte, nascita, matrimonio) Autentichedi firma, di foto e copie conformi. Passaggio di proprietà di beni mobili registrati (automobili, motocicli, barche ecc.) autentiche di firma; Rinnovo dichiarazione di dimora abituale per gli extracomunitari e registrazione dei permessi di soggiorno rilasciati o rinnovati dalla Questura Cambio di abitazione (variazioni di indirizzo e variazione di composizione del nucleo familiare) Immigrazioni (dall estero o da altri comuni italiani) Adempimenti per la Motorizzazione Civile (aggiornamento del cambio di indirizzo sulla patente di guida e sul libretto di circolazione) Richieste variazioni di dati anagrafici; Anagrafe canina Aggiornamento dell anagrafe canina regionale in seguito a dichiarazioni dei cittadini Licenza di Caccia e rilascio tesserino Licenza di Pesca - informazioni per la pesca Denuncie di infortunio, accettazione denuncia e inoltro agli organi competenti Federa sistema di autenticazione on line rilascio livello alto di autenticazioni ai cittadini Statistica Permessi di Costruire ISTAT ricezione da UTC e inserimento sul sito ISTAT Urp Segnalazioni, reclami, suggerimenti (Front Office) Moduli e informazioni (schede procedimento) Accettazione domande e consegna documenti (schede procedimento) Accesso agli atti amministrativi (documenti) Consulenza Informazioni al pubblico modulistica Informazioni circa l organizzazione del Comune e dei suoi servizi Consultazione e rilascio copie di leggi e regolamenti Consegna modulistica di tutti i servizi comunali e le informazioni sui procedimenti collegati (riferimento P01 IO03 Elenco schede informative totale e P04 IO01 Elenco procedure di altri uffici. City Card Acquisto spazio per comunicazioni n di telefono, mail, siti web istituzionali da pubblicare su elenchi telefonici contenuti in un data base unico Aggiornamento al 02/10/2013 2

3 ATTIVITA DI BACK OFFICE Comunicazione esterna ed interna Aggiornamento delle informazioni da somministrare al cittadino Inserimento dati sul sito Web + aggiornamento Gestione banche dati delle schede informative (certificazione Qualità) Comunicazioni da inviare a altri Enti Pubblici (senza scheda procedimento) Anagrafe Canina (back office) Aggiornamento data base in seguito a messaggi o comunicazioni di altri enti Acquisto microchips (annualmente) Tesserini venatori (back office) Controllo e invio tesserini scaduti alla Provincia Segnalazioni e reclami (back office) gestione risposte all utente chiusura mensile (stampe e grafici; trasmissione dati statistici e report ai servizi interessati) archivio stampe periodiche Smistamento Posta in arrivo Stampa giornaliera elenco protocolli Verifica arrivo e assegnazioni agli operatori Certificazione anagrafica Certificazione e attestazione Anagrafica Storica con ricerca d archivio Rilascio certificati o informazioni anagrafiche in seguito a richiesta per posta (da privati o da Enti pubblici) Numerazione civica: Assegnazione numerazione civica e proposte denominazione nuove vie alla Giunta Aggiornamento al 02/10/2013 3

4 Carte d identità chiusura mensile e versamento diritti di segreteria chiusura bimestrale (invio cartellini alla Questura; invio elenchi carte identità alla Prefettura) Piano di sicurezza CIE Aggiornamento Variazioni anagrafiche (a richiesta degli utenti in seguito a presentazione documenti emessi all estero) Modifica generalità, stato civile (con verifica delle legalizzazioni o dell apostille) Back office dei cambi indirizzo: accertamento e definizione eventuale preavviso di provvedimento negativo + eventuali accertamenti successivi consolidamento, archiviazione famiglia, sistemazione parentele lettere ai contro interessati conclusione procedimento, lettere e modelli collegati (patenti ecc) Back office delle pratiche di immigrazione accertamento e definizione eventuale preavviso di provvedimento negativo + eventuali accertamenti successivi consolidamento, sistemazione parentele lettere ai contro interessati conclusione procedimento, lettere e modelli collegati (patenti ecc) Numerazione civica: Assegnazione numerazione civica e proposte denominazione nuove vie alla Giunta Extracomunitari: procedure mensile per permessi di soggiorno: Verifica dichiarazioni dimora abituale e inviti a cittadini extra comunitari (mensile Invio dati stranieri alla Questura (quindicinale) Verifica cittadini con P.S. scaduto da 6 mesi (mensile) Aggiornamento al 02/10/2013 4

5 Rilascio attestazione ai cittadini comunitari Istruttoria per rilascio attestazione di regolare soggiorno Istruttoria per rilascio attestazione di soggiorno permanente Tenuta e aggiornamento registri della popolazione residente (APR e Aire) APR Aggiornamento e definizione pratiche di iscrizione, cancellazioni AIRE Aggiornamento e definizione pratiche di iscrizione, cancellazioni APR Variazione dati AIRE procedimento verifica ai sensi D.L. 112 del 25/06/2008 (Trattasi di verifica semestrale che deve continuare per 3 anni dopo l iscrizione nell Aire D.L. 112 del 25/06/2008) TEMPORANEI Iscrizioni e Cancellazioni Provvedimenti in Autotutela Operazioni post censuarie connesse al 15 censimento generale della popolazione e delle abitazioni Aggiornamento banche dati di altri enti del settore pubblico Invio aggiornamenti patenti e libretti automezzi in seguito a variazione residenza o indirizzo. Invio all Agenzia Entrate stati di famiglia deceduti Elenchi e comunicazioni periodiche alla Questura Elenchi e comunicazioni variazioni anagrafiche a AUSL, Tributi, Questura, Elettorale Aggiornamento ANAGAIRE Anagrafe Italiani Residenti all Estero Variazione data base anagrafico in seguito di comunicazione di Stato Civile Variazione data base anagrafico in seguito a richiesta di cittadino (con documentazione necessaria per la modifica) Variazione data base per inserimento dati pensione Invio dati e statistiche a Enti Pubblici Attribuzione, modifica, controllo telematico codici fiscali tramite SIATEL Invio aggiornamento periodico INA-SAIA Sistemazione incongruenze messaggi di ritorno dal SAIA Statistiche demografiche mensili e annuali Estrazioni elenchi per statistiche ISTAT (forze lavoro, multiscopo consumi, stranieri multiscopo) Rilevazione stranieri residenti (Scadenza definita dalla Prefettura) Aggiornamento al 02/10/2013 5

6 Elenchi sequenziali per Enti Pubblici (a richiesta) Statistiche per Provincia di Parma (Scadenza definita dalla Provincia di Parma) Statistiche per Unione Terre Verdiane (Scadenza definita dall Unione Terre verdiane) Statistica Supporto ad altri uffici per inoltro statistiche varie Supporto all ISTAT per indagini alla cittadinanza Funzioni in materia topografica e ecografica Proposta di delibera per intitolazione di via - Invio alla Prefettura per eventuale richiesta deroga ministeriale se intitolazione a persona deceduta da meno di 10 anni (2 c, art. 4, L. 1188/1927 e s.m. e i.) Attribuzione/verifica numeri civici Aggiornamento dati SIT (Unione Terre Verdiane) Adempimenti connessi alla gestione dell Albo dei Giudici Popolari Iscrizione e cancellazioni negli albi dei Giudici Popolari e Revisione Elenco (scadenza definita da Procura o Tribunale) Inserimento dati nel data-base del Tribunale (Scadenza definita da Procura c/o Tribunale) Liste di leva Formazione Lista di leva Invio liste di leva al Distretto di Bologna Registrazione congedi militari Aggiornamento ruoli matricolari (Iscrizioni e cancellazioni) Invio aggiornamento ruoli matricolari per variazioni anagrafiche o per decessi nel trimestre Attività di supporto per gli altri uffici comunali Rendicontazione delle pratiche assegnate allo sportello del cittadino (trasmissioni elenchi materiali consegnati) Sistema di gestione qualità Aggiornamento procedure Report e documenti per il riesame della Direzione Monitoraggi dei servizi erogati (trimestrali) Indagini soddisfazione degli utenti Aggiornamento Carta Servizi Aggiornamento indicatori della qualità Pratiche amministrative del servizio sportello del cittadino Aggiornamento al 02/10/2013 6

7 Istruttoria di tutti gli atti amministrativi dello sportello: a) determinazioni b) proposte di deliberazioni da sottoporre all approvazione di giunta e consiglio comunali Formazione e affiancamento al nuovo personale dello sportello Consegna istruzioni, documenti e modelli di riferimento, somministrazione formazione e registrazione formazione effettuata Aggiornamento al 02/10/2013 7