Provincia di Pordenone MEDAGLIA D ORO AL V.M.

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1 Alla Ditta RACCOMANDATA A.R. OGGETTO: procedura negoziata per il servizio di archiviazione cartacea e gestione Documentale. Cod. Ditta è invitata a partecipare alla gara ufficiosa, ai sensi del Codice degli Appalti e del Regolamento dei Contratti dell Ente finalizzata al servizio di archiviazione cartacea e gestione documentale degli atti della Provincia di Pordenone ( archivio corrente ed archivio storico ), in propri locali e l espletamento dei servizi di conservazione digitale dei documenti dell Ente. L importo a base d appalto è di iva inclusa. La durata dell appalto è stabilita in anni tre a far data dall inizio del servizio. Criterio di affidamento: procedura negoziata ai sensi dell art. 125 del D.lgs n. 163 del 2006, con criterio di aggiudicazione dell offerta economicamente più vantaggiosa. Modalità di esecuzione delle prestazioni: come determinate dall allegato speciale. Modalità di pagamento: dietro presentazione di fatture trimestrali posticipate. Penali: così come determinate dall art 12 dell allegato capitolato speciale Termini e modalità di presentazione delle offerte: le offerte dovranno pervenire a mezzo raccomandata a/r o a mezzo corriere al protocollo generale dell Ente entro le ore del 15 gennaio 2012 al seguente indirizzo: Provincia di Pordenone, Largo San Giorgio 12, 3170 Pordenone a mezzo piego sigillato con ceralacca o altra modalità di sigillatura atta a garantire l inalterabilità del medesimo, controfirmato sui lembi di chiusura e recante all esterno l indicazione del mittente, del suo indirizzo e la dicitura: offerta per il servizio di archiviazione cartacea e gestione documentale

2 Ai fini della prova del rispetto del termine per la presentazione delle offerte farà fede il timbro dell Ufficio Protocollo. L orario di apertura al pubblico dell Ufficio Protocollo è il seguente: dal lunedì al venerdì dalle ore 10:00 alle ore 12:00, martedì e giovedì anche dalle 15:00 alle 17:00. Oltre tale termine fissato non sarà valida alcuna offerta anche se sostitutiva od aggiuntiva all offerta precedente. Il recapito del plico rimane ad esclusivo rischio del Mittente anche qualora lo stesso, per qualsiasi motivo, non giunga a destinazione in tempo utile. Il piego, sigillato e controfirmato sui lembi di chiusura come sopra indicato, dovrà contenere le seguenti buste: A. Una busta con l indicazione DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA, che dovrà attestare il possesso dei requisiti morali e dei requisiti tecnico-professionali attestanti l elenco delle principali forniture per un valore complessivo uguale o superiore a ,00 di beni e/o servizi pubblici o privati effettuati nell ultimo triennio analoghe a quella oggetto della presente gara; dichiarazione di possedere un deposito di conservazione documentale, da destinare all espletamento dei servizi oggetto del presente appalto e per tutta la durata del rapporto contrattuale, in regola con le vigenti norme di sicurezza. Il deposito dovrà essere dotato di: impianto di rilevazione incendi, con sistema di spegnimento automatico; impianto antifurto e antintrusione; impianto di evacuazione di fumo e di calore; impianto antiallagamento; vigilanza 24 ore su 24; sistema di registrazione e autenticazione degli accessi; impianto di condizionamento per la corretta conservazione e aerazione dei documenti; scaffalature metalliche idonee alla conservazione della documentazione, commisurate alla consistenza dell archivio da prendere in carico ed all incremento futuro del materiale depositato; B. Una busta con l indicazione OFFERTA TECNICA, che dovrà contenere le caratteristiche ed elementi qualitativi del progetto, il programma di formazione offerto e gli elementi utili a definire la professionalità del personale adibito; l iscrizione nel registro delle imprese presso la competente Provincia; C. Una busta con l indicazione OFFERTA ECONOMICA, che dovrà contenere, come da schema allegato alla presente lettera, l indicazione, in cifre ed in lettere dell importo forfetario, al netto di IVA, verso il quale il soggetto proponente si impegna a effettuare la fornitura ed i servizi richiesti; in caso di discordanza, verrà considerata l offerta indicata in lettere. Si prega di indicare esclusivamente il costo complessivo per il periodo indicato (triennio ) Tutte le buste (A/B/C) devono essere sigillate controfirmate sui lembi di chiusura come indicato. In caso contrario, si farà luogo all esclusione dalla gara. La documentazione amministrativa (A), l offerta tecnica (B) e l offerta economica (C) devono essere sottoscritte in calce dal legale rappresentante della Ditta concorrente. Successivamente al ricevimento dell offerta potranno esser sempre richiesti chiarimenti alla Ditta concorrente. Tutte le richieste e le comunicazioni relative alla presente gara saranno trasmesse ai concorrenti esclusivamente via fax al numero che verrà indicato. La seduta pubblica per la verifica della documentazione amministrativa avverrà il giorno 23 gennaio 2012 presso la sede della Provincia Largo S. Giorgio, 12.; in tale sede si procederà a

3 prendere atto dei plichi pervenuti entro il termine fissato ed a verificarne l integrità, escludendo quelli pervenuti fuori termine o non conformi alle prescrizioni contenute nella presente lettera invito e all apertura della busta A) per la verifica della documentazione amministrativa e ad ammettere alla gara i concorrenti che risulteranno in regola, dopo aver constatato la consegna della busta B e C. La seduta pubblica per l apertura dell offerta economica avverrà il giorno 24 gennaio 2012 alle ore presso la sede della Provincia Largo S. Giorgio, 12. IRRICEVIBILITA O INAMISSIBILITA DELL OFFERTA Non sono ammesse offerte parziali e condizionate e non saranno prese in considerazione quelle non redatte secondo le modalità previste dalla presente lettera. MODALITA DI ESECUZIONE ED AFFIDAMENTO La fornitura del servizio in argomento sarà affidata al soggetto che avrà presentato l offerta economicamente più vantaggiosa, individuata sulla base dei seguenti elementi: Prezzo della fornitura: fino a punti 40. Il punteggio massimo sarà attribuito al concorrente che avrà offerto il corrispettivo complessivo più basso. Agli altri concorrenti il punteggio sarà applicato facendo le debite proporzioni, utilizzando la seguente formula: x = P 1 x C P o Dove x = punteggio attribuito alla Ditta in esame P 1 = prezzo più conveniente C = punteggio massimo attribuibile (. Punti) P o = prezzo offerto in esame Caratteristiche tecniche: attribuzione di un punteggio massimo di punti 60 complessivi, determinati, come indicato nella scheda tecnica, in relazione ai singoli parametri individuati sommandone i relativi punteggi. L affidamento avverrà a favore della Ditta che avrà ottenuto il punteggio più elevato. In caso di parità d offerta, l Amministrazione Provinciale procederà all individuazione dell Affidatario con il sistema del sorteggio, previsto dall art. 77 del R.D. n. 827/24. L Amministrazione Provinciale si riserva la facoltà di procedere all affidamento anche se perverrà un unica offerta, purché conforme alla presente lettera d invito. L Amministrazione Provinciale provvederà a comunicare con lettera l affidamento del servizio sopra descritto alla Ditta Affidataria e a tutte le Ditte concorrenti risultate non aggiudicatarie.

4 RICHIESTA INFORMAZIONI Per eventuali informazioni di carattere amministrativo la Ditta può prendere contatti con il responsabile del procedimento: dott. Giovanni Blarasin tel FORMA DEL CONTRATTO Il contratto verrà stipulato mediante forma pubblica amministrativa. OBBLIGHI DELL AFFIDATARIO RELATIVI ALLA TRACCIABILITA DEI FLUSSI FINANZIARI L affidatario della fornitura assume tutti gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all art. 3 della legge 13 agosto 2010, n. 136 e successive modifiche e integrazioni, comunicando, in sede di aggiudicazione, all Amministrazione, il conto corrente dedicato, anche se non in via esclusiva, ove effettuare i pagamenti. L affidatario si impegna a dare immediata comunicazione alla stazione appaltante della notizia dell inadempimento agli obblighi di tracciabilità finanziaria. Ai sensi dell art. 7, comma 4, del D.L. n. 187/2010, convertito in legge, con modificazioni, dalla L. 217/2010, l Amministrazione Provinciale ha acquisito, ai fini della tracciabilità dei flussi finanziari, il codice identificativo di Gara (CIG), assegnato dall Autorità di Vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture, che, nel caso specifico, alla presente fornitura risulta essere il n BBD. PREZZI I prezzi in base ai quali sarà pagata la fornitura saranno quelli offerti dalla ditta aggiudicataria e rimarranno fissi ed invariabili in qualsiasi eventualità e si intendono comprensivi di tutti gli oneri che l affidatario dovrà sostenere, anche se non esplicitamente menzionati, necessari per erogare il servizio come richiesto e descritto nella presente lettera e come offerto dall aggiudicatario. CAUZIONE Si rimanda a quanto previsto dal Capitolato Speciale d Appalto. CONTROVERSIE, PENALE E RISOLUZIONE La risoluzione delle controversie relative all interpretazione e all esecuzione del contratto è devoluta all Autorità Giudiziaria Competente, restando esclusa la competenza arbitrale. Il Foro competente è quello di Pordenone.

5 INFORMATIVA DI CUI ALL ART. 13, COMMA 1 DEL D.LGS 30/06/2003 N. 196 I dati forniti dalla Ditta saranno raccolti presso il Servizio Attività Amministrativa e Organismi e potranno essere resi disponibili solo ai sensi e per gli effetti della L. n. 241/90 e del relativo Regolamento di quest Ente. Con la presentazione dell offerta la Ditta da il proprio consenso al trattamento di tali dati. L Amministrazione Provinciale informa, ai sensi dell art. 13 comma 1 del decreto Legislativo 30 giugno 2003 n.196, e secondo quanto previsto dall art. 48, comma 2 del D.P.R. 445/2000 che: i dati conferiti con il presente modello saranno utilizzati dal Servizio Attività Amministrativa e Organismi o altro Servizio della Provincia di Pordenone in relazione allo sviluppo del procedimento amministrativo per cui essi sono specificati, nonché per gli adempimenti amministrativi ad esso conseguenti; il trattamento dei dati è effettuato con strumenti cartacei/informatici; le attività comportanti il trattamento dei dati conferiti sono svolte per conseguire finalità istituzionali proprie della Provincia; i dati raccolti potranno essere comunicati agli uffici della Provincia interessati nel procedimento, nonché ad altri soggetti pubblici o privati nei soli casi previsti dalla norma di legge o di regolamento; la diffusione dei dati conferiti potrà avvenire soltanto nelle ipotesi ammesse da norma di legge o di regolamento; il conferimento dei dati da parte dell interessato ha natura obbligatoria, il mancato conferimento comporterà l esclusione dalla procedura di affidamento del presente incarico; i dati conferiti possono essere in ogni momento verificati, rettificati, aggiornati ed integrati, così come per gli stessi può essere richiesta la cancellazione; l esercizio di tali diritti può essere fatto valere rivolgendosi al Servizio Attività Amministrativa e Organismi della Provincia di Pordenone; titolare al trattamento dei dati è la Provincia di Pordenone con sede in Pordenone, largo San Giorgio n. 12. Il responsabile al trattamento dei dati è il Segretario Generale della Provincia di Pordenone con sede presso gli uffici di Pordenone Largo San Giorgio n. 12. L interessato può esercitare i diritti previsti dall art. 7 del citato D.Lgs 196/03, tra i quali il diritto d accesso ai dati che lo riguardano, il diritto di rettificare, aggiornare, completare o cancellare i dati erronei, incompleti o raccolti in termini non conformi alla legge, nonché il diritto di opporsi al loro trattamento per motivi legittimi. Distinti saluti. IL DIRIGENTE (dott. Giovanni BLARASIN)

6 Elenco firmatari ATTO SOTTOSCRITTO DIGITALMENTE AI SENSI DEL D.P.R. 445/2000 E DEL D.LGS. 82/2005 E SUCCESSIVE MODIFICHE E INTEGRAZIONI Questo documento è stato firmato da: NOME: GIOVANNI BLARASIN CODICE FISCALE: BLRGNN58M21L483E DATA FIRMA: 27/12/ :19:20 IMPRONTA: 4BA9BADCAF8C0A9CCC795BD36694AFFA2B1CAEF621E9E4C67CB370D7C1F22E9A 2B1CAEF621E9E4C67CB370D7C1F22E9A0421B6D056F37CA5A5597FE0B3C02E B6D056F37CA5A5597FE0B3C02E12C040388F708D8D8A2E7C97B915F0D515 C040388F708D8D8A2E7C97B915F0D515D62BC2878D0C3F886049C4B4A07D27C9

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