Istruzioni operative per la gestione delle Non Conformità e delle Azioni Correttive.

Transcript

1 Istruzioni operative per la gestione delle Non Conformità e delle Azioni Correttive

2 Registrazione della Non Conformità (NC) Accesso di tipo 1 Addetto

3 Registrazione della Non Conformità (NC) Clicca su nuova N.C.

4 Form Registrazione NC Form Registrazione NC

5 Form Registrazione NC ID Non Conformità Campo obbligatorio maggiore di 3 caratteri

6 Form Registrazione NC Referente Il nome del referente corrisponde a chi materialmente registra la NC. Il programma di default propone il referente corrispondente all addetto logato. N.B.: NON VA CAMBIATO

7 Form Registrazione NC Unità Organizzativa Il programma propone solamente la Ripartizione a cui appartiene l addetto logato.

8 Form Registrazione NC Seleziona Ufficio Selezionare l ufficio di appartenenza del referente della NC

9 Form Registrazione NC Data Inizio Indicare la data in cui la NC viene rilevata dall addetto

10 Form Registrazione NC Data Finale Prevista (Sbagliata) Se viene inserita una data finale prevista antecedente la data di inizio il programma da un messaggio di errore

11 Form Registrazione NC Data Finale Prevista (Corretta) Inserire una data in cui si ipotizza, in linea di massima, di chiudere la NC

12 Form Registrazione NC Data Finale Effettiva Viene calcolata dinamicamente e tiene conto dell Azioni Correttive messe in atto. In questo form non viene visualizzata. (Vedi slides 33 )

13 Form Registrazione NC Priorità Permette di stabilire la priorità di intervento, ed è un modo per segnalare anche la gravità delle NC

14 Form Registrazione NC Colore identificativo e Cambia colore Aiuta dal punto di vista grafico e potete organizzarvi come meglio credete. ES: Rosso: NC priorità alta Azzurro: Priorità Normale Giallo: priorità Bassa

15 Form Registrazione NC Tipo NC Ci sono due opzioni: AC Necessaria: significa che per la risoluzione della NC è necessario pianificare delle Azioni Correttive, in quanto è sufficiente il trattamento immediato. AC Non Necessaria: significa che per la risoluzione della NC è sufficiente il Trattamento immediato, pertanto NON è necessario pianificare delle Azioni Correttive

16 Form Registrazione NC Stato Il sistema propone numerose opzioni. Ne utilizzeremo solo 2: -In corso: verrà indicata SEMPRE al momento della registrazione della NC da parte dell addetto; - Archiviato: verrà utilizzato SOLO dal RSGQ. (Vedi slide 44)

17 Form Registrazione NC Percentuale di Avanzamento Descrizione e Trattamento Immediato Svolgimento: Vi illustreremo la loro funzione, dopo aver spiegato come si gestiscono le AC. (Vedi Slide 24) I campi barrati vanno ignorati!!! La registrazione della NC è completata, posso cliccare su submit

18 Non conformità La NC appena creata si è aggiunta all elenco delle NC

19 Non conformità Se avvicino il puntatore del mouse all ID non conformità, mi appare una finestra che riporta la Descrizione della NC e il Trattamento Immediato. Se clicco sull ID non conformità 123-Prova, visualizzo la NC

20 Visualizza Non Conformità Ora è possibile iniziare con la pianificazione delle AC. Clicco su Nuova Attività

21 Aggiungi AC ID Attività Correttiva 1 2 Deve essere di almeno 3 caratteri, altrimenti il sistema da un errore.

22 Aggiungi AC Stato 1 Indicare: - Stato APERTA: quando l Azione deve ancora essere svolta - Stato CHIUSA: quando l Azione è stata svolta

23 Aggiungi AC Priorità 1 E un modo per segnalare l importanza delle AC

24 Aggiungi AC Svolgimento 1 2 Si suggerisce di indicare i seguenti valori: -0% se l azione non è ancora iniziata -50% se l azione è stato svolta in parte -100% se l azione è conclusa

25 Aggiungi AC Milestone 1 Indica un azione particolarmente importante, in quanto da questa potrebbe dipendere l efficacia della correzione della NC, pertanto è un metodo per segnalare l importanza di tale azione

26 Aggiungi AC Seconda parte del modulo 2 N.B.: I campi barrati vanno ignorati

27 Aggiungi AC Operatore 2 Il sistema propone già il nome dell addetto logato: non si cambia

28 Aggiungi AC Tipo Attività 2 Interno: si indica quando l AC ha impatto solo internamento all ufficio di appartenenza dell operatore. Esterno: si indica quando l AC prevede il coinvolgimento anche di un ufficio diverso da quello di appartenenza dell operatore

29 Aggiungi AC Indirizzo web 2 Potete inserire l indirizzo di una pagina web collegata all AC. Ad Es: se la NC riguarda un errore su una specifica pagina web, è possibile inserire il link

30 Aggiungi AC Uffici 2 Sono visibili solo gli uffici della Ripartizione di appartenenza dell operatore. Va selezionato l Ufficio ci appartenenza dell operatore

31 Aggiungi AC Budget 2 Se conosciuto, va indicato il costo dell Azione. Es.: se l AC prevede l acquisto di strumentazioni, software, applicativi, ecc. è possibile indicare il costo

32 Aggiungi AC Description 2 2 Descrizione dettagliata dell AC da svolgere. Cliccare su Data Anche in questo caso la data finale deve essere posteriore alla data iniziale altrimenti il sistema da un errore. I campi barrati vanno ignorati!!

33 Registrazioni AC Dopo aver inserito le AC, il sistema propone un riepilogo della NC e delle AC NB: la data finale effettiva viene calcolata dinamicamente e, se in ritardo rispetto A quella pianificata, viene segnata in rosso

34 Vista A.C. Diagramma di Gantt

35 Registrazione dello Stato di Avanzamento delle AC L addetto non ha i permessi per modificare le AC, pertanto per registrare la chiusura di una AC, si deve INSERIRE una NUOVA AC (vedi slides 21-32)

36 Files E possibile allegare files alle NC - Es: Reclami, mail, lettere ecc

37 Files Ogni file è archiviato nella folder specifica della Ripartizione di appartenenza dell utente logato Solitamente il file è un documento, pertanto si consiglia di usare solo l opzione documento Selezionare la NC a cui il file è associato E possibile dare una descrizione del file Cliccando su scegli file si aprirà una finestra per cercare il file sul proprio pc locale

38 Files L addetto è abilitato alla cancellazione e modifica del file I campi barrati vanno ignorati!!!

39 Visualizza Non Conformità: files allegati

40 Verifica delle AC e Archiviazione della NC E Responsabilità di Responsabile del Sistema di Gestione Qualità; Pertanto avrà i permessi per modificare le NC e le AC (Accesso come Capo Ripartizione)

41 Verifica delle AC e Archiviazione della NC Il capo ripartizione periodicamente (es. una volta al mese), verifica lo stato della gestione delle NC Cliccando sul Nome attività può vedere il dettaglio dell AC

42 Verifica delle AC e Archiviazione della NC Il RSGQ ha la possibilità di prendere visione di tutte le informazioni relative alla NC e alle AC.

43 Verifica delle AC e Archiviazione della NC Il RSGQ verifica che le AC sia state svolte (100% dello Svolgimento) e siano state efficaci, ovvero che la causa della NC sia stata realmente risolta I campi barrati vanno ignorati!!!

44 Verifica delle AC e Archiviazione della NC Dopo aver verificato il reale svolgimento delle AC e la loro efficacia, il RSGQ Seleziona la NC, sceglie Archiviato e clicca su Aggiorna lo stato della N.C.