FAQ sul prestito locale, interbibliotecario (ILL) e intersistemico (ISS) in SOL

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1 FAQ sul prestito locale, interbibliotecario (ILL) e intersistemico (ISS) in SOL PRESTITO LOCALE 1. Dove posso trovare informazioni dettagliate sul prestito locale e sulla gestione dei lettori? 2. Come creo un nuovo lettore? 3. Quando creo un nuovo lettore devo usare caratteri maiuscoli o minuscoli? 4. Quando creo un nuovo lettore che abbia un cognome con lettere accentate come devo comportarmi? 5. Se il lettore è già presente nell archivio cosa devo fare? 6. Se trovo un lettore duplicato quale scheda anagrafica devo scegliere? 7. Se trovo un lettore duplicato con 2 schede anagrafiche che non abbiano significative differenze cosa devo fare? 8. Come posso fare per aumentare i caratteri della schermata di lavoro? 9. Non riesco più a visualizzare il modulo prestito cosa faccio? 10. Cosa faccio se non riesco ad uscire da una schermata, se il sistema tiene memoria di schermate vecchie, se compare di frequente la finestrina con il messaggio Attenzione! E'stata rilevata una richiesta duplicata L'uso del doppio click del mouse non è consentito? PRESTITO ILL E ISS 1. Dove posso trovare informazioni dettagliate sul prestito IIL e ISS? 2. Qual è la differenza tra costo e rimborso? 3. Quando compare un messaggio RSS? 4. Come funzionano i tasti Invia mail all'utente e Invia mail alla biblioteca a sinistra della richiesta? In quali casi è consigliabile usarli? 5. Esistono casi in cui le mail partono in automatico? 6. Per spedire un documento devo sempre necessariamente inserire l'inventario? 7. A cosa serve il tasto Aggiungi? 8. Come cerco una biblioteca? 9. Come creo una nuova biblioteca? 10. Cosa sono i cambiamenti di stato all interno di una richiesta sia come Biblioteca prestante che come Biblioteca richiedente? A chi spettano? A cura di Stefania di Chio e Francesca Pedercini dell ufficio SBN UBO luglio

2 PRESTITO LOCALE 1. Dove posso trovare informazioni dettagliate sul prestito locale e sulla gestione dei lettori? Nei materiali didattici a cura dello staff SBN UBO: Nel Manuale Sebina Open Library, a cui si accede dal menu iniziale di SOL prestiti, cliccando sull icona, alle voci Gestione utenti e servizi e Prestito e circolazione documenti: 2. Come creo un nuovo lettore? Dopo aver fatto un accurata ricerca e, in ultima battuta, una Ricerca per parole selezionando l archivio Tutte le anagrafiche, se il sistema dà il seguente messaggio: bisogna cliccare su Nuovo utente e compilare i seguenti campi: ATTENZIONE: i campi evidenziati sono ritenuti estremamente importanti anche se non è presente l asterisco. E vivamente consigliato, quindi, compilare anche alcuni campi senza asterisco per una maggiore completezza e per una migliore identificazione del lettore. Ad ogni modo ciascuna biblioteca, a seconda delle proprie esigenze (se per es. ricerca i lettori per numero di matricola), compilerà i campi di proprio interesse: Codice utente: viene attribuito in automatico nel formato di 10 cifre, es Cognome Nome Sesso Luogo di nascita Data di nascita: nel formato 19/06/2005 Indirizzo: di residenza dell'utente A cura di Stefania di Chio e Francesca Pedercini dell ufficio SBN UBO luglio

3 ATTENZIONE: per inserire l'indirizzo del domicilio e per selezionarlo, eventualmente, come indirizzo da visualizzare nella scheda anagrafica principale bisogna andare nella funzione Recapiti aggiuntivi. Città: di residenza CAP: essenziale se il recapito preferenziale è posta Provincia: da selezionare nel menu a tendina Paese: da selezionare nel menu a tendina (di default è Italia) Telefono: ATTENZIONE: inserire solo cifre senza spazi o altri caratteri (- / ecc.) Fax: ATTENZIONE: inserire solo cifre senza spazi o altri caratteri (- / ecc.) Cellulare: ATTENZIONE: inserire solo cifre senza spazi o altri caratteri (- / ecc.) Altro cellulare: ATTENZIONE: inserire solo cifre senza spazi o altri caratteri (- / ecc.) ATTENZIONE: se si inseriscono 2 indirizzi di posta elettronica è necessario che siano separati solo da una virgola. Es.: Recapito preferenziale: è il recapito che l utente può indicare per ricevere solleciti di prestiti scaduti e notifiche di documenti prenotati. ATTENZIONE: si tratta di un campo obbligatorio per il sistema, MA, nel nostro Polo, al momento, la modalità di comunicazione con i lettori è stata definita a livello di singola biblioteca, pertanto il dato presente in questo campo risulta ininfluente. Codice Fiscale: essenziale se la biblioteca lo utilizza come parametro di ricerca dell'anagrafica utenti Numero di matricola (dell Ateneo bolognese): essenziale se la biblioteca lo utilizza come parametro di ricerca dell'anagrafica utenti A cura di Stefania di Chio e Francesca Pedercini dell ufficio SBN UBO luglio

4 Altro codice: al momento non utilizzato Documento: da selezionare nel menu a tendina Numero documento Tipo utente: da selezionare nel menu a tendina Provenienza: da selezionare nel menu a tendina ATTENZIONE: Tipo utente e Provenienza presenti nella scheda anagrafica principale sono quelli validi a livello di Polo. Se si desidera personalizzare questi dati a fini statistici e ai fini di particolari configurazioni per il prestito (per es. se si intende diversificare in base al tipo utente il numero massimo di documenti da dare in prestito) bisogna andare nella funzione Dati biblioteca corrente Visualizza. Titolo di studio: da selezionare nel menu a tendina Autorizzazione al trattamento dei dati personali: Note generiche: annotazioni generiche non lesive della privacy. Es.: per minorenni si può indicare documento della madre ecc. Username: è la username con cui l utente accede ai servizi web dell Opac SBN UBO. Questo campo non va compilato, il sistema provvede a compilarlo in automatico: - o con il codice utente di SOL prestiti (es.: lettori provenienti da Sebina: CB1234, lettori nuovi: ). In questo caso la password, che va modificata al primo accesso, è la data di nascita nel formato 19/06/ o con l'indirizzo di posta elettronica assegnato dall'ateneo (es. In questo caso la password è quella relativa all account gestito. Terminato l'inserimento dei dati è necessario cliccare sul tasto conferma e il sistema assegna in automatico il Codice utente. Nel caso non sia stato compilato qualche dato obbligatorio il programma lo segnala con un messaggio esplicativo di colore rosso. In seguito al corretto inserimento dell'utente vengono visualizzate nel menu verticale tutte le Funzioni di cui dispone il bibliotecario. A cura di Stefania di Chio e Francesca Pedercini dell ufficio SBN UBO luglio

5 3. Quando creo un nuovo lettore devo usare caratteri maiuscoli o minuscoli? E indifferente perché il sistema provvede in automatico, alla fine dell inserimento, a maiuscolizzare tutti i campi liberi (Cognome Nome Luogo di nascita Città Codice fiscale) eccetto il campo Indirizzo. Il campo deve essere compilato prestando attenzione, ove necessario, alle lettere minuscole e maiuscole. Tutti gli altri campi prevedono una scelta nel menu a tendina. 4. Quando creo un nuovo lettore che abbia nome o cognome con lettere accentate come devo comportarmi? A differenza di quanto accadeva in Sebina, in SOL si possono usare le lettere accentate della tastiera: à è é ì ò ù e non bisogna più usare: a e i o u A cura di Stefania di Chio e Francesca Pedercini dell ufficio SBN UBO luglio

6 5. Se il lettore è già presente nell archivio cosa devo fare? - Bisogna associarlo alla propria biblioteca nella funzione Dati biblioteca corrente Associa. - Poi, chiedendo la collaborazione dell utente, bisogna procedere ad una verifica dei dati presenti per controllarne la correttezza (per es. forma del nome, codice fiscale ecc.), la validità (documento di identità ecc.) e la completezza. ATTENZIONE: Sono vivamente raccomandati interventi di controllo, bonifica e/o di integrazione da parte degli operatori del prestito. 6. Se trovo un lettore duplicato quale scheda anagrafica devo scegliere? Dopo aver accertato l effettiva duplicazione con un controllo accurato di eventuali omonimie, della forma del nome e del cognome, della residenza, dei recapiti telefonici ecc., è necessario: - informare l utente chiedendo collaborazione nel controllo dei dati. - scegliere la scheda più completa (che abbia i campi essenziali correttamente compilati) e più aggiornata (a tal scopo controllare il documento di identità, la residenza, il domicilio). Ad ogni modo, effettuata una scelta, si segnala subito la duplicazione all ufficio SBN UBO del CIB Se trovo un lettore duplicato con 2 schede anagrafiche che non abbiano significative differenze cosa devo fare? Si può controllare in Situazione abilitazioni al prestito quale scheda anagrafica è abilitata al prestito in più biblioteche e da più tempo. Si può chiedere all utente se ha tessere stampate di qualche biblioteca. Ad ogni modo, effettuata una scelta, si segnala subito la duplicazione all ufficio SBN UBO del CIB Come posso fare per aumentare i caratteri della schermata di lavoro? Per Internet explorer (si dà esempio della versione 6.0. ATTENZIONE: una versione diversa può cambiare di poco i percorsi consigliati; la lingua può essere quella inglese): - si può usare il tasto ctrl della tastiera + scroll del mouse. - oppure dal banner in alto del browser si seleziona Visualizza > Carattere. 9. Non riesco più a visualizzare il modulo prestito cosa faccio? Probabilmente i pop up sono disattivati. Per Internet Explorer (si dà esempio della versione 6.0. ATTENZIONE: una versione diversa può cambiare di poco i percorsi consigliati; la lingua può essere quella inglese): - dal banner in alto del browser si seleziona: Strumenti > Blocco pop-up > Disattiva blocco pop-up. A cura di Stefania di Chio e Francesca Pedercini dell ufficio SBN UBO luglio

7 10. Cosa faccio se non riesco ad uscire da una schermata, se il sistema tiene memoria di schermate vecchie, se compare di frequente la finestrina con il messaggio Attenzione! E'stata rilevata una richiesta duplicata L'uso del doppio click del mouse non è consentito? Bisogna provare ad eliminare i files temporanei e i cookies. Per Internet Explorer (si dà esempio della versione 6.0. ATTENZIONE: una versione diversa può cambiare di poco i percorsi consigliati; la lingua può essere quella inglese): - dal banner in alto del browser si seleziona: Strumenti > Opzioni internet > Elimina cookies e Elimina files PRESTITO ILL E ISS 1. Dove posso trovare informazioni dettagliate sul prestito IIL e ISS? Nei materiali didattici a cura dello staff SBN UBO: Nel Manuale Sebina Open Library, a cui si accede dal menu iniziale di SOL prestiti, cliccando sull icona, alla voce Prestito Interbibliotecario 2. Qual è la differenza tra costo e rimborso? Per costo si intende la cifra che la biblioteca prestante chiede alla richiedente. Per rimborso si intende il rimborso spese che la biblioteca richiedente chiede ai propri lettori. 3. Quando compare un messaggio RSS? Compare quando si riceve una richiesta di prestito intersistemico o interbibliotecario per la prestante (Hai ricevuto le seguenti richieste ILL) e per la richiedente quando il documento viene spedito (E' stata effettuata la spedizione per le seguenti richieste ILL). 4. Come funzionano i tasti Invia mail all'utente e Invia mail alla biblioteca a sinistra della richiesta? In quali casi è consigliabile usarli? Questi tasti, se presenti, permettono di inviare una mail o alla biblioteca con cui è in corso la transazione o al lettore associato alla richiesta. Cliccando su questi tasti si apre l account di posta elettronica predefinito sulla postazione di lavoro. In ogni caso, per la richiedente è bene inviare una mail: A. alla biblioteca prestante: quando invia la richiesta alla prestante quando il documento arriva nella richiedente quando lo consegna al lettore quando annulla la richiesta quando chiede una proroga quando accetta o rifiuta la condizione posta dalla prestante A cura di Stefania di Chio e Francesca Pedercini dell ufficio SBN UBO luglio

8 quando rispedisce il documento B. al lettore: quando il documento arriva in biblioteca quando la prestante sollecita la restituzione Per la prestante è bene inviare una mail: A. alla biblioteca richiedente: quando accetta o rifiuta la richiesta quando sospende o condiziona la richiesta quando accetta o rifiuta la proroga quando sollecita la restituzione del documento quando il documento rientra effettivamente in biblioteca 5. Esistono casi in cui le mail partono in automatico? Sì, quando s inserisce una richiesta di document delivery interbibliotecario. 6. Per spedire un documento devo sempre necessariamente inserire l'inventario? Al momento sì, perché viene richiesto in fase di spedizione del documento. Se si ha bisogno di spedire un documento non presente nel catalogo, attualmente si può fare utilizzando il document delivery e selezionando Documento non presente nel catalogo. 7. A cosa serve il tasto Aggiungi? Serve in fase di spedizione del documento da parte della biblioteca prestante ad aggiungere alla richiesta altri documenti (per esempio nel caso in cui la richiedente avesse chiesto una monografia a livelli). La funzione potenzialmente è utile ma, attualmente, ha due difetti: a livello statistico conteggia un solo documento e in fase di rientro bisogna far rientrare tutti i documenti collegati alla richiesta in un unica volta. 8. Come cerco una biblioteca? Per cercare una biblioteca in SOL il percorso è: Amministrazione di sistema - Biblioteca: eseguire una ricerca lasciando in bianco il campo Polo e selezionando la modalità di Ricerca per parole. A. In caso di ricerca positiva bisogna: Verificare i codici SBN (es. Polo UBO e biblioteca CB) e compilare il campo Codice Anagrafe Nazionale Biblioteche presente (es. BO0519) in Codici Biblioteca nel menu verticale a sinistra. Tutti i codici in questione devono essere verificati consultando l Anagrafe dei Poli SBN e l Anagrafe delle Biblioteche Italiane A cura di Stefania di Chio e Francesca Pedercini dell ufficio SBN UBO luglio

9 ATTENZIONE: Sono vivamente raccomandati interventi di controllo, bonifica e/o di integrazione da parte degli operatori del prestito. In caso di duplicazioni, anomalie e incongruità bisogna contattare l ufficio SBN UBO del CIB Cliccare su Dettaglio utente (menu verticale a sinistra): 1. se la biblioteca è già utente, si visualizza la scheda relativa (in cui la biblioteca ha un codice tipo XX-1234) e bisogna controllare in Associa a biblioteche che sia partner della biblioteca di lavoro. 2. se la biblioteca non è utente, si visualizza un messaggio - L anagrafica selezionata non è un utente - al quale bisogna rispondere OK; in questo modo la biblioteca diventa utente (con un codice nuovo) e anche partner. B. In caso di ricerca negativa va creata una nuova biblioteca (v. faq successiva). A cura di Stefania di Chio e Francesca Pedercini dell ufficio SBN UBO luglio

10 9. Come creo una nuova biblioteca? Dopo aver fatto un accurata ricerca, lasciando in bianco il campo Polo e selezionando la modalità di Ricerca per parole, se non si trova la biblioteca, bisogna recuperare tutti i dati utili per poterla creare. Come già detto i dati devono essere verificati consultando l Anagrafe dei Poli SBN e l Anagrafe delle Biblioteche Italiane Se si accerta l appartenenza della biblioteca ad un Polo SBN bisogna crearla all interno del Polo trovato, diversamente in uno di questi poli: VR0, UR1 (poli non definiti). In sintesi il Polo va attentamente verificato in Anagrafe SBN! In Amministrazione sistema - Biblioteche si crea la biblioteca mettendo sempre come prima parola il nome della città, seguito dalla denominazione, in modo da facilitare il reperimento in fase di ricerca. Dopo aver compilato in modo preciso i dati anagrafici della biblioteca e aver dato conferma, bisogna compilare il campo Codice Anagrafe Nazionale Biblioteche presente (es. BO0519) in Codici Biblioteca nel menu verticale a sinistra. A questo punto si torna sulla scheda creata e si clicca su Dettaglio Utente nel menu a sinistra. Comparirà un messaggio al quale rispondere OK; in questo modo la biblioteca diventerà utente (con un codice nuovo) e anche partner. Il messaggio è questo: A cura di Stefania di Chio e Francesca Pedercini dell ufficio SBN UBO luglio

11 10. Cosa sono i cambiamenti di stato all interno di una richiesta sia come biblioteca prestante che come biblioteca richiedente? A chi spettano? I cambiamenti di stato sono passaggi univoci e controllati che rendono visibile la situazione in cui si trova una richiesta di prestito. Gli stati possono essere aggiornati solo dalla biblioteca di competenza, prestante o richiedente a seconda dei casi. Per esempio una richiesta può essere Accettata solo dalla biblioteca prestante e lo stato Documento consegnato al lettore può essere selezionato solo dalla richiedente. Di seguito i passaggi di stato da registrare necessariamente nella funzione Aggiorna stato per permettere all altra biblioteca di procedere nell iter. Registrazione di una richiesta ILL, arrivata in biblioteca via mail, in Richieste Ricevute, in qualità di biblioteca Prestante: Inserimento richiesta (da Richieste Ricevute - Nuovo) Documento spedito a bibl richiedente (richiamandola per numero, stato, inventario, id., titolo ) Documento rientrato (richiamandola per numero, stato, inventario, id, titolo ) Registrazione di una richiesta ILL da inviare, in Richieste Immesse, in qualità di biblioteca Richiedente: Inserimento richiesta (da Richieste Immesse - Nuovo) Arrivo documento (richiamandola per numero, stato ) Riconsegna/Restituzione a prestante (richiamandola per numero, stato ) Registrazione di una richiesta ISS il più breve possibile (solo gli stati sottolineati sono necessari, gli altri consigliabili): Inserimento richiesta da parte della richiedente Accettazione e Documento spedito a bibl. richiedente da parte della prestante Arrivato in biblioteca e consegnato al lettore nella richiedente Restituito dal lettore e rispedito alla prestante Rientrato nella prestante Affinché una richiesta di prestito e di document delivery (ILL e ISS) possa ritenersi definitivamente conclusa, gli ultimi stati devono essere per le richieste di prestito Rientrato, per il document delivery Evaso. A cura di Stefania di Chio e Francesca Pedercini dell ufficio SBN UBO luglio

12 A cura di Stefania di Chio e Francesca Pedercini dell ufficio SBN UBO luglio

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