Manuale Amministratore

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1 Manuale Amministratore

2 Indice 1. Amministratore di Sistema Accesso Gestione Azienda Gestione Azienda / Dati Gestione Azienda /Operatori Censimento Operatore Ricerca Operatore Cancellazione Operatore Gestione Azienda / Rapporti Ricerca rapporti Modifica dati Modifica abilitazioni Utility Utility / Situazione spedizioni Utility / Gestione destinatari Inserimento destinatario Acquisizione da file Elenco destinatari Ricerca in archivio Utility / Gestione segnalazioni Sicurezza Chiudi sessione...12

3 1. AMMINISTRATORE DI SISTEMA Questo manuale è ad uso esclusivo di colui che all interno dell azienda è delegato alla gestione e configurazione degli operatori e dei rapporti di conto corrente ad essi collegati, nonché alla verifica dei dati anagrafici dell azienda ed al controllo delle spedizioni di eventuali flussi dispositivi effettuati dagli Operatori preventivamente abilitati. La figura dell amministratore è unica, pertanto per ciascun contratto stipulato è prevista la generazione di una sola coppia di chiavi: Utente Password. Tali chiavi, nel momento in cui il contratto viene censito, sono automaticamente generate dalla procedura interna e da qui inviate direttamente alla stampa su busta segretata da recapitare a cura di Poste Italiane presso l indirizzo postale indicato dall azienda durante la fase di contrattualizzazione stessa. All interno della busta sono riportati 3 codici numerici: Codice Azienda: composto da 10 caratteri, non è modificabile. Utente: composto da 10 caratteri, non è modificabile e coincide con il codice azienda. Password: composta da 8 caratteri, modificabile dopo il primo accesso. Nel caso in cui all interno dell azienda vi siano operatori, già delegati alla firma delle disposizioni sui rapporti di conto corrente aziendale, che si vogliono abilitare alle funzioni dispositive anche tramite il servizio BancoPostaImpresa online, è necessario richiedere per ognuno di essi, al responsabile commerciale di zona, la generazione di una firma elettronica necessaria per l invio di flussi per via telematica. Il sistema provvederà, per ognuno di essi, alla produzione di una coppia di chiavi univoca (cod. firmatario firma) direttamente inoltrata alla stampa in busta segretata da recapitare a cura di Poste Italiane all indirizzo di recapito postale dei firmatari. All interno di questa busta sono riportati 2 codici numerici: Codice firmatario: composto da 10 caratteri, identifica il firmatario, non è modificabile. Tale codice deve necessariamente essere comunicato dal firmatario all amministratore di sistema che ne riporterà i valori nell omonimo campo all atto del censimento dell operatore da abilitare alla firma delle disposizioni di incasso / pagamento. Firma: composta da 8 caratteri, è strettamente personale, viene apposta dall operatore, preventivamente abilitato, all atto della spedizione del flusso dispositivo. 2. ACCESSO Il sito cui collegarsi per accedere al servizio BancoPostaImpresa online è: Inserendo nella maschera di Accesso al servizio la combinazione di codici contenuti nella busta (codice azienda utente password) e premendo il pulsante Entra, l Amministratore di sistema visualizza il seguente menù di primo livello: 3

4 Gestione Azienda da cui, attraverso il menù di secondo livello, è possibile: - accedere ai dati anagrafici dell Azienda; - censire, modificare o cancellare gli operatori abilitati alle funzioni informative / dispositive; - visualizzare i rapporti di conto corrente abilitati al servizio BancoPostaImpresa online e modificarne le abilitazioni ed alcuni dati; Utility da cui, attraverso il menù di secondo livello, è possibile: - visualizzare i flussi di incasso / pagamento spediti dagli operatori abilitati ed effettuare operazioni di cancellazione dei flussi in stato di errore; - visualizzare le operazioni in tempo reale eseguite dagli operatori abilitati; - creare un archivio di destinatari di disposizioni; - visualizzare o eliminare le segnalazioni fatte all azienda da Poste Italiane nel banner informativo della home page; Sicurezza da cui, attraverso il menù di secondo livello, è possibile modificare la password di accesso dell Amministratore di sistema. 3. GESTIONE AZIENDA Selezionando la voce GESTIONE AZIENDA si apre il menù di secondo livello composto dalle voci: Dati; Operatori; Rapporti GESTIONE AZIENDA / DATI Selezionando la voce Dati viene visualizzata la pagina contenente i dati anagrafici dell azienda. Per procedere alla modifica: 1) Premere il pulsante Modifica. Il sistema propone una pagina da cui è possibile modificare i dati aziendali 2) Premere il pulsante OK e confermare nella finestra di Msgbox. N.B.: Nel caso in cui l Azienda spedisca dei flussi di domiciliazioni di incasso è necessario procedere, attraverso la modifica dei dati aziendali, all inserimento del codice SIA GESTIONE AZIENDA / OPERATORI Selezionando la voce Operatori si visualizza una maschera da cui è possibile: - censire nuovi operatori; - ricercare, valorizzando i vari campi, gli operatori già censiti. 4

5 CENSIMENTO OPERATORE Operatori sono tutti coloro che si vogliono abilitare, in parte o completamente, alle funzioni fruibili sul servizio telematico. Il numero di operatori che si possono abilitare è illimitato, ma, per ogni operatore, è previsto un solo profilo funzionale su tutti i conti che ad esso vengono associati. Ovviamente se un operatore viene abilitato a funzioni che parallelamente, sui conti ad esso collegati, non sono abilitate, l operatività risulterà inibita. Per censire un Operatore è necessario ripetere la sequenza di azioni di seguito indicate: 1)Premere il pulsante Nuovo. Il sistema propone il modulo per l inserimento dei dati anagrafici dell operatore. I campi obbligatori, evidenziati in rosso, sono: Username: campo alfanumerico che va da un minimo di 1 ad un massimo di 20 caratteri, dopo la conferma dell inserimento non è più modificabile. Password: campo alfanumerico che va da un minimo di 8 ad un massimo di 10 caratteri registrando Maiuscole / minuscole, è modificabile da parte dell operatore dopo il primo accesso (sempre che tale possibilità non venga inibita dall amministratore di sistema in sede di abilitazione delle funzioni). N.B.: Per una corretta navigazione è opportuno non attribuire username e password contenenti caratteri che non siano alfanumerici (compresi spazi o lettere accentate). Per gli Operatori che devono essere abilitati alle funzioni dispositive è necessario valorizzare il campo Codice Firmatario con l omonimo codice contenuto nella busta recapitata all indirizzo del firmatario medesimo. Gli altri campi, facoltativi, servono all amministratore ad identificare l operatore in questione. 2)Premere il pulsante OK e confermare nella finestra di msgbox. Il sistema propone il riepilogo dei dati inseriti. Per associare l operatore ai rapporti di conto corrente: 3)Premere il pulsante Rapporti per collegare l Operatore a tutti o ad alcuni rapporti di conto corrente dell azienda presenti on line. Il sistema visualizza l elenco di tutti i rapporti per i quali, in sede di contrattualizzazione, è stato richiesto il collegamento online. 4)Selezionare i rapporti su cui si vuole autorizzare l operatività. N.B.: Per collegare l operatore a tutti i conti in elenco cliccare sulla voce Seleziona tutti. 5)Premere il pulsante Conferma e, di seguito, il pulsante OK nella finestra di msgbox. Il sistema ripropone il riepilogo dei dati anagrafici dell operatore. 5

6 Per abilitare le funzioni dell Operatore: 6)Premere il pulsante Funzioni per autorizzare l operatività (informativa e / o dispositiva) sui conti collegati. Il sistema visualizza l elenco delle funzioni, inizialmente totalmente disabilitate ( quali l operatore può essere abilitato. ), alle 7)Premere il pulsante Modifica per consentire la selezione delle voci. 8)Selezionare le funzioni da attribuire all Operatore, i cui dati anagrafici sono riportati nella spalla destra della pagina. N.B.: Per attribuire tutte le funzioni cliccare sulla voce: Clicca qui per selezionare tutte le funzioni. 9)Premere il pulsante Conferma e, di seguito, il pulsante OK nella finestra di msgbox. A questo punto il censimento è stato portato a termine e all Operatore, già attivo, devono essere comunicati: - il codice azienda che corrisponde al cod. azienda dell amministratore di sistema. - i codici utente e password che gli sono stati attribuiti. N.B.: Una volta che l operatore è stato censito non è possibile modificarne la username di accesso RICERCA OPERATORE Per visualizzare o modificare i dati di un Operatore: 1)Inserire i parametri di ricerca dell Operatore (se non viene valorizzato alcun campo il siste ma presenta l elenco di tutti gli Operatori censiti). 2)Premere il pulsante Cerca. Il sistema presenta l elenco degli operatori che rispondono ai parametri di ricerca inseriti. 3)Selezionare l Operatore cui si fa riferimento e premere il pulsante Dettaglio. Viene visualizzato il dettaglio dei dati dell operatore. 4)Dalla maschera di dettaglio premere il pulsante: - Modifica: per modificare i dati anagrafici dell Operatore. - Rapporti: per visualizzare e/o modificare i collegamenti ai conti. - Funzioni: per visualizzare e/o modificare le abilitazioni dell Operatore. - Ok: per uscire e tornare alla maschera precedente. 6

7 CANCELLAZIONE OPERATORE Per cancellare un Operatore: 1)Inserire i parametri di ricerca dell Operatore (se non viene valorizzato alcun campo il sistema presenta l elenco di tutti gli Operatori censiti). 2)Premere il pulsante Cerca. Il sistema propone l elenco degli operatori che rispondono ai parametri di ricerca inseriti. 3)Selezionare l Operatore cui si fa riferimento. 4)Premere il pulsante Elimina: per cancellare l Operatore e, di seguito, il pulsante OK nella finestra di msgbox. A questo punto la cancellazione dell operatore è stata portata a termine GESTIONE AZIENDA / RAPPORTI I rapporti di conto corrente collegati al servizio BancoPostaImpresa online sono quelli indicati dall azienda in sede di contrattualizzazione. E possibile richiedere il collegamento di nuovi rapporti, di cui è comunque titolare l azienda, facendone esplicita richiesta al referente commerciale di zona. Selezionando la voce Rapporti è possibile visualizzare i rapporti di conto corrente abilitati al servizio BancoPostaImpresa online RICERCA RAPPORTI 1)Inserire i parametri di ricerca del conto corrente (se non viene valorizzato alcun campo il sistema presenta l elenco di tutti i rapporti collegati). 2)Premere il pulsante Cerca. Il sistema propone l elenco dei rapporti collegati che rispondono ai parametri di ricerca inseriti MODIFICA DATI Per procedere alla modifica dei dati anagrafici del rapporto: Ripetere le operazioni 1) e 2) e poi: 3)Selezionare il conto cui si fa riferimento. 4)Premere il pulsante Dettaglio. Il sistema visualizza il dettaglio dei dati relativi al rapporto selezionato. 7

8 5)Premere il pulsante Modifica. Viene proposto un modulo per la digitazione dei dati anagrafici del rapporto. 6)Premere il pulsante OK e, di seguito, confermare nella finestra di msgbox MODIFICA ABILITAZIONI Per procedere alla modifica delle abilitazioni del rapporto: Ripetere le operazioni 1) e 2) e poi: 3)Selezionare il conto cui si fa riferimento. 4)Premere il pulsante Dettaglio. Il sistema propone il dettaglio dei dati relativi al rapporto selezionato. 5)Premere il pulsante Abilitazioni. 6)Premere il pulsante Modifica. Il sistema visualizza l elenco delle abilitazioni che riportano: se sono abilitate se sono disabilitate 7)Selezionare le funzioni che si vogliono abilitare/disabilitare. 8)Premere il pulsante Conferma e, di seguito, il pulsante OK nella finestra di msgbox. N.B.: La mancata abilitazione di alcune funzioni sul rapporto inibisce l operatività sulle medesime funzioni da parte di tutti gli operatori. 4. UTILITY Selezionando la voce Utility si apre il menù di secondo livello: - Situazione spedizioni; - Gestione destinatari; - Gestione segnalazioni UTILITY / SITUAZIONE SPEDIZIONI Selezionando la voce Situazione spedizioni è possibile visualizzare le disposizioni di incasso/pagamento inoltrate, dagli operatori abilitati, al server di Poste Italiane: 1)Selezionare la voce di menù Utility / Situazione spedizioni. 8

9 2)Inserire eventuali parametri di ricerca (se non viene valorizzato alcun campo il sistema presenta l elenco di tutte le spedizioni effettuate alla data corrente). 3)Premere il pulsante Conferma. Il sistema presenta l elenco dei flussi dispositivi spediti che rispondono ai parametri di ricerca inseriti. Per visualizzare il dettaglio delle singole disposizioni contenute nel flusso: - Cliccare, nella colonna Dettaglio, sull icona corrispondente alla spedizione che interessa. - Selezionare la disposizione cui si fa riferimento. Il sistema propone il dettaglio della disposizione inoltrata. - Premere il pulsante Visualizza per visualizzare il dettaglio del movimento eseguito. 4)Premere il pulsante: - Cancella flusso: per eliminare il flusso che risulta in stato di errore e riportare le disposizioni nello stato memorizzate. - Cancella flusso e disposizioni: per eliminare definitivamente il flusso e le disposizioni in esso contenute. - Aggiorna: per richiamare dal server le operazioni non ancora visualizzabili UTILITY / GESTIONE DESTINATARI Selezionando la voce Gestione destinatari è possibile creare un archivio di destinatari delle disposizioni di incasso / pagamento INSERIMENTO DESTINATARIO Per inserire manualmente un singolo destinatario: 1)Nella finestra Inserisci premere il pulsante Nuovo Destinatario. Il sistema propone il modulo di compilazione dei dati anagrafici dei destinatari di disposizioni. - Valorizzare i campi obbligatori, evidenziati in rosso: a. Ragione sociale del destinatario. b.gruppo esistente (inserire la categoria di appartenenza del destinatario, es. fornitori, impiegati etc.) o, in alternativa al punto b: c. Nuovo Gruppo (nel caso in cui la categoria di appartenenza non sia presente nell elenco di cui al punto b.). 9

10 - Selezionare il Tipo Destinatario con il codice che individua il tipo di disposizioni di cui il soggetto è destinatario (incassi, pagamenti, stipendi, bollettini premarcati). - Inserire i dati necessari alla spedizione delle disposizioni di cui è destinatario (es. indirizzo se è destinatario di assegni, abi/cab/numero cc se è destinatario di bonifici, postagiro, etc.): Indirizzo, Comune, CAP, Provincia, Nazione, Casella Postale, Telefono, Fax, Codice Fiscale / Partita IVA: con i dati anagrafici. Tipo Identificatore: con il tipo di codice con il quale viene identificato il destinatario (matricola, codice fiscale, etc.). Identificatore: con il codice che, in associazione con il Tipo Identificatore individua univocamete il destinatario. ABI, CAB, C/C e CIN: con le coordinate bancarie da utilizzare per gli accrediti / addebiti Descrizione Agenzia: con la denominazione dell agenzia bancaria di radicamento del c/c N.B.: Se non si è certi dei codici abi/cab inseriti consultare la tabella Abi premendo il pulsante Abi Cab posto sulla destra della pagina). 2)Premere il pulsante: - OK per confermare l inserimento. - Pulisci per pulire tutti i campi digitabili della pagina. - Annulla per annullare l inserimento ACQUISIZIONE DA FILE E possibile acquisire un archivio di destinatari di disposizioni da un file esterno attraverso la funzione Acquisizione da file, che articola l esecuzione dell importazione in tre momenti: 1) Nella finestra Acquisizione da file, premere il pulsante Acquisisci. Il sistema presenta la pagina 1/3 attraverso la quale, cliccando sulla voce qui, è possibile conoscere le specifiche strutturali di creazione del file da importare. 2) Selezionare il gruppo o, se non fosse già presente, digitare una nuova voce nel campo Nuovo Gruppo. 3)Premere il pulsante OK. Il sistema presenta la pagina 2/3. 4)Premere il pulsante Sfoglia e indicare il percorso del file da importare. 5)Selezionare il tipo di file da acquisire (compresso o non compresso). 6)Premere il pulsante Importa. Il sistema, alla pagina 3/3, comunica l avvenuta importazione. Per verificare l esito delle acquisizioni da file: - Cliccare sulla voce Vai alla lista importazioni. - Selezionare il file importato. 10

11 - Premere il pulsante: Elenco destinatari: per visualizzare i singoli destinatari. Il sistema presenta l elenco di tutti i destinatari. Per modificare i dati relativi ad un destinatario: Il sistema propone il dettaglio dei dati relativi al destinatario di disposizioni. Premere il pulsante Modifica. Viene presentato il modulo di inserimento dei dati del destinatario. Procedere alla modifica dei dati. Premere il pulsante Conferma e, di seguito, OK nella finestra di msgbox. Elimina: per cancellare il file importato. Nuovo: per inserire un nuovo destinatario (viene ripresentato il modulo di cui al punto 1 della finestra Inserisci) ELENCO DESTINATARI Per visualizzare l elenco dei destinatari presenti in archivio: 1)Premere, nella maschera Acquisizione da file, il pulsante Elenco. Il sistema propone l elenco dei file acquisiti. 2)Selezionare il file che interessa. 3)Premere il pulsante Elenco destinatari. Il sistema visualizza l elenco dei destinatari presenti nel flusso selezionato. Per modificare /cancellare i dati relativi ad un destinatario: - Selezionare il destinatario cui si fa riferimento. - Premere il pulsante: Dettaglio: per visualizzare il dettaglio dei dati anagrafici del destinatario e procedere successivamente alla modifica. Elimina: per eliminare definitivamente il destinatario dall archivio. Nuovo: per inserire un nuovo destinatario RICERCA IN ARCHIVIO Per ricercare un destinatario, precedentemente inserito in archivio secondo le modalità indicate ai precedenti punti e 4.3.2: 1)Inserire i parametri di ricerca (se non viene valorizzato alcun campo il sistema propone l elenco di tutti i destinatari presenti in archivio). 11

12 2)Premere il pulsante Cerca. Il sistema visualizza l elenco, in ordine alfabetico, dei destinatari che rispondono ai parametri di ricerca inseriti UTILITY / GESTIONE SEGNALAZIONI Attraverso questa funzione è possibile visualizzare tutte le informazioni che Poste Italiane comunica a tutte o alla singola Azienda nell apposito spazio informativo della home page del servizio BancoPostaImpresa online. 1)Indicare il range di date entro cui ricercare le comunicazioni fornite da Poste Italiane (se non valorizzate viene proposto l elenco di tutte le informazioni) e premere il pulsante Conferma. Il sistema propone l elenco delle segnalazioni trasmesse nell intervallo temporale indicato. N.B.: E possibile eliminare le sole segnalazioni fatte alla singola Azienda selezionando il messaggio da cancellare e premendo il pulsante Elimina. 5. SICUREZZA Questo menù è composto dalla sola voce Cambio Password attraverso cui è possibile modificare la password di accesso dell amministratore di sistema. Selezionando la voce, il sistema richiede la digitazione: - della vecchia password; - della nuova password; - conferma della nuova password. Premendo il tasto conferma si conclude l operazione di cambio password e, per procedere immediatamente alla modifica, cliccare sulla voce Procedi. Si consiglia: - di riportare immediatamente su un foglio la nuova password così come è stata digitata (maiuscola / minuscola); - di valorizzare la password esclusivamente con caratteri alfanumerici (NON sono da considerarsi caratteri alfanumerici: spazi, punti, virgole, etc.). 6. CHIUDI SESSIONE Al termine delle attività informative /dispositive, per chiudere la sessione di lavoro, cliccare sulla voce in fondo alla barra di menù Chiudi sessione. 12