Sebina OpenLibrary. Prestito InterSistemico Document Delivery Intersistemico Prestito InterBibliotecario Document Delivery Interbibliotecario

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1 Sebina OpenLibrary Prestito InterSistemico Document Delivery Intersistemico Prestito InterBibliotecario Document Delivery Interbibliotecario Antonella Orviati Università degli Studi di Trieste 13 novembre 2013

2 Sebina Open Library ATTENZIONE : durante il corso useremo l ambiente di prova (provvisorio) Vi ricordo che i messaggi di posta elettronica partono VERAMENTE quindi fate attenzione, scrivete prova nel campo note.

3 Distinzione tra IIS e ILL Intersistemico : le movimentazioni avvengono tra biblioteche del nostro Polo Interbibliotecario : avvengono a livello nazionale o internazionale tra una biblioteca del nostro Polo ed una esterna Le procedure relative si trovano all interno del menu Circolazione Documenti

4 Distinzione tra IIS e ILL : INTERSISTEMICO All interno di ogni polo le varie biblioteche dialogano tra di loro BIBL. A DEL POLO TSA Mail+agg.stato BIBL. B DEL POLO TSA

5 Distinzione tra IIS e ILL : INTERBIBLIOTECARIO I POLI non dialogano POLO TSA Solo mail!! POLO XXX

6 Dalla procedura Circolazione documenti / Prestiti e servizi ILL vengono inviati automaticamente messaggi di posta elettronica al verificarsi di alcuni cambi di stato ma anche nei casi in cui entrambe le biblioteche utilizzino SOL non vi è alcun aggiornamento automatico. Il modulo permette di agire anche al posto della biblioteca partner (cosa che non avviene con ILLSBN).

7 Dunque l unica possibilità di DIALOGARE veramente tra biblioteche appartenenti a Poli diversi e di ottenere l aggiornamento automatico della situazione resta ILL-SBN, grazie alla funzione Import/Export. POLO TSA POLO XXX

8 RICHIESTE RICEVUTE Qui la biblioteca ha il ruolo di biblioteca fornitrice Con questa funzione si possono gestire le richieste RICEVUTE, utilizzando alcuni filtri: - Arco temporale, Tipo di movimento, Biblioteca richiedente; - Dati del materiale richiesto (titolo, inventario, numero standard): - Dopo l ultima release abbiamo anche 3 filtri veloci: - Richieste da gestire - Documenti da spedire - Documenti in arrivo

9 RICHIESTE IMMESSE Con questa funzione si possono creare nuove richieste e gestire le richieste in uscita (qui il nostro ruolo e quello di biblioteca richiedente ) Anche in questo caso si possono filtrare i risultati con gli stessi parametri già visti

10 Inserimento nuove richieste Lavorando a coppie o a gruppi, inseriamo ora NUOVE richieste di prestito o document delivery IIS Anzitutto e meglio creare un nuovo utente pulito dal menu Utenti e servizi Utenti Gestione utenti Nuovo utente

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12 Creazione nuovo utente Dopo aver compilato i campi obbligatori, occorre ASSOCIARE l utente alla propria biblioteca ed ABILITARLO ai vari tipi di servizio (occhio alle date).

13 Immissione Richieste Documento nel catalogo :è il caso del prestito intersistemico tra biblioteche dello stesso Polo. Una volta individuato il documento ricercandolo per inventario, è possibile recuperarne tutti i dati bibliografici. In fase di inserimento si viene avvisati, con opportuna messaggistica in rosso, se l'inventario richiesto è: - in prestito; - non prestabile (es. circolazione no, inventario non collocato, stato della copia non compatibile con il prestito,...) - oggetto di altre richieste di prestito ILL, di prenotazioni o di richieste di prestito - non ammesso al prestito ILL

14 Immissione Richieste Documento NON presente nel catalogo : e il caso di una richiesta riguardante documenti trovati ad esempio nei cataloghi retrospettivi

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20 C e posta La biblioteca destinataria della richiesta (fornitrice) verrà avvisata anche da un RSS cliccabile (dipende da quale indirizzo di posta elettronica viene impostato nei dati della biblioteca). Il messaggio scorrerà sul fondo della sessione di lavoro aperta e cambierà quando la richiesta verrà presa in esame.

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22 A questo punto la biblioteca che ha ricevuto la richiesta verifica la disponibilità del materiale richiesto e varia lo STATO : In questo esempio (DV) si replica alla richiesta evidenziando che il volume non e attualmente disponibile

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30 Ogni biblioteca ovviamente avrà cura di aggiornare i cambiamenti di stato che le competono(vedi Manuale online alla voce Iter degli stati ). Come RICHIEDENTE: 1. Arrivo del documento 2. Consegna al lettore (facoltativo) 3. Riconsegna (facoltativo) 4. Rispedizione alla biblioteca prestante

31 Come biblioteca PRESTANTE: Spedizione del documento Rientro ATTENZIONE : per quanto riguarda il Document Delivery, solo dopo la segnalazione dell arrivo del materiale alla biblioteca richiedente, la prestante può aggiornare a EVASO.

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36 Richieste RICEVUTE Se vogliamo gestire in SOL richieste pervenuteci tramite altri sistemi, occorre verificare: se la biblioteca richiedente e una biblioteca SBN ( /poli_biblioteche/) o non-sbn ( e se è già associata alla nostra

37 Creazione nuova Biblioteca Se la biblioteca non e presente va creata inserendo correttamente i dati obbligatori. Fare attenzione al codice di due lettere, nel caso del polo NSB verificare che non esista già.

38 Creazione nuova biblioteca partner - Scelta del Polo : NSB e tutti gli altri - Dove verificare i codici: - Codice ISIL e codice SBN: Biblioteca generale dell'università degli studi di Trieste Codice ISIL: IT-TS0137 Codice SBN: TSABG ESERCIZIO : Biblioteca Comunale Sandro Penna - Perugia

39 Inserire una nuova biblioteca partner in SOL Bisogna seguire attentamente le istruzioni che trovate qui: Documento intitolato : Gestione delle biblioteche partner in SOL per il prestito interbibliotecario ed intersistemico facendo particolare attenzione alle ABBREVIAZIONI E TRONCAMENTI DA ADOTTARE NELLA COMPILAZIONE DEL CAMPO NOME DELLA BIBLIOTECA

40 Inserire una nuova biblioteca partner in SOL / 2 Ecco come NON fare : UFI G1 (=UFI KE!), NSB 35 (=URB AU), NSB 73 (ITALIA?), NSB 81, NSB G1, NSB LJ, NSB U4(mail) Non siamo soli : i dati immessi serviranno ai nostri colleghi, se non siamo sicuri al 100% chiediamo aiuto!

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42 Creazione nuova Biblioteca Ma non basta.! Per poter lavorare con una bibliotecapartner e necessario assegnarle un codice utente:

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45 Richieste RICEVUTE Immissione richiesta A questo punto possiamo tornare a Circolazione documenti / prestiti e servizi ILL / Richieste ricevute / Nuovo / tipo movimento / Codice biblioteca etc. etc.

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53 Richieste IMMESSE Immissione nuova richiesta Un utente ci chiede di ottenere in prestito il volume dal titolo Il pronipote di Giulio Cesare Biblioteca che NON utilizza ILL-SBN: Andiamo innanzitutto a vedere quali biblioteche possiedono il titolo richiesto. Catalogo / Catalogazione documento / Ricerca / Visualizza localizzazioni

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58 Richieste IMMESSE A questo punto scelgo a quale biblioteca inviare la mia richiesta, ad esempio la Delfini di Modena Controllare sempre che i codici siano a posto!!

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62 Richieste IMMESSE ILL-SBN Le biblioteche che utilizzano ILL-SBN possono continuare ad immettere/ricevere le richieste tramite il programma, per poi gestirle con SOL e viceversa

63 Import/Export da ILL-SBN La funzione gestisce l'integrazione e lo scambio di informazioni con il sistema ILL-SBN I punti di integrazione tra il sistema nazionale ILL-SBN e SOL sono: * Recupero delle richieste e dei passaggi di stato dal server ILL-SBN a SOL (import) * Invio delle richieste inserite in SOL e dei passaggi di stato da SOL al server ILL-SBN (export) La procedura di import/export può essere automatizzata, cioè attivata periodicamente a cura del sistema.

64 Import/Export da ILL-SBN Le opzioni dell'attivazione a video sono: - Import da ILL-SBN: richiede al sistema ILL-SBN le nuove richieste immesse o ricevute dalle biblioteche del polo e le registra nella base dati di SOL. Richiede inoltre le informazioni relative all'ultimo passaggio di stato registrate nel sistema ILL-SBN, e le riporta nella base dati SOL. - Export verso ILL-SBN : vengono inviate a ILL-SBN le richieste inserite in SOL, e gli ultimi passaggi di stato relativi alle richieste condivise. La funzione produce una stampa con l'esito delle operazioni di integrazione. La stampa viene recuperata tramite le funzione REPORTS presente in alto a destra.

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68 FUNZIONI AVANZATE Configurazioni ILL Si possono impostare le seguenti caratteristiche del servizio: Condizione di sospensione Modalità di pagamento Supporto ILL Origine ILL Trasmissione ILL Tipo documento Abilita biblioteche

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70 Configurazioni ILL I valori già presenti nelle tabelle possono essere cancellati selezionando la tabella con il checkbox e cliccando sulla funzione cancella presente nel menù verticale. Nuovi valori possono essere creati, se necessari, con la funzione nuovo nel menù verticale: è necessario attribuire un codice al nuovo valore e la descrizione che comparirà a video.

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74 FUNZIONI AVANZATE Parametri del servizio Configurabili da : Amministrazione sistema - Biblioteca - Giorni entro cui risponde alla richiesta - Costo standard richiesto per il servizio - Soglia di preferenza, per il calcolo della priorità della bibl. destinataria - Importo richiesto come rimborso del servizio - Modalità di fornitura

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77 Reports Stampa elenco movimenti ILL Stampa elenco biblioteche partners Statistiche servizi ILL

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