ILL-SBN un servizio di prestito interbibliotecario e fornitura documenti su Internet. Milano, 12 maggio 2009 Antonella Cossu a.cossu@iccu.sbn.

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1 ILL-SBN un servizio di prestito interbibliotecario e fornitura documenti su Internet Milano, 12 maggio 2009 Antonella Cossu a.cossu@iccu.sbn.it 1

2 ILL-SBN: un servizio di prestito interbibliotecario e fornitura documenti su Internet una visione di insieme caratteristiche della procedura illustrazione delle funzionalità 2

3 ILL-SBN un servizio di prestito interbibliotecario e fornitura documenti su Internet Una biblioteca può rispondere alla richiesta di un utente che non trova in sede il documento di cui ha bisogno richiedendo ad altre biblioteche il documento originale - prestito interbibliotecario la copia in formato tradizionale o elettronico - document delivery

4 ILL-SBN un servizio di prestito interbibliotecario e fornitura documenti su Internet Gestire una richiesta di prestito interbibliotecario vuole dire: gestire la comunicazione con gli utenti e con le biblioteche gestire gli aspetti logistico organizzativi collegati al pagamento del servizio e alle modalità di fornitura dei documenti. Migliorare il servizio ILL vuol dire: rendere la comunicazione più veloce, più amichevole e più chiara razionalizzare e semplificare le modalità di pagamento e fornitura documenti.

5 Biblioteche italiane Giuliana Sgambati. Paris, AURA, 17 décembre 2008

6 ILL-SBN un servizio di prestito interbibliotecario e fornitura documenti su Internet L Anagrafe delle biblioteche italiane censisce: biblioteche (statali, comunali, universitarie, etc.) biblioteche che forniscono il servizio ILL nazionale 466 biblioteche che forniscono il servizio ILL internazionale 264 sistemi di biblioteche

7 ILL-SBN un servizio di prestito interbibliotecario e fornitura documenti su Internet Attualmente: le richieste vengono inviate attraverso differenti canali di richiesta e non sono gestite in modo unitario: , moduli web, fax, procedure locali Le modalità di gestione del servizio ILL variano a seconda della titolarità amministrativa delle biblioteche e sono diverse per quanto riguarda: modalità di spedizione, tariffe e rimborsi spesa, tempi e modalità di pagamento

8 ILL-SBN: un servizio di prestito interbibliotecario e fornitura documenti I bibliotecari hanno difficoltà a gestire i canali diversi di invio della richiesta e le diverse modalità e costi di spedizione Gli utenti, in particolar modo stranieri, una volta localizzato un documento attraverso i cataloghi in linea, hanno difficoltà ad orientarsi e ad individuare la biblioteca che fornisca il servizio più adatto alle loro esigenze

9 ILL-SBN : un servizio di prestito interbibliotecario e fornitura documenti Le modalità di fornitura del servizio di prestito interbibliotecario non sono descritte in modo standard ed omogeneo Il servizio ILL è quantificabile solo sulla base di rilevamenti per singole tipologie amministrative e con indici di valutazione non uniformi Gruppo sul monitoraggio delle biblioteche universitarie Gruppo sulla valutazione della cooperazione nelle reti bibliotecarie territoriali Rilevazione statistica biblioteche statali 2007

10 ILL-SBN un servizio di prestito interbibliotecario e fornitura documenti su Internet Non è possibile avere un quadro complessivo della situazione del servizio ILL fornito dalle biblioteche italiane Non sono possibili statistiche nazionali sull efficienza del servizio ILL in Italia che consentano confronti a livello internazionale

11 Per un servizio ILL nazionale Serve un punto di riferimento unitario, come richiesto anche dall IFLA, per: facilitare il passaggio dalla localizzazione di una pubblicazione all accesso ai documenti consentire sempre di più agli utenti di interrogare e ottenere servizi integrati da differenti sistemi nazionali o esteri velocizzare il lavoro dei bibliotecari evitando gestioni separate dei servizi e delle statistiche 11

12 Per un servizio ILL nazionale Il prestito internazionale e il Document Delivery: principi ed struzioni per la procedura First agreed by IFLA 1954 Major revision 1978, modified 1987 Major revision Sistema nazionale di prestito. Ogni paese dovrebbe aspirare a sviluppare un sistema nazionale di prestito efficiente poiché i sistemi nazionali di prestito rappresentanto l'infrastruttura essenziale per il prestito internazionale Le raccomandazioni per lo sviluppo di sistemi di prestito nazionali efficaci non rientrano tra gli scopi di queste direttive, ma gli utilizzatori possono fare riferimento al Model National Interlibrary Loan Code, anch'esso elaborato dall'ifla, nel quale vengono esposti i requisiti essenziali per un sistema nazionale

13 Per un Servizio ILL nazionale è necessario un ponte in grado di far colloquiare: biblioteche di dipendenza istituzionale diversa sistemi ILL nati in contesti diversi nazionali ed esteri con l obiettivo di costituire: un sistema nazionale di prestito un punto di riferimento per il servizio di prestito interbibliotecario internazionale 13

14 Per un servizio ILL nazionale A questo fine è importante affrontare anche gli aspetti gestionali e organizzativi e individuare le priorità su cui lavorare per armonizzare: tariffe e i rimborsi spesa tempi di pagamento modalità di pagamento modalità di spedizione dei documenti

15 Per un servizio ILL nazionale L ICCU, in accordo con la Direzione generale beni librari, si è fatto promotore di un Gruppo di lavoro interistituzionale che armonizzi le modalità gestionali e organizzative anche per un colloquio con i circuiti di prestito interbibliotecario e document delivery nazionali e internazionali.

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17 Linee di sviluppo del Servizio bibliotecario nazionale Il Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN) è finalizzato a: costituire il Catalogo Unico automatizzato del patrimonio bibliografico; consentire il recupero e la diffusione dell'informazione bibliografica; localizzare i documenti e favorirne la circolazione a livello nazionale ed internazionale; attivare i servizi necessari per l'accesso dell'utenza all'informazione e per la disponibilità dei documenti Protocollo di intesa tra Ministero per i beni e le Attività Culturali, Ministero dell'università e della ricerca scientifica e tecnologica, Presidente del coordinamento delle Regioni

18 Rete informativa SBN c biblioteche c. 11 milioni di records c localizzazioni c documenti digitali per un totale di immagini servizio di prestito interbibliotecario e fornitura documenti ILL- SBN

19 Linee di sviluppo del Servizio bibliotecario nazionale Hanno richiesto l adesione alla rete del Servizio Bibliotecario Nazionale 25 sistemi di biblioteca non SBN,12 dei quali hanno già ottenuto la certificazione di conformità. Tra questi Sebina OpenLibrary v.1.0, Erasmonet v.1.0, Winiride v.3.0, Aleph 500 v.16, etc. 19

20 Linee di sviluppo del Servizio bibliotecario nazionale Si stanno studiando nuove convenzioni per definire le regole di adesione, gli impegni e i diritti per ogni livello di partecipazione Sono possibili profili di adesione differenziati con particolare riferimento ai servizi di catalogazione e di prestito 20

21 ILL-SBN un servizio di prestito interbibliotecario e fornitura documenti su Internet una visione di insieme caratteristiche della procedura illustrazione delle funzionalità

22 ILL SBN - che cosa è E un servizio cooperativo in linea per la gestione del prestito interbibliotecario e la fornitura documenti rivolto ai bibliotecari e agli utenti finali

23 ILL SBN - a cosa serve alle biblioteche per richiedere un servizio per conto dei loro utenti e per gestire le transazioni ILL agli utenti per richiedere un servizio e verificare a che punto è la loro richiesta

24 ILL SBN gestione delle richieste gestisce il colloquio tra le biblioteche e gli utenti attraverso una procedura accessibile a tutti gratuitamente su web utilizza i messaggi necessari a gestire una transazione di prestito interbibliotecario e fornitura documenti (richiesta inviata, richiesta accettata, documento spedito, etc.) i messaggi inviati sono conformi allo standard ISO ILL 10160/10161

25 ILL SBN servizi forniti prestito interbibliotecario riproduzione (anche in formato elettronico) preventivo spesa localizzazione

26 ILL SBN - descrizione servizi e statistiche registra: i dati relativi alla gestione delle richieste i dati anagrafici e il ruolo delle biblioteche partner, la tipologia dei servizi forniti e i rimborsi spese Questi dati sul servizio ILL/DD sono rilevati automaticamente e possono aiutare a delineare un quadro d insieme interistituzionale e a definire statistiche omogenee

27 ILL SBN - colloquio può integrarsi con i cataloghi bibliografici italiani ed esteri può colloquiare con i sistemi locali di gestione dei servizi può interoperare con altri sistemi ILL italiani ed esteri e con i sistemi di fornitura documenti

28 ILL SBN integrazione con i cataloghi L integrazione è stata realizzata: con il catalogo SBN: con il Catalogo collettivo nazionale dei periodici (ACNP): con il catalogo collettivo di spogli di periodici dell Associazione ESSPER:

29 ILL SBN - colloquio con i sistemi di gestione locale dei servizi Colloquia con gli applicativi di biblioteca consentendo la gestione delle richieste ILL all interno della procedura locale di gestione dei servizi: Sebina OpenLibrary Biblioteca nazionale centrale di Firenze Unix Client-server

30 Attraverso lo standard ISO ILL: ILL SBN - colloquio con sistemi esterni colloquia con biblioteche che usano computer e sistemi di comunicazione diversi in modo che possano cooperare per erogare il servizio. consente lo sviluppo di strategie di condivisione delle risorse a livello nazionale e internazionale ISO ILL10160 Interlibrary loan application service definition e ISO-ILL Interlirary loan protocol specification

31 ILL SBN - chi può partecipare le biblioteche italiane SBN e non le biblioteche estere interessate a collaborare i centri sistema che vogliano cooperare a livello nazionale i centri sistema che vogliano colloquiare tra loro

32 ILL SBN condizioni per aderire rendere pubblico il proprio regolamento siglare l accordo per l erogazione del servizio richiedere password all ICCU l accordo si può scaricare all indirizzo: SBN.pdf?l=it

33 ILL SBN condizioni per aderire le biblioteche sono libere di scegliere quali servizi offrire e in che modalità le biblioteche si impegnano a rispondere alle richieste pervenute possibilmente entro 2 giorni e a inviare il documento richiesto entro 7 giorni

34 ILL SBN funzionalità. Le biblioteche richiedono un servizio per conto dei loro utenti (richiesta di servizi) gestiscono il colloquio necessario per evadere una richiesta di servizio (gestione iter richieste) gestiscono i dati anagrafici delle biblioteche, i prodotti e listini prezzi (gestione biblioteca - gestione listini) richiedono statistiche sui servizi (statistiche)

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36 ILL SBN funzionalità. Gli utenti visualizzano i servizi e le tariffe delle biblioteche (info biblioteche) richiedono un servizio (richiesta di servizi) verificano lo stato di avanzamento delle richieste (verifica stato della richiesta)

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38 ILL SBN funzionalità. Invio di una richiesta di servizio dall OPAC SBN dopo aver localizzato un documento dall OPAC SBN senza aver localizzato un documento cliccando alla voce prestito e riproduzione direttamente all indirizzo:

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47 ILL SBN funzionalità. Gestione delle richieste di servizio invio automatico di all immissione di una richiesta di servizio. possibilità di inviare alla biblioteca partner e all utente in ogni momento dell iter della richiesta possibilità di consultare i dati relativi ai servizi offerti dalle biblioteche e ai costi relativi a ciascuna richiesta evasa.

48 ILL SBN funzionalità. Gestione delle richieste di servizio invio automatico di una richiesta scaduta alla successiva biblioteca destinataria visualizzazione dell iter della richiesta possibilità di consultare i dati relativi ai servizi offerti dalle biblioteche e ai costi relativi a ciascuna richiesta evasa.

49 ILL SBN funzionalità. Gestione delle richieste di servizio per essere operativa nel sistema la biblioteca deve: inserire i dati anagrafici definire i prodotti che intende fornire all utenza definire le tariffe e le eventuali tariffe speciali riservate ad uno specifico gruppo di biblioteche

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54 ILL SBN funzionalità. Servizi statistici frequenza totale delle richieste frequenza totale delle richieste per tipologia di servizio frequenza delle richieste ricevute per biblioteca frequenza delle richieste immesse per biblioteca

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58 ILL SBN funzionalità. Scarico richieste su file Le richieste inviate e ricevute nel sistema possono essere scaricate su file per essere gestite, archiviate e trasferite nei formati: txt html - xml

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63 ILL SBN funzionalità. Gestione password la password scade ogni 6 mesi e va modificata prima della scadenza. il sistema invia un messaggio di avviso a partire da un mese prima della scadenza. se la password scade la biblioteca deve essere riabilitata dall amministratore di sistema.

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65 ILL SBN - colloquio con sistemi esterni ISO ILL é iniziata una collaborazione con il Gruppo utenti Aleph per il colloquio ISO ILL con le biblioteche che utilizzano il software Aleph 500 le biblioteche potranno inviare e ricevere all interno del proprio sistema di gestione le richieste di prestito interbibliotecario relative a documenti localizzati nei rispettivi cataloghi e gestire le transazioni ILL in modalità standard

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69 ILL SBN - caratteristiche tecniche interfaccia XML per l integrazione con i cataloghi (ill item DTD); integrazione con i sistemi di gestione locale dei servizi con Interfaccia XML (ILL APDU DTD); standard ISO ILL (10160/10161) per il colloquio con altri sistemi di prestito ILL In corso di realizzazione gateway XML/tcp.ip per il colloquio con altri sistemi ISO ILL

70 ILL SBN proposte di cooperazione Il servizio è aperto al colloquio con i sistemi di prestito interbibliotecario italiani ed esteri che vogliano interoperare sulla base di standard comuni

71 ILL SBN - alcune proposte di standard Per il colloquio: protocollo ILL SBN conforme ISOILL 10160/10161 per la descrizione dei servizi: Directory services for Interlibrary loan a cura del Gruppo IPIG (Interlibrary Loan Protocol Implementors Group IPIG) (disponibile anche in formato XML)