IL PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO NEL SERVIZIO BIBLIOTECARIO PROVINCIALE VICENTINO ATTRAVERSO IL MODULO ILL BOOKMARKWEB - in configurazione off line

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1 SpazioPiù Multimedia S.r.l. Prodotti e servizi per le biblioteche Stradella S. Barbara 1/b Vicenza Tel Fax Web: info@spaziopiu.it IL PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO NEL SERVIZIO BIBLIOTECARIO PROVINCIALE VICENTINO ATTRAVERSO IL MODULO ILL BOOKMARKWEB - in configurazione off line La gestione informatizzata del Prestito Interbibliotecario è possibile: nei sistemi bibliotecari Bookmarkweb, che condividono via internet un unico catalogo collettivo (in questo caso, il modulo automatizza tutto il percorso del documento richiesto o prestato ad un'altra biblioteca del sistema) > es. Rete Bibliotecaria Scuole Vicentine, Sistema Bib. Cassola-Mussolente; tra biblioteche Bookmarkweb e le biblioteche aderenti al Servizio Bibliotecario Provinciale Vicentino, attraverso una configurazione specifica del programma che abilita la gestione della circolazione ILL a tutto il catalogo SBPV e, pur non presentando una situazione totalmente in tempo reale delle disponibilità (solo una parte delle biblioteche SBPV condivide lo stesso software e non ha comunque un catalogo unico condiviso on line), permette di registrare i movimenti del documento richiesto o prestato ad altra biblioteca e di comunicare via mail lo stato del prestito; tra biblioteche Bookmarkweb con cataloghi autonomi (aderenti o non al SBPV), dove il modulo ILL, presentando una situazione totalmente in tempo reale, permette di registrare i movimenti del documento richiesto o prestato ad altra biblioteca e di comunicare via mail lo stato del prestito > es. Lonigo con Barbarano Vicentino; Sarà possibile in futuro anche la gestione del prestito interbibliotecario con biblioteche aderenti ad altri sistemi bibliotecari non Bookmarkweb o che non condividono comunque lo stesso software. IL MENU' ILL In tutti i casi previsti, il menù appare suddiviso per biblioteca RICHIEDENTE e PRESTANTE. Ai fini di una immediata comprensione della logica del funzionamento del modulo, è opportuno tenere sempre a mente questa distinzione di base. RICHIEDENTE In questa sezione vengono visualizzati tutti i prestiti e le prenotazioni della biblioteca richiedente. Chi ha richiesto un documento ad altre biblioteche può visualizzare e gestire, cliccando sui rispettivi campi del sottomenù, le Prenotazioni, le Richieste inoltrate, i Documenti arrivati, i Prestiti attivi, i Prestiti scaduti ed i Prestiti Evasi. Le richieste di Prestito Interbibliotecario vanno effettuate - secondo logica - a partire dal menù Ricerche o, nel caso dell'utente, dall'opac. PRESTANTE In questa sezione vengono visualizzate le Richieste arrivate da altre biblioteche, i Prestiti attivi, i Prestiti scaduti ed i Prestiti Evasi: basterà accedere all'interno dei singoli sottomenù per gestire la procedura ILL. La gestione di una richiesta di Prestito Interbibliotecario giunta da altra biblioteca va effettuata a partire dalla rispettiva scheda utente (tipo biblioteca). Modulo di Prestito Interbibliotecario per biblioteche SBPV 1

2 ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO Se si decide di utilizzare il Modulo ILL, è opportuno eseguire queste operazioni iniziali (una tantum): 1. Contattare l'assistenza per una configurazione adeguata dei profili biblioteca e operatori; 2. Configurare il metaopac in maniera corretta, secondo le seguenti opzioni: Configurazione 1 (per le biblioteche con solo il proprio catalogo): Sistema Bibliotecario Provinciale Vicentino (SBPV)= /bmw2/BrendolaVI/ Configurazione 2 (per le biblioteche con il proprio catalogo ed il catalogo SPBV): Catalogo ex-sistema bibliotecario di Schio= /bmw2/exschio/ Configurazione 3 (per le biblioteche con il proprio catalogo, il catalogo SPBV ed il catalogo ex-schio): Come si fa: entrando come utente "root" in Amministrazione > Configurazione generale > OPAC, copiare nella casella di testo "MetaOPAC" la configurazione appropriata; poi, cliccare 'aggiorna' a fine pagina NB: il catalogo di Brendola è stato scelto temporaneamente come partner di riferimento per questo tipo di servizio. 3. Configurare i messaggi tipo per le comunicazioni via a) in Amministrazione > Biblioteche > (scegli biblioteca) > messaggi (in alto a destra) compilare i messaggi standard che compariranno automaticamente nelle comunicazioni. Vi riportiamo qui sotto un esempio; per tutti gli altri messaggi, è comunque necessario conservare le parole dentro parentesi graffe {} che sono alla fine del testo. es. nel campo di testo: Richiesta di prestito interbibliotecario (altro sistema bibliotecario) inserire un testo analogo al seguente o secondo le proprie esigenze: Sono il/la responsabile della biblioteca... aderente al SBPV (codice...). Avrei bisogno per un utente del sottoindicato testo. Se non fosse possibile ricevere il libro vi chiedo di farmelo sapere. Grazie per la collaborazione. Il/La bibliotecario/a... {autore} {titolo} {editore} {collocazione} {ingresso} Una volta compilati i messaggi tipo, si clicca sul pulsante 'aggiorna' a fine pagina. NB: per una corretta gestione del Prestito Interbibliotecario, ed in genere di tutte le operazioni in Bookmarkweb, non è opportuno (anzi, è rischioso) entrare nel programma come operatore "root" ma si deve scegliere username e password dell'operatore. Modulo di Prestito Interbibliotecario per biblioteche SBPV 2

3 MOLULO ILL Procedura per facilitare la richiesta di testi alle biblioteche pubbliche aderenti a SBPV RICHIEDENTE 1) quando un utente chiede un testo (presente in una biblioteca aderente a SBPV): se l'utente richiede il testo direttamente al banco prestiti: a) il bibliotecario esegue la ricerca nel menù Ricerche, utilizzando i cataloghi territoriali presenti nel MetaOPAC (alla voce "Cerca anche nei cataloghi") b) dopo avere esaminato i risultati della ricerca, chiede il testo alla biblioteca SBPV prescelta. Come per un normale prestito, il bibliotecario clicca sul carrello ed attiva la procedura di prestito interbibliotecario c) si apre la finestra Elenco utenti e il bibliotecario cerca il suo utente. Selezionato l'utente, appare un modulo contenente: il nome della biblioteca richiedente, i dati dell utente richiedente, i dati del testo richiesto, il tipo di prestito (interbibliotecario) d) si clicca su 'richiesta utente' e si apre una nuova videata con una già confezionata. Si noti che sono già inseriti gli indirizzi di posta elettronica della biblioteca richiedente e della biblioteca civica prestante e alla fine del messaggio i dati del testo richiesto e) si clicca sul pulsante 'invia richiesta' (per inviare la comunicazione alla prestante) se l'utente richiede il testo dall'opac (come utente registrato - Login): a) il bibliotecario troverà la prenotazione dell'utente in Prestito ILL > Richiedente > Prenotazioni o direttamente nella scheda utente in Circolazione. b) cliccando il link ID della prenotazione, potrà gestire la richiesta alla biblioteca SBPV come descritto sopra nei punti d) ed e) NB: se si attivano i servizi della sezione riservata agli utenti nell'opac, ovvero se si consegna all'utente la password di accesso, è opportuno controllare periodicamente le prenotazioni in Circolazione > Report Prenotazioni e/o in Prestito ILL > Richiedente > Prenotazioni. La richiesta inoltrata viene inserita dal programma in Prestito ILL > Richiedente > Richieste inoltrate e l inviata viene inserita in Circolazione > Posta inviata E' sufficiente attendere la risposta della biblioteca SBPV prestante, che comunicherà la disponibilità del testo e le modalità di invio rispondendo al vostro messaggio. L'accettazione della richiesta di prestito ILL arriverà quindi nella vostra casella di posta elettronica (e non a programma, come avverrebbe in un catalogo unificato). 2) quando il testo richiesto in prestito interbibliotecario arriva in biblioteca: a) il bibliotecario entra in Prestito ILL > Richiedente > Richieste inoltrate b) clicca sull Id corrispondente alla richiesta di prestito e, nella nuova schermata, clicca direttamente sul pulsante 'documento ricevuto' c) appare una nuova finestra dove sono possibili le seguenti opzioni: > di avviso all'utente (già confezionata, se sono stato configurati i messaggi) > prestito diretto, cliccando sul pulsante 'documento all utente' Il programma ha conseguentemente spostato il prestito nella cartella Prestiti attivi; il movimento è visualizzabile anche dalla scheda utente, in circolazione > utenti/prestiti Modulo di Prestito Interbibliotecario per biblioteche SBPV 3

4 3) quando l utente restituisce il testo: OPZIONE 1 a) il bibliotecario entra in Prestito ILL > Richiedente > Prestiti attivi b) clicca sull Id corrispondente al prestito OPZIONE 2 a) entra in Circolazione > Restituzioni e opera la restituzione diretta b) clicca sull Id corrispondente alla restituzione appena effettuata OPZIONE 3 a) entra in Circolazione > utenti/prestiti > scheda utente b) clicca sull Id corrispondente al prestito attivo E' possibile anche richiedere una proroga del testo inoltrando una di richiesta (preconfezionata) o registrando direttamente la proroga cliccando sul rispettivo pulsante se la richiesta è stata fatta diversamente. Una volta restituito il documento, il bibliotecario della richiedente invia il documento alla biblioteca civica prestante. Il programma ha spostato il prestito dalla cartella Prestiti attivi alla cartella Prestiti evasi; nella scheda utente, da Prestiti e prenotazioni a Storico prestiti. MOLULO ILL Procedura per facilitare il prestito di testi alle biblioteche pubbliche aderenti a SBPV PRESTANTE Nel prestito ILL ad altra biblioteca, in una configurazione off line, la biblioteca richiedente viene considerata come un normale utente (viene distinta dagli utenti-persona perché è registrata come utente-biblioteca). Conseguentemente, le biblioteche SBPV che richiedono un prestito ILL vanno prima registrate come utente di tipo 'biblioteca', compilando almeno i segg. campi della scheda: Tessera, Cognome e Nome, Tipo Utente, Telefono, , Modalità di avviso. La procedura segue poi la logica di una normale procedura di prestito interno. 1) quando giunge una richiesta di prestito ILL da altra biblioteca SBPV (via mail o telefono) a) il bibliotecario entra in Circolazione > utenti/prestiti e apre la scheda utente della biblioteca che ha richiesto il prestito b) digita il numero d'ingresso del testo richiesto (o lo cerca in altro modo nel proprio catalogo) c) nella schermata successiva, potrà rispondere alla richiedente con una di accettazione ('richiesta accettata'), di rifiuto o di comunicazione che la richiesta è in valutazione o è in prenotazione. Il campo di testo della mail è disponibile per eventuali note da aggiungere alla comunicazione. d) se clicca sul pulsante 'richiesta accettata', nella schermata successiva clicca su 'documento inviato'. e) Ai fini della Circolazione interna, il testo appena inviato alla richiedente è considerato a tutti gli effetti un prestito attivo: conseguentemente, si troverà il movimento interessato in Prestito ILL > Prestante > Prestiti attivi, nella scheda utente della biblioteca richiedente (in qualità di prestito attivo) e comparirà con la dicitura "in prestito a BIBLIOTECA DI..." nell'opac. Modulo di Prestito Interbibliotecario per biblioteche SBPV 4

5 2) quando il testo ritorna alla biblioteca prestante: a) il bibliotecario entra in Circolazione > Restituzioni e opera la restituzione diretta b) clicca sull Id corrispondente alla restituzione appena effettuata NB: è sempre possibile sollecitare la restituzione di un prestito ILL scaduto con le normali procedure utilizzate per gli utenti della biblioteca. Osservazioni e consigli finali: Il modulo di prestito ILL Bookmarkweb, concepito per sistemi bibliotecari on line, può presentare delle incoerenze nella configurazione off-line proposta per la gestione del prestito ILL in SBPV. In particolare: 1) nel caso di prestito ad altra biblioteca (ovvero, quando la vostra biblioteca è prestante), dopo aver cliccato su 'documento inviato' il testo viene considerato in prestito ma non visualizza la data di rilascio e di scadenza nella sezione "prestiti attivi": per avere questo tipo di informazioni, bisognerà entrare nel singolo movimento (link ID). 2) nel caso di un alto numero di prestiti attivi, il metodo più sicuro e veloce per ritrovare il prestito ILL da gestire nella sezione "prestiti attivi" è quello di ordinare l'elenco per <testo> (cliccando sull'intestazione della colonna) ed individuare il numero di ingresso corrispondente. E' sempre possibile - e forse ancor più immediato - visualizzare le medesime informazioni cercando il testo in questione dal menù Ricerche. Richieste ILL via alcuni chiarimenti Casi in cui l' della vs. biblioteca non compare: - quando si è entrati nel catalogo come utente 'root' - quando non è stato inserito l'indirizzo dell'operatore (o della biblioteca) nella scheda di configurazione operatore (in Amministrazione > Operatori) Casi in cui l' della biblioteca SBPV non compare (dopo corretta configurazione del metaopac): - quando la biblioteca non ha comunicato o non possiede un indirizzo (nei cataloghi da inserire in metaopac, abbiamo riportato però in alternativa il n. di telefono) La comunicazione via non va a buon fine quando: - l'indirizzo comunicato al SBPV è errato - il nuovo indirizzo non è ancora stato comunicato al SBPV In tutti gli altri casi, le comunicazioni via sono da considerarsi inviate a tutti gli effetti. Modulo di Prestito Interbibliotecario per biblioteche SBPV 5