Prot 6961 /2015 Milano, 8 settembre 2015 RICHIESTE DI CHIARIMENTI E RELATIVE RISPOSTE AGGIORNATI ALL 8 SETTEMBRE 2015

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1 Prot 6961 /2015 Milano, 8 settembre 2015 RICHIESTE DI CHIARIMENTI E RELATIVE RISPOSTE AGGIORNATI ALL 8 SETTEMBRE 2015 DOMANDE E RISPOSTE AI CHIARIMENTI PERVENUTI 1) Siamo richiedervi i seguenti chiarimenti: a) Base d'asta di euro, si intende l'importo massimo dei diritti di agenzia per la durata di 48 mesi? b) Potreste fornirci anche una stima del Volume BT Annuo e delle Transazioni e se possibile anche suddivisi per tipologia di servizio? c) ARCA è formata da una moltitudine di Enti che potranno poi aderire all' AQ oppure c'è già una lista di enti che aderiscono? d) Metodo di pagamento: "Bonifico 60 ggdf per gli Enti del Sistema di cui all Allegato A1 sezione II"; non troviamo questa sezione, si tratta di una lista degli Enti? - La base d asta fa riferimento all importo contrattuale massimo previsto con riferimento ai servizi in gara e ai corrispettivi indicati al paragrafo 1.4 del disciplinare di gara. - Nei documenti di gara sono già stati forniti tutti i dati e le informazioni in ns. possesso. - Gli enti e le Amministrazione che potranno aderire alla convenzione sono quelli aventi sede nel territorio della Regione Lombardia di cui all art. 1, comma 455 della L. n. 296/2006, come richiamato dall art. 1, comma 3 della L.R. n. 33/2007; al momento attuale non disponiamo di una lista di coloro che intenderanno aderire. - Gli enti del sistemi a cui si fa riferimento con Allegato A1 sezione II sono gli Enti del sistema sanitario regionale che garantiscono termini di pagamento a 60 gg df. 2) Si richiede a chi intestata la garanzia/fideiussione? la garanzia/fidejussione provvisoria va intestata ad ARCA SPA. Pagina 1 di 5

2 3) per l'offerta, i diritti di agenzia si possono mettere anche più bassi o bisogna andare oltre o pari il limite minimo stabilito? nell offerta vanno formulati ribassi percentuali rispetto alla base d asta unitario di riferimento indicata nella tabella di cui al punto Punteggio economico del paragrafo 6.1. del disciplinare. 4) avrei bisogno di sapere, qualora si vincesse, qual è l'importo della fidejussione definitivo. l importo della fidejussione definitiva è pari al 10% dell importo di aggiudicazione e quindi di euro ,00. 5) 1. non potendo ricevere la suddivisione della spesa e delle transazioni per tipologia di servizio, si chiede di fornirci possibilmente almeno un dato complessivo seppur indicativo o riferito ad anni precedenti. 2. Se dovesse essere raggiunto il plafond di ,00 prima dello scadere del contratto, a causa di un incremento notevole del numero delle transazioni, come proseguirà il rapporto tra le parti e, quindi, l'agenzia di viaggi come sarà remunerata? 3. Potreste indicarci il numero delle transazioni suddivise per tipologia di fornitura, ossia per: servizio standard; servizio urgente ecc?., servizio urgente e servizio top, al fine di poter effettuare le giuste valutazioni economiche e conteggio del corrispettivo complessivo 4. Potreste indicarci se ARCA ha convenzioni dirette con compagnie aeree, ferroviarie, catene alberghiere e autonoleggi e indicarci quali? 5. Il personale ARCA quali canali utilizza per le prenotazioni dei servizi e in che misura percentuale? 6. E' possibile ricevere copia della Vostra Travel Policy? 1. Non disponiamo di dati riferiti ad anni precedenti in quanto i servizi in gara non erano stati oggetto di convenzioni in passato. Pagina 2 di 5

3 2. Nel caso di raggiungimento del plafond di euro ,00 prima dello scadere del contratto, a causa di un incremento notevole del numero delle transazioni, la convenzione si intenderà esaurita, fatto salva la possibilità di variazioni in aumento delle prestazioni contrattuali fino alla concorrenza di un quinto dell importo massimo contrattuale agli stessi patti, prezzi e condizioni dello stesso. 3. Le informazioni e i dati di cui disponiamo sono indicati nei documenti di gara. 4. ARCA non ha attualmente attiva alcuna convenzione diretta con compagnie aeree, ferroviarie, catene alberghiere e autonoleggi. 5. Il personale ARCA non utilizza attualmente soggetti terzi o intermediari per le prenotazioni dei servizi e provvede direttamente presso i soggetti erogatori dei servizi. 6. ARCA è una centrale di committenza che svolge la procedura di gara per la stipula di una convenzione che sarà utilizzata in minima parte da ARCA per le proprie esigenze, ma è rivolta soprattutto agli Enti e alle Amministrazioni della Regione Lombardia di cui all art. 1, comma 455 della L. n. 296/2006, come richiamato dall art. 1, comma 3 della L.R. n. 33/2007 e tutta la documentazione a cui fare riferimento è quella prevista negli atti di gara. Prot 6507/2015 6) con la presente siamo a chiedervi una proroga di 10 giorni della data di presentazione dell'offerta per la Gara in oggetto, al fine di poter fornire la nostra migliore risposta e di essere in linea con le vostre attese. confermiamo la data di presentazione delle offerte prevista nel bando di gara. 7) Buon giorno, stiamo preparando l'offerta economica da sottoporvi, non ci indicate nelle richieste prenotazioni treni e prenotazioni per hotel. Non sono previsti? i servizi previsti sono indicati nel Capitolato Tecnico al paragrafo 2. 8) buongiorno, nel salvare l'offerta, dopo aver immesso i valori da me indicati, il sistema mi dice che l'importo di sconto è per esempio a x per cento e quindi l'offerta potrebbe essere scorretta, poi in ogni caso mi fa andare avanti e la salva. Devo rispettare dei valori, o l'importo dei diritti di agenzia può essere messo a mio piacimento(uguale o minore al valore base d'asta)? attendo riscontro A. Il Concorrente deve immettere in Piattaforma gli sconti percentuali offerti Si (S 1, S 2, S 3, S 4, S 5, S 6, S 7, S 8 ) quale ribasso percentuale sulla base d asta unitaria di riferimento per ciascuno dei Servizi di cui al paragrafo 6.1 al punto Punteggio economico del disciplinare di gara. Pagina 3 di 5

4 9) il valore dei costi sicurezza/personale a base d'asta 138,00 può anche essere messo a 0,00? attendo riscontro Il valore dei costi legati alla sicurezza delle condizioni di lavoro non può essere 0. 10) Paragrafo3.3. del Capitolato Tecnico "In particolare, l indirizzo di posta elettronica del Call Center dovrà avere attiva la funzionalità di avviso automatico di risposta al mittente sulla ricezione di ciascuna inviata da un Amministrazione." "Durante queste fasce orarie le chiamate effettuate dalle Amministrazioni devono essere ricevute da un operatore addetto, mentre dopo tali orari deve essere attiva una segreteria telefonica che registri le chiamate che si intenderanno come ricevute alle ore 8:30 del successivo giorno lavorativo." Si prega di specificare se le richieste suddette sono da ritenersi obbligatorie relativamente alla " funzionalità di avviso automatico di risposta al mittente" e alla funzionalità della " segreteria telefonica che registri le chiamate" tali richieste sono da intendersi obbligatorie. 11) eccezioni allo Schema di contratto Nonostante ogni diversa clausola contenuta nei documenti contrattuali si conviene quanto segue: Il Fornitore é responsabile per la corretta esecuzione degli obblighi assunti verso ARCA e le Amministrazioni Contraenti in base al Contratto. Il Fornitore, nello svolgimento dei servizi, agirà quale intermediario e non sarà responsabile per l esecuzione da parte dei fornitori (vettori, hotel, compagnie di noleggio, ecc.) dei servizi prenotati presso di essi dal Fornitore, ivi inclusi loro atti o omissioni o loro obbligazioni (come, ad esempio, ritardi nei voli, overbooking, errori da parte dei vettori nella gestione delle prenotazioni e delle tariffe). La responsabilità totale del Fornitore sarà limitata, nella massima misura consentita dalla legge italiana, al totale delle fees dovute al Fornitore nel primo anno di Contratto. Nel caso in cui il Fornitore sia tenuto al risarcimento del danno prima del termine del primo anno di Contratto, la sua responsabilità sarà limitata al totale delle fee maturate fino a tale data e tale importo sarà incluso nella responsabilità totale del Fornitore per ogni pretesa successiva. Nessuna delle Parti sarà responsabile verso l altra per perdite di profitto, lucro cessante, danni all immagine o per qualsiasi perdita o danno speciale, punitivo, indiretto o consequenziale che derivino dall esecuzione del Contratto, in qualsivoglia modo causati. le eccezioni sollevate rispetto lo schema di contratto non sono accoglibili e si conferma il testo dello schema di contratto pubblicato quale documentazione di gara. Pagina 4 di 5

5 12) Indicazione circa il business mix da considerare rispetto al totale traffico indicato (p.es: Air 60%, 20% Hotel, 10% Car, 10% Rail) Risposta : nei documenti di gara sono già stati forniti tutti i dati e le informazioni in ns. possesso. 13) Indicazione circa la divisione delle varie tipologie di transazioni (p.es: 70% standard, 20%Urgenti, 10% Emergenza) Nei documenti di gara sono già stati forniti tutti i dati e le informazioni in ns. possesso. 14) - In merito all Allegato1 Dichiarazione di Ammissione precisamente al punto 7 b) e c), chiediamo se il documento deve essere reso soltanto per il procuratore che sottoscrive gli atti di gara o bisogna far riferimento anche a tutti gli altri procuratori speciali. il documento deve essere reso anche agli eventuali procuratori che sottoscrivono la dichiarazione e/o l offerta tecnica e/o l offerta economica e/o ulteriore documentazione d offerta. 15) E' obbligatorio assistere e/o presenziare all'apertura delle buste? non è obbligatorio assistere e/o presenziare all apertura delle buste 16) volevo cortesemente sapere in che cosa consiste il parametro a base d'asta di euro 138,00.cosa prevede? l importo di euro 138,00 indicato in piattaforma è solamente la somma dei singoli prezzi unitari posti a base d asta. ARCA Azienda Regionale Centrale Acquisti S.p.A. Il Direttore Generale Ing. Luciano Zanelli Documento informatico firmato digitalmente ai sensi del testo unico D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n.82 e norme collegate. Pagina 5 di 5