AREA PROVVEDITORATO SETTORE

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1 AREA PROVVEDITORATO SETTORE SERVIZI GENERALI ED UFFICIALE ROGANTE SETTORE APPROVVIGIONAMENTI BENI E SERVIZI SANITARI SETTORE APPROVVIGIONAMENTI BENI E SERVIZI NON SANITARI Ufficio 4.1.N - Ufficio Ufficio 4.2.N - Ufficio Ufficio 4.3.N - Ufficio 1

2 AREA PROVVEDITORATO SETTORE (1) SETTORE SERVIZI GENERALI ED UFFICIALE ROGANTE Ufficio di Segreteria e protocollo Ufficio dell Ufficiale Rogante e Gestione Contratti 2

3 AREA PROVVEDITORATO SETTORE (2) SETTORE APPROVVIGIONAMENTI BENI E SERVIZI SANITARI Ufficio Prodotti farmaceutici e settore diagnostici Ufficio Gestione budget e Ordinativi di acquisto Ufficio Gare per forniture di Materiale Sanitario, Servizi e attrezzature sanitarie e non mediante mercato elettronico 3

4 AREA PROVVEDITORATO SETTORE (3) SETTORE APPROVVIGIONAMENTI BENI E SERVIZI NON SANITARI Ufficio Prodotti non sanitari e beni di investimento sanitario e non sanitario Ufficio Gare Prodotti sanitari Ufficio Economato 4

5 ORGANICO Area Provveditorato Responsabile dell Area Aldo Albano Settore Servizi Generali ed Ufficiale Rogante Ufficio di Segreteria e protocollo La Fata Luigi - Responsabile Cona Fabio Fiore Giuseppe Oliva Alessandro Parrino Carmelo D Asta Francesco Ufficio dell Ufficiale Rogante e gestione Contratti Cincotti Giovanni - Responsabile Settore Approvvigionamenti Beni e Servizi Sanitari Barbato Maria Daniela Ufficio Prodotti Farmaceutici e Settore Diagnostici Chinnici Caterina - Responsabile Aiello Consolato Diego Sciacca Elena Vallone Marcella Ufficio gestione budget e ordinativi di acquisto Sblandi Carmela - Responsabile Gorgone Antonella Messina Giovanna Ufficio gare per forniture di Materiale Sanitario, Servizi e Attrezzature Sanitarie e non mediante mercato elettronico. La Fata Luigi - Responsabile Paonita Antonino Settore Approvvigionamenti Beni e Servizi non Sanitari Ufficio Prodotti non sanitari e beni di investimento Sanitario non sanitario Aldo Albano - Responsabile Tuttoilmondo Angela Ufficio Gare Prodotti non sanitari Bongiovanni Stefania - Responsabile Ufficio Economato Lauricelli Rosaria - Responsabile Di Martino Michele Fazio Giovanna Garofalo Angela PROFILO PROFESSIONALE Dirigente Amministrativo Assistente Amministrativo Coadiutore Amministrativo Assistente Amministrativo Assistente Amministrativo Coadiutore amministrativo Dirigente Amministrativo Assistente Tecnico Elab. Dati Coadiutore Amministrativo Coadiutore Amministrativo Assistente Amministrativo Assistente Amministrativo Dirigente Amministrativo Assistente Amministrativo Coadiutore Amministrativo Coadiutore Amministrativo Coadiutore Amministrativo 5

6 AREA PROVVEDITORATO DECLARATORIA DELLE FUNZIONI SETTORE/UFFICI Settore Servizi Generali ed Ufficiale Rogante Ufficio di Segreteria e Protocollo - Archiviazione degli atti di gara e gestione delle richieste di accesso finalizzato alla loro consultazione; - Tenuta del Registro dei Repertori; - Consegna all Ufficio posta di tutta la corrispondenza in uscita; - Ricezione dei plichi presentati dalla ditte partecipanti alle gare d appalto e loro protocollazione; - Consegna e ritiro delle pratiche alla firma del Direttore Generale; - Tenuta del registro di protocollo; - Presa in carico della posta in entrata e trasmissione della posta diretta al Responsabile di Area e ai Settori competenti; - Notifica degli atti dispositivi di competenza del Responsabile di Area; - Presa in carico della corrispondenza a firma del Responsabile di Area e trasmissione ai destinatari; - Scansione e archiviazione informatizzata di tutti i documenti che transitano c/o l ufficio segreteria, sia in entrata che in uscita; - Invio informatizzato delle note in uscita a firma del Responsabile dell Area; - Ricezione e smistamento informatizzato della posta in entrata ai vari Uffici dell Area. - tenuta dell Albo dell Area per la pubblicizzazione degli atti amministrativi prodotti dall Area e dall Azienda su proposta dell Area; - Ricezione e tenuta campionature gare d appalto Ufficio dell Ufficiale Rogante e Gestione Contratti - Partecipazione e gestione delle sedute di Gara di appalto; - Esame dei requisiti delle ditte in sede di gara; - Accordi preventivi con le ditte per la stesura dei contratti; - Redazione, firma e registrazione dei contratti; - Tenuta del Registro dei Repertori; - Tenuta dei Contratti; - Rapporti con l Ufficio Registro. 6

7 Settore Approvvigionamenti Beni e Servizi Sanitari Ufficio Prodotti Farmaceutici e Settore Diagnostici - Acquisizione del fabbisogno inviato dall Unità Operativa di Farmacia in relazione all acquisto dei seguenti i beni per tutta l Azienda: 1) Prodotti farmaceutici e galenici; 2) Emoderivati; 3) Soluzioni Infusionali; 4) Prodotti nutrizione enterale. - Attivazione delle procedure per l acquisizione di beni in ambito consorziato a livello regionale e di bacino per la Sicilia; - Istruttoria degli atti per l indizione delle gare di appalto per forniture di beni di importo superiore e inferiore alla soglia comunitaria (procedure aperte, ristrette e negoziate) quando non sono attivare procedure consorziate a livello regionale o di bacino; - Predisposizione dei Capitolati speciali d appalto e di tutta la documentazione necessaria prevista dal Codice dei Contratti Pubblici; - Predisposizione degli avvisi dei Bandi di Gara all Albo Pretorio, Sito Policlinico; - Predisposizione degli avvisi relativi alle gare d appalto aggiudicate nei modi e nei tempi previsti dal Codice dei Contratti pubblici; - Richiesta del Codice Identificativo di Gara (C.I.G.) all Autorità Nazionale Anticorruzione; - Predisposizione delle aggiudicazioni provvisorie previa richiesta della documentazione di rito prevista dal Capitolato speciale d appalto; - Accertamento dei requisiti previsti in materia di antimafia; - Controllo della documentazione trasmessa dalla ditta aggiudicataria; - Predisposizione delle aggiudicazioni definitive e dei relativi atti deliberativi; - Comunicazione alla Ditta seconda nella graduatoria della gara; - Svincolo delle cauzioni provvisorie alle Ditte non aggiudicatarie; - Accertamento e controllo del deposito cauzionale definitivo; - Richiesta di eventuali proroghe relative all acquisizione di beni; - Predisposizione e trasmissione dei moduli Gap alla Prefettura. - Gestione delle variazioni della denominazione e/o denominazione sociale della ditta aggiudicataria o per fusione, o per cessione di ramo d azienda ecc.; - Gestione informatizzata delle procedure relative alla fornitura di tutti gli articoli appaltati con gara, con registrazione degli estremi dei contratti di fornitura delle ditte aggiudicatarie; - Gestione procedura informatica per cambio denominazione e/o ragione sociale dei fornitori (variazione della denominazione sociale della ditta aggiudicataria o per fusione o per cessazione di ramo d azienda), o per modifiche delle categorie e delle classi; 7

8 - Gestione delle liquidazioni delle fatture e relativa predisposizione delle Determinazioni di liquidazione. - Predisposizione delle Deliberazioni di incremento delle quantità Ufficio Gestione Budget e Ordinativi di Acquisto - Richiesta apertura del Budget sulla base del fabbisogno per i diversi centri di costo; - Gestione delle variazioni della denominazione e/o denominazione sociale della ditta aggiudicataria o per fusione, o per cessione di ramo d azienda ecc.; - Gestione dell anagrafica articoli con identificazione dei relativi centri di costo di tutti i prodotti richiesti dalle varie Unità Operative dell Azienda; - Gestione informatizzata delle procedure relative alla fornitura di tutti gli articoli appaltati con gara, con registrazione degli estremi dei contratti di fornitura delle ditte aggiudicatarie; - Gestione procedura informatica per cambio denominazione e/o ragione sociale dei fornitori (variazione della denominazione sociale della ditta aggiudicataria o per fusione o per cessazione di ramo d azienda), o per modifiche delle categorie e delle classi; - Gestione delle liquidazioni delle fatture; - Gestione degli ordini di acquisto con l imputazione per centri di costo; - Comunicazione alle UU.OO. dell avvenuta emissione di ordinativi di acquisto; - Riscontro di legittimità delle fatture con quadrature degli ordinativi e delle bolle di consegna e la predisposizione della relativa determina di liquidazione; - Predisposizione atti deliberativi riguardanti proroghe di contratti, cessioni di aziende, cambio ragione sociale del fornitore, dei Raggruppamenti Temporanei d Impresa; - Gestione flusso dispositivi medici per la rilevazione delle movimentazioni dei beni sanitari e non e il monitoraggio dei servizi appaltati (art. 79 L. 133/2008); - Raccolta ed elaborazione dei dati e predisposizione delle tabelle relative alle gare d appalto per l acquisizione di apparecchiature e global service, richieste dall Assessorato della Salute della Regione Siciliana Dipartimento Regionale della Pianificazione Strategica; - Elaborazione delle schede relative agli Adempimenti acquisto di beni e servizi sul sito del Ministero del Tesoro; - Elaborazione dei dati relativi al monitoraggio annuale degli acquisti in economia richiesti dall Assessorato della Salute Dipartimento Regionale della Pianificazione Strategica Servizio 3 Gestione investimenti ; - Rendicontazione finale degli ordinativi emessi e trasmissione delle comunicazioni alle diverse UU.OO. relative all acquisizione del materiale appaltato con gara Ufficio Gare per Forniture di Materiale Sanitario, Servizi e Attrezzature Sanitarie e non mediante mercato elettronico - Predisposizione e gestione di procedure mediante mercato elettronico; - Aggiudicazione su procedura MEPA; 8

9 - Predisposizione delle aggiudicazioni provvisorie previa richiesta della documentazione di rito prevista; - Accertamento dei requisiti previsti in materia di antimafia; - Controllo della documentazione trasmessa dalla ditta aggiudicataria; - Predisposizione delle aggiudicazioni definitive e dei relativi atti deliberativi; - Richiesta di verifica c/o Agenzia delle Entrate, Tribunale, Casellario Giudiziario etc. della veridicità delle dichiarazioni presentate dalla Ditta in sede di gara; - Codifica del bene aggiudicato e predisposizione del contratto; - Istruttoria per la composizione delle Commissioni tecniche di gara; - Verbalizzazione sedute della Commissione per la valutazione Tecnica dei beni da acquisire mediante gare a procedura aperta, negoziata e acquisti MEPA; - Predisposizione di atti Deliberativi e Determine riguardanti gli acquisti di beni e servizi; Settore Approvvigionamenti Beni e Servizi non Sanitari Ufficio Prodotti non sanitari e beni di investimento Sanitario e non sanitario - Gestione degli acquisti dei prodotti/servizi non in gara individuando, in relazione dell importo, la tipologia di acquisto o con acquisti diretti o con predisposizione di procedure mediante mercato elettronico - Verifica del fabbisogno in collaborazione con l ufficio Economato e con le Unità Operative predisposizione del piano annuale relativo all acquisto dei seguenti i beni per tutta l Azienda: 1) Materiale di guardaroba; 2) Materiale di pulizia e convivenza; 3) Supporti Informatici; 4) Cancelleria; 5) Materiale di consumo per macchine di ufficio; 6) Generi alimentari; 7) Macchine da ufficio; 8) Arredi; 9) Automezzi; 10) Attrezzature; 11) Apparecchiature; 12) Services; 13) Prodotti Sanitari oltre soglia comunitaria; - Studio e analisi di mercato; - Attivazione delle procedure per l acquisizione di beni in ambito consorziato a livello regionale e di bacino per la Sicilia; 9

10 - Istruttoria degli atti per l indizione delle gare di appalto per forniture di beni di importo superiore e inferiore alla soglia comunitaria (procedure aperte, ristrette e negoziate) quando non sono attivare procedure consorziate a livello regionale o di bacino; - Predisposizione degli atti deliberativi autorizzativi delle procedure ad evidenza pubblica; - Predisposizione dei Capitolati speciali d appalto e di tutta la documentazione necessaria prevista dal Codice dei Contratti Pubblici; - Predisposizione degli avvisi dei Bandi di Gara alla GUUE, GURI, GURS, Albo Pretorio, Ministero delle Infrastrutture, Quotidiani, Sito Policlinico, ecc.; - Predisposizione degli avvisi relativi alle gare d appalto aggiudicate nei modi e nei tempi previsti dal Codice dei Contratti pubblici; - Richiesta del Codice Identificativo di Gara (C.I.G.) all Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici; - Richiesta nei casi previsti del Codice Unico di Progetto di investimento pubblico (C.U.P.) al Comitato Interministeriale per la Programmazione Economica (C.I.P.E.) del Ministero dell Economia e delle Finanze; - Predisposizione delle aggiudicazioni provvisorie previa richiesta della documentazione di rito prevista dal Capitolato speciale d appalto; - Accertamento dei requisiti previsti in materia di antimafia; - Controllo della documentazione trasmessa dalla ditta aggiudicataria; - Predisposizione delle aggiudicazioni definitive e dei relativi atti deliberativi; - Comunicazione alla Ditta seconda arrivata della graduatoria della gara; - Svincolo delle cauzioni provvisorie alle Ditte non aggiudicatarie; - Accertamento e controllo del deposito cauzionale definitivo; - Richiesta di eventuali proroghe relative all acquisizione di beni; - Predisposizione e trasmissione dei moduli Gap alla Prefettura Ufficio Gare Prodotti Sanitari - Studio e analisi di mercato; - Attivazione di procedure negoziate e in privativa industriale per l acquisizione di beni; - Istruttoria degli atti per l indizione delle gare di appalto per forniture di beni di importo inferiore alla soglia comunitaria (ristrette e negoziate previa pubblicazione di un bando o senza previa pubblicazione di un bando) quando non sono attivate procedure consorziate a livello regionale o di bacino; - Predisposizione degli atti deliberativi autorizzativi delle procedure di gara; - Predisposizione dei Capitolati speciali d appalto e di tutta la documentazione necessaria prevista dal Codice dei Contratti Pubblici; - Predisposizione degli avvisi dei Bandi di Gara sul Sito Policlinico; - Richiesta del Codice Identificativo di Gara (Smart-C.I.G./C.I.G.) all Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici; 10

11 - Predisposizione delle aggiudicazioni provvisorie previa richiesta della documentazione di rito prevista dal Capitolato speciale d appalto; - Accertamento dei requisiti previsti in materia di antimafia; - Controllo della documentazione trasmessa dalla ditta aggiudicataria; - Predisposizione delle aggiudicazioni definitive e dei relativi atti deliberativi; - Comunicazione alla Ditta seconda arrivata della graduatoria della gara; - Richiesta di eventuali proroghe relative all acquisizione di beni; - Trasmissione degli atti deliberativi relativi all aggiudicazione - Trasmissione delle comunicazioni alle varie Unità Operative relative all acquisizione del materiale appaltato in gara. - Predisposizione atti finalizzati a reperire disponibilità di adesione ai prezzi di gara (espletata da altra Azienda Sanitaria) dalle Ditte aggiudicatarie; - Predisposizione degli elenchi dei beni aggiudicati in gara (espletata da altra Azienda Sanitaria) ai cui prezzi si intende aderire, completi di codici CIG, descrizione, prezzi e fabbisogno annuo presunto; - Predisposizione degli atti deliberativi conclusivi e comunicazione alle ditte dell avvio della procedura di acquisto in adesione ai prezzi di gara (espletata da altra Azienda Sanitaria); - Comunicazione all ufficio competente dei codici articoli per consentirne l inserimento in anagrafica Ufficio Economato - Gestione coordinamento dei fondi economali con rendicontazione trimestrale ai Revisori dei Conti; - Tenuta, consegna e rendicontazione dei buoni pasto; - Gestione degli acquisti dei prodotti/servizi non in gara individuando, in relazione dell importo, la tipologia di acquisto o con acquisti diretti o con predisposizione di procedure mediante mercato elettronico; - Analisi delle tipologie di acquisto effettuate perchè i prodotti/servizi acquistati con più frequenza, vengano inseriti nella programmazione della gare; - Adesione mediante convenzioni Consip di beni e servizi; - Emissione degli ordinativi d acquisto mediante il software di contabilità in uso (SCI) nonché ordinativi di fornitura alle ditte aggiudicatarie secondo le procedure previste dalla Consip e/o Mercato Elettronico; - Verifica degli esatti adempimenti previsti dalle Convenzioni o MEPA; - Contestazione delle penalità in caso di inadempienze delle ditte con conseguente comunicazione alla Consip; - Carico e scarico dei beni e servizi forniti con assegnazione ai centri di costo e ribaltamenti dei costi; - Riscontro delle fatture di acquisto per la pagabilità; - Gestione magazzino economale; - Predisposizione di atti Deliberativi e Determine riguardanti gli acquisti di beni e servizi o proroghe di contratti; 11

12 - Gestione servizio di automezzi ad uso esterno e interno; - Controllo e ispezione sui servizi economali appaltati; - Emissione degli ordinativi per i servizi effettuati in appalto; - Segnalazione delle inadempienze e delle scadenze contrattuali; - Ripartizione dei costi dei servizi economali ai centri di costo; - Acquisti di beni e servizi secondo le modalità e i limiti del regolamento. 12