Ogni punto vendita a fine giornata lavorativa (o a fine turno) deve eseguire le reportistiche. Le reportistiche hanno l obiettivo di:

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1 Ogni punto vendita a fine giornata lavorativa (o a fine turno) deve eseguire le reportistiche. Le reportistiche hanno l obiettivo di: Migliorare il controllo interno Assegnare responsabilità agli operatori del punto vendita Avere un controllo sistematico e guidato del lavoro Risparmiare tempo nelle quadrature e riconciliazioni Comunicare con facilità con TicketOne su eventuali discordanze Gli annulli ordini rimangono la chiave di volta per quadrare la cassa a fine giornata. Ricordiamo le regole di base degli annulli: L annullo dei biglietti deve essere eseguito entro la giornata di emissione del sigillo fiscale. Di seguito schema dell utilizzo dei report: Report Chi l'utilizza Quando Descrizione obiettivo R1 operatore e amministrazione quotidiano quadratura di cassa sintetico e firme R2 operatore a necessita quadratura di cassa analitico R3 operatore ogni giovedì sera riepilogo cassa R5 operatore e amministrazione ogni venerdì versamento a TicketOne Per accedere ai report, cliccare nel menù Reportistica e di seguito scegliere la Categoria : e di seguito scegliere il formato: poi cliccare su Emissioni Sigilli: Si consiglia di utilizzare questi report solo in casi di incomprensione delle reportistiche amministrative Nuovi report amministrativi - SuperFufo TicketOne Pagina 1 di 8

2 Per Vendite > Report Amministrativi R1 Report di cassa sintetico L R1 è un report esaustivo per i controlli e le quadrature di cassa di fine giornata (o turno). Questo report sintetico, in poche righe, fa vedere esattamente cosa si è venduto, eventuali annulli, ed eventuali situazioni pendenti. L utilizzo deve essere quotidiano. Di seguito la procedura da seguire ogni giorno a fine lavoro: 1. impostare la data di inizio e fine report per la giornata di riferimento 2. impostare l orario corretto (importante!) il sistema in automatico dà come orario di inizio le 00:00 e come orario di fine l attuale orario in cui si svolge il report. Ad esempio nel report sottostante risulta l orario delle Da verificare sempre se ci sono delle situazioni di annullo aperte. Ad esempio nel report sottostante abbiamo il primo ordine con richiesta di annullo aperta per 120,00 4. Come si può notare dal report il saldo cassa sarà diverso dal totale venduto in quanto: Si è lavorato a sistema per 605,10 = totale venduto C è una richiesta di annullo per 77,00 = totali annulli l annullo rimane sospeso fino all evasione della richiesta Saldo in cassa 528,10 = saldo cassa importo riconciliato Nuovi report amministrativi - SuperFufo TicketOne Pagina 2 di 8

3 5. Biglietti venduti: numero dei biglietti emessi (n. 16), di cui 2 annullati. Quindi l operatore dovrà avere 14 tagliandini bianchi e 2 biglietti annullati. 6. Saldo richieste pendenti: richieste di annulli eseguite nel periodo (settimana contabile corrente) non evase, quindi differenza tra venduto e incassato. 7. Saldo richieste rifiutate: la norma prevede di rifiutare e quindi non stornare l importo al PV, per le richieste di annulli fuori tempo (es: ad evento già avvenuto, annullo richiesto dopo la giornata di emissione del sigillo) 8. Il report è da stampare e da firmare sia dall operatore che dal responsabile nello spazio predisposto sotto il report. Il responsabile deve verificare gli importi e fare la presa di cassa 9. Se l operatore trova differenze contabili con ciò che ha incassato nella giornata DEVE effettuare i dovuti controlli* e se non risolve la situazione segnalare IMMEDIATAMENTE la discrepanza a TicketOne tramite una richiesta di supporto REPORTING REPORT CHIUSURE DI CASSA E OPERATORE. * dovuti controlli: verifica con i tagliandini bianchi con report R2 IMPORTANTE: si ricorda che gli annulli devono essere eseguite in giornata! Nuovi report amministrativi - SuperFufo TicketOne Pagina 3 di 8

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5 Da evidenziare che il report R1 divide gli ordini della giornata in: 1. Ordini di vendita del periodo (vendite e annulli richieste nella giornata es. 06/06/2006) 2. Richieste di rimborso/annullo del periodo (annulli richiesti per periodo precedenti es. evento annullato o posticipato) Nuovi report amministrativi - SuperFufo TicketOne Pagina 5 di 8

6 R2 Report di cassa operatore L utilizzo del report R2 è consigliato nel caso in cui l R1 non sia risultato sufficientemente chiaro e quindi si necessita di qualche informazioni più dettagliata sugli ordini. Di seguito dettaglio di un R2: 1. A sinistra del report si visualizzano le vendite con il dettaglio di ogni singolo ordine: nome evento, fila, posto, settore, prezzo 2. A destra del report si visualizzano eventuale richieste di annullo: aperte o chiuse. Aperta: si esegue l annullo ma non è ancora stato stornato contabilmente l importo Chiuso: annullo evaso e stornato contabilmente. Nel report si visualizza lo stato chiuso, l importo, la data di chiusura dell annullo e l orario. Di seguito il dettaglio dell ultima parte del report con la visualizzazione totale vendite, saldo cassa. Nuovi report amministrativi - SuperFufo TicketOne Pagina 6 di 8

7 R3 - Riepilogo incassi Punto Vendita (per giorno/operatore) Con il report R3 il responsabile ha una situazione globale di cosa è stato venduto e annullato per ogni giorno da ogni operatore. Il Report R3 può essere impostato per più giorni della settimana contabile (da venerdì a giovedì) Si consiglia di utilizzare l R3 ogni giovedì (fine giornata) a conclusione della settimana contabile per avere la visione globale dell importo da versare a TicketOne. Se sono stati gestiti correttamente tutti i report R1 della settimana contabile, la procedura del report R3 vi consente di avere immediatamente e automaticamente la visione totale e corretta della settimana. Nuovi report amministrativi - SuperFufo TicketOne Pagina 7 di 8

8 R5 Report di vendita: (Borderò) L R5 è il documento amministrativo che conclude la settimana contabile e su cui si basano i conteggi per i versamenti a TicketOne. Tale report di vendita deve essere visionato obbligatoriamente da chi effettua il versamento ogni venerdì (es. segreteria, amministrazione). Di seguito la visualizzazione dell ultima pagina di un R5. Fatture Sempre dal Menu > scegliere Report > Nel nome report scrivere fatture e cliccare sul bottone cerca. Stampare la fattura, inserire numero fattura e data di emissione, timbrare la fattura. La fattura deve essere inviata ogni mese a TicketOne: - come allegato , all indirizzo fatturepuntivendita@ticketone.it (in questo caso la fattura deve essere scannerizzata dopo la compilazione e inviata come allegato elettronico); - oppure per posta, all indirizzo TicketOne SpA, Viale Achille Papa 22, Milano. Il pagamento delle fatture avverrà tramite bonifico bancario sul conto corrente del punto vendita, a trenta giorni dalla data di ricezione. L indirizzo fatturepuntivendita@ticketone.it è riservato al solo invio delle fatture. Qualsiasi richiesta o comunicazione di altro tipo inviata a tale indirizzo non verrà presa in considerazione. Nuovi report amministrativi - SuperFufo TicketOne Pagina 8 di 8