Archivio Centrale dello Stato e Archivi di Stato

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1 Archivio Centrale dello Stato e Archivi di Stato

2 L AMMINISTRAZIONE ARCHIVISTICA DIREZIONE GENERALE PER GLI ARCHIVI ROMA REGIONI CAPOLUOGHI PROVINCIA ALTRE CITTÀ ISTITUTO CENTRALE PER GLI ARCHIVI ARCHIVIO CENTRALE DELLO STATO (Gode di autonomia -Dipende direttamente dalla Direzione generale per gli archivi. Conserva gli archivi storici degli organi centrali dello Stato, con diverse eccezioni; sorveglia sugli archivi correnti degli organi centrali dello Stato) SOPRINTENDENZE ARCHIVISTICHE (Sono 14 -Vigilano sugli archivi degli enti pubblici e sugli archivi privati d interesse storico) ARCHIVI DI STATO (Sono circa 101 -Conservano archivi statali e non; sorvegliano archivi statali correnti) SEZIONI DI ARCHIVI DI STATO (Dipendono dall Archivio di Stato competente per territorio). Lezione 5 - Archivistica 2017/ /11/2017 2

3 L ARCHIVIO CENTRALE DELLO STATO 3

4 L ARCHIVIO CENTRALE DELLO STATO. CENNI STORICI Dopo l Unità l ordinamento dei ministeri in vigore nel Regno di Sardegna (approvato nel 1853) fu esteso al Regno d Italia. Continuità amministrativa tra dicasteri sabaudi, la cui documentazione è conservata all Archivio di Stato di Torino, e dicasteri italiani. Nel 1871 si stabilisce che il neonato Archivio di Stato di Roma debba conservare, oltre agli archivi degli organi periferici dello Stato italiano presenti nella provincia di Roma e gli archivi dell ex Stato pontificio, anche gli originali delle leggi e dei decreti, lo stato civile di Casa Savoia e la Consulta araldica. È il primo nucleo dell Archivio del Regno. Con il regolamento del 1875 (vedere lezione 5) viene istituito l Archivio del Regno, con sede a Roma, destinato a conservare la documentazione prodotta dagli organi centrali dello Stato. La sede e la gestione dei documenti sono inizialmente in comune con l Archivio di Stato di Roma, di cui L Archivio del Regno diviene di fatto una sezione. Nel 1953 la denominazione muta in Archivio Centrale dello Stato (Legge 13 aprile 1953, n. 340). L Archivio diviene assolutamente autonomo rispetto all Archivio di Stato di Roma e la direzione affidata a un dirigente di grado superiore. Il trasferimento nell attuale sede, nel quartiere EUR, avviene nel Attualmente conserva più di 100 km lineari. 4

5 COSA CONSERVA L ACS? L Archivio Centrale dello Stato conserva la documentazione prodotta dagli organi centrali dello Stato, salvo alcune eccezioni, nel caso di soggetti dotati per legge di un proprio archivio storico. Esempi di documenti e archivi conservati: LEGGI DELLO STATO INCHIESTE PARLAMENTARI SENATO(Solo alcuni atti particolari) CONSIGLIO DI STATO REAL CASA PRES. DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI MINISTERI(Con alcune eccezioni) CORTE DI CASSAZIONE DI ROMA CORTE SUPREMA DI CASSAZIONE ALTA CORTE PER LA SICILIA TRIBUNALI MILITARI DI GUERRA COMMISSIONI PARTICOLARI AMMINISTRAZIONE FIDUCIARIA DELLA SOMALIA ARCHIVI FASCISTI COMITATO CENTRALE DI LIBERAZIONE NAZIONALE ARCHIVI DI FAMIGLIE E PERSONE ARCHIVI DIVERSI E RACCOLTE ARCHIVI FOTOGRAFICI, IN COPIA EMICROFILM TRIBUNALE SUPREMO MILITARI 5

6 ECCEZIONI AL VERSAMENTO ALL ACS L Archivio Centrale dello Stato può conservare anche documentazione prodotta da privati (acquisto, dono, etc.). Alcuni organi centrali dello Stato, al contrario, non versano all Archivio Centrale dello Stato, ma sono dotati di un proprio archivio storico: ARCHIVIO STORICO DELLA PRESIDENZA DELLA REPUBBLICA (Legge 13 novembre 1997, n. 395) ARCHIVI STORICI DELLA CAMERA E DEL SENATO(Legge 3 febbraio 1971, n. 147) ARCHIVIO STORICO DELLA CORTE COSTITUZIONALE (Decreto Legge n. 490/1999 art. 31) ARCHIVI STORICO DIPLOMATICO DEL MINISTERO DEGLI AFFARI ESTERI (RegioDecreto2gennaio1902,n.2) UFFICI STORICI DEL MINISTERO DELLA DIFESA(Conservano documentazione di carattere militare e operativa degli stati maggiori di esercito, aeronautica, marina e del comando generale dell arma dei carabinieri) 6

7 GLI ARCHIVI DI STATO Gli Archivi di Stato sono presenti in ogni capoluogo di provincia + Sezioni di Archivi di Stato in città importanti dal punto di vista storico/amministrativo. Conservano, per legge, la documentazione prodotta da: ORGANI CENTRALI E PERIFERICI DEGLI STATI PREUNITARI UFFICI PERIFERICI DELLO STATO ITALIANO ENTI PUBBLICI SOPPRESSI CORPORAZIONI RELIGIOSE SOPPRESSE ARCHIVI DEI NOTAI UFFICI DI LEVA E DISTRETTI MILITARI Possono inoltre conservare per deposito o comodato, acquisto, dono, anche archivi prodotti da: ENTI PUBBLICI(Comuni, ospedali, università, etc.) PRIVATI(Persone, imprese, partiti politici, sindacati, etc.) 7

8 Scarto e versamento

9 I TERMINI DI VERSAMENTO Nel definire gli archivi come luoghi deputati alla conservazione della documentazione, il Codice dei beni culturali e del paesaggio cita in maniera esplicita solo gli istituti destinati a conservare la documentazione statale: Archivio Centrale dello Stato e Archivi di Stato. L Archivio Centrale dello Stato e gli Archivi di Stato ricevono la documentazione dagli uffici dell amministrazione statale in tempi diversi, a seconda della tipologia documentaria e della natura del soggetto produttore, attraverso un operazione chiamata VERSAMENTO. Il comma 1 dell art. 41 del Codice (Obblighi di versamento agli Archivi di Stato dei documenti conservati dalle amministrazioni statali) prevede che: «Gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano all archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre trent anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione. Le liste di leva e di estrazione sono versate settant anni dopo l anno di nascita della classe cui si riferiscono. Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l esercizio professionale anteriormente all ultimo centennio». 9

10 VERSAMENTO ANTICIPATO Ilcomma2eilcomma4dellostessoart.41delCodiceparlanodialcune eccezioni ai termini di versamento indicati nel comma 1: «2. Il soprintendente all archivio centrale dello Stato e i direttori degli archivi di Stato possono accettare versamenti di documenti più recenti, quando vi sia pericolo di dispersione o di danneggiamento, ovvero siano stati definiti appositi accordi con i responsabili delle amministrazioni versanti. (comma così modificato dall'art.2deld.lgs.n.62del2008)». «4. Gli archivi degli uffici statali soppressi e degli enti pubblici estinti sono versati all archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato, a meno che non se ne renda necessario il trasferimento, in tutto o in parte, ad altri enti». La prima ipotesi si verifica spesso, soprattutto per la documentazione giudiziaria, creando non pochi problemi in relazione alla possibilità per gli utenti di consultare gli atti(ne parleremo nella lezione dedicata alla consultabilità). 10

11 DEPOSITOECOMODATO Non tutti gli archivi conservati dall ACS e dagli AASS vengono versati per legge: archivi privati acquistati, in comodato o donati; archivi di enti pubblici in deposito (parleremo nella lezione dedicata agli archivi pubblici del deposito coattivo). Il comma 1 dell art. 44 del Codice (Comodato e deposito di beni culturali) prevede che: «I direttori degli archivi e degli istituti che abbiano in amministrazione o in deposito raccolte o collezioni artistiche, archeologiche, bibliografiche e scientifiche possono ricevere in comodato da privati proprietari, previo assenso del competente organo ministeriale, beni culturali mobili al fine di consentirne la fruizione da parte della collettività, qualora si tratti di beni di particolare pregio o che rappresentino significative integrazioni delle collezioni pubbliche e purché la loro custodia presso i pubblici istituti non risulti particolarmente onerosa. (comma così modificato dall art. 2 del d.lgs. n. 156 del2006)». Ilcomodatononpuòessereinferiore ai5anniesirinnovatacitamente. Il comma 5 dell art. 44 del Codice (Comodato e deposito di beni culturali) prevede che: «I direttori possono ricevere altresì in deposito, previo assenso del competente organo ministeriale, beni culturali appartenenti ad enti pubblici [ ]. (comma così modificato dall'art.2deld.lgs.n.62del2008)». 11

12 QUANDO ARRIVA COSA? Ricapitolando, i diversi archivi giungono all ACS o agli AASS secondo la seguente tempistica: ARCHIVI UFFICI STATALI(30 anni dall esaurimento della pratica). LISTEDILEVA(70anniafardatadall annodinascitadellaclasseacuisiriferiscono) ARCHIVI DEI NOTAI (100 anni dalla cessazione dell attività del notai. In questo lasso di tempo sono conservati dagli Archivi Notarili Distrettuali, di cui parleremo nella lezione specifica) ARCHIVI DI UFFICI O ENTI SOPPRESSI(non sono previsti tempi) ARCHIVI PRIVATI ACQUISTATI, DONATI O IN COMODATO (non sono previsti tempi) ARCHIVI DI ENTI PUBBLICI IN DEPOSITO(non sono previsti tempi) 12

13 LA SORVEGLIANZA SUGLI ARCHIVI STATALI Prima di essere versati all ACS o negli AASS gli archivi statali subiscono un operazione di scarto, come previsto dal comma 3 dell art. 41 del Codice (Obblighi di versamento agli Archivi di Stato dei documenti conservati dalle amministrazioni statali) prevede che: «Nessun versamento può essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto. Le spese per il versamento sono a carico delle amministrazioni versanti». Le procedure per lo scarto sono fissate nella normativa in materia di documentazione amministrativa (se ne parlerà nella lezione dedicata alla formazione e gestione degli archivi correnti) e in un apposito Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato (Decreto del Presidente della Repubblica 8 gennaio 2001, n. 37). Il Regolamento del 2001 definisce la composizione e le funzioni delle Commissioni di sorveglianza, che si occupano anche dello scarto, ma più in generale della sorveglianza sugli archivi correnti e di deposito degli uffici statali e sulla tenuta dei relativi strumenti di corredo. 13

14 LE COMMISSIONI DI SORVEGLIANZA Le procedure per lo scarto e la composizione delle apposite commissioni, sia presso gli organi centrali sia presso gli uffici periferici, vengono già previste nella normativa di inizio 900. Le Commissioni di sorveglianza vengono istituite ufficialmente con il Dpr del 1963: - Sono presenti sia presso gli organi centrali sia presso gli uffici periferici che esercitano le proprie funzioni in circoscrizioni provinciali o interprovinciali (se la circoscrizione è inferiore al territorio provinciale sono istituite solo in caso di necessità). - Lo scarto avviene prima del versamento, solo in casi eccezionali quando la documentazione è già passata all Archivio di Stato. - Sono composte da direttore ACS o AS (o da un suo delegato), dal capo dell ufficio versante e dall addetto alla tenuta dell archivio. -Dal 1975, in seguito al passaggio dell Amministrazione Archivistica al Ministero dei Beni Culturali e Ambientali, figura anche un rappresentante del Ministero dell Interno. 14

15 LEPROCEDUREDISCARTO A livello periferico le Commissioni si occupano dunque di vigilare sugli archi correnti, di proporre lo scarto e di curare il versamento negli AASS. A livello di organi centrali anche di elaborare e aggiornare i piani di selezione. Lo scarto e il successivo versamento sono le attività cruciali delle Commissioni: la proposta di scarto, formulata dall ufficio, viene valutata ed eventualmente approvata dalla Commissione. Le proposte di scarto vengono inviate in duplice copia al MIBAC, che eventualmente autorizza o meno lo scarto, dandone comunicazione all ufficio e dall organo centrale da cui dipende. Non si scarta per liberare spazio. Oggi si preferisce parlare di selezione anziché scarto. In antico regime si parlava addirittura di spurghi. Per alcune amministrazioni è stato compilato un apposito piano di selezione (un tempo chiamato massimario di scarto) nel quale sono indicate le tipologie documentarie che si devono conservare e quelle che si possono scartare. 15

16 Valorizzazione

17 COSAFAUNARCHIVISTADISTATO? Si parlerà in dettaglio delle funzioni di conservazione e valorizzazione degli archivi nelle lezioni dedicate all ordinamento, all inventariazione e alla consultabilità dei fondi. Allegato al bando di concorso per archivisti di Stato del 2008: 17

18 COSAFAUNARCHIVISTADISTATO? 18

19 VIDEO VIDEO YOUTUBE Archivio Centrale dello Stato(6:46): Archivio di Stato di Milano(2:35): Archivio di Stato di Palermo(5:03): Archivio di Stato di Bari(14:16): 19