ISTITUTO DIOCESANO PER IL SOSTENTAMENTO DEL CLERO VIA SCROSOPPI, UDINE

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1 ISTITUTO DIOCESANO PER IL SOSTENTAMENTO DEL CLERO VIA SCROSOPPI, UDINE PROCEDURA P01 GESTIONE DEL PROCESSO DI APPROVVIGIONAMENTO Data di prima emissione: Data prima revisione: Data seconda revisione:

2 1. SCOPO Lo scopo della presente procedura è di definire le modalità con le quali effettuare gli approvvigionamenti di forniture e/o servizi occorrenti per la corretta gestione dell'istituto. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente si applica a tutti i processi di approvvigionamento per l'acquisizione di beni o di servizi effettuati in nome e per conto dell'istituto. Ogni soggetto coinvolto nel processo (sia esso con funzioni di Amministratore, di Direttore o Dipendente) che, per l'espletamento della propria attività, abbia la necessità di effettuare l'acquisto di beni e/o servizi, deve applicare la presente Procedura. 3. MODALITÀ OPERATIVE 3.1. Emissione dell'impegno di spesa Il processo di approvvigionamento ha inizio quando un'entità dell Istituto, di seguito denominata richiedente, ravvisa la necessità di acquisire un prodotto e/o un servizio. Ai soli fini del presente documento, l'iter burocratico per l'acquisizione di beni e/o servizi, si differenzia a seconda che trattasi di: a) operazioni che rivestono carattere d ordine e, comunque, di importo complessivo, unitario o frazionato, non superiore a 1.000,00 Euro IVA esclusa; b) altre operazioni di importo complessivo, unitario o frazionato, superiore a 1.000,00 Euro. IVA esclusa Impegni di spesa a carattere d ordine, per importo complessivo, unitario o frazionato, non superiore a 1.000,00 Euro IVA esclusa; In tale ipotesi il richiedente avrà cura di compilare un documento, quale Richiesta di approvvigionamento, da cui risultino: Data di effettuazione della spesa; Nominativo del proponente; Sommaria descrizione del bene e/o servizio acquisito, se non desumibile da altri documenti allegati (offerte, proposte, ecc.); Costo complessivo. IDSC Udine 1

3 Il documento verrà sottoposto all'attenzione del Presidente o di un Amministratore, per il visto di approvazione e potrà assumere anche la veste di nota cassa qualora tutti i pagamenti siano stati effettuati per contanti Acquisto di beni Nel caso di acquisto di beni materiali, il richiedente provvede a consultare l'albo dei Fornitori convenzionati con l'istituto se esistente, attraverso la disamina dei listini e di un'eventuale indagine telefonica, individua il fornitore in grado di soddisfare la richiesta, alle migliori condizioni di mercato, annotando, sul documento di cui al sub punto 3.2, la spesa complessiva. Una copia della richiesta così compilata viene quindi inoltrata al fornitore che, invierà la merce richiesta, accompagnandola dalla prevista documentazione fiscale (Scontrino Fiscale Documento di Trasporto Fattura Accompagnatoria). All'atto della ricezione del materiale il richiedente ha cura di visionare i beni ricevuti, attestando, attraverso l'apposizione del visto di conformità sull'originale dell'impegno di spesa, che la merce risponde, per qualità, quantità e prezzo, a quella ordinata. Se il pagamento è previsto per contanti, la soglia dei 1.000,00 Euro è da considerarsi al lordo dell'imposta sul Valore Aggiunto, se, invece, il pagamento è previsto mediante emissione di fattura la soglia di cui innanzi è da considerarsi al netto dell'iva Prestazioni di servizio Analogamente a quanto previsto per l'acquisto di beni, il richiedente, dopo aver compilato il documento di cui al sub punto 3.2, provvede, a consultare l'elenco dei Professionisti convenzionati con l'istituto se esistente e, attraverso l'analisi di eventuali tariffari e/o contatti telefonici, individua il prestatore d'opera in grado di soddisfare la richiesta alle migliori condizioni, annotando, sul documento in argomento, la spesa complessiva. Una copia dell'ordine di spesa così compilato viene quindi inoltrato al prestatore d'opera il quale, a conclusione della prestazione richiesta invierà la prevista documentazione fiscale (Fattura pro-forma Fattura Fattura/Ricevuta Fiscale). All'atto della ricezione di quest'ultimo documento, il richiedente ne effettua un'accurata analisi, attestando, attraverso l'apposizione del visto di conformità sull'originale dell'impegno di spesa, che la prestazione ricevuta risponde, per qualità, quantità e prezzo, a quella commissionata. IDSC Udine 2

4 Se il pagamento è previsto per contanti, la soglia dei 1.000,00 Euro è da considerarsi al lordo dell'imposta sul Valore Aggiunto, se, invece, il pagamento è previsto mediante emissione di fattura la soglia di cui innanzi è da considerarsi al netto dell'iva Impegni di spesa per importo complessivo, unitario o frazionato, superiore a 1.000,00 Euro IVA esclusa; Anche per questa tipologia di spesa il richiedente avrà cura di compilare la Richiesta di approvvigionamento contenente i seguenti elementi: Data di emissione; Nominativo del richiedente; Sommaria descrizione del bene e/o servizio da acquisire, se non desumibile da altri documenti allegati (offerte, proposte, ecc.); Prezzo complessivo (anche indicativo) Firma del richiedente. Il documento così compilato verrà sottoposto all attenzione del Presidente, o di un Amministratore per l approvazione e la determinazione del limite di spesa da parte del Consiglio di Amministrazione Acquisto di beni Qualora non vi abbia provveduto in precedenza, il richiedente, ottenuta l approvazione della spesa per l acquisto dei beni occorrenti da parte del C.d.A., dà avvio alla fase di indagine di mercato, formulando apposita Richiesta di Offerta che, opportunamente protocollata, invia (anche via fax) ad almeno tre ditte operanti nel settore d interesse, elencate nell Elenco Fornitori, se esistente, stabilendo la data entro la quale dovranno pervenire le offerte. Allo scadere della data fissata per l invio delle offerte, il Consiglio di Amministrazione vaglia quelle pervenute, scegliendo il fornitore al quale affidare l incarico, seguendo, di norma, il principio del minor prezzo a pari qualità. L esito della scelta viene formalizzato mediante specifica menzione nel Verbale di seduta del Consiglio di Amministrazione. Una volta individuato il nominativo del fornitore, il richiedente provvede ad inoltrargli uno specifico Ordine di Acquisto nel quale sono indicate, oltre alle necessarie caratteristiche IDSC Udine 3

5 tecniche del bene da acquisire, anche le modalità di pagamento e la data di consegna. All'atto della ricezione del materiale e della relativa documentazione fiscale il richiedente avrà cura di visionare i beni ricevuti, attestando, attraverso l'apposizione del visto di conformità sull'originale dell'impegno di spesa, che la merce risponde, per qualità, quantità e prezzo, a quella ordinata. Tutta la documentazione attinente al processo di acquisizione, opportunamente protocollata, viene conservata agli atti dell Istituto ed archiviata in relazione alle classificazioni indicate nel Registro Generale di Protocollo Prestazioni di servizio. L iter procedurale relativo alla fornitura di prestazioni di servizio, sia di carattere professionale, che artigianale, qualora non abbiano il carattere della continuità (ad esempio legali, consulenti fiscali, ecc.) ovvero siano ricompresi in apposito elenco di fiduciari e dettati da urgenza e/o tempestività, è del tutto simile a quello di cui al punto sub appena descritto. Ottenuta l approvazione della spesa da parte del C.d.A., il richiedente, qualora non lo abbia fatto in precedenza, dà avvio alla fase di indagine di mercato, formulando apposita Richiesta di Offerta che, opportunamente protocollata, invia (anche via fax o ) ad almeno tre professionisti/ditte operanti nel settore d interesse, elencate nell Elenco Fornitori, stabilendo la data entro la quale dovranno pervenire le offerte. Allo scadere della data fissata per l invio delle offerte, il Consiglio di Amministrazione vaglia quelle pervenute, scegliendo il soggetto al quale affidare l incarico, seguendo, di norma, il principio del minor prezzo a pari qualità. L esito della scelta viene formalizzato attraverso la redazione di apposito verbale o, in alternativa, mediante specifica menzione nel Verbale di seduta del Consiglio di Amministrazione. Una volta individuato il nominativo del fornitore della prestazione, il richiedente provvede ad inoltrargli uno specifico Affidamento di Incarico, nel quale sono indicate, oltre alle necessarie caratteristiche tecniche della prestazione richiesta, anche le modalità di pagamento e la data di ultimazione dei lavori. Al termine della prestazione, una volta che il richiedente (o il professionista eventualmente incaricato) ha verificato che i lavori sono stati eseguiti a regola d arte, un componente IDSC Udine 4

6 dell ufficio, di norma diverso dal richiedente, ha cura di analizzare la relativa documentazione fiscale pervenuta, attestando, attraverso l'apposizione del visto di conformità sull'originale dell'impegno di spesa, che la prestazione ricevuta risponde, per qualità, quantità e prezzo, a quella commissionata. Tutta la documentazione attinente al processo di acquisizione della prestazione, opportunamente protocollata, viene conservata agli atti dell Istituto ed archiviata in relazione alle classificazioni indicate nel Registro Generale di Protocollo. IDSC Udine 5