REGOLAMENTO PER L AFFIDAMENTO DI

Transcript

1 REGOLAMENTO PER L AFFIDAMENTO DI FORNITURE, SERVIZI E PER L ESECUZIONE DI LAVORI IN ECONOMIA Redatto da: Anna Teneggi Codice regolamento: RG001 Emesso il: 13/10/2014 Revisione n 01 del 31/12/2015 Adottato da: Fabrizio Volpi (Amministratore Unico) STATO DEL DOCUMENTO REV. ART. PAG. MOTIVO DATA Emissione 13/10/2014 Revisione completa ed integrazione procedura 01 Tutti Tutte di gestione degli affidamenti in economia 31/12/2015

2 SOMMARIO ART. 1 AMBITO DI APPLICAZIONE... 3 ART. 2 - MODALITÀ DI ACQUISIZIONE IN ECONOMIA: DEFINIZIONI... 3 ART. 3 - LIMITI D IMPORTO... 3 ART. 4 - DIVIETO DI FRAZIONAMENTO... 4 ART. 5 - RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO... 4 ART. 6 - SVOLGIMENTO DELLE PROCEDURE IN ECONOMIA... 4 ART. 7 - CRITERI DI AGGIUDICAZIONE... 6 ART. 8 - ACCETTAZIONE DELLA RICHIESTA ED EMISSIONE DELL ORDINE... 7 ART. 9 - ACQUISTI IN AUTONOMIA... 7 ART RINVIO... 7 ART ENTRATA IN VIGORE, ABROGAZIONI, PUBBLICITÀ

3 ART. 1 AMBITO DI APPLICAZIONE Il presente Regolamento disciplina le modalità con cui la società Apuafarma S.p.A. (di seguito denominata anche Azienda ) dovrà procedere per effettuare le spese necessarie ad assicurare il normale funzionamento dell Azienda, relativamente all'acquisto di beni e servizi e lavori, in attuazione di quanto disposto dall art. 125 del d.lgs. 12 aprile 2006 n. 163, integrato e modificato dalla direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE e dal regolamento CE 1336/2013, nonché degli artt. 326 e ss. del DPR 5 ottobre 2010 n Per quanto non previsto dal presente Regolamento, si rinvia ai principi desumibili dal Codice dei contratti pubblici in materia di affidamento e di esecuzione dei contratti ed alle norme ivi contenute applicabili, al relativo regolamento di esecuzione ed attuazione, alle altre norme amministrative e civili in materia di contratti ed in particolare di contratti di appalto di lavori, forniture e servizi. ART. 2 - MODALITÀ DI ACQUISIZIONE IN ECONOMIA: DEFINIZIONI L acquisizione in economia può avvenire: a) In amministrazione diretta: ovvero le acquisizioni sono effettuate con materiali o mezzi propri o appositamente noleggiati e personale proprio, o eventualmente assunto per l occasione, sotto la direzione del responsabile del procedimento. b) In affidamento diretto: ovvero il responsabile del procedimento lo può affidare direttamente ad un operatore economico da lui scelto. c) A cottimo fiduciario mediante procedura negoziata: ovvero l'affidamento avviene nel rispetto dei principi di trasparenza, rotazione, parità di trattamento, previa consultazione di almeno cinque operatori economici. Le procedure di cui sopra sono consentite solo nei casi ed entro i limiti di importo stabiliti dalla legge e dal presente Regolamento. Nei casi di acquisizioni miste si applica la disciplina per le acquisizioni di forniture/servizi oppure quella prevista per le acquisizioni di lavori, a seconda del criterio della prevalenza, come disciplinato dal Codice dei contratti pubblici. ART. 3 - LIMITI D IMPORTO L acquisizione di beni e servizi in economia è consentita per importi: Inferiori a ,00 per l affidamento tramite affidamento diretto (art. 125, comma 11 del codice) Inferiori a ,00 per l affidamento tramite cottimo fiduciario (art. 125, comma 9 del codice, tenuto conto delle modifiche apportate col regolamento EU 1336/2013 del 13/12/2013) I lavori in economia sono consentiti per importi: Inferiori a per affidamento diretto dei lavori (art. 125, comma 8, ultimo periodo del codice) Inferiori a per realizzazione di lavori in amministrazione diretta (art. 125, comma 5 del 3

4 codice) Inferiori a per affidamento di lavori tramite cottimo fiduciario (art. 125, comma 5 del codice) I suddetti importi, da intendersi adeguati automaticamente in relazione ai diversi limiti fissati dalla normativa comunitaria in materia con lo stesso meccanismo di adeguamento previsto dall articolo 248 del Codice, non possono essere superati con perizie suppletive o di variante, o altre modalità di estensione dell importo originario contrattuale. Tutti i limiti di importo stabiliti con il presente Regolamento si intendono al netto dell imposta sul valore aggiunto (I.V.A.). Oltre tali importi si dovrà procedere con le ordinarie procedure di acquisto, applicando le vigenti normative nazionali e/o comunitarie in materia. ART. 4 - DIVIETO DI FRAZIONAMENTO Nessun lavoro, servizio o fornitura potrà essere artificiosamente frazionato allo scopo di ricondurne l esecuzione alla disciplina del presente Regolamento. ART. 5 - RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO In relazione ad ogni procedimento diretto all acquisizione in economia di lavori, forniture o servizi i responsabili del procedimento sono individuati nelle figure del: 1. Direttore Generale 2. Dirigente Responsabile dei servizi Farmaceutici 3. Dirigente Responsabile dei servizi alla Persona ai quale competono le funzioni e i compiti disciplinati rispettivamente dagli articoli 272 e 273 della legge 163/06 e dagli articoli 9 e 10 del Regolamento di esecuzione e attuazione del Codice dei contratti pubblici (D.P.R. N. 207 del 5 ottobre 2010). Il responsabile del procedimento svolge anche le funzioni di direttore dell esecuzione del contratto o dei lavori, salvo i casi previsti ex art. 300, comma 2, lett. b) del Regolamento di esecuzione e attuazione del Codice dei contratti pubblici. ART. 6 - SVOLGIMENTO DELLE PROCEDURE IN ECONOMIA Per l esecuzione di lavori e per l acquisizione di beni e servizi sono stabilite 4 fasce di acquisto: 1. PER IMPORTI COMPRESI TRA 0,01 E 200,00 Utilizzo Buoni d Acquisto da compilare ad opera dell acquirente, previa approvazione ed autorizzazione firmata da uno dei Responsabili di procedimento (di cui all ART.7) o da persona da questi delegata. I BdA, opportunamente compilati, possono essere emessi per l acquisto di materiale inerente alla normale attività del servizio e mai per quelle che vengono considerate dotazioni al personale. Una volta ricevuta l autorizzazione, il richiedente provvede ad inserire il BdA in cassa e a spillarne una copia alla prima nota. 4

5 La somma degli importi erogati secondo questa modalità deve restare inferiore al budget stabilito in fase di pianificazione. 2. PER IMPORTI COMPRESI TRA 200,00 E 1.500,00 Utilizzo del modulo MD003 Richiesta di acquisto, adeguatamente motivato, da parte degli acquirenti che in ogni caso devono essere autorizzati obbligatoriamente da uno dei Responsabili di procedimento (di cui all ART.7). Il Modulo MD003 deve essere presentato in triplice copia: 1 deve essere archiviata dal Richiedente 1 deve essere archiviata dal Responsabile del Procedimento 1 deve essere archiviata da un Impiegato Amministrativo che provvede anche ad inserirla digitalmente nel file denominato Elenco delle spese in Economia. La somma degli importi erogati secondo questa modalità deve restare inferiore al budget stabilito in fase di pianificazione. Il Responsabile del Procedimento (ART.7) valuta se l acquisto rientra tra quelli previsti dall art. 3 della Legge n. 136/2010 e, in caso affermativo, attiva la richiesta di rilascio del CIG in modalità semplificata sul sito dell ANAC. Il CIG assegnato deve essere registrato nel gestionale per poter essere utilizzato in fase di pagamento. 3. PER IMPORTI COMPRESI TRA I 1.500,00 E I ,00 A seguito della richiesta di acquisto, presentata con il modulo MD003 Richiesta di Acquisto, si procede all affidamento previa consultazione di almeno 3 preventivi di fornitori alternativi (qualora esistenti sul mercato). Una volta valutati i 3 preventivi e scelto il fornitore, si procede all affidamento e alla registrazione seguendo la procedura già descritta al punto 2. La somma degli importi erogati secondo questa modalità deve restare inferiore al budget stabilito in fase di pianificazione. Il Responsabile del Procedimento (ART.7) valuta se l acquisto rientra tra quelli previsti dall art. 3 della Legge n. 136/2010 e, in caso affermativo, attiva la richiesta di rilascio del CIG in modalità semplificata sul sito dell ANAC. Il CIG assegnato deve essere registrato nel gestionale per poter essere utilizzato in fase di pagamento. 4. PER IMPORTI COMPRESI TRA I ,00 E I PER L ACQUISTO DI FORNITURE DI BENI E SERVIZI E PER L ACQUISTO TRA I E I PER L ESECUZIONE DI LAVORI L affidamento avviene mediante cottimo fiduciario, previa consultazione di almeno 5 operatori, individuati sulla base di ricerche di mercato. Agli operatori selezionati è inviata lettera d invito, anche con modalità telematiche, contenente, di norma le seguenti informazioni: a) L oggetto della prestazione e il suo importo massimo previsto, al netto dell IVA, comprensivo degli eventuali oneri per la sicurezza, non soggetti a ribasso; b) Le caratteristiche tecniche, nonché le modalità, le condizioni e il luogo di esecuzione della prestazione; 5

6 c) Le garanzie richieste all affidatario del contratto; d) Le modalità di presentazione delle offerte, il relativo termine di presentazione nonché il periodo, in giorni, di validità delle offerte stesse; e) L indicazione del termine per l'esecuzione della prestazione; f) Il criterio di aggiudicazione prescelto; g) Gli elementi di valutazione, nel caso si utilizzi il criterio dell offerta economicamente più vantaggiosa; h) L eventuale clausola che preveda di non procedere all aggiudicazione nel caso di presentazione di un unica offerta valida; i) La misura delle penali, determinata in conformità delle disposizioni del Codice e del Regolamento di attuazione; j) L obbligo per l offerente di dichiarare nell offerta di assoggettarsi a quanto previsto dalla lettera di invito e dall eventuale capitolato d oneri e di assumere a proprio carico tutti gli oneri assicurativi e previdenziali di legge, di osservare le norme vigenti in materia di sicurezza sul lavoro e di retribuzione dei lavoratori dipendenti, nonché di accettare condizioni contrattuali e penalità; k) L indicazione dei termini di pagamento; l) I requisiti richiesti all operatore economico, che devono essere dichiarati dagli offerenti; m) Quant altro ritenuto necessario per meglio definire la natura della prestazione; Nella lettera viene indicato un termine ragionevole per la presentazione delle offerte, non inferiore a dieci giorni, salvo motivati casi di urgenza. La somma degli importi erogati secondo questa modalità deve restare inferiore al budget stabilito in fase di pianificazione. ART. 7 - CRITERI DI AGGIUDICAZIONE Gli acquisti di beni, servizi e lavori previsti dal presente Regolamento possono essere aggiudicati in base ad uno dei seguenti criteri: a) Prezzo più basso, qualora la fornitura delle manutenzioni, dei beni o l espletamento dei servizi oggetto del contratto debba essere conforme ad appositi capitolati tecnici ovvero alle dettagliate descrizioni contenute nell invito; b) Offerta economicamente più vantaggiosa. I criteri che saranno applicati per l aggiudicazione della gara devono essere menzionati nell invito. Quando la gara è aggiudicata secondo il criterio dell offerta economicamente più vantaggiosa, dovrà essere nominata una Commissione di gara, composta da 3 membri esperti, nominati dall Amministratore Unico, anche tra soggetti esterni all Azienda. In ogni caso, delle procedure di gara e delle valutazioni svolte dal Responsabile o dalla Commissione, nominata secondo le modalità sopra descritte, dovrà essere redatto apposito verbale. 6

7 ART. 8 - ACCETTAZIONE DELLA RICHIESTA ED EMISSIONE DELL ORDINE Ricevuta la richiesta o il buono di acquisto e verificata la completezza della documentazione necessaria l'impiegato amministrativo procede, quando necessario, all emissione dell ordine seguendo le modalità indicate al paragrafo precedente, in dipendenza dell importo della richiesta in oggetto. L ordine emesso deve contenere: Numero d ordine e data Anagrafica del fornitore Reparto richiedente la fornitura Descrizione del bene o servizio ordinato Quantità Prezzo Condizioni di fornitura (tempi e modi di consegna, condizioni di pagamento, ecc..) CIG di riferimento L impiegato amministrativo provvede a consegnare una copia della richiesta/buono di acquisto e una copia dell ordine al Servizio richiedente. ART. 9 - ACQUISTI IN AUTONOMIA Possono presentarsi in Azienda alcune attività per le quali è previsto un acquisto preliminarmente alla stesura di un buono d'ordine (o una Autorizzazione all acquisto in caso di emergenza e per importi superiori a 200,00), da parte del Servizio. Esse possono essere: emergenze, per le quali è necessario un acquisto immediato per non pregiudicare il corretto funzionamento di un processo/servizio. In questi casi, è previsto che sia generato a posteriori un BdA (o una Autorizzazione all acquisto in caso di emergenza e per importi superiori a 200,00) a cura dell acquirente, firmato dal responsabile di servizio/funzione, e trasmesso poi ad un impiegato amministrativo, unitamente alla bolla di consegna per la registrazione. In alternativa è consentito al responsabile del Servizio/funzione, anziché generare un BDA e quindi un ordinativo di acquisto, di apporre il timbro per accettazione sul documento di trasporto, in caso di verifica positiva. Anche per gli acquisti in autonomia, è opportuno che il Responsabile del Procedimento (ART.7) valuti se l acquisto rientra tra quelli previsti dall art. 3 della Legge n. 136/2010 e, in caso affermativo, attivi la richiesta di rilascio del CIG in modalità semplificata sul sito dell ANAC. Il CIG assegnato deve essere registrato nel gestionale per poter essere utilizzato in fase di pagamento. ART RINVIO Le disposizioni del presente regolamento costituiscono disciplina speciale dell esecuzione in 7

8 economia di lavori, forniture e servizi. Per quanto non disciplinato dal presente Regolamento valgono le disposizioni contenute nell art. 125 del d.lgs. 163/2006, nel D.P.R. 207/2010, nel codice civile e in tutte le restanti disposizioni normative vigente in materia. Le disposizioni del presente regolamento si intendono modificate per effetto di sopravvenute norme di legge statali o regionali che dispongono con efficacia generale in modo diverso da quanto previsto dal regolamento medesimo. In tali casi, in attesa della formale modificazione del presente regolamento, si applica la normativa sovraordinata. In particolare, si applicano automaticamente le variazioni normative alle procedure o ai limiti di importo stabiliti dal Codice dei contratti pubblici e dal relativo Regolamento di attuazione. ART ENTRATA IN VIGORE, ABROGAZIONI, PUBBLICITÀ Il presente regolamento entrerà in vigore nei tempi e nei modi indicati nella delibera di approvazione. Il presente regolamento entro 30 giorni dalla sua approvazione sarà pubblicato integralmente sul sito internet dell Azienda ( 8