CAPITOLATO TECNICO AFFIDAMENTO DELL ORGANIZZAZIONE DEL XXXV CONGRESSO NAZIONALE DELLA FEDERAZIONE MEDICO SPORTIVA ITALIANA (FMSI)
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- Giulio Randazzo
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1 CAPITOLATO TECNICO AFFIDAMENTO DELL ORGANIZZAZIONE DEL XXXV CONGRESSO NAZIONALE DELLA FEDERAZIONE MEDICO SPORTIVA ITALIANA (FMSI) Art. - OGGETTO DEL SERVIZIO Il presente Capitolato Tecnico disciplina l affidamento dei servizi organizzativi e dei servizi tecnici per lo svolgimento del XXXVI Congresso Nazionale della FMSI. Art. 2 - OBIETTIVO DEL SERVIZIO Ai fini della migliore organizzazione e svolgimento del Congresso Nazionale della Federazione Medico Sportiva Italiana in programma a Roma dal 27 al 29 Marzo 209, questa Amministrazione - giusta l incarico ricevuto da parte della FMSI stessa - intende affidare ad un operatore del mercato altamente qualificato ed esperto nella gestione di eventi congressuali e relative attività strumentali i servizi di seguito indicati: A. Segreteria organizzativa pre-congressuale B. Segreteria organizzativa congressuale; C. Studio del concept grafico; D. Ideazione e realizzazione dei materiali di comunicazione (stampati); E. Ideazione e realizzazione del materiale congressuale; F. Allestimento delle sale del ; G. tecnici; H. Gestione delle prenotazioni viaggi per ospiti e relatori; I. Gestione delle relazioni con le strutture alberghiere individuate da FMSI e dei servizi di accoglienza degli ospiti presso le suddette strutture; J. Coordinamento dei servizi ristorativi (coffee break e colazioni di lavoro), se richiesti; K. Gestione e coordinamento dei transfer da e verso l aeroporto e dei trasferimenti da e verso la sede congressuale in occasione delle attività del programma congressuale; L. Ideazione e organizzazione delle seguenti attività di relazioni istituzionali: a. Welcome Cocktail per la cerimonia inaugurale; b. Cena inaugurale; c. Cena dei Relatori; d. Cena istituzionale FMSI. M. Accreditamento dell evento ai sensi della normativa ECM. Art. 3 - SPECIFICHE DEI SERVIZI RICHIESTI CON INDICAZIONE DEI CORRISPETTIVI AI fini dell elaborazione dell offerta tecnico-economica, dovranno essere assunti i seguenti parametri. a) Numero partecipanti stimati: ca. 800pax, di cui Ospiti FMSI: ca. 20pax. (nr.70 Relatori/Ospiti; nr.6 Componenti del Consiglio Direttivo Federale e del Collegio dei Revisori dei Conti; nr.2 Presidenti di Comitato Regionale e nr.00 Presidenti di Associazione Medico Sportiva affiliata alla FMSI); b) Data prevista per lo svolgimento dei lavori congressuali: dal 27 al 29 Marzo 209; c) Durata dell evento: 3 giorni da mercoledì 27 a sabato 29 Marzo (le operazioni di allestimento potranno essere svolte nella giornata antecedente l avvio dei lavori martedì 26 Marzo, mentre le operazioni di disallestimento dovranno essere svolte entro la sera di venerdì 29 Marzo; d) Città Ospite: Roma; e) Sede congressuale: Rome Cavalieri Hilton. Ogni offerta tecnico-economica dovrà risultare completa e dettagliata in ogni voce, secondo le specifiche ed i corrispettivi indicati per ogni servizio, nel rispetto dello schema seguente.
2 Preventivo di Spesa - SEGRETERIA PRE-CONGRESSUALE Unità Costo cad. Totale Spese telefono, fax, cancelleria, fotocopie e spedizioni fatture Spese per sopralluoghi e riunioni Creazione, aggiornamento e mantenimento sito web a cura FMSI Attivazione iscrizioni per partecipanti Attivazione servizio prenotazione hotel Attivazione invio abstract 2 - SEGRETERIA CONGRESSUALE Unità Costo cad. Totale n. 2 responsabili operativi x n. 3 giorni, oltre a di allestimento 2x4 Hostess e Steward per lavori congressuali (da non conteggiare le hostess per 20 hospitality desk, da valutare in base al piano allottment) Stima briefing a Hostess e Steward 20 Straordinario Hostess oltre le 8 ore giornaliere costo orario a consuntivo Hostess e Steward per Programma Sociale: - stima n. 6 Hostess per la Cena inaugurale 6 - stima n. 6 Hostess per la Cena Relatori 6 - stima n. 6 Hostess per la Cena Istituzionale FMSI 6 Spese di cancelleria, trasporto materiale 3 - STUDIO GRAFICO Unità Costo cad. Totale Progettazione e realizzazione grafica del materiale comunicazionale Congresso 4 - STAMPATI Unità Costo cad. Totale Programma Preliminare N copie "Preliminary", stampa offset a 4 colori F/R, su carta patinata opaca 50gr, f.to chiuso 7x24, 6 pagine, rilegatura punto metallico Programma Definitivo N. 800 copie programma definitivo, stampa offset o digitale high-quality a 4 colori F/R, su carta patinata opaca 50gr, f.to chiuso 7x24, 60 pagine, rilegatura punto metallico 800 Stampati Vari N. 800 badge stampa offset o digitale high-quality standard a 4 colori S/F, su foglio A4 800 N. 800 attestati di partecipazione, stampa offset o digitale high-quality standard a 4 colori 800 S/F, carta patinata opaca 50gr. N. 200 locandine, stampa offset o digitale high-quality standard a 4 colori S/F, carta 200 patinata opaca 50gr, f.to 35x50 N. 00 inviti Cena inaugurale, stampa digitale high-quality standard, colore S/F, 200 cartoncino 300gr, f.to 0x2 N. 250 inviti Cena Relatori, stampa digitale high-quality standard a colore S/F, carta 250 patinata opaca 300gr, f.to 0,5x2 N. 50 inviti Cena Istituzionale FMSI, stampa digitale high-quality standard a colore S/F, 50 carta patinata opaca 300gr, f.to 0,5x2 N. 00 menù per Cena inaugurale, stampa a 4 colori S/F, carta patinata opaca da gr. 200, 200 f.to 0,5x2 N. 250 menù per Cena Relatori stampa a 4 colori S/F, carta patinata opaca da gr. 200, f.to 250 0,5x2 N. 50 menù per Cena Istituzionale FMSI stampa a 4 colori S/F, carta patinata opaca da gr , f.to 0,5x2 2
3 5 - MATERIALE CONGRESSUALE Unità Costo cad. Totale N. 800 cartelle congressuali con personalizzazione in quadricromia 500 N. 800 laccetti porta-badge a colori personalizzati con stampa Logo FMSI N. 800 blocchi appunti, da 20 fogli, stampa a 4 colori S/F, carta uso mano 90gr, rilegatura 800 in testa N. 800 porta-badge 800 N. 800 penne personalizzate a cura FMSI a cura FMSI 6 - SEDE CONGRESSUALE Unità Costo cad. Totale 26 Marzo Allestimento area congressuale Allestimento Sala plenaria (nr. sala da 800pax) Allestimento Segreteria Congressuale (5 desk + spazio magazzino) Allestimento centro proiezioni (nr. sala da 20pax) Allestimento Sala riunione (nr. sala da 300pax) Allestimento Salette riunione (nr.6 sale dalle 20 alle 70pax cad.) Allestimento Sala Segreteria FMSI (nr. sala da 0pax) Allestimento Sala Stampa FMSI (cnr. sala da 0pax) Allestimento Area Exhibitors (spazio per 20/25 stand) Allestimento Area Poster Allestimento Area catering 27 Marzo Lavori congressuali intera giornata (riunioni istituzionali in a.m. e lavori congressuali dal p.m.) Sala plenaria (nr. sala da 800pax) Segreteria Congressuale (5 desk + spazio magazzino) Centro proiezioni (nr. sala da 20pax)) Sala riunione (nr. sala da 300pax) Salette riunione (nr.6 sale riunione dalle 20 alle 70pax cad.) Sala Segreteria FMSI (nr. sala da 0pax) Sala Stampa FMSI (cnr. sala da 0pax) Area Exhibitors (spazio per 20 stand) Area Poster Area catering 28 Marzo Lavori congressuali intera giornata Sala plenaria (nr. sala da 800pax) Segreteria Congressuale (5 desk + spazio magazzino) Centro proiezioni (nr. sala da 20pax)) Salette riunione (nr.6 sale riunione dalle 20 alle 70pax cad.)
4 Sala Segreteria FMSI (nr. sala da 0pax) Sala Stampa FMSI (cnr. sala da 0pax) Area Exhibitors (spazio per 20 stand) Area Poster Area catering 29 Marzo Lavori congressuali intera giornata Sala plenaria (nr. sala da 800pax) Segreteria Congressuale (5 desk + spazio magazzino) Centro proiezioni (nr. sala da 20pax)) Salette riunione (nr.6 sale riunione dalle 20 alle 70pax cad.) Sala Segreteria FMSI (nr. sala da 0pax) Sala Stampa FMSI (cnr. sala da 0pax) Area Exhibitors (spazio per 20 stand) Area Poster Area catering Disallestimento Totale 6 i a cura FMSI 7 - ALLESTIMENTI Unità Costo cad. Totale N. 4 totem esterni 4 N. 20 totem/cartelli 20 N. 0 paline segnaletica 0 Sala Plenaria - grafica per fondale in quadricromia ad incorniciare lo schermo e grafica per tavolo relatori e podio Segreteria - n. 5 desk con sottopiano per posizionare cartelle e documenti, sgabelli per hostess e targhe segnaletica, incluso magazzino sul retro della segreteria, con tavoli, scaffali e porta chiudibile a chiave, prese di corrente per illuminazione e allaccio PC Area Expo > fornitura standard di tavolo e 2 sedie per ogni stand, allacci e fornitura corrente elettrica Kw (ipotesi di 20 stand) 20 Pannelli poster (inserire prezzo cad.) Trasporto, montaggio e smontaggio Addobbo floreale 8 - SERVIZI TECNICI Unità Costo cad. Totale Sala Plenaria Impianto di amplificazione audio, comprensivo di n. 5 microfoni via filo (n. 4 per tavolo di presidenza e n. per il podio), n. radiomicrofono professionale a clips per podio, n. 4 radiomicrofoni professionali a mano, casse acustiche, mixer finale di potenza. Allestimenti, collaudi e successivi smontaggi o di Videoproiezione da computer (videoproiettore, schermo, PC), n. 3 monitor per tavolo di presidenza e n. per podio, freccia laser, rete e cavi di collegamento. Allestimenti collaudi e successivi smontaggi o di traduzione simultanea ( interprete ITA-ENG, cabina interprete, 400 auricolari); da confermare se necessario o di Riprese Video - Telecamera professionale completa di accessori in versione studio, allestimento collaudi e successivi smontaggi Sale FMSI (sala segreteria e sala stampa) per nr. 2 sale > nr. PC completo di scheda audio-video, lettore CD/DVD, LAN adapter, sistema operativo, Allestimenti, collaudi e successivi smontaggi 2 4
5 per nr. sala segreteria > n. multifunzione da 40/50 copie/min., per stampa e copia a colori, con fascicolatore, introduttore e fronte retro Sale Riunioni per nr. sala da 300pax > Impianto di amplificazione audio, comprensivo di n. 5 microfoni v n. 4 per tavolo di presidenza e n. per il podio), n.2 radiomicrofoni professionali a mano, casse acustiche, mixer. Allestimenti, collaudi e successivi smontaggi o di Videoproiezione da computer (videoproiettore, schermo, PC), n. 3 monitor per tavolo di presidenza, freccia laser, rete e cavi di collegamento. Allestimenti collaudi e successivi smontaggi per nr.6 sale da 20/70pax > da confermare se tutti necessari 6 Impianto di amplificazione audio, comprensivo di n. 4 microfoni via filo per tavolo di presidenza, n.2 radiomicrofoni professionali a mano casse acustiche, mixer. Allestimenti, collaudi e successivi smontaggi o di Videoproiezione da computer (videoproiettore, schermo, PC), n. 3 monitor 6 per tavolo di presidenza, freccia laser, rete e cavi di collegamento. Allestimenti collaudi e successivi smontaggi Centro Proiezioni Centro con sistema integrato di presentazione (nr. 2 PC + SW). Allestimenti, collaudi e successivi smontaggi (da verificare posizionamento) Assistenza Tecnica (n. 4 tecnici durante allestimenti e lavori) RELATORI E OSPITI (Viaggio & Allottment) Unità Costo cad. Totale Spese di Viaggio Viaggio Relatori/Ospiti Italiani - stima per n. 60 relatori 60 Viaggio Relatori/Ospiti Stranieri - stima n. 0 relatori stranieri 0 Pernottamento 27 Marzo 209 n. 200 camere DUS Pernottamento 28 Marzo 209 n. 200 camere DUS Pernottamento 29 Marzo 209 n. 50 camere DUS TRANSFER Unità Costo cad. Totale 27 Marzo 207 n. 2 bus da 50 pax per partecipanti a Cerimonia Inaugurale / Cena FMSI 2 28 Marzo 207 n. 5 bus da 50 pax per evento sociale, ove necessari 5 29 Marzo 207 n. 3 bus da 50 posti per evento sociale, ove necessari 3 Varie transfer per nr. 60 relatori e ospiti da e per aeroporto 60 transfer per nr. 0 relatori e ospiti da e per stazione 0 - COLAZIONI DI LAVORO E COFFEE BREAK Unità Costo cad. Totale 28 Marzo 207 nr.2 Coffee break per 800pax 800 5
6 nr. Standing Lunch per 200pax Marzo 207 nr. Coffee break per 800pax nr. Standing Lunch per 200pax PROGRAMMA SOCIALE NOTA Unità Costo cad. Totale 27 Marzo 207 Welcome Cocktail previsto al termine della Cerimonia Inaugurale per ca. 800 persone Cena inaugurale per ca.00 persone Affitto location Allestimenti Costo menu 28 Marzo 207 Cena Relatori per ca.250 persone Affitto location Allestimenti Costo menu 29 Marzo 207 Cena Istituzionale per ca.50 persone Affitto location Allestimenti Costo menu Totale , ACCREDITAMENTO ECM Quotaz. Costo cad Totale Validazione formale Inserimento dati nel sito ministeriale e monitoraggio Tassa ministeriale Scheda di valutazione (personalizzazione, lavorazione, elaborazione grafica) 800 Scheda recapiti partecipanti (personalizzazione, lavorazione, elaborazione grafica) 800 Attestati di partecipazione ECM (stampa e compilazione) 800 Totale 4 - SEGRETERIA LOGISTICA NOTA 2 Quotaz. Costo cad Totale fee Totale Costi 0,00 ****** 6
7 Tabella di sintesi dei sub-totali per macro-tipologia di servizio Descrizione o - SEGRETERIA PRE-CONGRESSUALE 2 - SEGRETERIA CONGRESSUALE 3 - STUDIO GRAFICO 4 - STAMPATI 5 - MATERIALE CONGRESSUALE 6 - ALLESTIMENTI 7 - SERVIZI TECNICI 8 - VIAGGI RELATORI 9 - TRANSFER 0 - PROGRAMMA SOCIALE - ACCREDITAMENTO 2 - SEGRETERIA LOGISTICA TOT GEN ****** NOTA ) Il preventivo dovrà redatto secondo lo schema sopra descritto. Si ricorda che l offerta tecnica dovrà altresì essere corredata - pena l esclusione - da una o più proposte di location per lo svolgimento delle attività di relazione istituzionale (Cena inaugurale FMSI per 00pax ca., Cena Relatori per 250pax ca. e Cena istituzionale FMSI per 50pax ca.). Al riguardo, la Ditta dovrà indicare le motivazioni della selezione effettuata, presentare un corredo fotografico delle strutture proposte e indicare la scontistica ottenuta da ciascuna struttura rispetto al prezzo di mercato usualmente praticato. La scelta delle location per lo svolgimento delle attività di relazione istituzionale è appannaggio di codesta Amministrazione. Si ricorda inoltre che l offerta tecnica dovrà altresì essere corredata - pena l esclusione - dalla descrizione del team di progetto dedicato all evento. NOTA 2) Rientrano in questa voce i costi per il coordinamento dei fornitori di servizi tecnici. Detta fee dovrà essere espressa come valore assoluto, e non già in termini proporzionali al budget complessivo dei costi. A tal fine si precisa che i costi contrassegnati dalla dicitura relativi a: Affitto e servizi ristorativi fruiti durante lo svolgimento dei lavori congressuali, ove previsti; Affitto delle location e servizi ristorativi e di allestimento per l organizzazione delle attività di relazione istituzionale (Cena inaugurale, Cena Relatori e Cena Istituzionale FMSI); alberghieri per la categoria Ospiti FMSI (CDF, Presidenti CR e AMS, Relatori e Ospiti); saranno fatturati dalle strutture selezionate direttamente a codesta Amministrazione. Nondimeno, l Impresa offerente dovrà calcolare la fee per i servizi di segreteria logistica con riferimento al totale costi, ivi compresi quelli per i relativi servizi di coordinamento e gestione dei suddetti servizi (congress venue, servizi di F&B, ospitalità alberghiera, eventi di relazione istituzionale) che saranno comunicati alla società aggiudicataria dell appalto. 7
Giovedì 14 settembre 9.00: Saluto delle Autorità. 9.30: Sessione plenaria : Discussione : Coffee break : Sessioni parallele
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