Giovedì 14 settembre 9.00: Saluto delle Autorità. 9.30: Sessione plenaria : Discussione : Coffee break : Sessioni parallele

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1 CAPITOLATO TECNICO PER AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO INTEGRATO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DELLA PRIMA CONFERENZA CONGIUNTA SIDEA- SIEA STRATEGIE COOPERATIVE E CREAZIONE DEL VALORE IN UNA FILIERA ALIMENTARE SOSTENIBILE. BISCEGLIE/TRANI, SETTEMBRE 2017 OGGETTO DELL OFFERTA TECNICA L offerta tecnica ha per oggetto il servizio integrato di pianificazione, organizzazione e realizzazione di n. 1 evento congressuale, in Bisceglie, Trani e Bari, della durata di n. 4 (quattro) giorni (dal 13 al 16 settembre 2017), secondo il seguente programma generale: Mattina Mercoledì 13 settembre Giovedì 14 settembre 9.00: Saluto delle Autorità Venerdì 15 settembre Sabato 16 settembre 9.30: Sessione plenaria 10.30: Discussione 11.15: Coffee break 11.45: Sessioni parallele 13.00: Pranzo 9.30: Sessione plenaria 10.15: Interventi programmati 11.15: Coffee break 11.45: Interventi programmati/ Discussione 13.00: Pranzo 10.00: Fiera del Levante Convegno Cooperazione tra Università e Pubblica Amministrazione per lo sviluppo del settore agroalimentare Pomeriggio 16.00: Registrazione dei partecipanti 14.30: Sessioni parallele 16.00: Coffee break 14.30: Sessioni parallele 16.00: Coffee break 17.00: Caffè di benvenuto 16.30: Assemblea dei soci SIDEA 16.30: Assemblea dei soci SIEA 17.30: Evento precongressuale 18.00: Chiusura dei lavori 18.00: Chiusura dei lavori Sera 20.30: Cena libera 20.00: Cena sociale 20.00: Cena sociale Il servizio dovrà essere erogato secondo la tipologia e le specifiche oggettive dell evento, così come di seguito descritte, con riscontro obbligatorio del rispetto di regolamenti e norme di legge in ordine agli obblighi assicurativi e di sicurezza del personale, del possesso di permessi specifici ovvero procedure 1

2 per acquisizione di permessi temporanei rilasciati dalle competenti autorità, dell assenza di barriere architettoniche, della regolarità delle licenze. OBIETTIVI E DESCRIZIONE DEI SERVIZI RICHIESTI Il presente capitolato ha lo scopo di definire le caratteristiche ed i requisiti relativi alla fornitura, da parte del prestatore di servizi, del servizio di pianificazione, organizzazione e realizzazione dell evento. L Offerta tecnica per l organizzazione e la gestione (completa di selezione, controllo e pagamento) dell erogazione e delle forniture dei servizi pre-congressuali, congressuali e post-congressuali, adeguata alla tipologia e alle finalità dell evento, nonché proporzionata alla relativa offerta economica ovvero budget preventivo, dovrà descrivere in forma analitica le seguenti voci: 1. Organizzazione, gestione e coordinamento generale dell evento con segreteria precongressuale, congressuale ed amministrativa. L attività consiste nella gestione dei relatori e degli ospiti; nel contatto con personalità invitate; nel servizio informazioni per partecipanti e ospiti; nella gestione computerizzata delle iscrizioni e relativa rendicontazione; nella selezione e coordinamento dei fornitori; nel servizio di prenotazione per viaggio, vitto e alloggio degli ospiti e dei partecipanti; nell inserimento della conferenza tra gli eventi della Fiera del Levante. L offerta tecnica deve descrivere le fasi di organizzazione, gestione (completa di selezione fornitori, controllo e pagamento) e coordinamento dell evento nel suo complesso relative, nello specifico, alle seguenti attività: a. Segreteria organizzativa pre- congressuale e congressuale; b. Segretaria Amministrativa; c. Iscrizioni dei partecipanti; d. Redazione e comunicazione del programma completo e dettagliato dell'evento; e. Individuazione della location dell evento pre-congressuale del 13 settembre; f. Individuazione della sede, organizzazione-gestione della cena di rappresentanza del 13 settembre (max 30 persone, il numero esatto verrà fornito entro il 11 settembre); g. Individuazione delle location delle sessioni plenarie e parallele dei giorni 14 e 15 settembre, nonché di almeno un'altra location con funzione di sala studio e incontro per i partecipanti al convegno; h. Organizzazione e gestione di un evento di degustazione di produzioni tipiche per i partecipanti all evento pre-congressuale del 13 settembre, da svolgersi a termine dell evento stesso, caratterizzato dal coinvolgimento di soggetti imprenditoriali del territorio e dalla forte identificazione territoriale, tenendo conto delle tematiche tecnico-scientifiche trattate nella conferenza; i. Organizzazione e gestione del servizio catering per n. 1 Welcome coffee dolce/salato, n. 2 colazioni di lavoro a buffet in piedi, n. 4 Coffee break dolce/salato (max 200 persone, il numero esatto verrà fornito entro il 11 settembre); j. Individuazione delle sedi, organizzazione-gestione di n. 2 cene sociali di cui n. 1 in Bisceglie per il giorno 14 settembre e n. 1 in Trani per il giorno 15 settembre (max 200 persone, il numero esatto verrà fornito entro il 11 settembre) per un costo totale massimo di 40,00 euro/persona per ciascuna cena; 2

3 k. Organizzazione e gestione del convegno conclusivo del 16 settembre presso la Fiera del Levante di Bari con inserimento nel calendario degli eventi della prossima Fiera del Levante e gestione degli ingessi e della logistica; l. Grafica e stampa, compreso l acquisto del relativo materiale di cancelleria; m. Organizzazione e gestione degli strumenti di comunicazione dell evento; n. Evasione di eventuali richieste per acquisizione di permessi temporanei rilasciati dalle competenti autorità; o. Organizzazione del sevizio di viaggio e alloggio per i relatori ospiti; p. Organizzazione degli spostamenti verso le sedi congressuali per partecipanti e relatori ospiti; q. Organizzazione e coordinamento del programma attività per eventuali accompagnatori dei relatori, per i giorni 14 e 15 settembre; r. Gestione della corrispondenza e delle informazioni (banca dati evento). Per tutti i suddetti servizi, saranno valutate positivamente le offerte tecniche corredate da lettere d intenti o dichiarazione di impegno dei fornitori dei suddetti servizi specifici, atte a dimostrare la reale disponibilità degli stessi da parte dei partecipanti alla procedura di gara in oggetto. Attraverso tale attività, il fornitore dovrà assicurare il coordinamento dell evento d intesa con il Comitato Organizzatore e con gli Uffici Amministrativi e Contabili del Dipartimento di Economia dell Università di Foggia, avendo particolarmente cura di stimolare il coinvolgimento degli stakeholders del territorio di elezione dell Università di Foggia in relazione alle diverse tematiche tecnico-scientifiche trattate nelle giornate in cui si articola la conferenza. 2. Linea grafica e realizzazione stampati. L attività consiste nell eventuale acquisito del materiale di cancelleria e della realizzazione grafica e stampa a colori di programmi dell evento; cartelline; block notes; shopper; locandine; banner; badge; attestati di partecipazione; banner dell evento; ecc. In particolare, l offerta tecnica dovrà prevedere l acquisizione, la grafica (con l inserimento dei loghi SIDEA e SIEA) e la stampa di: - n. 300 programmi a libricino; - n. 50 locandine 35x50; - n. 5 banner (roll-up); - n. 200 badge completi di laccetti; - n. 200 shopper; - n. 200 attestati di partecipazione su cartoncino; - n. 200 block notes; - n. 200 cartelline; - n. 200 penne. 3. Ospitalità dei relatori ospiti e dei partecipanti alla conferenza. L attività consiste nell erogazione di servizi riservati agli ospiti ed ai partecipanti, relativamente ai viaggi, ai pernottamenti, ai trasferimenti da e per la sede congressuale, da e per la Fiera del Levante, da e per Aeroporto di Bari Palese e/o Stazione Ferroviaria di Bari. In particolare, l offerta tecnica dovrà prevedere: 3

4 a. Servizi, riservati ai relatori ospiti, di viaggio, alloggio e trasferimenti, da e per Aeroporto di Bari Palese e/o Stazione Ferroviaria di Bari e Barletta: - n. 4 Viaggi Relatori A/R - Trasferimenti da e per Aeroporto di Bari Palese e/o Stazione Ferroviaria di Bari in relazione ai n. 4 viaggi Relatori A/R. - n. 4 Pernottamenti in camera singola/matrimoniale per Relatori Ospiti, come segue: n. 1 Check in 13/09 Check out 14/09; n. 1 Check in 13/09 Check out 16/09; n. 2 Check in 14/09 Check out 16/09. b. Servizi relativi alla prenotazione alberghiera ed al trasferimento dei partecipanti alla conferenza, da e per Aeroporto di Bari Palese e/o Stazione Ferroviaria di Bari: - Servizio di opzione prenotazione di complessive n. 120 camere (singole/matrimoniali) per i partecipanti, per n. 3 notti (Check in 13/09 Check out 16/09) in Bisceglie e nei pressi della sede congressuale opzionando strutture di differente livello qualitativo (B&B, 3 stelle e 4 stelle), da confermare entro il 20/07 in seguito all impegno dichiarato in sede di iscrizione alla conferenza da parte dei singoli partecipanti; - Predisposizione del programma attività per eventuali accompagnatori dei relatori; - Trasferimenti da e per Aeroporto di Bari Palese e/o Stazione Ferroviaria di Bari e Barletta in numero di almeno n. 2 per il giorno 13/09, n. 1 per il giorno 14/09, n. 2 per il giorno 15/09 e n. 1 per il giorno 16/ Sede congressuale. L attività consiste nell allestimento e gestione completa degli spazi della sede congressuale, da individuare e prendere in noleggio/fitto. L offerta tecnica dovrà prevedere il rispetto delle seguenti caratteristiche o requisiti: 1. Sale per sessioni plenarie: a) n. 1 sala (capienza min. 200 persone) presso la sede congressuale di Bisceglie, per l evento precongressuale in programma il 13 settembre e per gli eventi congressuali del 14 e 15 settembre; b) n. 1 sala (capienza min. 200 persone) presso la Fiera del Levante di Bari, per il giorno 16 settembre Tali sale devono essere allestite a platea con tavolo di presidenza, e devono disporre di attrezzature di servizio audio e video (PC, video proiettore, impianto amplificazione a microfonia fissa e mobile), hostess in sala, collegamento internet con Wi-Fi. 2. Sale per sessioni parallele: a) n. 4 sale (ognuna di capienza min. 50 max 100 persone) presso la sede congressuale di Bisceglie, per gli eventi congressuali del 14 e 15 settembre; Tali sale devono essere allestite a platea con tavolo di presidenza e devono disporre di attrezzature di servizio audio e video (PC, video proiettore, impianto amplificazione a microfonia fissa e mobile), hostess in sala, collegamento internet con Wi-Fi. 3. Altri spazi: a) N. 1 spazio per segreteria organizzativa-amministrativa, in prossimità delle sale in cui si svolgono le sessioni plenarie, presso la sede congressuale di Bisceglie e presso la Fiera del Levante di Bari; b) Almeno n. 1 sala presso la sede congressuale di Bisceglie, per studio, riunioni, incontri ecc., a 4

5 disposizione dei partecipanti alla conferenza, con disponibilità di pc, stampante e connessione internet con Wi-Fi. 5. Servizi ristorativi. L attività consiste nell organizzazione e gestione completa (selezione, controllo e pagamento) dei servizi di ristorazione (relativi a coffee break; welcome coffee dolce/salato; colazioni di lavoro a buffet in piedi, dolce/salato; cene sociali) previsti nel programma della conferenza. L offerta tecnica dovrà prevedere il rispetto delle seguenti caratteristiche o requisiti: - Individuazione della location, organizzazione e costo della cena di rappresentanza del 13 settembre (max 30 persone, il numero esatto verrà fornito entro il 11 settembre); - Organizzazione e gestione di un evento di degustazione di produzioni tipiche per i partecipanti all evento pre-congressuale del 13 settembre, da svolgersi a termine dell evento stesso, caratterizzato dal coinvolgimento di soggetti imprenditoriali ed agenzie di sviluppo del territorio e dalla forte identificazione territoriale; - Individuazione delle location, organizzazione e costo di numero n. 2 cene sociali di cui n. 1 in Bisceglie per i giorno 14 settembre e n. 1 in Trani per i giorno 15 settembre (max 200 persone, il numero esatto verrà fornito entro il 11 settembre) per un costo totale di 40 euro/persona per ciascuna cena (il costo a carico dell Università verrà, quindi, determinato dal numero di persone per 40,00); - Organizzazione, gestione e costo del servizio catering per n. 1 Welcome coffee dolce/salato, n. 2 colazioni di lavoro a buffet in piedi, n. 4 Coffee break (max 200 persone, il numero esatto verrà fornito entro il 11 settembre). 6. Segreteria congressuale. L attività consiste nell erogazione del servizio di segreteria attraverso assistenti congressuali con competenze specifiche di sala e segreteria, in divisa, per tutta la durata dei lavori; allestimento spazi, cartelle e materiale congressuale per i partecipanti e per gli ospiti e preparazione del materiale di segreteria; copertura assicurativa per Rischio Infortuni e Responsabilità Civile terzi. Nello specifico, l offerta tecnica dovrà prevedere le seguenti attività: - segreteria organizzativa e amministrativa relativa alla gestione delle iscrizioni dei congressisti, da effettuarsi d intesa con il Comitato Organizzatore e con gli Uffici Amministrativi e Contabili del Dipartimento di Economia dell Università di Foggia; - allestimento sedi pre-congressuale e congressuale; - registrazione dei partecipanti; - preparazione e consegna materiali di lavoro; - information desk (con fotocopiatrice e scanner); - assistenza ospiti e relatori; - back office; - consegna attestati; - assistenza tecnica per tutta la durata dei lavori congressuali con presenza di hostess bilingue (italiano/inglese) per ricevimento e assistenza partecipanti e almeno n. 1 tecnico di sala; - servizio di traduzione simultanea in cuffia (italiano/inglese) per i lavori delle sessioni plenarie del 14 e 15 settembre; - copertura assicurativa per Rischio Infortuni e Responsabilità Civile terzi. 5

6 7. Altri servizi. L attività consiste nell erogazione di altri servizi non richiesti altrove. L offerta tecnica, pertanto, dovrà prevedere almeno le seguenti attività: - l assicurazione delle sedi e dei partecipanti per tutta la durata dei lavori; - il trasferimento dei partecipanti per le cene sociali; - la realizzazione e la gestione del sito web dell evento (in Italiano e in Inglese); - l ufficio stampa dell evento. Inoltre, l offerta tecnica dovrà riportare i servizi aggiuntivi a costo zero offerti dal partecipante alla gara e non previsti dal presente capitolato. 6