PRO.SA - Quick guide: Utente. Quick guide. Ruolo Utente. (Gestione delle Assegnazioni ricevute)

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1 Quick guide Ruolo Utente (Gestione delle Assegnazioni ricevute) Aprile 07

2 Premessa La guida viene fornita a corredo del rilascio della nuova versione dell Applicativo PRO.SA con l obiettivo di illustrarne le principali novità tecnico-funzionali e di favorire un utilizzo immediato delle principali funzioni disponibili in PRO.SA per la gestione dei documenti di protocollo ricevuti in assegnazione e la rispettiva consultazione, presa in carico e successiva lavorazione. Per ulteriori approfondimenti si rimanda al manuale completo disponibile in formato PDF nello stesso applicativo PRO.SA sotto la voce Aiuto della barra di intestazione. In particolare, fra le principali caratteristiche tecnico/funzionali introdotte, si evidenzia quanto segue: Indipendenza dal browser utilizzato: la nuova versione potrà essere fruita su Explorer, Firefox e Chrome; Indipendenza dal plugin Java: l utilizzo di PRO.SA è ora indipendente dalla presenza del plugin Java sulla postazione dell Utente; Separazione dei Ruoli applicativi: PROSA, alla stregua dei principali Sistemi Documentali, fornirà funzionalità differenti per le due principali tipologie di ruoli definiti: il Ruolo Operatore continuerà a provvedere alle funzioni di registrazione dei documenti (protocollazione) e di rispettiva assegnazione per Competenza e Conoscenza alle Unità organizzative Al Ruolo Utente saranno invece riservate le funzioni di gestione delle assegnazioni ricevute (presa in carico, riassegnazione, conclusione ), finora utilizzabili tramite la Ricerca assegnati. L utente del Sistema PROSA potrà ovviamente essere abilitato ad entrambi i ruoli ed avrà la possibilità di passare facilmente da un ruolo all altro, come spiegato in seguito. Quadro riassuntivo: il quadro Riassuntivo presente nell Home Page del ruolo Operatore, oltre a dare evidenza delle PEC in arrivo, evidenzia gli eventuali errori di invio delle PEC; le eventuali assegnazioni restituite dai rispettivi assegnatari e l elenco di eventuali documenti ricevuti dagli Uffici per la rispettiva protocollazione in Uscita (Coda protocollo); Protocollazione - Caricamento dei destinatari da Excel: è ora reso disponibile il caricamento massivo dei destinatari di un protocollo in uscita, a partire da un foglio excel opportunamente compilato; Inoltro delle PEC ricevute: viene ripristinata la funzione di inoltro delle PEC ricevute. Le PEC inoltrate saranno consultabili tramite la funzione Inoltri Risposte del menu Posta Assegnazione dei protocolli: la maschera di assegnazione dei protocolli è ora ridisegnata per consentire di eseguire le assegnazioni per Competenza e Conoscenza in un unica soluzione, mantenendo tuttavia inalterate le funzioni già presenti nella precedente versione del software; Ricerca dei protocolli assegnati: il Protocollista dispone ora di una apposita funzione di ricerca delle assegnazioni eseguite verso gli Uffici/Utenti in organigramma, anche in base al rispettivo stato di lavorazione (comprese le assegnazioni restituite); Export dei risultati di ricerca in Excel: I risultati delle principali ricerche possono ora essere esportati anche in formato Excel oltre che in PDF. Ricerca assegnazioni rimozione limite temporale: è stato eliminato il limite di sette giorni per effettuare le ricerche delle Assegnazioni Nel seguito si propone pertanto la sequenza dei principali passaggi applicativi necessari a garantire la ricezione e presa in carico (o restituzione) dei documenti ricevuti in Assegnazione e la rispettiva lavorazione. Per una più facile consultazione degli argomenti trattati, la guida si articola nelle seguenti sezioni:. Ricezione Cambio Ruolo applicativo: Utente/Operatore. Quadro riassuntivo 3. Ricezione e Presa in carico (o Restituzione) dei documenti ricevuti in Assegnazione 4. Lavorazione dei documenti: Riassegnazione 5. Lavorazione dei documenti: Conclusione 6. Lavorazione dei documenti: Riassegnazione

3 7. Ricerca dei protocolli ricevuti in assegnazione: Documenti Registrati. Cambio Ruolo applicativo: Utente/Operatore Per eseguire il cambio di Ruolo applicativo è necessario cliccare sul Ruolo attivo visualizzato nella Barra di intestazione (il segno +, se presente, evidenzia la presenza di altri Ruoli oltre a quello visualizzato per l Utente in sessione). Nell ambito della finestra visualizzata, cliccare sul Ruolo di interesse. Il Ruolo scelto verrà evidenziato nella Barra di intestazione al posto del ruolo attivo, con le rispettive funzioni rappresentate nell ambito del Menu Principale. 3

4 . Quadro riassuntivo Il Quadro riassuntivo del ruolo Utente presenta in elenco, il numero di Assegnazioni suddivise per tipologia ricevute nel corso degli ultimi 30 giorni, comprese anche le Assegnazioni Ricevute in restituzione. Sono riportate eventuali comunicazioni da parte dell Amministratore di sistema. Per accedere alle informazioni di dettaglio, cliccare sulle rispettive voci evidenziate. 3. Ricezione e Presa in carico (o Restituzione) dei documenti ricevuti in Assegnazione 4

5 Dopo aver eseguito l accesso a PRO.SA, viene mostrato il Quadro riassuntivo dei documenti ricevuti in assegnazione e delle Assegnazioni restituite negli ultimi 30 giorni. Per accedere alla lista dei documenti ricevuti in Assegnazione per Competenza, cliccare sulla rispettiva voce del Quadro riassuntivo. In ogni caso è disponibile anche un pannello di ricerca delle assegnazioni, utile quando in elenco ce ne sono molte. Le assegnazioni ricevute vengono mostrate in elenco. Cliccando sull Oggetto del protocollo di interesse, sarà possibile accedere alla pagina contenente l immagine del documento con i rispettivi dati di protocollo. 3 5

6 oppure sul pulsante Presa in carico della colonna Operazioni della finestra sottostante. Dopo aver preso visione del documento, sarà possibile eseguirne la presa in carico cliccando sull apposito pulsante della finestra visualizzata 4 Alternativamente sarà possibile eseguirne la restituzione tramite l apposito pulsante Restituzione della colonna Operazioni. 6

7 5 Sia nel caso della Presa in carico che nel caso della Restituzione, il documento ricevuto in assegnazione lascia l elenco delle assegnazioni ricevute: nel primo caso sarà spostato nell elenco dei documenti in carico, mentre in caso di restituzione, tornerà sulla scrivania elettronica dell Assegnante. 7

8 4. Lavorazione dei documenti: Riassegnazione I documenti presi in carico potranno essere consultati ed eventualmente Riassegnati a partire dall Elenco dei documenti in carico. Per Riassegnare i documenti già presi in carico, bisognerà quindi accedere all elenco dei documenti in carico tramite l apposita voce di menu: In carico >> Elenco in carico. Dopo aver impostato gli eventuali criteri di ricerca, cliccare sul pulsante Cerca. 8

9 3 e cliccare sul pulsante Riassegna. I documenti in carico saranno mostrati in elenco: selezionare quindi il documento di interesse. 4 Modalità di ricerca: Manuale, Uffici, Uffici/Utenti, Utenti, etc Pulsante di conferma degli Assegnatari selezionati Lista Assegnatari selezionati e relativa modalità di assegnazione Modalità di assegnazione: Competenza e Conoscenza Vista Organigramma per la selezione degli Assegnatari Note di Assegnazione Invio mail di Notifica anche agli Utenti non abilitati a riceverla Pulsante di conferma ed esecuzione della Riassegnazione senza Conclusione. Pulsante di conferma ed esecuzione della Riassegnazione e rispettiva Conclusione. 9

10 5. Lavorazione dei documenti: Conclusione I documenti presi in carico potranno essere mantenuti nell elenco dei documenti in carico per poi essere Conclusi dopo la rispettiva lavorazione. Per concludere i protocolli già presi in carico, bisognerà accedere all elenco dei documenti in carico tramite l apposita voce di menu: In carico >> Elenco in carico. Dopo aver impostato gli eventuali criteri di ricerca, cliccare sul pulsante Cerca. 0

11 3 e cliccare sul pulsante Concludi. I documenti in carico saranno mostrati in elenco: selezionare quindi il documento di interesse. 4 Il documento non sarà più presente nella lista dei documenti in carico, ma sarà consultabile da menu In carico >> Elenco documenti conclusi.

12 6. Ricerca Assegnazioni: Tutte le assegnazioni A tale proposito verrà illustrata nel seguito la funzione di ricerca di Tutte le Assegnazioni. Nell ambito del Menu Assegnazioni sono disponibili le voci per accedere alle medesime funzioni di ricerca delle Assegnazioni per Competenza, Conoscenza e Restituite (ricevute in restituzione) già presenti nel Quadro riassuntivo in Home Page. Inoltre sono presenti le voci di ricerca delle Assegnazioni effettuate e in attesa di essere prese in carico e di Tutte le Assegnazioni comprese queste ultime. Ricerca delle Assegnazioni non ancora prese in carico negli ultimi giorni (fino a 80) Selezione della modalità di ricerca in qualità di Assegnante o Assegnatario. Selezione dell Ufficio o dell Utente a cui sono stati assegnati i documenti. Impostazione dell intervallo temporale di ricerca. NB: la ricerca non è più limitata agli ultimi sette giorni. Ricerca delle Assegnazioni per Numero protocollo, Oggetto e Classifica. Stampa in PDF o Excel del risultato della ricerca. Ricerca delle Assegnazioni anche già Prese in Carico Esecuzione ricerca. Accesso alla consultazione del Protocollo assegnato. Pulsanti per eventuale Presa in carico, Restituzione o accesso alla Storia delle Assegnazioni.

13 7. Ricerca dei protocolli ricevuti in assegnazione: Documenti Registrati Una modalità alternativa alle funzioni presenti nel menu Assegnazioni per eseguire la ricerca dei protocolli ricevuti in assegnazione, consiste nel cliccare sulla voce di menu Ricerca >> Documenti registrati. Nell ambito del pannello di Ricerca Avanzata è possibile impostare uno o più criteri, per una ricerca più o meno selettiva. Nei campi testuali è inoltre possibile inserire anche chiavi di ricerca parziali. Prima di avviare la ricerca, porre attenzione alla selezione della fonte di ricerca (Filtro documenti) selezionando l opzione: Tra le assegnazioni (ricevute). Dopo aver impostato i criteri di ricerca, cliccare sull apposito pulsante Cerca. 3 3

14 3 I protocolli trovati saranno mostrati in elenco e sarà possibile riaprirli cliccando sul rispettivo Numero progressivo. Il pulsante Storia assegnazioni consente invece di consultare tutti gli eventi di assegnazione occorsi al protocollo. 4