PER IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI E GIUDIZIARI

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1 T.T.20/3 COMUNE DI CAPO D ORLANDO REGOLAMENTO PER IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI E GIUDIZIARI

2 Il presente regolamento, composto da n. 13 articoli, è stato approvato dal Commissario Straordinario con i poteri del Consiglio comunale il 02/03/2006 con atto n. 18. IL SEGRETARIO GENERALE La citata deliberazione è divenuta esecutiva il IL SEGRETARIO GENERALE Il presente regolamento è stato ripubblicato all Albo Pretorio Dal al IL SEGRETARIO GENERALE Il presente regolamento è divenuto esecutivo il IL SEGRETARIO GENERALE

3 REGOLAMENTO PER IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI E GIUDIZIARI DEI COMUNI ARTICOLO 1 Oggetto del Regolamento 1. Il presente Regolamento in attuazione del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, identifica i tipi di dati sensibili e giudiziari e le operazioni eseguibili da parte del Comune nello svolgimento delle proprie funzioni istituzionali. 2 Inoltre indica individua le misure minime di sicurezza e l organizzazione di risorse umane e strumentali al fine di garantire la legittimità, conformità, regolarità e correttezza del citato trattamento. ARTICOLO 2 Finalità 1. L applicazione del presente regolamento deve garantire che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonchè della dignità dell'interessato, con particolare riferimento alla riservatezza, all'identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali. 2. Il trattamento dei dati sensibili e giudiziari è esercitato assicurando un elevato livello di tutela dei diritti e delle libertà di cui al comma 1 nel rispetto dei principi di semplificazione, armonizzazione ed efficacia delle modalità previste per il loro esercizio da parte degli interessati, nonchè per l'adempimento degli obblighi da parte dei titolari del trattamento. 3. I procedimenti, i sistemi informativi e i programmi informatici sono configurati riducendo al minimo l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo da escluderne il trattamento quando le finalità perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente, dati anonimi od opportune modalità che permettano di identificare l'interessato solo in caso di necessità. ARTICOLO 3 Definizioni 1. Ai fini del presente regolamento si intende per: a) "trattamento", qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati; b) "dato personale", qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale;

4 c) "dati identificativi", i dati personali che permettono l'identificazione diretta dell'interessato; d) "dati sensibili", i dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonchè i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale; e) "dati giudiziari", i dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all'articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del d.p.r. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale; f) "titolare", la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza; g) "responsabile", la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali; h) "incaricati", le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento dal titolare o dal responsabile; i) "interessato", la persona fisica, la persona giuridica, l'ente o l'associazione cui si riferiscono i dati personali; l) "comunicazione", il dare conoscenza dei dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall'interessato, dal rappresentante del titolare nel territorio dello Stato, dal responsabile e dagli incaricati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione; m) "diffusione", il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione; n) "dato anonimo", il dato che in origine, o a seguito di trattamento, non può essere associato ad un interessato identificato o identificabile; o) "blocco", la conservazione di dati personali con sospensione temporanea di ogni altra operazione del trattamento; p) "banca di dati", qualsiasi complesso organizzato di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti; q) "Garante", l'autorità di cui all'articolo 153, istituita dalla legge 31 dicembre 1996, n Ai fini del presente regolamento si intende, inoltre, per: a) "comunicazione elettronica", ogni informazione scambiata o trasmessa tra un numero finito di soggetti tramite un servizio di comunicazione elettronica accessibile al pubblico. Sono escluse le informazioni trasmesse al pubblico tramite una rete di comunicazione elettronica, come parte di un servizio di radiodiffusione, salvo che le stesse informazioni siano collegate ad un abbonato o utente ricevente, identificato o identificabile; b) "chiamata", la connessione istituita da un servizio telefonico accessibile al pubblico, che consente la comunicazione bidirezionale in tempo reale; c) "reti di comunicazione elettronica", i sistemi di trasmissione, le apparecchiature di commutazione o di instradamento e altre risorse che consentono di trasmettere segnali via

5 cavo, via radio, a mezzo di fibre ottiche o con altri mezzi elettromagnetici, incluse le reti satellitari, le reti terrestri mobili e fisse a commutazione di circuito e a commutazione di pacchetto, compresa Internet, le reti utilizzate per la diffusione circolare dei programmi sonori e televisivi, i sistemi per il trasporto della corrente elettrica, nella misura in cui sono utilizzati per trasmettere i segnali, le reti televisive via cavo, indipendentemente dal tipo di informazione trasportato; d) "rete pubblica di comunicazioni", una rete di comunicazioni elettroniche utilizzata interamente o prevalentemente per fornire servizi di comunicazione elettronica accessibili al pubblico; e) "servizio di comunicazione elettronica", i servizi consistenti esclusivamente o prevalentemente nella trasmissione di segnali su reti di comunicazioni elettroniche, compresi i servizi di telecomunicazioni e i servizi di trasmissione nelle reti utilizzate per la diffusione circolare radiotelevisiva, nei limiti previsti dall'articolo 2, lettera c), della direttiva 2002/21/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 7 marzo 2002; f) "utente", qualsiasi persona fisica che utilizza un servizio di comunicazione elettronica accessibile al pubblico, per motivi privati o commerciali, senza esservi necessariamente abbonata; g) "dati relativi all'ubicazione", ogni dato trattato in una rete di comunicazione elettronica che indica la posizione geografica dell'apparecchiatura terminale dell'utente di un servizio di comunicazione elettronica accessibile al pubblico; h) "posta elettronica", messaggi contenenti testi, voci, suoni o immagini trasmessi attraverso una rete pubblica di comunicazione, che possono essere archiviati in rete o nell'apparecchiatura terminale ricevente, fino a che il ricevente non ne ha preso conoscenza. 3. Ai fini del presente regolamento si intende, altresì, per: a) "misure minime", il complesso delle misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza che configurano il livello minimo di protezione richiesto in relazione ai rischi previsti nell'articolo 31; b) "strumenti elettronici", gli elaboratori, i programmi per elaboratori e qualunque dispositivo elettronico o comunque automatizzato con cui si effettua il trattamento; c) "autenticazione informatica", l'insieme degli strumenti elettronici e delle procedure per la verifica anche indiretta dell'identità; d) "credenziali di autenticazione", i dati ed i dispositivi, in possesso di una persona, da questa conosciuti o ad essa univocamente correlati, utilizzati per l'autenticazione informatica; e) "parola chiave", componente di una credenziale di autenticazione associata ad una persona ed a questa nota, costituita da una sequenza di caratteri o altri dati in forma elettronica; f) "profilo di autorizzazione", l'insieme delle informazioni, univocamente associate ad una persona, che consente di individuare a quali dati essa può accedere, nonchè i trattamenti ad essa consentiti; g) "sistema di autorizzazione", l'insieme degli strumenti e delle procedure che abilitano l'accesso ai dati e alle modalità di trattamento degli stessi, in funzione del profilo di autorizzazione del richiedente.

6 ARTICOLO 4 Diritti dell interessato 1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile e le indicazioni previste dall articolo 7 del Codice in materia di protezione dei dati personali, approvato con il Decreto legislativo 30 giugno 2003, n I diritti di cui al citato articolo 7 sono esercitati con richiesta rivolta senza formalità al titolare o al responsabile, anche per il tramite di un incaricato, alla quale è fornito idoneo riscontro senza ritardo, come previsto dall articolo 8 del Codice in materia di protezione dei dati personali. 3. Per le modalità di esercizio e di riscontro si applicano, in quanto compatibili, le norme degli articolo 9, 10 e seguenti del citato Codice in materia di protezione dei dati peonali. ARTICOLO 5 Modalità del trattamento 1. I dati personali oggetto di trattamento sono trattati in modo lecito e secondo correttezza; raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, esatti e, se necessario, aggiornati; pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti o successivamente trattati, come previsto all articolo 10 e seguenti e distrutti come previsto dall articolo 16 del Codice in materia di protezione dei dati personali. 2. Il trattamento dei dati sensibili e dei dati giudiziari è consentito se autorizzato ai sensi del presente regolamento ed indicato nelle allegate schede, nelle quali sono specificati i tipi di dati che possono essere trattati e di operazioni eseguibili e le finalità di rilevante interesse pubblico perseguite. 3. I soggetti pubblici, ai sensi dell articolo 22 del Codice in materia di protezione dei dati personali possono trattare solo i dati sensibili e giudiziari indispensabili per svolgere attività istituzionali che non possono essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa. 4. Il trattamento dei dati sensibili e dei dati giudiziari deve essere conforme a quanto previsto dagli articoli 26 e 27 del Codice in materia di protezione dei dati personali. 5. Il trattamento riguardante dati diversi da quelli sensibili e giudiziari è consentito, nei limiti e con le modalità previsti dal Codice in materia di protezione dei dati personali 6. Ai soggetti che attuano il trattamento si applicano gli articolo 28 e 29 del Codice in materia di protezione dei dati personali. ARTICOLO 6 Misure di sicurezza 1. Nel quadro dei più generali obblighi di sicurezza di cui all'articolo 31 del Codice in materia di protezione dei dati personali, o previsti da speciali disposizioni, i titolari del trattamento sono comunque tenuti ad adottare le misure minime individuate nel Titolo V

7 del citato codice e quelle esplicitate nel documento Misure minime di sicurezza al fine di assicurare un livello minimo di protezione dei dati personali. 2. Il dirigente cui la banca dati afferisce provvede all'adozione delle misure di sicurezza, ivi comprese quelle minime come specificate nel D.P.S., anche al fine di prevenire: a) i rischi di distruzione, perdita dei dati o danneggiamento della banca dati o dei locali ove essa è collocata; b) l'accesso non autorizzato; c) modalità di trattamento dei dati non conformi alla legge o al regolamento; d) la cessione e/o la distruzione dei dati in caso di cessazione del trattamento. 3. Fatte salve le disposizioni di legge e di regolamento in materia di sicurezza dei dati personali, il dirigente il servizio, in relazione alle strutture e ai supporti informatici attivi, adotta tutte le misure di sicurezza al fine di: a) ridurre al minimo il rischio di distruzione o perdita anche accidentale dei dati memorizzati su supporti magnetici, ottici e cartacei gestiti da e per conto del settore preposto ai sistemi informativi; b) evitare l'accesso non autorizzato alle banche dati, alle reti e in generale ai servizi informatici del Comune. ARTICOLO 7 Soggetti che effettuano il trattamento 1. Il titolare del trattamento dei dati di cui al presente regolamento è il comune. 2. Il responsabile delle singole banche, gestite dall'amministrazione Comunale, è individuato dal Sindaco, con proprio provvedimento. 3. I responsabili delle banche dati effettuano il trattamento e svolgono le funzioni previste dalla legge e dal presente regolamento, sulla base delle direttive impartite dal Sindaco, anche in materia di sicurezza. 4. Il responsabile di ciascuna banca dati nomina, qualora non già individuato, con provvedimento motivato, l incaricato gestionale della banca medesima. Nel caso di mancata nomina, resta responsabile di tutte le operazioni di trattamento. 5. Ogni designazione è effettuata per iscritto e individua puntualmente il soggetto, l'ambito del trattamento consentito, le misure di sicurezza da applicare. 6. Ove esigenze organizzative lo rendano necessario, possono essere nominati più incaricati gestionali di una stessa banca dati. In caso di assenza o di impedimento del responsabile gestionale può essere nominato un sostituto. ARTICOLO 8 Individuazione dei tipi di dati e di operazioni eseguibili In attuazione delle disposizioni di cui agli artt. 20, comma 2, e 21, comma 2, del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, le tabelle che formano parte integrante del presente Regolamento, contraddistinte dai numeri da 1 a 40 riportate nel successivo articolo 10, identificano i tipi di dati sensibili e giudiziari per cui è consentito il relativo trattamento, nonché le operazioni eseguibili in riferimento alle specifiche finalità di rilevante interesse

8 pubblico perseguite nei singoli casi ed espressamente elencate nel d.lg. n. 196/2003 (artt. 59, 60, 62-73, 86, 95, 98 e 112). I dati sensibili e giudiziari individuati dal presente regolamento sono trattati previa verifica della loro pertinenza, completezza e indispensabilità rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi, specie nel caso in cui la raccolta non avvenga presso l'interessato. Le operazioni di interconnessione, raffronto, comunicazione e diffusione individuate nel presente regolamento sono ammesse soltanto se indispensabili allo svolgimento degli obblighi o compiti di volta in volta indicati, per il perseguimento delle rilevanti finalità di interesse pubblico specificate e nel rispetto delle disposizioni rilevanti in materia di protezione dei dati personali, nonché degli altri limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti. I raffronti e le interconnessioni con altre informazioni sensibili e giudiziarie detenute dal Comune sono consentite soltanto previa verifica della loro stretta indispensabilità nei singoli casi ed indicazione scritta dei motivi che ne giustificano l'effettuazione. Le predette operazioni, se effettuate utilizzando banche di dati di diversi titolari del trattamento, nonché la diffusione di dati sensibili e giudiziari, sono ammesse esclusivamente previa verifica della loro stretta indispensabilità nei singoli casi e nel rispetto dei limiti e con le modalità stabiliti dalle disposizioni legislative che le prevedono (art. 22 del d.lg. n. 196/2003). Sono inutilizzabili i dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali (artt. 11 e 22, comma 5, del d.lg. n. 196/2003). ARTICOLO 9 Riferimenti normativi Al fine di una maggiore semplificazione e leggibilità del presente regolamento e delle allagate schede, le disposizioni di legge, citate nella parte descrittiva delle "fonti normative" delle schede, si intendono riferite e come recanti le successive modifiche e integrazioni relativamente a tutte le norme citate. La Giunta Comunale, con propria delibera, provvederà periodicamente all aggiornamento delle citate schede e alla loro eventuale integrazione, procedendo alla loro pubblicazione come indicato nei successivi articoli ARTICOLO 10 Indice dei trattamenti La tabella appresso riportata contiene le schede che formano parte integrante del presente Regolamento e che identificano i tipi di dati sensibili e giudiziari per cui è consentito il relativo trattamento, nonché le operazioni eseguibili in riferimento alle specifiche finalità di rilevante interesse pubblico perseguite nei singoli casi ed espressamente elencate nelle stesse schede. N scheda Denominazione del trattamento

9 1 2 3 Personale - Gestione del rapporto di lavoro del personale impiegato a vario titolo presso il Comune Personale / Gestione del rapporto di lavoro del personale impiegato a vario titolo presso il Comune - attività relativa al riconoscimento di benefici connessi all'invalidità civile per il personale e all'invalidità derivante da cause di servizio, nonché da riconoscimento di inabilità a svolgere attività lavorativa Servizi demografici / Anagrafe - gestione dell'anagrafe della popolazione residente e dell'anagrafe della popolazione residente all'estero (AIRE) 4 Servizi demografici / Stato civile - Attività di gestione dei registri di stato civile 5 Servizi demografici / Elettorale - attività relativa all'elettorato attivo e passivo Servizi demografici / Elettorale - attività relativa alla tenuta degli albi degli scrutatori e dei presidenti di seggio Servizi demografici / Elettorale - attività relativa alla tenuta dell'elenco dei giudici popolari Servizi demografici / Leva - attività relativa alla tenuta del registro degli obiettori di coscienza Servizi demografici / Leva - attività relativa alla tenuta delle liste di leva e dei registri matricolari 10 Servizi sociali - Attività relativa all'assistenza domiciliare Servizi sociali - Attività relativa all'assistenza scolastica ai portatori di handicap o con disagio psico-sociale Servizi sociali - Attività relativa alle richieste di ricovero o inserimento in Istituti, Case di cura, Case di riposo, ecc Servizi sociali - Attività ricreative per la promozione del benessere della persona e della comunità, per il sostegno dei progetti di vita delle persone e delle famiglie e per la rimozione del disagio sociale Servizi sociali - Attività relativa alla valutazione dei requisiti necessari per la concessione di contributi, ricoveri in istituti convenzionati o soggiorno estivo (per soggetti audiolesi, non vedenti, pluriminorati o gravi disabili o con disagi psico-sociali) Servizi sociali - Attività relativa all'integrazione sociale ed all'istruzione del portatore di handicap e di altri soggetti che versano in condizioni di disagio sociale (centro diurno, centro socio educativo, ludoteca, ecc.) Servizi sociali - Attività di sostegno delle persone bisognose o non autosufficienti in materia di servizio pubblico di trasporto

10 Servizi sociali - Attività relativa alla prevenzione ed al sostegno alle persone tossicodipendenti ed alle loro famiglie tramite centri di ascolto (per sostegno) e centri documentali (per prevenzione) Servizi sociali - Attività relativa ai servizi di sostegno e sostituzione al nucleo familiare e alle pratiche di affido e di adozione dei minori Servizi sociali - Attività relativa ai trattamenti sanitari obbligatori (T.S.O.) ed all'assistenza sanitaria obbligatoria (A.S.O.) Servizi sociali - Attività relative alla concessione di benefici economici, ivi comprese le assegnazioni di alloggi di edilizia residenziale pubblica e le esenzioni di carattere tributario Istruzione e cultura - Attività relativa alla gestione degli asili nido comunali e dei servizi per l'infanzia e delle scuole materne elementari e medie 22 Istruzione e cultura - Attività di formazione ed in favore del diritto allo studio 23 Istruzione e cultura - Gestione delle biblioteche e dei centri di documentazione 24 Polizia municipale - Attività relativa all'infortunistica stradale 25 Polizia municipale - Gestione delle procedure sanzionatorie 26 Polizia municipale - Attività di polizia annonaria, commerciale ed amministrativa 27 Polizia municipale - Attività di vigilanza edilizia, in materia di ambiente e sanità, nonché di polizia mortuaria 28 Polizia municipale - Attività relativa al rilascio di permessi per invalidi Rilascio delle licenze per il commercio, il pubblico esercizio, l'artigianato e la pubblica sicurezza Contenzioso - Attività relative alla consulenza giuridica, nonché al patrocinio ed alla difesa in giudizio dell'amministrazione nonché alla consulenza e copertura assicurativa in caso di responsabilità civile verso terzi dell'amministrazione Politiche del lavoro - Gestione delle attività relative all'incontro domanda/offerta di lavoro, comprese quelle relative alla formazione professionale Gestione dei dati relativi agli organi istituzionali dell'ente, dei difensori civici, nonché dei rappresentanti dell'ente presso enti, aziende e istituzioni Attività politica, di indirizzo e di controllo, sindacato ispettivo e documentazione dell'attività istituzionale degli organi comunali 34 Attività del difensore civico comunale

11 35 Attività riguardante gli istituti di democrazia diretta 36 Attività di erogazioni e benefici a sostegno di imprese nel settore dello sviluppo economico 37 Attività di erogazione benefici a vario titolo 38 Attività di erogazioni di benefici e/o di rimborsi per tasse o tributi 39 Attività relativa al rilascio di autorizzazioni ed iscrizioni agli albi 40 Attività di rilevamento per la programmazione degli interventi in materia di protezione civile ARTICOLO 11 Norme finali e transitorie 1. I provvedimenti e le determinazioni organizzative di attuazione di quanto previsto dal presente regolamento sono adeguati e/o aggiornati a cura degli organi e dei soggetti competenti. 2. Per quanto non previsto dalle disposizioni del presente Regolamento si applicano le norme del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e le direttive del Garante della privacy. 3. In sede di prima applicazione del presente regolamento, i responsabili di ogni struttura organizzativa sono tenuti ad effettuare un censimento delle banche di dati esistenti presso la struttura, a confrontarlo con i dati dell allegato Banche dati e ad inviarne comunicazione al responsabile dell'area Amministrativa per la preparazione delle necessarie proposte e/o adozione degli opportuni provvedimenti. 4. Fino al censimento delle banche di dati previsto dal comma precedente e salvo diversa individuazione da parte del Sindaco, la responsabilità per la sicurezza dei sistemi informativi è affidata al responsabile dell area. 5. Sono abrogate le eventuali norme puntuali e/o organizzative in contrasto con il presente regolamento. ARTICOLO 12 Pubblicità e diffusione del regolamento. 1. Copia del presente regolamento sarà pubblicata e tenuta a disposizione del pubblico, perché ne possa prendere visione in qualsiasi momento. 2. Copia del presente regolamento, a cura del Segretario Generale, sarà consegnata a tutti gli Assessori, ai consiglieri, all organo di revisione, nonché a tutti i responsabili degli uffici e dei servizi del Comune. 3. Per garantire la più ampia diffusione nell'ambito della comunità locale copia del presente regolamento e delle schede allegate saranno pubblicate all'albo pretorio e nel sito Internet del Comune ed inoltre depositate presso l U.R.P.

12 ARTICOLO 13 Entrata in vigore. II presente regolamento verrà pubblicato, successivamente alla esecutività della delibera di approvazione, all'albo pretorio del Comune per quindici giorni consecutivi ed entrerà in vigore il giorno successivo alla scadenza di detta pubblicazione

13 INDICE DEL REGOLAMENTO PER IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI E GIUDIZIARI DEI COMUNI ARTICOLO 1.Oggetto del Regolamento ARTICOLO 2.Finalità ARTICOLO 3.Definizioni ARTICOLO 4.Diritti dell interessato ARTICOLO 5 Modalità del trattamento ARTICOLO 6 Misure di sicurezza ARTICOLO 7 Soggetti che effettuano il trattamento ARTICOLO 8 Individuazione dei tipi di dati e di operazioni eseguibili ARTICOLO 9..Riferimenti normativi ARTICOLO 10..Indice dei trattamenti ARTICOLO 11 Norme finali e transitorie ARTICOLO 12 Pubblicità e diffusione del regolamento. ARTICOLO Entrata in vigore.

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