REGOLAMENTO SERVIZIO ECONOMATO

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1 REGOLAMENTO SERVIZIO ECONOMATO (ART. 153, comma 7 d.lgs. 18 agosto 2000 n. 267 e successive modificazioni e integrazioni) Approvato dal Consiglio Comunale con atto n. del

2 INDICE ANALITICO CAPO I DISPOSIZIONI GENERALI ART Istituzione del Servizio di Economato ART Competenze dell Economo CAPO II SERVIZIO DI CASSA ART Responsabilità dell Economo ART Anticipazioni all Economo ART Procedure per i pagamenti all Economo ART Rimborsi delle somme anticipate ART Anticipazioni straordinarie all Economo ART Disciplina delle anticipazioni straordinarie all Economo ART Documenti obbligatori per la tenuta del Servizio di Economato ART Controllo del Servizio Economato CAPO III COMPETENZE DELL ECONOMO ART Approvvigionamento di materiale ART Contratti di manutenzione ART Gestione parco automezzi ART Assicurazioni CAPO IV DISPOSIZIONI FINALI E TRANSITORIE ART Rendicontazione generale annuale ART Pubblicità del Regolamento ART Rinvio ART Entrata in vigore 2

3 CAPO I DISPOSIZIONI GENERALI ART. 1 Istituzione del Servizio di Economato 1. E istituito in questo comune il Servizio di Economato per la gestione di cassa delle spese di ufficio di non rilevante ammontare. Le funzioni di Economo sono attribuite all Istruttore dell Ufficio Economato, individuato annualmente con l approvazione del Piano Esecutivo di Gestione. 2. Il servizio di Economato è disciplinato dalle norme in applicazione del disposto dell art.153 comma 7 del D.Lgs. 18 agosto 2000 n. 267 e successive modificazioni, dal Regolamento di Contabilità e da ogni altra normativa in vigore. ART. 2 Competenze dell Economo 1. Le competenze dell Economo sono quelle risultanti dal presente regolamento. 2. In ordine al maneggio valori, l Economo dovrà attenersi scrupolosamente alle norme fissate con il presente regolamento, rifiutandosi si eseguire qualsiasi operazione ivi non riconducibile. 3. L Economo è esonerato dal prestare cauzione. CAPO II SERVIZIO DI CASSA ART. 3 Responsabilità dell Economo 1. L Economo, nella sua qualità di agente contabile, ai sensi dell art. 93 D.Lgs. 267/2000 e successive modificazioni, è personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazione. Egli è tenuto all osservanza degli obblighi previsti dalle leggi civili per i depositari ed è responsabile della regolarità dei pagamenti, da eseguire sempre in applicazione del presente Regolamento. 2. L Economo non può fare delle somme ricevute in anticipazione un uso diverso da quello per le quali sono state concesse. 3

4 ART. 4 Anticipazioni all Economo 1. Per provvedere al pagamento delle somme rientranti nella sua competenza, all inizio di ciascun semestre sarà stanziata a favore dell Economo, la somma di 5.000,00 (cinquemila/00), sulla base della quale verranno emessi mandati di anticipazione per un ammontare pari a 2.500,00 (duemilacinquecento/00) a trimestre. Lo stanziamento semestrale trova imputazione al Titolo IV spese per conto terzi ad apposito capitolo del Bilancio annuale di previsione, ed è suscettibile di variazione qualora se ne ravvisi la necessità. 2. Eventuali ulteriori anticipazioni, aventi in ogni caso carattere eccezionale e temporaneo, potranno essere disposte con motivata determinazione del Dirigente o del Responsabile del Settore. 3. Alla fine di ciascun esercizio finanziario l Economo restituirà, integralmente, le anticipazioni ricevute a copertura degli ordinativi di incasso che saranno emessi in corrispondenza dei mandati di anticipazione di cui ai precedenti commi. A dimostrazione delle somme spese, verrà inoltre predisposto un rendiconto annuale riepilogativo delle anticipazioni ricevute e dei mandati di pagamento effettuati. ART. 5 Procedure per i pagamenti all Economo 1. l Economo comunale potrà dare corso ai seguenti pagamenti, esclusivamente sulla scorta di appositi Buoni di pagamento : missioni del personale; posta e valori bollati; lavaggio automezzi comunali; acquisto valori bollati di modica entità; acquisti di articoli di cancelleria non reperibili in magazzino; acquisto pubblicazioni; acquisti vari di piccola entità; 2. Nessun buono di pagamento potrà essere emesso in assenza di disponibilità e coperto da impegno specifico o generale; 3. I pagamenti di cui al precedente comma 1 possono essere eseguiti quando i singoli importi non superano la somma di 250,00.= (duecentocinquanta/00) IVA compresa; 4. Nel caso di comprovata necessità ed urgenza, potrà essere disposto il pagamento a mezzo dell Economo comunale di somme eccedenti il limite posta al comma precedente, sulla scorta di mandati di pagamento firmati dal Responsabile del Servizio Finanziario; 5. Non possono essere liquidati dall Economo comunale le fatture relative a prestazioni di servizi; 6. Non possono essere altresì liquidate a mezzo cassa economale fatture d acquisto il cui importo genera una maggior spesa sulla determinazione d impegno appositamente emessa. ART. 6 Rimborsi delle somme anticipate 1. Ogni mese, e comunque alla fine di ogni trimestre, in relazione anche alle esigenze di disponibilità del fondo, sarà cura dell Economo di richiedere il rimborso delle somme anticipate, che sarà disposto con apposita determinazione a firma del Dirigente ovvero del Responsabile del Settore. 2. Alla detta determinazione dovranno essere allegati: a) I buoni di pagamento; b) Tutta la documentazione relativa ai pagamenti effettuati. 4

5 ART. 7 Anticipazioni straordinarie all Economo 1. L Economo comunale potrà dar corso ad anticipazioni straordinarie solo ed esclusivamente per far fronte ad urgenti esigenze quanto non riesca possibile, senza grave danno per i servizi, provvedere con le normali procedure. 2. Per le anticipazioni straordinarie di cui al comma precedente dovranno essere osservate le procedure di cui al successivo articolo 8. ART. 8 Disciplina delle anticipazioni straordinarie all Economo 1. Per le anticipazioni a carattere straordinario di cui al precedente articolo 7, l Economo dovrà attenersi alla seguente procedura: a) Le anticipazioni dovranno essere fatte esclusivamente in esecuzione di apposite autorizzazioni vistate dal Responsabile del Servizio Finanziario; b) Sarà cura dell Economo richiedere, per le somme anticipate, il pronto rendiconto, consistente nelle relative pezze giustificative; c) Per le somme effettivamente pagate sarà emesso corrispondente buono di pagamento a norma del precedente articolo ; d) Al buono di pagamento di cui alla precedente lettera c) dovranno essere allegate: l autorizzazione di cui alla precedente lettera a); tutta la documentazione di spesa. ART. 9 Documenti obbligatori per la tenuta del Servizio di Economato 1. per la regolare tenuta del Servizio di Economato, l Economo dovrà tenere, sempre aggiornati, i seguenti documenti: elenco dei pagamento e dei rimborsi (giornale di cassa); elenco dei buoni di pagamento emessi dall Economo. 2. tutti i modelli di richiesta dovranno essere numerati prima dell uso a cura dell Economo e diligentemente conservati dall Economo stesso. ART. 10 Controllo del Servizio Economato 1. Il controllo del Servizio di Economato spetta al Responsabile del Servizio finanziario e al Responsabile del Settore al quale l ufficio comunale è assegnato. 2. Il Servizio di Economato sarà soggetto a verifiche ordinarie trimestrali da parte dell organo di revisione economico-finanziaria dell Ente, ai sensi dell art. 223 del D.Lgs. 267/2000 e successive modificazioni. L Amministrazione potrà provvedere autonome verifiche di cassa. 3. All uopo l Economo dovrà tenere aggiornata in ogni momento la situazione di cassa con la relativa documentazione e i documenti giustificativi delle spese. 4. Si provvederà a verifica straordinaria di cassa a seguito di mutamento definitivo della persona dell Economo. In caso di vacanza, assenza o impedimento, anche per ferie, le funzioni di Economo possono essere attribuite tramite apposito provvedimento del Responsabile di Settore competente ad altro dipendente del Settore stesso. In questo caso il temporaneo titolare dell Ufficio Economato resta responsabile della rendicontazione di cui al successivo comma Il dipendente facente funzione di Economo a tempo determinato, ai sensi del precedente comma 4, è obbligato a rendere il conto della propria gestione allo scadere della carica. 5

6 CAPO III COMPETENZE DELL ECONOMO ART. 11 Approvvigionamento di materiale 1. I Responsabili dei Servizi interessati, o i dipendenti allo scopo individuati, provvedono obbligatoriamente alla compilazione di apposito modulo per la richiesta di cancelleria, modulistica, stampati e accessori informatici predisposti dall Economo. 2. Gli acquisti di necessità esclusiva di un Ufficio sono effettuati da ciascun Responsabile di Servizio. Qualora il medesimo acquisto riguardi più servizi, esso sarà disposto dall Economo esclusivamente dietro presentazione di richiesta scritta. L economo cura altresì: le operazioni necessarie per provvedere alla stampa dei manifesti per comunicazioni di carattere istituzionale; gli abbonamenti ad acquisti di pubblicazioni periodiche cartacee e online da esclusione di quelle affidate alla Biblioteca; pagamento delle spese postali; operazioni necessarie per provvedere all incarico del servizio di facchinaggio. 3. Entro il 31 ottobre di ciascun esercizio i Responsabili di Servizio comunicano all Economo le esigenze di cancelleria e modulistica necessarie per l anno seguente. Le informazioni così raccolte costituiranno la dotazione massima di materiale in dotazione ai vari Uffici; l eventuale richiesta aggiuntiva dovrà essere motivata. 4. Le fatture relative agli acquisti di cui al comma 2 del presente articolo, verranno liquidate con apposita determinazione dall Ufficio Economato, previo visto di conformità da parte del Responsabile del Servizio Interessato. ART. 12 Contratti di manutenzione 1 L economo provvede annualmente alla gestione dei contratti di manutenzione. Eventuali riparazioni e interventi di manutenzione che si rendessero necessari, verranno disposti dall Economo, previa comunicazione dei consegnatari dei beni a cui essi sono stati affidati. 1. In caso di riparazioni non comprese nel contratto di manutenzione, essere verranno disposte dall Economo, che provvederà successivamente a darne comunicazione al Responsabile del settore interessato. 2. Le richieste di intervento tecnico per il ripristino della corretta funzionalità delle attrezzature oggetto dei contratti di manutenzione di cui al presente articolo, verranno evase dall Economo comunale esclusiva-mente dietro presentazione obbligatoria di apposito modulo, compilato e sottoscritto dal richiedente. ART. 13 Gestione parco automezzi 1. Ciascun autoveicolo di proprietà comunale è dotato di: Scheda carburante Scheda manutenzione Multicard per rifornimento 6

7 Le schede devono essere obbligatoriamente compilate da chiunque utilizzi il mezzo. Eventuali discordanze o anomalie che risultassero dai controlli effettuati dall Economo, verranno imputati al consegnatario dell automezzo individuato dal Responsabile del settore interessato. 2. Il responsabile del Servizio Economato provvede annualmente ad individuare la ditta fornitrice di carburanti e lubrificanti per il funzionamento degli automezzi di proprietà comunale. Ad ogni rifornimento, l autista è tenuto alla compilazione della scheda carburante, che verrà consegnata mensilmente all Economo. 3. Per quanto concerne le riparazioni e manutenzioni che si rendessero necessarie per garantire o ripristinare il corretto funzionamento degli autoveicoli comunali, esse verranno disposte dall Economo dietro comunicazione dei Responsabili dei settori interessati ad esclusione dei mezzi ad uso riservato della polizia locale. ART. 14 Assicurazioni 1. L Economo comunale provvede alla gestione delle polizze assicurative a tutela del patrimonio dell ente (Responsabilità civile, incendio e furto, spese legali, apparecchiature informatiche, kasko e automezzi), delle altre assicurazioni attive presso l ente nonché di quant altro l Amministrazione ritenga opportuno attivare. 2. Le liquidazioni dei premi assicurativi e degli aggiornamenti relativi alle polizze di cui sopra, verranno disposto dall Economo a seguito di verifica degli importi, mediante l ausilio degli uffici interessati. CAPO IV DISPOSIZIONI FINALI E TRANSITORIE ART. 15 Rendicontazione generale annuale 1. Secondo quanto disposto dal D.P.R. 455/2000, entro il termine di due mesi dalla chiusura dell esercizio finanziario, qualora la Corte dei Conti ne facesse richiesta, l Economo e gli agenti contabili rendono il conto della loro gestione su appositi modelli conformi a quelli approvati dal Ministero. 2. Tale rendiconto sarà depositato presso la segreteria della competente sezione giurisdizionale della Corte dei Conti entro un mese da quando è divenuta esecutiva la deliberazione di approvazione del conto da parte dell Ente. 3. L Economo e gli agenti contabili dovranno allegare al proprio rendiconto copia della seguente documentazione, che resterà a disposizione presso il Settore Finanziario: Il provvedimento di nomina o atti amministrativi corrispondenti; La documentazione giustificativa della gestione; I verbali di eventuali passaggio della gestione; Le verifiche di cassa ordinarie e straordinarie. 7

8 ART. 16 Pubblicità del Regolamento 1. Copia del presente Regolamento del Servizio di Economato, a norma dell art. 22 della Legge 21/90 e successive modificazioni, sarà pubblicato sul sito internet comunale perché i cittadini ne possano prendere visione in qualsiasi momento. ART. 17 Rinvio 1. Per quanto non previsto nel presente regolamento, trovano applicazione, in quanto applicabili, le leggi e i regolamenti in materia. ART. 18 Entrata in vigore 1. Il presente regolamento, composto da n. 18 (diciotto) articoli. Entra in vigore dopo quindici giorni dall avvenuta sua pubblicazione all albo pretorio, successiva all esecutività dell atto consiliare che lo approva. 8