REGOLAMENTO DI GESTIONE DELLA CASSA ECONOMALE

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1 REGOLAMENTO DI GESTIONE DELLA CASSA ECONOMALE Approvato con verbale del C.d.A. n. 69 del Aggiornato con Delibera dell Amministratore Unico n. 11 del Reg. Impr. Di Potenza F. e P. IVA REA C.C.I.A.A. PZ n 7766 Cap. Soc. i.v ,00 Sede Amministrativa : Via F. Crispi 60, POTENZA Sede Legale: Via A. M. Di Francia 40, MATERA Tel/Fax acquaspa@cert.ruparbasilicata.it

2 INDICE Art. 1 Oggetto del regolamento Art. 2 L Addetto alla gestione della cassa economale Art. 3 Attribuzioni specifiche Art.4 Adempimenti di competenza Art. 5 Gestione Cassa economale limiti di spesa Art. 6 Ubicazioni e pertinenze del servizio Art. 7 Valori custoditi Art. 8 Pagamenti a mezzo cassa economale Art. 9 Riscossioni Art. 10 Reintegro cassa economale giacenza media Art. 11 Contabilità della cassa economale Art. 12 Anticipo per trasferte di dipendenti Art. 13 Anticipo per trasferte degli Organi Amministrativi e del Collegio Sindacale Art. 14 Responsabilità e controlli dell Addetto alla gestione della cassa economale Art. 15 Norma transitoria ALLEGATI: Modulo giornale di cassa Modulo richiesta acquisto materiale Modulo quietanza/rimborso spese missione Modulo distinta spese missione 2

3 Art. 1 Oggetto del regolamento Il servizio di gestione della cassa economale è disciplinato dal presente Regolamento, che ne definisce funzioni e modalità di espletamento. Art. 2 L addetto alla gestione della cassa economale 1. L Addetto alla gestione della cassa economale è personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazione ed è tenuto a rendere il conto dello sua gestione. Egli è tenuto all osservanza degli obblighi previsti dalle leggi civili per i depositari ed è responsabile della regolarità dei pagamenti, da eseguire sempre in applicazione del presente regolamento; 2. L Addetto alla gestione della cassa economale : a) non può impiegare le somme ricevute in anticipazione per un uso diverso da quello per il quale sono state concesse; b) organizza il funzionamento del servizio al fine di assicurare la migliore utilizzazione e il più efficace impiego delle risorse finanziarie e strumentali allo stesso assegnate; c) assicura la rigorosa osservanza degli articoli del presente regolamento. In base all art. 42 del vigente CCNL, all Addetto alla cassa economale, la cui gestione comporta maneggio di denaro contante, con rischio di oneri per errori, viene corrisposta un indennità di uro 4,00 per giorno di effettivo servizio. L indennità viene corrisposta, per giorno effettivo di servizio, anche al dipendente chiamato a sostituire il titolare dell attività in caso di sua assenza. Art. 3 Attribuzioni specifiche Le attribuzioni specifiche dell Addetto alla gestione della cassa comprendono: predisposizione di pagamenti per beni/servizi di lieve entità; anticipazioni per missioni degli Organi Amministrativi e del Collegio Sindacale; anticipazioni per missioni dipendenti; rimborso di quote per anticipazione. Art. 4 Adempimenti di competenza Nell espletamento delle funzioni allo stesso attribuite, l Addetto alla gestione della cassa provvede agli adempimenti e al controllo, comprendenti: compilazione di preventivi analitici di spesa; controllo della fornitura; liquidazione di spesa; istruttoria relativa alle eventuali controversie concernenti le forniture. 3

4 Art. 5 Gestione cassa economale limiti di spesa 1. L Addetto, tramite la cassa economale, provvede al pagamento delle minute spese di funzionamento vincolate che rispettino i seguenti limiti e modalità: a) carattere di urgenza ed indifferibilità, tali da non permettere l espletamento delle normali procedure contrattuali; b) riferimento a fornitura che si esaurisca in unica soluzione e ciò per evitare che l uso sistematico del pagamento con la cassa economale rappresenti un frazionamento di una eventuale spesa dal valore unitario più significativo sottoposta a procedure concorsuali di gara; c) effettuazione della fornitura, nel limite di spesa fissato per ogni singolo buono, anche a mezzo di trattativa privata diretta, con i fornitori abituali della Società. Ove nessuna ditta sia disponibile alla fornitura richiesta, si procede ad individuare, sulla base di informazioni commerciali, le ditte idonee a procedere alla fornitura. 2. Le spese da sostenersi con la cassa economale sono autorizzate per le seguenti minute spese d ufficio: a) spese postali, telegrafiche, telefoniche; b) spese per fornitura di stampati, modulistica, cancelleria, consumo occorrenti per il funzionamento degli uffici; c) spese di riproduzione di atti o mezzo di servizi di fotocopiatura, salvataggi dati su supporti informatici, microfilmatura, traduzione, archiviazione, registrazione, riproduzione di atti e stampa di manifesti e registri; d) spese per acquisto di quotidiani, libri e pubblicazioni, abbonamenti ad editoriali e riviste di carattere giuridico, tecnico e normativo; e) spese per piccole riparazioni e funzionamento automezzi di proprietà di Acqua S.p.A., quali combustibili, componenti di ricambio, spese di immatricolazione, revisione e radiazione; f) spese modiche da sostenersi per manifestazioni, celebrazioni e per attività di rappresentanza; g) anticipazioni agli Organi Amministrativi, al Collegio Sindacale ed al Direttore Generale inviati in trasferta in base ad appositi atti autorizzativi dell Amministratore Unico; h) anticipazioni a dipendenti inviati in trasferta in base ad appositi atti autorizzativi del Direttore Generale; i) la procedura di anticipazione, di cui ai punti g) ed h) del presente articolo, si riterrà conclusa previa successiva consegna delle fatture o documenti equipollenti intestati alla Società Acqua Spa entro i termini previsti dagli artt. 12 e 13; j) spese per rimborsi di pedaggi autostradali e spese di viaggio non contemplate negli specifici atti di liquidazione delle indennità di trasferta del personale dipendente; 4

5 k) spese di manutenzione e riparazione ordinarie di tutti i mobili ed arredi, delle macchine ed attrezzature d ufficio di proprietà della Società, necessarie per assicurare la buona conservazione e l efficienza dei beni per il normale svolgimento dei servizi; l) spese di trasporto urgente di valori e materiali, imballi, magazzinaggio, facchinaggio; m) spese per l igiene e la pulizia dello sede (detersivi, panni, salviette, ecc.); n) spese minute, non prevedibili, riferite ad ogni altro servizio, non comprese in appositi atti di impegno ed affidamento. 3. II valore massimo di esborso per ciascuna spesa (limite massimo di pagamento) è stabilito, di norma, in 500,00 (Euro cinquecento/00). L Addetto alla gestione della cassa economale deve utilizzare le somme affidate in anticipazione unicamente per le finalità per le quali vengono concesse. Le somme custodite in apposita cassaforte della cassa economale non possono superare l importo di 1.000,00 (Euro mille/00). La Società provvede, altresì, ad installare le attrezzature più opportune per la conservazione dei valori presso la cassa economale. Art. 6 Ubicazioni e pertinenze del servizio I valori sono conservati in apposita cassaforte, la cui chiave è affidata alla Direzione Generale. Art. 7 Valori custoditi Nella cassaforte non possono essere conservati valori che non siano di proprietà di Acqua S.p.A. e la cui presenza non sia documentata da attestazioni di consegna. Art. 8 Pagamenti a mezzo cassa economale La richiesta di pagamento di spesa, mediante cassa economale viene predisposta tramite apposito Modulo Richiesta acquisto materiale compilato dal singolo richiedente che necessita del bene/servizio, e visto ed approvato dal Direttore Generale che ne avvia la relativa procedura. Vengono altresì indicati gli estremi identificativi del creditore e dell atto di impegno dì spesa. Nessuna anticipazione di pagamento può essere effettuata senza la presenza del relativo Modulo Richiesta acquisto materiale Al termine, in caso di mancata consegna da parte del richiedente, del documento fiscale di spesa, le anticipazioni di pagamento saranno imputate allo stesso. Per importi di spesa autorizzati ed assoggettati ad I.V.A., superiori ad 20,00 (Euro venti/00), è obbligatorio la presentazione della fattura. In tale, ultimo, caso lo scontrino non è considerato titolo equipollente. 5

6 L ammontare di ogni anticipazione non può, di norma, superare l importo di 500,00 (Euro cinquecento/00). Art. 9 Riscossione Il servizio di cassa economale provvede, di regola, all incasso dei proventi derivanti da: rimborsi per riproduzione di copie e atti; rimborsi relativi a iniziative varie. Art. 10 Reintegro cassa economale giacenza media Quando si ravvisi necessario il reintegro, l Addetto alla gestione della cassa economale deve presentare, al Direttore Generale, il rendiconto delle spese effettuate per ottenerne il rimborso in modo che il fondo cassa economale sia adeguato a far fronte ad eventuali spese da sostenere e, comunque, senza mai superare il limite sancito dall art. 5 co. 4. Il rendiconto, corredato di tutta la documentazione giustificativa, è presentato al Direttore Generale, che lo verifica e vista, e dispone il mandato di rimborso. Art. 11 Contabilità della cassa economale L Addetto alla gestione della cassa deve curare che sia costantemente aggiornato il giornale di cassa nel quale vanno registrati, in stretto ordine cronologico, tutti i pagamenti e le riscossioni comunque effettuate. In apposite colonne vengono iscritte tutte le somme incassate e quelle pagate e il saldo generale di cassa. In speciali sottoconti sono inoltre specificamente distinti: gli incassi di entrate, i versamenti periodici in conto di tali riscossioni e il saldo; gli incassi da anticipazioni ordinarie, i pagamenti in conto delle stesse e il saldo; gli incassi per ciascuna anticipazione speciale, i pagamenti in conto di ognuna di esse e il saldo. Alla fine di ogni mese e comunque entro il giorno 5 del mese successivo l Addetto alla gestione della cassa economale presenterà, al Direttore Generale, ai fini dell approvazione, la rendicontazione sulle movimentazioni della cassa contanti. Modulo giornale di cassa. Il Collegio Sindacale della Società può procedere, periodicamente, a riscontri della cassa contanti e, comunque, tutte le volte che lo ritiene opportuno. Art. 12 Anticipo per trasferte di dipendenti Per le missioni e le trasferte dei dipendenti che comportino spese significative nel provvedimento di autorizzazione può essere disposta, a cura del Direttore Generale, la richiesta di erogazione, agli interessati, di un anticipo da parte dell Addetto alla gestione della cassa economale. 6

7 L anticipo, previa sottoscrizione della relativa ricevuta, sarà accordato per un importo pari all 80% dell ammontare presunto delle spese di viaggio e di ogni altro costo attinente alla trasferta da svolgere. I dipendenti hanno l obbligo, al rientro dalla trasferta, di presentare la richiesta di rimborso delle spese sostenute previa compilazione del Modulo di Quietanza Spese Trasferte ed in caso di trasferta collettiva del Modulo Distinta Spese Trasferte. L Addetto alla gestione della cassa, effettuato il controllo delle spese ammesse a rimborso e dei relativi documenti contabili giustificativi, procede alla liquidazione delle eventuali ulteriori spese sostenute o alla riscossione delle maggiori somme erogate a titolo di anticipo, provvedendo contestualmente al versamento delle stesse nella cassa economale. Nel caso in cui il dipendente non provveda entro 3 (tre) giorni dall espletamento della trasferta alla restituzione delle maggiori somme ricevute a titolo di anticipo, la Direzione Generale, su comunicazione dell Addetto alla gestione della cassa economale, procede al recupero delle suddette somme trattenendole dagli emolumenti del mese successivo. Art. 13 Anticipo per trasferte degli Organi Amministrativi e del Collegio Sindacale Gli Organi Amministrativi e del Collegio Sindacale, che ricevono anticipi per missioni o trasferte, hanno l obbligo di trasmettere il rendiconto dell utilizzo delle somme ricevute corredato dei relativi documenti contabili giustificativi, intestati ad Acqua Spa, entro 10 (dieci) dall espletamento della trasferta, all Addetto alla gestione della cassa e di versare allo stesso le somme eventualmente non utilizzate, che saranno ricollocate nella cassa economale. Art. 14 Responsabilità e controlli dell Addetto alla gestione della cassa economale L Addetto alla gestione della cassa economale: è responsabile delle somme custodite nella cassa, delle operazioni contabili svolte e della corretta tenuta e conservazione del giornale, dei registri e dei moduli a sé affidati; è tenuto a rifiutare l erogazione di somme in caso di mancanza di documento contabile e/o per mancanza di fondi di assegnazione. Egli è, inoltre, personalmente responsabile : della regolarità dei pagamenti; delle somme ricevute in consegna, sino al loro regolare discarico. Qualora venga nominato un nuovo Addetto alla gestione della cassa economale, si provvederà alla verifica straordinaria di cassa ai fini del passaggio di consegne. Art. 15 Norma transitoria Fino all individuazione del dipendente, cui affidare l incarico di gestione della cassa economale, esso è attribuito al Direttore Generale che si avvarrà, con apposito Ordine di Servizio, del personale che presta, a qualsiasi titolo, la sua attività in favore della Società. 7

8 GIORNALE DI CASSA BCC DI SASSANO c/c 005/ ACQUA conturizzazione BCC DI SASSANO c/c 005/ ACQUA georeferenziazione CASSA CONTANTI ottobre / 2013 SALDO DESCRIZIONE ENTRATA USCITA ENTRATA USCITA ENTRATA USCITA DATA 8

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