PROCEDIMENTO DI COSTITUZIONE DEL CONSIGLIO DELLA CAMERA DI COMMERCIO del GRAN SASSO D ITALIA Istruzioni per la conversione di un file in formato Pdf/A

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1 PROCEDIMENTO DI COSTITUZIONE DEL CONSIGLIO DELLA CAMERA DI COMMERCIO del GRAN SASSO D ITALIA Istruzioni per la conversione di un file in formato Pdf/A Le informazioni contenute nel presente documento sono finalizzate ad agevolare la predisposizione della documentazione e non esimono gli interessati dalla conoscenza e scrupolosa applicazione delle disposizioni di legge e di regolamento vigenti. N.B. Di seguito vengono fornite le istruzione con software utilizzato dal sistema camerale. Requisiti software A. Per la creazione di fogli elettronici: Excel di Microsoft Office; Calc di OpenOffice (sito ufficiale: B. Per la conversione di documenti in formato Pdf/A: PDF Creator free (sito ufficiale: Premessa Il formato PDF/A rappresenta lo standard dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni adottato per consentire la conservazione nel lungo periodo degli stessi. Il Commissario ad acta acquisisce dalle Organizzazioni imprenditoriali, Organizzazioni sindacali ed Associazioni consumatori tutta la modulistica prevista dalla normativa opportunamente redatta nei formati dichiarati. Tra i formati previsti c è anche quello elettronico PDF/A Di seguito si illustrano alcune modalità affinché da un documento elettronico (realizzato con Word, Excel, Writer, Calc, ) si effettui correttamente una conversione nel formato PDF/A. Si ricorda in particolar modo che in questo formato dovranno necessariamente essere presentati i seguenti documenti: Allegato B (per organizzazioni imprenditoriali); Allegato B - Piccole imprese (per organizzazioni imprenditoriali); Allegato D (per organizzazioni sindacali e/o associazioni consumatori); Nella modulistica disponibile online sul sito internet delle Camere coinvolte nella procedura sono presenti i modelli da compilare. I file da inviare dovranno poi essere firmati digitalmente dal legale rappresentante dell organizzazione (v. istruzioni firma digitale).

2 Come convertire un file/documento in formato Pdf/A Non essendo diffusi applicativi per la compilazione di file PDF, la procedura consigliata prevede due fasi: la compilazione di un file compilabile tramite software largamente diffusi (Microsoft Office, Open Office) la conversione dello stesso in formato PDF/A. Di seguito si descrivono le istruzioni per poter convertire un file/documento nel formato PDF/A e si riportano tre diverse procedure basate su: l utilizzo del software PDFCreator; l utilizzo di Microsoft Office dalla versione 2007 in poi; l utilizzo di Open Office. Conversione con PDF CREATOR PDF Creator è un software libero per piattaforma Windows. Una volta installato, permette di stampare un documento su una stampante virtuale, chiamata PDFCreator, e quindi di poter generare documenti PDF e PDF/A selezionando opportunamente l opzione. Scaricare ed installare PDF Creator dal sito (v. sopra). Al termine dell installazione nel «Pannello di controllo», tra i «Dispositivi e stampanti» comparirà una stampante virtuale chiamata appunto PDFCreator. Aprire il documento compilato, quindi selezionare il comando Stampa, esattamente come se si volesse mandare in stampa cartacea lo stesso. Prestare attenzione nel selezionare correttamente la stampante denominata PDFCreator, quindi premere OK

3 Inserire i dati nei campi evidenziati, quindi premere Salva Selezionare la cartella in cui salvare il file convertito, indicare il nome (nell esempio: AllegatoB.pdf), quindi nel campo Salva come selezionare il tipo di file «Files PDF/A-1b (*.pdf)». Una volta salvato il file aprirlo e verificarne la corretta formattazione.

4 Conversione con Microsoft Office (versione 2007 e successive) Aprire il file con Microsoft Excel Dal menu File in alto selezionare l opzione Salva con nome Nella finestra che compare: selezionare la cartella in cui salvare il file convertito indicare il nome in «Salva come» selezionare il formato PDF (*.pdf) premere il tasto «Opzioni» in basso

5 Nella finestra che compare selezionare la casella Conforme a ISO (PDF/A) e premere OK. Tornati alla finestra precedente premere Salva Una volta salvato il file aprirlo e verificarne la corretta formattazione.

6 Conversione con Open Office Aprire il file con Open Office Calc o Writer. Selezionare dal menu File il comando Esporta nel formato PDF. Nella finestra che si apre selezionare l opzione PDF/A-1a e premere Esporta Selezionare la cartella in cui salvare il file convertito e indicare il nome Una volta salvato il file aprirlo e verificarne la corretta formattazione.

7 Trasmissione del documento Il documento deve essere firmato digitalmente (con l'estensione.p7m) e salvato su: un supporto digitale (CD, DVD non riscrivibile) contenente il documento («Allegato B» o «Allegato B - Piccole imprese» o «Allegato D») in formato Pdf/A.pdf.p7m. Il file con estensione.p7m può anche essere cifrato (v. istruzioni cifratura documento - in tal caso la sua estensione finale sarà.p7e). Il supporto digitale, insieme con il resto della documentazione, va poi consegnato alla Segreteria del Commissario ad acta presso la Camera di Commercio di L Aquila secondo le modalità indicate. Le informazioni contenute nel presente documento sono finalizzate ad agevolare la predisposizione della documentazione e non esimono gli interessati dalla conoscenza e scrupolosa applicazione delle disposizioni di legge e di regolamento vigenti.