CIRCOLARE DI STUDIO I CHIARIMENTI DEL MINISTERO DELLO SVILUPPO ECONOMICO E DELLE CCIAA SOGGETTI OBBLIGATI

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1 CIRCOLARE DI STUDIO Relativamente all obbligo delle società di dotarsi e comunicare al Registro delle Imprese, entro il prossimo 29 novembre, l indirizzo PEC, recentemente il Ministero dello sviluppo economico ha fornito importanti chiarimenti. Alcune CCIAA hanno inoltre diramato, sotto forma di risposte alle domande più frequenti (FAQ), ulteriori istruzioni in merito, tenendo conto anche delle recenti precisazioni ministeriali. Rimane comunque opportuno verificare presso la competente CCIAA la presenza di eventuali particolari istruzioni Come noto, per effetto di quanto disposto dal DL n. 185/2008, entro il prossimo le imprese costituite in forma societaria già esistenti al devono, qualora non vi abbiano già provveduto: dotarsi di una casella di posta elettronica certificata (c.d. PEC), ovvero di un analogo indirizzo basato su tecnologie che certifichino la data e l ora dell invio e della ricezione, nonché l integrità di quanto inviato; darne comunicazione al Registro delle Imprese. Si rammenta che per le società costituite dal la PEC va comunicata all atto dell iscrizione al Registro delle Imprese. Recentemente il Ministero dello sviluppo economico, con la Circolare , n. 3645/C, ha fornito importanti chiarimenti in merito all obbligo in esame ripresi anche da alcune CCIAA nelle risposte alle domande più frequenti (FAQ) sul predetto nuovo obbligo. I CHIARIMENTI DEL MINISTERO DELLO SVILUPPO ECONOMICO E DELLE CCIAA SOGGETTI OBBLIGATI Come accennato la PEC è obbligatoria per le imprese costituite in forma societaria. Stante la generica formulazione normativa di individuazione dei soggetti interessati, che ha ingenerato alcuni dubbi interpretativi, nella citata Circolare n. 3645/C è stato chiarito che gli stessi sono rappresentati da: società di persone (sas, snc); società di capitali (spa, sapa, srl); società semplici; società cooperative; società in liquidazione; società estere che hanno in Italia una o più sedi secondarie. In merito ai soggetti interessati dall adempimento in esame si evidenziano i chiarimenti forniti dalla CCIAA di Padova. Le società semplici, le cooperative e i consorzi sono obbligati a dotarsi e comunicare l indirizzo PEC?

2 L obbligo interessa le società semplici e le cooperative, mentre i consorzi, come affermato nella citata Circolare n. 3645/C sono esclusi da tale adempimento. Le società e le cooperative in liquidazione o fallimento hanno l obbligo di dotarsi e comunicare l indirizzo PEC? SI. La normativa non prevede esclusioni di alcun tipo. Le imprese individuali hanno l obbligo di dotarsi e comunicare l indirizzo PEC? Qualora non obbligate, possono comunque comunicare il predetto indirizzo? L obbligo riguarda esclusivamente le imprese costituite in forma societaria. Qualora l impresa individuale disponga della PEC, poiché il Registro imprese non può inserire dati non previsti dalla legge, le eventuali comunicazioni PEC effettuate da soggetti non tenuti a tale obbligo saranno rifiutate dalla CCIAA. Le società estere con sede secondaria e/o unità locale in Italia hanno l obbligo di dotarsi e comunicare l indirizzo PEC? L obbligo riguarda esclusivamente le sedi secondarie iscritte ex art. 2508, C.c., considerato che la PEC si configura come «sede elettronica» della società. Diversamente, l adempimento in esame non interessa le unità locali di imprese estere prive di una rappresentanza stabile in Italia, considerato che le stesse non sono iscritte al Registro delle Imprese. Le società che dispongono di più unità locali / sedi secondarie in varie Province si deve dotare e comunicare di più indirizzi PEC? Le società devono comunicare un solo indirizzo PEC presso il Registro delle Imprese della sede legale, a prescindere dalle unità locali / sedi secondarie di cui dispongono. I soggetti iscritti esclusivamente al REA (associazioni, fondazioni, ecc.) sono obbligati a comunicare l indirizzo PEC? L obbligo riguarda esclusivamente le imprese costituite in forma societaria e pertanto sono escluse le associazioni iscritte esclusivamente al REA. Inoltre, analogamente a quanto sopra previsto per le imprese individuali, qualora tali soggetti dispongano della PEC, poiché il Registro imprese non può inserire dati non previsti dalla legge, le eventuali comunicazioni PEC effettuati da soggetti non tenuto a tale obbligo saranno rifiutate. Le società che sono in procinto di cancellarsi dal Registro delle Imprese sono tenute a comunicare la PEC? L obbligo non interessa i soli soggetti che inviano la pratica della cancellazione entro il ATTIVAZIONE DELLA PEC E MODALITÀ DI COMUNICAZIONE AL REGISTRO DELLE IMPRESE Per l attivazione della PEC le imprese devono scegliere e stipulare un contratto con un gestore abilitato a fornire tale servizio, il quale provvederà ad attribuire all utente una casella di posta elettronica certificata e le relative chiavi per potervi accedere e leggere i messaggi in essa contenuti.

3 Una volta acquisita, a PEC va comunicata al Registro Imprese, entro il prossimo A tale proposito, nella Circolare n. 3645/C è confermato che: la comunicazione va effettuata esclusivamente con modalità telematica utilizzando ComUnica ; la distinta deve contenere il mod. S2 nel quale va compilato il riquadro 5, nei soli campi relativi all indirizzo di posta elettronica certificata ; l iscrizione della PEC e delle sue successive eventuali variazioni è esente da imposta di bollo e diritti di segreteria. È comunque precisato che qualora la comunicazione, oltre a contenere l indicazione dell indirizzo PEC, sia presentata anche ai fini dell iscrizione di altri atti o fatti (ad esempio, trasferimento della sede sociale, nomina di amministratori, ecc.), sono dovuti l imposta di bollo ed i diritti di segreteria collegati a tale ulteriore comunicazione; in caso di rinnovo di una PEC già iscritta al Registro delle Imprese, intervenuto antecedentemente o successivamente alla relativa scadenza, non è necessario effettuare alcuna ulteriore comunicazione al Registro delle Imprese. Inoltre, secondo quanto affermato dal Ministero dello sviluppo economico: si ritiene che nulla osti all indicazione, nell ambito della comunicazione in questione, dell indirizzo di posta elettronica di uno studio professionale che assista l impresa negli adempimenti burocratici, ovvero, ad esempio, di un altra società cui l impresa obbligata all adempimento sia giuridicamente o economicamente collegata. A tal proposito si informa la clientela che il nostro studio NON offre questo tipo di servizio Alla luce di tale interpretazione, pertanto, è possibile indicare l indirizzo PEC: dello studio professionale a cui l impresa si affida per gli adempimenti amministrativi / fiscali / ecc. Di conseguenza, lo studio professionale può utilizzare il proprio indirizzo PEC ovvero istituire, ad esempio, un unico indirizzo comune in relazione ai clienti-società. In tal caso va comunque evidenziato che, considerato il valore legale dei messaggi inviati tramite la PEC, sarà responsabilità dello studio professionale monitorare la casella di posta elettronica al fine di evitare il decorso di termini collegati con la notifica dei messaggi stessi; di una società cui il soggetto obbligato è giuridicamente o economicamente collegato. Così, ad esempio, le società appartenenti ad un gruppo, possono comunicare un unico indirizzo PEC. In relazione alle predette questioni la CCIAA di Padova ha precisato / confermato quanto segue: La CCIAA rilascia caselle di PEC? Infatti, ai fini di acquisire una casella PEC è necessario rivolgersi ad un gestore abilitato da DigitPA. Si rammenta che l elenco pubblico dei gestori abilitati è consultabile sul sito: La comunicazione della PEC al Registro delle Imprese comporta il sostenimento di costi?

4 La comunicazione al Registro delle Imprese è esente da imposta di bollo e diritti di segreteria. È possibile comunicare al Registro delle Imprese un indirizzo PEC già assegnato dal gestore ma non ancora attivato (ad esempio, in quanto non è ancora stato accertato il pagamento)? Poiché l indirizzo PEC assegnato ma non attivato dal punto di vista tecnico informatico è inesistente, qualora entro il sia comunicato un tale indirizzo, saranno comminate le sanzioni per tardiva comunicazione. Le variazioni dell indirizzo PEC devono essere comunicate al Registro delle Imprese? SI. Poiché l indirizzo PEC indicato nella visura e nei certificati deve essere sempre valido ed attivo, le eventuali variazioni dello stesso devono essere comunicate con le stesse modalità previste per la prima comunicazione. La PEC comunicata al Registro delle Imprese può essere associata a più soggetti? SI. Infatti, la norma non prevede univocità della casella PEC società. Di conseguenza una stessa casella PEC può essere utilizzata da più imprese. In tal caso la piena responsabilità sull indicazione e il relativo accesso alla gestione nonché sul mantenimento della validità ed attivazione tecnica dell indirizzo ricade esclusivamente sui legali rappresentanti che hanno effettuato la comunicazione al Registro delle Imprese. L impresa che dispone di più indirizzi PEC (ad esempio, per ciascun ufficio, dipartimento, unità locale) può iscriverli tutti al Registro delle Imprese? Al Registro delle Imprese va comunicato un solo indirizzo PEC che rappresenta l equivalente elettronico dell indirizzo fisico della sede legale. Con quale modalità va comunicato l indirizzo PEC al Registro delle Imprese? L indirizzo PEC va comunicato esclusivamente per via telematica tramite ComUnica, Starweb o la nuova procedura semplificata presente sul portale Come è possibile verificare se una società ha già comunicato l indirizzo PEC al Registro delle Imprese? Al fine di verificare se una società ha già comunicato il proprio indirizzo PEC è possibile collegarsi al sito Internet: inserendo la denominazione della società e la provincia della sede legale. Qualora nella scheda di dettaglio riferita alla società il campo Indirizzo di posta elettronica certificata : è visualizzato la società ha già comunicato la PEC; non è visualizzato, la società non ha comunicato la PEC. Per le società in liquidazione / fallimento è necessario richiedere una visura camerale o contattare l Ufficio relazioni con il pubblico della CCIAA.

5 È possibile comunicare al Registro delle Imprese una casella PEC con Il è riservato esclusivamente alle caselle PEC relative alle comunicazioni tra cittadini e Pubblica amministrazione e pertanto non è utilizzabile dalle imprese costituite in forma societaria. Soggetto tenuto alla comunicazione della PEC La comunicazione della PEC, come evidenziato anche nella Circolare n. 3645/C in esame, richiede la disponibilità della firma digitale. Se effettuata dall amministratore della società è possibile utilizzare, accedendo al sito Internet una procedura semplificata che consente di procedere all adempimento in modo ancora più rapido. Qualora la comunicazione sia effettuata da parte dei professionisti individuati dall art. 31, comma 2- quinquies, Legge n. 340/2000, gli stessi devono dichiarare nelle note di: essere stati incaricati di tale adempimento dal legale rappresentante della società; essere iscritti nel relativo Albo qualora il dispositivo della firma digitale utilizzato per sottoscrivere la domanda non sia completo del certificato di ruolo. SANZIONI PER L OMESSA COMUNICAZIONE DELLA PEC In relazione all ipotesi di omessa comunicazione della PEC al Registro delle Imprese entro il , il citato DL n. 185/2008 non individua la sanzione applicabile. Ora, il Ministero dello sviluppo economico, nella Circolare n. 3645/C conferma quanto già anticipato dalle CCIAA, ossia che: il mancato rispetto di tale termine comporta l applicazione delle sanzioni previste dall art del codice civile in capo al legale rappresentante dell impresa stessa. Di fatto, dunque, la violazione dell obbligo in esame comporta l irrogazione della sanzione di cui all art. 2630, C.c., relativa all omesso / tardivo deposito di atti, documenti, denunce e comunicazioni, ossia da 206 a per ciascun responsabile (amministratore), con la possibilità di fruire della riduzione della sanzione qualora, entro 60 giorni dalla notifica, sia effettuato un pagamento "liberatorio" ridotto pari a 412 (doppio del minimo della sanzione), per ciascun responsabile. Va evidenziato che, per effetto della riformulazione del citato art. 2630, ad opera del c.d. Statuto delle imprese, approvato definitivamente dalla Camera il ed attualmente in corso di pubblicazione sulla G.U., le predette sanzioni sono ridotte del 50% ossia da 103 a È inoltre previsto che, qualora la comunicazione sia effettuata entro 30 giorni dalla scadenza, la sanzione è ulteriormente ridotta ad 1/3 (da 34 a 344). Napoli, 8 novembre, 2011 Ansaldi & Partners