Bollettino Ufficiale. Serie Ordinaria n. 6 - Venerdì 10 febbraio 2017

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1 412 Circolare regionale 1 febbraio n. 2 Definizione delle regole di gestione dei flussi informativi afferenti l area socio sanitaria e delle procedure di attivazione dei servizi SISS in attuazione della d.g.r. X/5954 del 5 dicembre 2016 La presente circolare in attuazione della d.g.r del 5 dicembre 2016 recante «Determinazioni in ordine alla gestione del servizio Socio Sanitario per l esercizio 2017», definisce le regole di gestione dei flussi informativi della Direzione Generale Welfare afferenti l area Socio Sanitaria. Definisce inoltre le procedure di attivazione dei servizi SISS per l ambito Socio Sanitario, dandone le istruzioni operative, in attuazione di quanto indicato nel paragrafo della d.g.r. stessa. Il debito informativo dell area Socio Sanitaria è composto dai seguenti flussi informativi: FLUSSO RETE UDO SOLO PER RIA E INT FLUSSO ECONOMICO FE FLUSSO CONSULTORI CONS FLUSSO SOSIA FLUSSO SIAD FLUSSO SIDI FLUSSO CDI FLUSSO SDOFAM FLUSSO RIAFAM FLUSSO AMB DIPENDENZE FLUSSO SIND FLUSSO RESIDENZIALITA LEGGERA FLUSSO MINORI CON GRAVISSIMA DISABILITA FLUSSO RSA APERTA FLUSSO COMUNITA PER MINORI FLUSSO RETE UDO MISURE SPERIMENTALI SCHEDA STRUTTURA Con riferimento ai calendari di invio dei singoli flussi e alla pubblicazione dei manuali tecnici, si conferma quanto indicato nella Circolare 4/2016, salvo specifiche indicazioni contenute nella presente circolare. Per tutto quanto non trattato nel presente documento, si richiama quanto indicato nelle precedenti Circolari. FLUSSI INFORMATIVI 1. FE: Il flusso Economico è finalizzato alla valorizzazione della produzione delle prestazioni in RSA, CDI, RSD, CSS, CDD, Hospice, Riabilitazione, Cure Intermedie, Comunità Tox, Adi, Bassa Intensità Assistenziale in area Dipendenze(TOX). Nel 2017 viene introdotta una nuova procedura, sia per erogatori accreditati che per erogazione diretta, per la rilevazione delle prestazioni derivanti dalla stabilizzazione della sperimentazione «PostAcuta domiciliare». Pertanto, potranno essere rendicontati attraverso il flusso FE ADI gli assistiti a cui è stato erogato un profilo di cura di tipo «ADI POST ACUTA» a decorrere dal 1 gennaio Eventuali prese in carico precedenti tale data, dovranno essere rendicontate secondo le modalità già previste. La regola di valorizzazione di FE-ADI è stata modificata per il recepimento delle nuove procedure e definita nel manuale tecnico disponibile su SMAF. 2. CONS: Il flusso CONS con decorrenza dal 1 trimestre 2017 viene uniformato ai flussi socio sanitari della DG Welfare adottando gli stessi standard per il controllo della completezza e qualità dei dati, le verifiche automatiche di appropriatezza delle prestazioni e di generazione degli esiti delle elaborazioni centrali del sistema SMAF. Si è proceduto alla separazione della rilevazione delle prestazioni specialistiche ambulatoriali, che restano nel tracciato CON2, dalle prestazioni socio sanitarie ad alta integrazione sanitaria, che a partire dal primo trimestre 2017 devono essere rendicontate nel nuovo tracciato CON4. E stato introdotto, sia in CON2 che in CON4, un nuovo campo (IVG) per la rilevazione delle prestazioni relative alle interruzioni volontarie di gravidanza per permettere alla DG Welfare di ottemperare alle richieste annuali di dati del Ministero della Salute come previsto dalla L. 194/78. Inoltre, il tracciato CON1 è stato arricchito di alcune informazioni demografiche finalizzate ad analisi di tipo epidemiologico sull utenza in allineamento agli altri flussi socio-sanitari della Direzione e in attuazione alla l.r. 23/15. La delibera n. X/6131 del 23 gennaio 2017 mette a regime la sperimentazione attivata sui consultori con DGR 3239/2012 disponendo l aggiornamento del nomenclatore tariffario per l introduzione di nuove tipologie di prestazioni e di nuovi modelli di erogazione con decorrenza 1 gennaio Pertanto, la valorizzazione della produzione a partire dal 1 trimestre 2017 sarà eseguita applicando il nuovo tariffario regionale. Per permettere l adeguamento dei sistemi informativi, le scadenze riferite al primo trimestre 2017 vengono così ridefinite: Periodo di riferimento I trimestre Scadenza invio dati dalla ASL alla Regione da fine trimestre ENTRO IL 26 MAGGIO FLUSSO CONSULTORI Esiti automatici dalla Regione (1 elaborazione) da fine trimestre ENTRO IL 01 GIUGNO Scadenza 2 invio dati dalla ASL alla Regione da fine trimestre ENTRO IL 19 GIUGNO Esiti automatici dalla Regione (2 elaborazione) da fine trimestre ENTRO IL 26 GIUGNO Restano invariate le scadenze riferite agli altri trimestri ed indicate nella circolare 4/ SIAD: prestazioni di Assistenza Domiciliare Integrata Dal primo trimestre 2017 la rendicontazione del flusso informativo SIAD avverrà a chiusura del profilo di cura in allineamento al flusso economico FE-ADI secondo le modalità descritte analiticamente nel manuale tecnico. Pertanto nei tracciati SIAD1 e SIAD2, nel caso in cui non si manifesti nessuna variazione rispetto alla rendicontazione precedente, dovranno essere rendicontate ugualmente le informazioni relative alla presa in carico che ha determinato l erogazione del profilo di cura chiuso nel trimestre corrente. Per via della nuova modalità di rendicontazione, il sistema dei controlli subisce una revisione, dettagliatamente descritta nel manuale tecnico. Vengono altresì aggiornate alcune tabelle di riferimento. Inoltre, viene estesa anche agli erogatori la cadenza di invio trimestrale del flusso nei confronti dell ATS di riferimento. 4. AMB DIPENDENZE: Per garantire univocità di lettura degli assistiti presi in carico a livello territoriale è stata nuovamente definita la regola di anonimizzazione dell assistito da utilizzare per la rendicontazione del flusso informativo, come riportato in dettaglio nel manuale tecnico. Nel tracciato è stato introdotto un campo per la rilevazione delle prestazioni erogate da altro servizio a pazienti «appoggiati». A tal proposito si ricorda che l erogazione di prestazioni ad un paziente «appoggiato» in altro servizio non determina la presa in carico presso lo stesso, se non dopo i termini previsti. Si ricorda infatti che in questi casi il servizio a cui è attribuita la presa in carico è il servizio che ha effettuato la valutazione (servizio primario), anche se successivamente stabilisce la necessità di erogazione di alcune prestazioni da effettuare presso altro servizio (servizio secondario). In questo caso il «servizio secondario» dovrà rendicontare al «servizio primario» l attività effettuata al paziente, e il «servizio primario» provvederà a rendicontare in Regione Lombardia quanto rilevato. Gestione dei flussi oggetto del debito informativo verso l N- SIS del Ministero della Salute. Anche nel 2017 la Direzione Generale Welfare dovrà garantire all NSIS del Ministero della Salute l assolvimento del debito informativo ministeriale collegato ai seguenti flussi di produzione: flussi SOSIA e CDI per l alimentazione del flusso FAR ministeriale; flusso SIAD regionale per l alimentazione del flusso SIAD

2 413 ministeriale; flusso SIND regionale per l alimentazione del flusso SIND ministeriale; flusso SDOFAM per l alimentazione del flusso HOSPICE ministeriale. Si chiede pertanto di attenersi alle specifiche di compilazione dei flussi informativi e di prestare la consueta attenzione alla correzione di eventuali errori segnalati dal sistema dei controlli, considerando anche che i suddetti flussi informativi costituiscono fonte dati per il calcolo di alcuni indicatori della Griglia LEA. L assolvimento del debito informativo verso la Regione nei flussi correnti deve assicurare la copertura del dato, la qualità dello stesso e la tempestività nell invio e la coerenza complessiva tra i diversi flussi. ATTIVAZIONE DEI SERVIZI SISS IN AMBITO SOCIOSANITARIO Si richiama quanto stabilito dalla d.g.r del 5 dicembre 2016 al paragrafo ADESIONE AL SISS DELLE STRUTTURE SOCIO SANITARIE: «La legge regionale 18 del 31 luglio 2007 e la successiva d.g.r. n. 5738/2007 introducono l obbligatorietà di adesione e di utilizzo del Sistema Informativo Socio Sanitario (SISS) da parte di tutti gli operatori del SSL. Le unità d offerta accreditate e contrattualizzate sono chiamate a provvedere all erogazione delle prestazioni a contratto nell ambito organizzativo definito dalla l.r. n. 23/15. Di conseguenza, anche le strutture sociosanitarie, all atto della sottoscrizione del contratto, entrano a far parte del Sistema Informativo Socio Sanitario regionale (SISS) secondo le modalità definite dalla Giunta regionale, nel rispetto di quanto stabilito all art. 21 della l.r. 23/15. Ad eccezione dei livelli di adesione già raggiunti, la richiesta di utilizzo dei servizi SISS per le unità d offerta sociosanitarie rimane, fatte salve successive disposizioni regionali, non obbligatoria, ma legata alle esigenze dell Ente Gestore, con particolare riferimento alla progressiva implementazione della ricetta dematerializzata. In tale caso l ente Gestore dovrà presentare la richiesta di attivazione dei servizi all ATS di riferimento che procede alla validazione e all avvio delle relative procedure». Le procedure di attivazione dei servizi SISS sono contenute nell ALLEGATO 1, parte integrante della presente Circolare. Sono altresì allegati i format per la richiesta di attivazione dei servizi SISS (ALLEGATO 2) e per la conclusione della procedura di attivazione degli stessi (ALLEGATO 3). Il direttore generale Giovanni Daverio

3 414 Bollettino Ufficiale ALLEGATO 1 ISTRUZIONI OPERATIVE PER L ATTIVAZIONE DEI SERVIZI SISS IN AMBITO SOCIO SANITARIO 1 Procedura di attivazione dei servizi SISS Tutte le UdO private accreditate a contratto dell area Socio Sanitaria sono aderenti al sistema SISS. Le UdO che hanno necessità di accedere ai servizi messi a disposizione dal sistema SISS possono richiederne l attivazione sulla base delle esigenze dell Ente Gestore. La procedura di richiesta e attivazione dei servizi SISS prevede: A. Richiesta di attivazione dei servizi SISS indirizzata alla Direzione Socio Sanitaria dell ATS di pertinenza territoriale, a firma del Legale Rappresentante dell Ente Gestore (EG). Il documento deve contenere la designazione e i riferimenti di contatto del referente operativo per l attivazione, oltre alla motivazione della richiesta (esempio per implementazione ricetta elettronica, per utilizzo protesica etc). Copia della richiesta va inviata da parte dell EG a Lombardia Informatica all indirizzo di posta elettronica gestione.assi@lispa.it B. Validazione formale della richiesta da parte della ATS C. Invio per , da parte dell EG, di copia della validazione formale a Lombardia Informatica all indirizzo gestione.assi@lispa. it D. Stipula di un contratto tra l EG e un Service Provider qualificato, selezionato tra quelli contenuti nella lista pubblicata sul sito regionale all indirizzo Il Service Provider provvede a installare la/le Pdl SISS come da richiesta dell EG. (vedi approfondimenti al punto 3) E. Richiesta da parte dell EG delle carte SISS all ATS di competenza territoriale, per gli operatori dell UdO designati dal Legale Rappresentante F. Attuazione degli adempimenti sulla privacy da parte dell EG con designazione, come responsabili al trattamento dei dati personali, delle aziende informatiche coinvolte nella realizzazione del SISS (vedi approfondimenti al punto 2) G. Notifica alla ATS di pertinenza della UdO da parte del Legale Rappresentante dell EG della conclusione del processo di attivazione. La notifica dovrà contenere l elenco degli adempimenti portati a termine H. Invio da parte dell EG a Lombardia Informatica della copia della notifica di cui al punto precedente tramite all indirizzo gestione.assi@lispa.it I. Archiviazione di tutti i documenti prodotti a cura dell ATS. In caso di voltura del contratto, il nuovo Gestore dovrà attivare l intera procedura di cui al presente paragrafo, comunicando le variazioni intercorse ed escludendo gli eventuali punti a cui ha già dato adempimento. Sono allegati alla circolare flussi i format per la richiesta di attivazione dei servizi SISS (ALLEGATO 2) e per la conclusione della procedura di attivazione degli stessi (ALLEGATO 3) 2. Adempimenti privacy Gli adempimenti documentali per la privacy sono in carico all EG in quanto Titolare del trattamento dati. L EG li assolve una sola volta a valere per tutte le UdO afferenti. All atto dell adesione al Sistema Informativo Socio-Sanitario (SISS) di Regione Lombardia, ogni EG nella qualità di TITOLARE del trattamento è tenuto a designare le Aziende Informatiche impegnate nella realizzazione del SISS quali RESPONSABILI del trattamento dei dati personali. Al fine di agevolare gli EG nell espletamento di tale specifica attività, prescritta dalla normativa in tema di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003), viene messo a disposizione un servizio fruibile on-line, a cui è possibile accedere attraverso il portale SISS all indirizzo nell Area Riservata privacy. L accesso a tale Servizio on-line è consentito mediante l utilizzo della Carta Operatore in dotazione a tutti gli operatori SISS, che svolgono le proprie mansioni presso il singolo EG. La nuova procedura di designazione on-line, fruibile sul Portale specificato, prevede i seguenti passi: 1. Accesso all Area Riservata Privacy, in seguito al superamento della procedura di autenticazione mediante Carta Operatore SISS; 2. Verifica e completamento dei dati relativi all EG. In tale fase è richiesta particolare attenzione in relazione alla compilazione delle seguenti voci: a. Nominativo del Legale rappresentante pro tempore EG o di chi ne fa le veci; b. denominazione esatta (quella risultante presso la Camera di Commercio di competenza) dell EG c. di riferimento del soggetto che procede alla designazione per l invio della notifica di completamento della designazione; 3. Verifica dello stato di completamento delle singole designazioni per l ambito specifico (SISS); 4. Selezione dell eventuale ambito non completo o da verificare; 5. Download, per ogni Azienda da designare, del file unico contenente le lettere di designazione e di due allegati (contenenti rispettivamente i trattamenti affidati al RESPONSABILE e le istruzioni impartite dal TITOLARE al RESPONSABILE in merito al trattamento dei dati); 6. Apposizione della firma digitale del Legale Rappresentante pro tempore dell EG a ogni file unico precedentemente scaricato; 7. Upload, per ogni Azienda da designare, del file unico, firmato digitalmente, attraverso le funzionalità presenti all interno della stessa interfaccia di download. A completamento della procedura sopra descritta verranno inviate le relative notifiche di completamento, tramite , ai seguenti soggetti:

4 415 Azienda nominata RESPONSABILE del trattamento dei dati in ambito SISS; EG TITOLARE del trattamento, che procede alla designazione della singola Azienda. Infine, in merito ad eventuali problematiche tecniche emerse in fase di utilizzazione del Servizio di designazione on-line, come anche quesiti di tipo legale legati al Servizio, è possibile rivolgersi ai seguenti uffici competenti per materia: Problematiche Tecniche Rivolgersi al proprio Service Provider. Quesiti Legali Rivolgersi all Area Supporto Normativo e Privacy Office LISPA privacy@crs.lombardia.it PEC: privacy@pec.crs.lombardia.it 2.1 Documenti di riferimento CRS-FORM-MES#601 Manuale d uso del Servizio designazione on-line e della documentazione privacy. Il documento relativo allo specifico applicativo di designazione online è reso disponibile all interno dell Area dedicata alla Documentazione SISS presente nel Portale o, direttamente, al seguente indirizzo web: jsp&par=doc&id= VAD-SISS-Privacy-Privacy SISS - Vademecum Privacy SISS. Il documento riepiloga tutti gli adempimenti che devono essere posti in essere da parte delle EGPA (es. designare i nuovi responsabili, ecc) e si compone di un allegato, redatto con delle utili FAQ, che si propongono di essere un valido strumento informativo per tutti gli INCARICATI. Si rende noto che i documenti sopraindicati sono costantemente aggiornati all interno dell Area Riservata Privacy 3. Provider Il contratto tra EG e Service Provider è un atto privato tra le parti, a titolo oneroso, normato da Regione Lombardia. La DGR IX/1153 del 29/12/2010 prevede che gli EG affidino a operatori qualificati, derivanti da apposita procedura di qualificazione svolta da Lispa, i servizi di gestione delle postazioni di lavoro che includano la gestione della componente SISS. La procedura di qualificazione ed elenco dei fornitori già qualificati, detti Service Provider, è pubblicata sul sito lombardia.it Regione Lombardia fornisce inoltre, a titolo gratuito, una linea SISS per Ente Gestore. La linea SISS è attestata dal Network provider, su richiesta del Service Provider con cui l EG ha stipulato contratto. Nel caso di EG a cui afferiscono più UdO, l EG seleziona presso quale UdO attestare la linea SISS. E onere dell EG distribuire la linea SISS a tutte le altre UdO afferenti, tramite rete interna. A fronte del contratto e della disponibilità di linea SISS, il Service Provider procede all installazione ed al collaudo della Pdl SISS. Nell ambito del contratto il Service Provider provvede alla manutenzione e all aggiornamento delle Pdl SISS e a fornire il servizio di assistenza di primo livello.

5 416 Bollettino Ufficiale ALLEGATO 2 LETTERA RICHIESTA ATTIVAZIONE SERVIZI SISS DA PERSONALIZZARE A CURA DELL ENTE GESTORE <inserire il Logo dell Ente Gestore> <inserire l eventuale protocollo dell Ente> Spett. le Direzione Socio Sanitaria ATS Indirizzo. Cap Città. OGGETTO: Richiesta di attivazione dei servizi SISS L Ente Gestore.. con sede in. Codice Fiscale. Partita Iva. In persona del suo legale rappresentante nome cognome.cod. Fiscale. con effetti a valere per l Ente Erogatore privato accreditato e a contratto tipologia e denominazione codice cudes operante in via Richiede di poter attivare i servizi SISS, per l Ente Erogatore privato accreditato e a contratto di cui sopra, al fine di : Il Referente operativo SISS del nostro Ente Gestore per tutti gli Enti Erogatori di pertinenza territoriale di codesta ATS è nome cognome.cod. Fiscale. Numero di telefono <Luogo e data di invio> Per l Ente Gestore Il rappresentante legale pro tempore LetteradafarpervenireallaATSdicompetenzaterritorialeedainviareviamailagestione.assi@lispa.it

6 417 ALLEGATO 3 LETTERA DI CONCLUSIONE DELLA PROCEDURA DI ATTIVAZIONE DEI SERVIZI SISS DA PERSONALIZZARE A CURA DELL ENTE GESTORE <inserire il Logo dell Ente Gestore> <inserire l eventuale protocollo dell Ente> Spett. le Direzione Socio Sanitaria ATS Indirizzo. Cap. Città. OGGETTO: Notifica fine procedura di attivazione per usufruire dei servizi SISS L Ente Gestore.. con sede in. Codice Fiscale. Partita Iva. In persona del suo legale rappresentante nome cognome.cod. Fiscale. con effetti a valere per l Ente Erogatore privato accreditato e a contratto denominazione codice cudes operante in via DICHIARA di aver concluso l iter per l attivazione dell Ente Erogatore al SISS avendo - stipulato contratto di manutenzione con Service Provider qualificato denominazione SP.. N. contratto. Data contratto.. - disponibilità di almeno una postazione di lavoro SISS presso Ente Erogatore - disponibilità di carta SISS per almeno un operatore - completato gli adempimenti per la privacy <Luogo e data di invio> Per l Ente Gestore Il rappresentante legale pro tempore LetteradafarpervenireallaATSdicompetenzaterritorialeedainviareviamailagestione.assi@lispa.it