COMMISSIONE EUROPEA DIREZIONE GENERALE DELLA COMUNICAZIONE CENTRI DI DOCUMENTAZIONE EUROPEA ALLEGATO III ISTRUZIONI PER LA CONVENZIONE DI PARTENARIATO

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1 COMMISSIONE EUROPEA DIREZIONE GENERALE DELLA COMUNICAZIONE Rappresentanza in Italia della Commissione europea CENTRI DI DOCUMENTAZIONE EUROPEA ALLEGATO III ISTRUZIONI PER LA CONVENZIONE DI PARTENARIATO Scopo del presente documento è fornire istruzioni per assistere i Centri di Documentazione Europea nell'ambito della convenzione di partenariato con le Rappresentanze della Commissione europea. 1. Missione dei Centri di Documentazione Europea I Centri di Documentazione Europea contribuiscono alla comunicazione della Commissione europea sull'unione europea (UE), e hanno l'obiettivo di migliorare la comunicazione con i cittadini, in particolare con la comunità accademica a livello locale e regionale, e di offrire informazioni coerenti sull'ue e sulle priorità politiche della Commissione. I Centri di Documentazione Europea incoraggiano lo studio dell'integrazione e della cooperazione europea, ponendosi quale punto di riferimento per l'ottenimento di informazioni e consulenza specializzata sull'integrazione europea, sulle istituzioni UE e sulle attività e politiche dell'unione europea. Essi promuovono le competenze in materia di informazione attraverso attività mirate di formazione e coaching sull'utilizzo delle banche dati UE, nonché l'insegnamento, la ricerca e l'informazione generale nel campo delle politiche e delle attività dell'unione europea. I Centri di Documentazione Europea raccolgono e sviluppano tali risorse sotto forma di biblioteche locali dell'ue e assicurano la conservazione di documenti elettronici. Il loro intento è aiutare professori, ricercatori e studenti, nonché il pubblico interessato alle questioni europee. I Centri di Documentazione Europea sono inoltre incoraggiati a partecipare alla preparazione e organizzazione di eventi su tematiche europee, in particolare i dialoghi con i cittadini, e a 1

2 organizzare e/o co-organizzare tali eventi con altri Centri di Documentazione Europea o altri partner di propria iniziativa. Il loro contributo a tali eventi rappresenta un importante valore aggiunto per il pubblico destinatario. La rete dei Centri di Documentazione europea è gestita dalla Commissione europea. I Centri di Documentazione Europea sono ubicati prevalentemente presso università e istituti di istruzione superiore e di ricerca. Sebbene siano rivolti principalmente al mondo accademico e della ricerca, chiunque può contattare un Centro di Documentazione Europea per consultare le pubblicazioni ufficiali UE. 2. Partenariato I Centri di Documentazione Europea saranno istituiti mediante una convenzione di partenariato conclusa per iscritto tra il Capo della Rappresentanza della Commissione europea nello Stato membro in cui sarà ubicato il Centro e il rappresentante di grado equivalente della struttura ospitante. Nella stessa struttura ospitante non potrà essere istituito più di un Centro di Documentazione Europea. 3. Obiettivi dei Centri di Documentazione Europea I Centri di Documentazione Europea hanno i seguenti obiettivi: a) promuovere e favorire lo studio e la ricerca su politiche, iniziative e attività dell'ue; b) assicurare consulenza specializzata sulla ricerca di fonti di informazione e documenti sull'ue; c) organizzare e promuovere dibattiti sull'europa, in particolare nell'ambito dei dialoghi con i cittadini e di altri eventi delle Rappresentanze; d) collaborare strettamente con i centri di informazione Europe Direct e con Team Europe (qualora tale rete sia presente nello Stato membro), aiutando la comunità locale a entrare in contatto con le diverse dimensioni dell'ue; e) sviluppare informazioni da pubblicare sul web e assicurare una presenza online. 2

3 4. Compiti dei Centri di Documentazione Europea Nel perseguire i propri obiettivi, i Centri di Documentazione Europea eserciteranno i seguenti compiti: a) fungere da punto di riferimento per tutte le informazioni relative all'unione europea prodotte dalla struttura ospitante; b) fornire accesso a pubblicazioni e documenti in formato digitale ricevuti dall'ufficio delle pubblicazioni UE; nel caso in cui il Centro di Documentazione Europea non volesse ricevere copie non richieste delle pubblicazioni UE, dovrà presentare una richiesta via all'ufficio delle pubblicazioni UE; c) sfruttare le possibilità di accesso online alle pubblicazioni UE, in particolare i metadati dell'ufficio delle pubblicazioni UE, attraverso uno dei mezzi a disposizione (utilizzo di un apposito servizio di ricerca, implementazione di un widget delle pubblicazioni, riutilizzo dei dati bibliografici dell'ufficio delle pubblicazioni UE); d) fare in modo che le pubblicazioni sull'ue siano parte integrante del catalogo della biblioteca della struttura ospitante; e) rispondere ai questionari elettronici dell'ufficio delle pubblicazioni al fine di rilevare l'interesse della struttura ospitante a ricevere copie campione di nuove pubblicazioni selezionate dalle istituzioni e dalle agenzie UE nel quadro delle loro attività promozionali; f) collaborare con i centri di informazione Europe Direct, con Team Europe (laddove tale rete sia presente nello Stato membro) e con altre reti UE e aiutare la comunità locale a entrare in contatto con l'ue; g) stipulare convenzioni di partenariato con altri enti, qualora questi risultino essere un mezzo appropriato per perseguire gli obiettivi dei Centri di Documentazione Europea, al fine di ampliare l'utilizzo delle fonti di informazione sull'unione europea disponibili presso i Centri di Documentazione Europea; h) partecipare alle attività di informazione generali della Commissione sull'unione europea; 3

4 i) organizzare e promuovere dialoghi con i cittadini, dibattiti, conferenze, seminari e visite alle istituzioni europee organizzate tramite il Centro visitatori della Commissione europea; j) riferire alla Commissione europea in merito alle proprie attività, ove previsto. 5. Ruolo della Commissione europea Allo scopo di facilitare i compiti dei Centri di Documentazione Europea, la Commissione europea: a) sosterrà i Centri di Documentazione Europea nella loro attività fondamentale, che consiste nel fornire accesso ai documenti e alle fonti di informazione sull'ue. Ciò comprende lo status di "utente privilegiato" sul sito web EU Bookshop, che consente ai Centri di Documentazione Europea di ordinare grandi quantità di pubblicazioni selezionate presentate nel cosiddetto "Bulk Catalogue"; le consegne gratuite di tali pubblicazioni rimarranno tuttavia vincolate alla disponibilità di risorse finanziarie nel dipartimento UE responsabile per la pubblicazione in questione; b) faciliterà i contatti fra i Centri di Documentazione Europea e il sito web EU Bookshop, gestito dall'ufficio delle pubblicazioni UE Tale sito web, disponibile in tutte le 24 lingue ufficiali dell'ue, garantisce che tutte le versioni linguistiche e i formati elettronici disponibili delle pubblicazioni UE siano facilmente accessibili online per essere scaricati gratuitamente. L'accesso è attualmente agevolato dalla messa a disposizione di widget, dall'inclusione di schede bibliografiche nei servizi di ricerca commerciali e dalla disponibilità gratuita di tali schede, liberamente riutilizzabili, all'indirizzo c) promuoverà il contatto diretto con altri servizi della Commissione europea (per esempio l'ufficio delle pubblicazioni dell'ue, la biblioteca e il Centro risorse elettroniche della Commissione europea e la DG Ricerca e innovazione); d) sosterrà il Centro di Documentazione Europea nell'esercizio dei suoi compiti (fra l'altro, fornendo assistenza nella formazione dei bibliotecari dei Centri di 4

5 Documentazione Europea e assicurando loro le informazioni necessarie e garantendo l'accesso ad altre attività di sostegno e alle attività di rete); e) faciliterà le visite, organizzate tramite il Centro visitatori della Commissione europea, per gruppi formati dai principali utenti dei Centri di Documentazione Europea (studenti e ricercatori); f) inviterà regolarmente i Centri di Documentazione Europea a partecipare ai dialoghi con i cittadini; g) sosterrà i Centri di Documentazione Europea che desiderano organizzare dialoghi con i cittadini o altri dibattiti su tematiche europee; h) inviterà regolarmente i Centri di Documentazione Europea a partecipare alle riunioni nazionali delle reti della Rappresentanza e alle attività della Rappresentanza nello Stato membro; i) rafforzerà le attività di rete attraverso gruppi di reti paneuropee volti a mettere in comune le conoscenze e competenze dei Centri di Documentazione Europea su particolari temi e a condividerle con tutti i membri della rete. 6. Monitoraggio e reporting La Commissione europea ha la facoltà di produrre una relazione per valutare un determinato Centro di Documentazione Europea sulla base delle informazioni fornite dalla Rappresentanza. Il Centro di Documentazione Europea in questione sarà informato dell'esito della relazione della Commissione europea. Qualora dalla relazione risulti la necessità di apportare correzioni all'azione di un Centro di Documentazione Europea: a) la Commissione produrrà dapprima una relazione scritta in cui sarà specificata l'azione da intraprendere per uniformarsi agli impegni assunti nella convenzione che istituisce il Centro di Documentazione Europea; 5

6 b) nel caso in cui l'azione necessaria non sia intrapresa, si porrà fine alle attività del Centro di Documentazione Europea. 6