PROCEDURA GENERALE AZIENDALE Immobilizzazioni 1.4 Gestione altri beni mobili

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1 PROCEDURA GENERALE AZIENDALE Immobilizzazioni 1.4 Gestione altri beni mobili 1.SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE SIGLE E ABBREVIAZIONI RIFERIMENTI ESTERNI NORMATIVA NAZIONALE NORMATIVA REGIONALE DESCRIZIONE DELLE SEPARAZIONE DELLE FUNZIONI FASE 1 RICEVIMENTO DEL BENE E PRESA IN CARICO FASE 2 INVENTARIAZIONE E ISCRIZIONE A LIBRO CESPITI FASE 3 VALORIZZAZIONE INIZIALE FASE 4 CONSEGNA AL CONSEGNATARIO E AL SUBCONSEGNATARIO FASE 5 AMMORTAMENTO E STERILIZZAZIONE FASE 6 INCREMENTI FASE 7 DISMISSIONI FASE 8 CONTROLLI PERIODICI FASE 9 CONSERVAZIONE DOCUMENTAZIONE RESPONSABILITA DIAGRAMMA DI FLUSSO DI VERIFICA E MONITORAGGIO ALLEGATI Redatto da Verificato da Approvato da UOCGA F.to Dott.ssa Stefania Stigliano UOS Qualità F.to Nadia Catellani F.to DIRETTORE F.to DIRETTORE GENERALE AMMINISTRATIVO UOCEF F.to Dott.ssa Angela Volpe F.to DIRETTORE SANITARIO F.to DIRETTORE SOCIOSANITARIO Pagina 1 di 18

2 1.SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura viene redatta in accordo con le disposizioni contenute nella normativa Ministeriale e nei Decreti di Regione Lombardia, in materia di Percorso Attuativo di Certificabilità (di seguito anche PAC ). COSA La procedura si applica a tutti i beni mobili, diversi dalle attrezzature. La procedura definisce e descrive le funzioni, i compiti e le responsabilità delle figure coinvolte nelle attività successive all approvvigionamento di un attrezzatura sanitaria, dalla presa in carico sino alla dismissione; in particolare, l inventariazione, la valorizzazione, ammortamento e la relativa sterilizzazione. I destinatari di tale procedura sono: A CHI -UOC Gestione Acquisti -Direttori e/o Responsabili UU.OO.CC/SERVIZI RICEVENTI -UOC Economico Finanziaria a ciascuno dei quali è collegata specifica responsabilità DOVE ASST Melegnano e della Martesana La presente procedura, in accordo con gli obiettivi PAC, prevede azioni dirette a monitorare i fattori di rischio tipici dell area Immobilizzazioni (rischio inerente) e relativa alla fase di gestione delle attrezzature sanitarie. PER La procedura è stata pertanto sviluppata prevedendo azioni di controllo dirette a ridurre gli impatti che tali fattori di rischio inerente possono produrre sull attendibilità dei dati di bilancio. La procedura prevede un continuo monitoraggio del rischio inerente attraverso la compilazione e l aggiornamento periodico della Scheda di autocontrollo riportata nel Capitolo 8 della presente procedura. 2. SIGLE E ABBREVIAZIONI PAC: Piano Attuativo della Certificabilità del Bilancio UOC: Unità Operativa Complessa UOS: Unità Operativa Semplice UOCGA: Unità Operativa Complessa Gestione Acquisti UOCEF: Unità Operativa Complessa Economico Finanziaria DDT: Documento di trasporto Pagina 2 di 18

3 3. RIFERIMENTI ESTERNI 3.1 NORMATIVA NAZIONALE D.Lgs 30 dicembre 1992 n. 502 e s.m.i., recante norme per il riordino della disciplina in materia sanitaria; D.Lgs giugno 2011, n 118, contenente disposizioni in materia di armonizzazione dei sistemi contabili e degli schemi di bilancio delle Regioni, degli enti locali e dei loro organismi a norma degli artt. 1 e 2 della Legge 5 maggio 2009, n 42; DM Salute 17 settembre 2012 Disposizioni in materia di certificabilità dei bilanci degli enti del Servizio Sanitario Nazionale ; DM Salute 1 marzo 2013 Definizione dei Percorsi Attuativi della Certificabilità ; D.Lgs , n. 50 Attuazione delle direttive 2014/23/UE e 2014/25/UE sull aggiudicazione dei contratti di concessione, sugli appalti pubblici e sulle procedure d appalto degli enti erogatori nei settori dell acqua, dell energia dei trasporti e dei servizi postali nonché per il riordino della disciplina vigente in materia di contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture e in particolare l art. 36; 3.2 NORMATIVA REGIONALE DGR n agosto 2013, Approvazione del Percorso Attuativo della Certificabilita' dei bilanci degli enti del SSR, della Gestione Sanitaria Accentrata e del consolidato regionale ai sensi del D.M. 1/3/2013 ; DGR n del 23 gennaio 2015, Modifica e/o integrazione della d.g.r. X/551 del 2/8/2013 Approvazione del Percorso Attuativo della Certificabilità degli enti del SSR, della Gestione Sanitaria Accentrata e del consolidato regionale ai sensi del D.M. 1 marzo 2013 ; DGR n del 3 luglio 2015, Modifica e integrazione della d.g.r. x/551 del 2/8/2013 approvazione del Percorso Attuativo della Certificabilita degli enti del SSR, della Gestione Sanitaria Accentrata e del consolidato regionale ai sensi del D.M. 1 marzo 2013 ; DGR n. X/4479 del 10 dicembre 2015 avente ad oggetto: Attuazione L.R. 23/ costituzione dell Azienda Socio Sanitaria Territoriale (ASST) Melegnano e della Martesana; DGR n. X/5954 del 5 dicembre 2016 avente ad oggetto: Determinazioni in ordine alla gestione del servizio sociosanitario per l esercizio 2017 ; DGR n. X/6041 del 19 dicembre 2016 Riprogrammazione del Percorso Attuativo della Certificabilita dei bilanci degli Enti del SSR di cui alla l.r. n. 23/2015, della gestione sanitaria accentrata e del consolidato regionale ai sensi del D.M. 1/3/2013 ; DGR n. X/7009 del 31 luglio 2017, Approvazione del percorso attuativo della certificabilità dei Bilanci degli enti del SSR di cui alla L.R. n.23/2015, della Gestione Sanitaria Accentrata e del Consolidato Regionale ai sensi del D.M. 1/3/2013 (di concerto con l Assessore Gallera) ; Nota prot. n. A del del Dirigente dell U.O. Risorse Economico- Finanziarie del Sistema Socio Sanitario della Direzione Centrale Programmazione, Finanza e Controllo di Gestione di Regione Lombardia, avente ad oggetto: Avvio Percorso Attuativo della Certificabilità ex d.g.r. n. 7009/2017 Linee guida per l Area D) Immobilizzazioni ; Legge Regionale n. 23 dell avente ad oggetto: Evoluzione del Sistema Socio Sanitario lombardo: modifiche al titolo I e al titolo II della Legge Regionale n 33 (testo unico delle Leggi Regionali in materia di Sanità). Pagina 3 di 18

4 4. DESCRIZIONE DELLE 4.1 SEPARAZIONE DELLE FUNZIONI Lo sviluppo della presente procedura impone l applicazione di regole di condotta professionale interna (attività) specifiche per ruoli e responsabilità che garantiscano l attuazione del principio della segregazione delle funzioni, secondo il quale, per garantire un efficace sistema di controllo interno, talune attività aziendali devono essere affidate a funzioni interne diverse, in modo tale da ridurre il rischio che si possano commettere errori e/o effettuare irregolarità nella loro realizzazione, occultandone in modo permanente gli effetti. Attività aziendali da regolamentare ai fini del rispetto della segregazione di funzioni: (O) Attività operativa: intesa come l insieme delle funzioni (ruolo, azione e responsabilità) dirette a garantire la gestione dei processi aziendali e relativi beni. (Co) Attività contabile: intesa come l insieme delle funzioni (ruolo, azione e responsabilità) dirette a garantire la rilevazione degli eventi gestionali in contabilità. (Cu) Attività di custodia: intesa come l insieme delle funzioni (ruolo, azione e responsabilità) dirette a garantire la conservazione dei beni aziendali nelle sue diverse accezioni e/o forme (A) Attività di autorizzazione: intesa come l insieme delle funzioni (ruolo, azione e responsabilità) dirette a rilasciare l approvazione preventiva o successiva delle transazioni economiche e/o eventi contabili. Tabella di sintesi delle incompatibilità FUNZIONE CONTABILE CUSTODIA AUTORIZZATIVA GESTIONE DEL PROCESSO incompatibile incompatibile RILEVAZIONE CONTABILE incompatibile incompatibile CUSTODIA DEI BENI incompatibile incompatibile RILASCIO APPROVAZIONE incompatibile incompatibile Pagina 4 di 18

5 Premesso che: per le fasi relative a richiesta d acquisto, approvazione acquisto ed emissione ordine d acquisto si rinvia alle procedure sul ciclo passivo, per le fasi di manutenzione e riparazione si rinvia alla procedura immobilizzazioni 1.6 Manutenzioni e Riparazioni per la gestione dei beni di terzi presso l Azienda e per la gestione dei beni dell Azienda presso terzi si rinvia al relativo regolamento/procedura aziendale le modalità operative che definiscono il processo Gestione altri beni mobili, si suddividono nelle seguenti fasi: Ricevimento del bene e presa Piano in carico Inventariazione e iscrizione a libro cespiti Valorizzazione iniziale Consegna al consegnatario o subconsegnatario Ammortamento e sterilizzazione Incrementi Conservazione Dismissioni documentazione Controlli periodici Conservazione documentazione Pagina 5 di 18

6 4.2 FASE 1 RICEVIMENTO DEL BENE E PRESA IN CARICO RESPONSABILE TIPOLOGIA AZIONE SCADENZA UOC GESTIONE ACQUISTI - MAGAZZINO Accetta con riserva il bene in arrivo tramite corrieri esterni e/o mezzo fornitore stesso presso il magazzino. Invia la copia del DDT all UOC Gestione Acquisti/ Ufficio Inventario All arrivo del bene Entro 1 giorno dal ricevimento merce 4.3FASE2 INVENTARIAZIONE E ISCRIZIONE A LIBRO CESPITI RESPONSABILE TIPOLOGIA AZIONE SCADENZA Verifica, la conformità del bene a quanto ordinato. Se non conforme: comunica formalmente al fornitore la non conformità e l impossibilità a procedere con fino a quando la non conformità sia stata risolta Se conforme: UOC GESTIONE ACQUISTI UFFICIO INVENTARIO Emette il certificato di regolare esecuzione, copia del quale viene inviato al fornitore. Entro 3 gg dall arrivo del bene Carica a sistema il DDT, legandolo all ordine di acquisto. In caso di donazione carica a sistema il DDT, legandolo al numero del provvedimento di accettazione della donazione. Procede tempestivamente all inventariazione fisica del bene (affissione di apposita etichetta identificativa) e alla registrazione sul libro cespiti (dati tecnici, anagrafici e Pagina 6 di 18

7 logistici del bene), con indicazione della fonte di finanziamento associata, ecompila la scheda ammortamenti che definisce l inizio del processo di ammortamento. Il cespite viene identificato con tipo di numerazione e codice identificativo univoco e progressivo, generato automaticamente dal sistema informatico. Gli accessori, acquisiti unitamente al bene principale, sono registrati nella scheda del bene come componenti, indicando il costo complessivo del bene principale e del relativo componente. Gli accessori, acquisiti successivamente, ad integrazione di un bene esistente, sono registrati come accessori e collegati al numero di inventario del bene principale In caso di donazione, provvede all inserimento del bene nel libro cespiti, specificando la tipologia di provenienza 4 - donazione. 4.4FASE3 VALORIZZAZIONE INIZIALE RESPONSABILE TIPOLOGIA AZIONE SCADENZA UOC GESTIONE ACQUISTI UFFICIO INVENTARIO Valorizza il bene al costo di acquisto, comprensivo di iva indetraibile, così come indicata nell ordine. Tale operazione verrà confermata al momento dell effettivo ricevimento della fattura. Nel caso di donazione il valore è quello dichiarato dal donante ed inserito nel provvedimento di accettazione della donazione. Al momento inserimento bene a libro cespiti Pagina 7 di 18

8 4.5 FASE 4 CONSEGNA AL CONSEGNATARIO E AL SUBCONSEGNATARIO RESPONSABILE TIPOLOGIA AZIONE SCADENZA UOC GESTIONE ACQUISTI Predispone il Verbale di consegna/presa in carico del bene all. A), individuando il consegnatario del bene nel Direttore e/o Responsabile dell UOC ricevente. Entro 1 giorno dalla fine del collaudo Firmano il Verbale di consegna/presa in carico del bene, divenendo consegnatari del bene. Possono individuare un proprio collaboratore cui delegare tutte le attività operative ed amministrative(subconsegnatar io), pur rimanendo a loro carico la responsabilità della vigilanza della corretta conservazione e uso del bene a loro assegnato per l espletamento delle attività istituzionali. In qualità di consegnatari devono: comunicare eventuali distacchi, manomissioni o deterioramenti di etichette; compilare e sottoscrivere come cedente l apposito Modulo per il trasferimento interno dei beni mobili all. B) da un CdC o Ubicazione ad un altro, ed all invio di una copia all UOC Gestione Acquisti -Ufficio Inventario; inoltrare denuncia alle Autorità di Pubblica Sicurezza competenti in caso di furti o smarrimenti; trasmettere copia della denuncia di furto o smarrimento all UOS Ufficio Legale ed Avvocatura e per le eventuali implicazioni di tipo assicurativo Direttori e/o Responsabili UU.OO.CC/SERVI ZI RICEVENTI CUSTODIA Contestualmente alla consegna/moviment azione del cespite. Pagina 8 di 18

9 Compilare il Modulo di fuori uso all. C) per quanto di competenza (in caso di furto allegare copia della denuncia); effettuare ricognizioni fisiche periodiche dei beni in carico, e comunicare all Ufficio Inventario le eventuali modifiche attraverso l utilizzo della modulistica all uopo predisposta 4.6FASE5 AMMORTAMENTO E STERILIZZAZIONE RESPONSABILE TIPOLOGIA AZIONE SCADENZA Sulla base dei dati di iscrizione nel libro cespiti, effettua il calcolo degli ammortamenti e delle sterilizzazioni conformemente a quanto previsto dal D.lgs 118/2011, dai principi contabili di riferimento, e da impostazione del software di contabilità viene dimezzata l aliquota di ammortamento nel primo anno di acquisizione. Lancia il calcolo direttamente dal modulo cespiti, dopo aver fatto la riconciliazione tra le acquisizioni dei beni iscritti al libro cespiti e la contabilità (vedi procedura 1.8). Opera manualmente le scritture in contabilità, rilevando le quote di ammortamento appostandole al relativo fondo, a seconda che si tratti di ammortamenti soggetti a sterilizzazione o meno. In base alla tipologia di provenienza dei beni sterilizza la quota di ammortamento in contabilità mediante la rilevazione dell utilizzo del contributo ricevuto per finanziare l acquisto delbene in esame. UOC ECONOMICO FINANZIARIA CONTABILE Annuale in sede di bilancio d esercizio Pagina 9 di 18

10 4.7FASE6 INCREMENTI RESPONSABILE TIPOLOGIA AZIONE SCADENZA UOC GESTIONE ACQUISTI/UFFICIO INVENTARIO Registra a libro cespiti il cespite aggiuntivo, e associa il cespite padre al bene accessorio come figlio Infra Annuale 4.8 FASE7 DISMISSIONI RESPONSABILE TIPOLOGIA AZIONE SCADENZA CONSEGNATARIO DEL BENE Provvede all invio di una comunicazione all UOC Gestione Acquisti in cui segnala la presenza di beni fuori uso o non più idonei all utilizzo. N.A. UOC GESTIONE ACQUISTI UOC GESTIONE ACQUISTI/UFFICIO INVENTARI UOC ECONOMICO FINANZARIA Esegue le azioni di controllo finalizzate ad attestare fuori uso e/o la non idoneità del bene. Autorizza la dismissione del bene tramite il moduloallegato c) che specifica la causale di dismissione (alienazioni, fuori uso, non utilizzo, evento fortuito) l aggiornamento dell anagrafica del cespite Invia all Ufficio Inventari il modulo di fuori uso aggiorna il libro cespiti, sulla base delle informazioni ricevute sui beni da dismettere e/o alienare invia all UOC Economico Finanziaria la documentazione necessaria per la dismissione contabile Confronta il valore di cessione con il valore contabile del bene ceduto (dato dalla differenza tra il costo N.A. Annuale in sede di bilancio d esercizio N.A. Pagina 10 di 18

11 originario e il totale degli ammortamenti calcolati fino alla data dell alienazione, iscritti nel fondo ammortamento). In caso di mancata coincidenza tra i due valori, rileva in contabilità: una plusvalenza ordinaria o straordinaria, quando il valore di cessione è superiore al valore contabile [in bilancio: Conto economico; Altri ricavi e proventi, se ordinaria; Proventi straordinari, se straordinaria]; una minusvalenza ordinaria o straordinaria, quando il valore di cessione è inferiore al valore contabile Oneri diversi di gestione, se ordinaria; Oneri straordinari, se straordinaria UOC ECONOMICO FINANZARIA Contabilizza a Patrimonio Netto (riserve per investimenti da alienazione) il valore di realizzo al netto della plus/minusvalenza, subordinatamente all autorizzazione regionale e all avvenuto incasso. N.A. Pagina 11 di 18

12 4.9FASE8 CONTROLLI PERIODICI RESPONSABILE UOC ECONOMICO FINANZIARIA UOC ECONOMICO FINANZIARIA TIPOLOGIA CONTABILE CONTABILE AZIONE Verifica la congruenza tra bilancio e libro cespiti mediante il confronto della fattura iscritta in contabilità con il valore del bene iscritto sul registro cespiti e in collaborazione con l UOC Gestione Acquisti - ufficio inventario, esegue le eventuali rettifiche. Controlla il corretto caricamento dei dati a sistema (inventario, classificazione del cespite, costo d acquisto, data d acquisto, fonte di finanziamento, aliquota di ammortamento); verifica la corrispondenza dell aliquota di ammortamento con quella prevista dal D.lgs 118/2011 verifica che gli ammortamenti non siano stati avviati prima del collaudo. SCADENZA In occasione del Conto Economico Trimestrale Annuale in sede di bilancio d esercizio 4.10FASE9 CONSERVAZIONE DOCUMENTAZIONE RESPONSABILE TIPOLOGIA AZIONE SCADENZA UOC ECONOMICO FINANZIARIA UOC GESTIONE ACQUISTI Raccoglie e cataloga la presente procedura e le sue successive revisioni. Pubblica la presente procedura e le successive revisioni nell intranet aziendale e nella sezione Amministrazione Trasparente Bilanci del sito internet. provvede alla conservazione della seguente documentazione: fattura ddt ordine durc certificato di regolare esecuzione moduli A) B) C) Entro il e successivamente ad ogni revisione Annuale Pagina 12 di 18

13 UOC ECONOMICO FINANZIARIA Provvede alla conservazione della seguente documentazione: Fatture acquisto bene registri iva libro cespiti Annuale 5. RESPONSABILITA UOCGA /MAGAZZINO UOCGA/UFF.INVENT ARI UOCEF CONSEGNATARIO Ricevimento Beni R I Verifica conformità I R Consegna al consegnatario R C Presa in carico bene I R Inventariazione e iscrizione a libro cespiti R Valorizzazione iniziale R C Consegna al consegnatario o subconsegnatario R Custodia del bene C R Ammortamento e sterilizzazione R Incrementi R C Dismissioni R C Legenda :A = Approvato R = Responsabile C = Coinvolto I = Informato Pagina 13 di 18

14 5. DIAGRAMMA DI FLUSSO Pagina 14 di 18

15 6. DI VERIFICA E MONITORAGGIO A cadenza semestrale e a campione la Direzione Generale, tramite l Ufficio di Staff Internal Auditing, verificherà che la procedura sia stata correttamente applicata, secondo la cecklist di autocontrollo (Allegato D) 7. ALLEGATI A) Verbale di consegna/presa in carico del bene Pagina 15 di 18

16 B) Modulo per il trasferimento interno dei beni mobili Pagina 16 di 18

17 C) Modulo di fuoriuso /dismissione Pagina 17 di 18

18 D) Checklist di autocontrollo Pagina 18 di 18