MANUALE PER LA COMPILAZIONE DELLA RENDICONTAZIONE ON-LINE

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1 MANUALE PER LA COMPILAZIONE DELLA RENDICONTAZIONE ON-LINE VALIDO PER LE RICHIESTE PRESENTATE CON LA MODALITÀ ON-LINE A PARTIRE DALL ANNO

2 I N D I C E 1. PREMESSA COME ACCEDERE ALLA RENDICONTAZIONE ON-LINE COME GESTIRE LA RENDICONTAZIONE ON-LINE LA SCHEDA RENDICONTAZIONE La sotto-sezione Informazioni La sotto-sezione Uscite La sotto-sezione Attività La sotto-sezione Allegati La sotto-sezione Segnalazioni La sotto-sezione Verifica / Chiudi e Invia / Stampa

3 1. PREMESSA Dal 2016 gli Enti che hanno presentato richieste di contributo on-line e che sono risultati assegnatari di un affiancamento economico da parte della Fondazione, procederanno alla rendicontazione amministrativa e contabile del Progetto utilizzando esclusivamente la modalità online. Il presente Manuale rappresenta un supporto per la compilazione della rendicontazione che descrive passo-passo le operazioni da effettuare. La rendicontazione on-line consente al Beneficiario di: 1. aggiornare il prospetto dei costi di Progetti rispetto a quello ipotizzato in sede di presentazione dell istanza di contributo; 2. fornire alla Fondazione alcuni dati qualitativi sull andamento del progetto, confrontabili con quelli evidenziati in sede di richiesta di contributo; 3. inviare la documentazione amministrativa preliminarmente richiesta dalla Fondazione per dar avvio all erogazione del contributo; 4. inviare copia dei giustificativi di spesa e delle relative attestazioni di pagamento attinenti al Progetto al fine di ricevere il contributo assegnato; 5. inviare ogni altra documentazione richiesta dalla Fondazione per dar corso all erogazione a saldo del contributo assegnato. Per quanto riportato ai precedenti punti 3), 4) e 5) il Beneficiario dovrà far riferimento a quanto previsto nella Lettera di Impegno e nel Disciplinare per la gestione amministrativa e rendicontativa dei contributi assegnati (di seguito per brevità Disciplinare), documenti acquisiti e sottoscritti dal Beneficiario stesso al momento dell accettazione del contributo. Per poter accedere alla funzione di rendicontazione on-line, il Beneficiario deve previamente espletare le procedure relative all accettazione del contributo, restituendo in cartaceo alla Fondazione (si veda per maggiori dettagli in Disciplinare): Allegato alla Lettera di Impegno datata e sottoscritta in originale dal Legale Rappresentante; Disciplinare per la gestione amministrativa e rendicontativa dei contributi datato e sottoscritto in originale dal Legale Rappresentante, disponibile sul sito internet della Fondazione alla sezione Documento Programmatico Bandi / Rendiconta i contributi assegnati ; copia degli atti amministrativi degli organi preposti di accettazione del contributo assegnato (qualora richiesto); Modulo anagrafico-fiscale debitamente sottoscritto dal legale rappresentante, disponibile sul sito internet della Fondazione alla sezione Documento Programmatico Bandi / Rendiconta i contributi assegnati. Soltanto dopo che gli Uffici della Fondazione avranno convalidato detta documentazione, il Beneficiario potrà procedere alla rendicontazione on-line del contributo assegnato. Di tale possibilità il Beneficiario è avvisato tramite un apposita notifica inviata via COME ACCEDERE ALLA RENDICONTAZIONE ON-LINE Dal momento in cui si riceve la notifica di cui al precedente paragrafo 1), la procedura abilita in automatico la funzione di rendicontazione on-line. Il Beneficiario, accedendo alla sua Area riservata potrà: 3

4 1. selezionare il progetto desiderato nella sezione Moduli già inviati (cliccando sulla freccia esterna alla tabella step 1 nell immagine); 2. accedere alla funzione di rendicontazione on-line, cliccando sul pulsante attivo di RENDICONTAZIONE (step 2 nell immagine) COME GESTIRE LA RENDICONTAZIONE ON-LINE In occasione del primo accesso il Beneficiario può scegliere la tipologia di rendicontazione da documentare: 1. Rendicontazione iniziale, per le richieste di erogazione in itinere con pagamenti di acconti del contributo; 2. Rendicontazione a Saldo, nel caso in cui il Beneficiario intenda rendicontare il progetto in un unica soluzione. 1 2 Nei successivi accessi alla rendicontazione on-line, il Beneficiario avrà solo la possibilità di accedere tramite un link (vedi figura sotto): 4

5 Quando si entra nella procedura di rendicontazione, il Beneficiario potrà accedere a tre specifiche schede: 1. Dettaglio richiesta (scheda informativa) 2. Rendicontazione (scheda operativa) 3. Riepilogo degli eventi di rendicontazione (scheda informativa) Le schede 1) e 3) sono schede informative che il Beneficiario può consultare ma su cui NON può agire. In esse si trovano riepilogati alcuni dati del Progetto (Scheda 1), oltre allo storico delle azioni subite dalla specifica rendicontazione che tengono traccia degli scambi avvenuti con la Fondazione (Scheda 3) 1 Dati dell istanza di contributo presentata In tale campo viene riportata la data di scadenza del contributo Nel Disciplinare e nella Lettera di Impegno denominato Progetto Ammesso. Contributo assegnato al Progetto dalla Fondazione 3 5

6 Dalla scheda Rendicontazione si accede alla sezione operativa la cui compilazione è a carico del Beneficiario. In tale scheda il Beneficiario può: VISIONARE in alto il riepilogo delle rendicontazioni già inviate in Fondazione (STATO: presentata o accettata/respinta) o in corso di presentazione (STATO: in compilazione); APRIRE, con i pulsanti presenti nella parte inferiore, nuove rendicontazioni parziali o a saldo Non è possibile aprire nuove rendicontazioni se è stata creata una rendicontazione a saldo o se ci sono già rendicontazioni aperte in fase di compilazione o in stato presentata. Al primo accesso il Beneficiario troverà preimpostata la rendicontazione INIZIALE (nella prima colonna denominata Posizione ). Per accedere alla rendicontazione è necessario selezionare il pulsante icona cartella nella colonna Apri. Al secondo accesso e successivi il Beneficiario potrà scegliere, tramite i due pulsanti nella metà inferiore, se procede ad una rendicontazione intermedia o concludere con una rendicontazione a saldo. 2 Se il Beneficiario, avendo creato una rendicontazione intermedia, intende invece produrre direttamente una rendicontazione FINALE (a saldo) può eliminare la rendicontazione cliccando sulla croce a lato della colonna Apri e creare, con il pulsante presente nella parte inferiore della sezione, la rendicontazione desiderata. Le modalità di accesso alla rendicontazione (sia essa iniziale, parziale o a saldo) sono sempre le stesse (icona cartella nella colonna Apri ). 4. LA SCHEDA RENDICONTAZIONE 4.1 La sotto-sezione Informazioni Appena si apre la rendicontazione il Beneficiario accede alla sotto-sezione Informazioni. 6

7 Nella parte superiore vengono visualizzate le informazioni sullo stato della rendicontazione (al primo accesso verranno visualizzati i dati inseriti nell istanza di contributo). In caso di necessità sono sempre consultabili le Istruzioni alla compilazione (questo documento) presenti nella parte inferiore della sotto-sezione e le informazioni disponibili cliccando il pulsante Help in altro a destra. Nella parte inferiore è visibile un campo Note richiedente dove il Beneficiario può inserire delle annotazioni sulla rendicontazione che sta compilando e che la Fondazione potrà visionare. Se la Fondazione in fase di verifica avesse necessità di chiarimenti o di integrazioni ed invitasse il Beneficiario a riaprire la rendicontazione e a completarla, nel campo Note Fondazione saranno visualizzate le osservazioni e le indicazioni specifiche compilate a cura della Fondazione. In tale sotto-sezione, ad ogni accesso, è richiesto al Beneficiario di dichiarare l assoggettamento o meno del contributo concesso alla ritenuta del 4% a titolo di acconto IRES ai sensi del DPR 600/73. Nel caso in cui il Beneficiario risponda in modo difforme da quanto dichiarato in sede di accettazione del contributo, deve fornire adeguata motivazione nel campo note ed eventualmente allegare un documento esplicativo nella sezione Allegati della rendicontazione. 7

8 4.2 La sotto-sezione Uscite Rappresenta il cuore del sistema di rendicontazione on-line. In questa sezione il Beneficiario può aggiornare il budget dei costi di progetto e indicare le effettive spese sostenute allegando i giustificativi con le relative attestazioni di pagamento. Il Beneficiario deve inserire i giustificativi che consentono la rendicontazione integrale del valore di Progetto Ammesso (come indicato alla scheda Dettaglio richiesta ). Nel caso in cui la rendicontazione finale evidenzi un valore rendicontato inferio re al Progetto Ammesso, il residuo importo verrà recuperato nelle disponibilità della Fondazione. Cliccando sul pulsante HELP vengono date indicazioni sulla pagina in consultazione, sui campi da compilare e le relative modalità. NB: Tale opportunità vale per ogni sezione del sistema che si sta consultando Nella colonna Spese sostenute ad oggi il Beneficiario deve inserire il totale dei costi effettivamente sostenuti per quella categoria di spesa, compresi quelli in via di rendicontazione (somma importi indicati in colonna Contributo precedente e colonna Rendicontato oggi ) La colonna Budget rimodulato riporta in automatico gli importi ricalibrati sulla base del valore di Progetto Ammesso. Tali importi possono essere modificati dal Beneficiario che ne darà conto in fase di rendicontazione con l inserimento di opportune indicazioni nel campo Comunicazioni e note o mediante una breve relazione illustrativa da inserire nella sezione Allegati. Gli scostamenti che vengono evidenziati, vanno sempre motivati da parte del Beneficiario inserendo opportune indicazioni di nota nel campo Comunicazioni e note (nel caso non venga compilato il campo il sistema alla chiusura della rendicontazione evidenzierà un errore!). Poiché in fase di rendicontazione iniziale o intermedia, gli scostamenti sono fisiologici, qualora non vi siano specifiche ragioni da evidenziare, sarà sufficiente inserire come nota attività in fase di esecuzione non ancora avviata o completata. In fase di rendicontazione finale invece la motivazione degli scostamenti dovrà necessariamente entrare nel merito. Nella colonna Spese sostenute ad oggi il Beneficiario deve riportare il totale dei costi rendicontati per quella categoria di spesa, compresi quelli in fase di rendicontazione. In sostanza si tratta della somma degli importi che il sistema riporta in automatico, nelle colonne denominate Consuntivo precedente e Rendicontato oggi (una volta compilata la sezione relativa al dettaglio dei giustificativi di spesa). Per procedere all inserimento dei giustificativi di spesa, il Beneficiario deve: 8

9 a) selezionare la corrispondente voce di spesa nella sezione superiore (freccia a sinistra della colonna) b) compilare la sezione inferiore con i dati richiesti (tipologia documento, data, numero documento, fornitore, descrizione, importo netto, iva non detraibile). \ Da compilare a cura del Beneficiario Per ogni riga va inserito un solo giustificativo di spesa (anche nel caso di spese in autocertificazione). NB Per la rendicontazione del personale dipendente assegnato al progetto, la tabella dei giustificativi dovrà essere compilata per singola risorsa dipendente e per uno specifico periodo di rendicontazione come di seguito esemplificato: Tipo documento Cedolino/i Data documento Data del primo cedolino inserito Numero documento nr progressivo fittizio Descrizione documento/causale ore destinate al progetto del dipendente Mario Rossi nel periodo gennaio aprile 2016 Importo al netto 600,00 c) allegare il relativo giustificativo di spesa con la corrispondente attestazione di pagamento in un unico PDF. L upload dei documenti viene eseguita posizionandosi e cliccando sulla graffetta presente a lato della colonna Importo lordo rendicontabile. Per l upload del documento vanno seguite le indicazioni che compaiono nella finestra di dialogo, come evidenziato alla successiva pag 12 del presente Manuale. d) Il Beneficiario può cancellare un giustificativo inserito cliccando sulla croce rossa presente all estrema destra della corrispondente riga di inserimento. I giustificativi ammissibili sono indicati nel Disciplinare per la gestione amministrativa e rendicontativa cui si rimanda per ogni informazione di dettaglio. Si ricorda che il Disciplinare è disponibile sul sito internet della 9

10 Fondazione. Eventuali deroghe a quanto in esso previsto sono contenute nella Lettera di Impegno inviata al Beneficiario. Nel Disciplinare sono indicate anche le spese per le quali è ammessa una rendicontazione in autocertificazione (es: spese personale dipendente assegnato al progetto e spese di importo unitario inferiore a 500 euro con l eccezione delle spese per beni strumentali, borse lavoro/voucher, collaborazioni e/o consulenze). In tal caso in luogo del giustificativo di spesa e la corrispondente attestazione di pagamento va allegata una dichiarazione di autocertificazione debitamente sottoscritta. Il modello di autocertificazione è disponibile alla sezione Allegati cliccando sul link Scarica nella colonna Modello e sul sito internet della Fondazione alla sezione Documento Programmatico Bandi / Rendiconta i contributi assegnati. Per i progetti di Solidarietà Internazionale i giustificativi di spesa vanno indicati con gli importi espressi in euro, utilizzando il cambio medio del mese in cui sono stati emessi. Tale cambio è disponibile sul sito della Banca d Italia e va inserito nella sotto-sezione Allegati alla voce Documentazione richiesta per il settore Solidarietà internazionale. Alla stessa voce vanno allegati anche i trasferimenti fondi dal Beneficiario alla Controparte locale per le spese sostenute direttamente all estero e dichiarazione della Controparte locale di ricezione dei beni eventualmente acquistati in Italia. Per gli interventi su immobili il PDF da allegare a ciascuna documentazione di spesa a giustificazione degli Stati di Avanzamento Lavori (SAL) è rappresentata da: 1. SAL + 2. certificato di pagamento (ove previsti) + 3. fattura relativa al SAL + 4. attestazione di pagamento della fattura. 4.3 La sotto-sezione Attività In questa sotto-sezione vengono richieste obbligatoriamente alcune informazioni di aggiornamento relative al Progetto e all IBAN su cui accreditare il contributo. Nella sezione di sinistra vengono riportate le informazioni che il Beneficiario ha compilato nella richiesta di contributo (campi NON modificabili), mentre nella sezione di destra il Beneficiario compila l aggiornamento relativo allo stato avanzamento operativo dell iniziativa. 10

11 Per inserire i testi nelle sezioni di destra è sufficiente effettuare un doppio click con il mouse nel riquadro da compilare oppure è necessario selezionare gli appositi pulsanti COMPILA. Si aprirà una Finestra editor come quella di seguito riportata che consentirà di inserire i necessari commenti. Eventuali segnalazioni o commenti possono essere inserite nel campo Note posto a fianco. Nella prima riga è obbligatorio confermare le coordinate IBAN inserite in fase di compilazione dell istanza di contributo (inserendo ad esempio il testo IBAN confermato ) ovvero di indicarne uno aggiornato specificando se è riservato alla pratica in oggetto o se valido per tutte le pratiche aperte. 4.4 La sotto-sezione Allegati In questa pagina il Beneficiario inserisce esclusivamente in formato PDF, gli allegati obbligatori per completare la procedura di presentazione della rendicontazione (per l elenco degli allegati obbligatori si veda quanto previsto nel Disciplinare). Si ricorda che in questa sezione si trovano anche i due facsimile di modello per la rendicontazione in autocertificazione (personale e spese varie inferiori ad euro 500) che possono essere scaricati per la compilazione. L upload di tali modelli opportunamente compilati va effettuata nella sezione Uscite nella parte riservata al dettaglio dei giustificativi di spesa. 11

12 Per inserire gli allegati è sufficiente utilizzare il link presente nella colonna Gestione file digitali e seguire le indicazioni che compaiono nella finestra di dialogo. 1. cliccare 2. Selezionare il file desiderato 3. Cliccare nuovamente 12

13 Per i progetti in partenariato, in questa sezione vanno allegate anche le copie dei trasferimenti fondi dall Ente capofila ai partner di progetto alla voce Documentazione richiesta per i progetti in partenariato. Qualora la Fondazione, al fine di agevolare il Beneficiario e nel rispetto di quanto previsto nel Disciplinare, proceda all erogazione parziale del contributo anche in assenza delle attestazione di pagamento, si ricorda che il Beneficiario alla successiva rendicontazione dovrà, in questa sezione, allegare le attestazioni di pagamento non precedentemente prodotte alla voce Integrazione tranche precedente. In caso contrario la Fondazione NON procederà all erogazione di ulteriori tranche di contributo. Il Beneficiario può inserire altri allegati (non obbligatori) alla voce Comunicazione e caricando il relativo documento con le medesime modalità sopra descritte. Gli allegati possono essere cancellati con la x rossa che apparirà una volta inseriti. Nonostante sia indicato un limite di 9 Mb, per evitare problemi di trasmissione, è di norma consigliabile che ogni singolo allegato caricato NON superi la dimensione massima di 5 Mb. Si suggerisce poi di impostare lo scanner a 200 dpi bianco/nero. 4.5 La sotto-sezione Segnalazioni In questa pagina vengono visualizzate tutte le segnalazioni e le richieste che la Fondazione può fare al Beneficiario in merito alla rendicontazione inviata. Naturalmente tale sezione si popola di informazioni solo nel caso in cui la Fondazione dovesse evidenziare anomalie, richieste di integrazioni o esclusione di alcune voci rendicontate. Con il seguente simbolo parte della Fondazione. sono indicate le voci con la presenza di segnalazioni/anomalie da 4.6 La sotto-sezione Verifica / Chiudi e Invia / Stampa Una volta compilate tutte le sezioni presenti è possibile effettuare una verifica generale della compilazione effettuata. 13

14 Se il sistema riscontra delle anomalie, le stesse saranno evidenziate in una schermata di sintesi, come riportato nell esempio seguente: Il tasto verifica può essere usato durante tutta la fase di compilazione della rendicontazione, non necessariamente solo alla fine. Quando il Beneficiario avrà corretto le eventuali anomalie segnalate, sarà possibile procedere alla chiusura della rendicontazione accedendo alla sotto-sezione Chiudi ed Invia e selezionando il tasto Stampa e chiudi. Tale pulsante sarà attivo solo dopo aver compiuto la verifica generale della rendicontazione compilata e aver sistemato gli eventuali errori indicati dal sistema. Il sistema quindi ricorderà al Beneficiario che è necessario stampare il modulo di rendicontazione, firmarlo, scansionarlo ed infine allegarlo alla procedura mediante upload del file PDF. 14

15 Premendo il pulsante OK sarà possibile scaricare il file PDF cliccando sul relativo link Il PDF potrà quindi essere stampato, siglato in ogni pagina e firmato nell ultima pagina dal legale rappresentante del Beneficiario. Andrà quindi scannerizzato in un unico file in formato PDF e caricato per completare la procedura di rendicontazione. Dopo la stampa del modulo, il sistema si posiziona automaticamente nella pagina utile per effettuare l upload del modulo firmato in PDF. 15

16 Cliccando su Upload PDF si apre una finestra per il caricamento (come già precedentemente illustrato al paragrafo 4.4 pag 12) ed è sufficiente seguire le istruzioni contenute: Completato quest ultimo passaggio il processo di rendicontazione risulta concluso e compare il seguente messaggio. Da questo momento le eventuali movimentazioni della rendicontazione inviata in Fondazione saranno notificate al Beneficiario tramite specifico avviso . 16