I programmi esistenti nelle cancellerie degli uffici giudiziari italiani per la gestione dei registri informatici sono, come è noto ai cancellieri,

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2 I programmi esistenti nelle cancellerie degli uffici giudiziari italiani per la gestione dei registri informatici sono, come è noto ai cancellieri, il SICID (Sistema Informatico Contenzioso Civile Distrettuale) che riguarda i registri del contenzioso civile, della volontaria giurisdizione e del contenzioso del lavoro e che è presente nei tribunali e nelle corti di appello

3 ed il SIECIC (Sistema Informatico Esecuzioni Civili Individuali e Concorsuali) relativo ai registri delle esecuzioni e delle procedure fallimentari e presente solo nei tribunali (presso i giudici di pace è, invece, in funzione il SIGP e presso la Corte di Cassazione il SIC-Sistema Informativo Cassazione).

4 L attività del cancelliere con riguardo all accettazione del deposito degli atti telematici. Avviene utilizzando questi due programmi nell apposita sezione del processo civile telematico che è suddiviso in quattro sezioni (atti di parte, atti del giudice, atti del professionista, verbali, errori fatali). La sua attività si pone alla fine della procedura di trasmissione, che di seguito sarà descritta, perché, solo con l accettazione, l atto ed i suoi eventuali allegati entreranno nel fascicolo informatico (art. 9 DM 44/2011) e saranno visibili a giudice (tramite la Consolle del Magistrato), agli avvocati costituiti (tramite il portale dei servizi telematici PST o i punti di accesso) e agli altri soggetti abilitati esterni (es. il CTU).

5 RITARDI Un ritardo nel compimento di queste attività potrebbe comprimere il diritto di difesa delle controparti (si pensi al caso delle prime due memorie ex art. 183, co. VI, c.p.c. alle quali si deve replicare in un termine perentorio) ed indurre il giudice a provvedere ritenendo che la parte non abbia depositato quanto previsto dalla procedura in quella fase del giudizio Per disciplinare questi aspetti all interno delle cancellerie il Direttore Generale della Giustizia Civile ha emesso tre circolari, una prima il 27 giugno 2014, in prossimità dell entrata in vigore dell obbligatorietà a tappe del deposito telematico degli atti endoprocessuali, una seconda il 28 ottobre 2014 ed, infine, una il 23 ottobre 2015 che ha sostituito, aggiornandole, le prime due. In tema di ricezione atti, la circolare, sotto il profilo della tempestività dell attività, consiglia che l accettazione del deposito di atti e documenti provenienti dai soggetti abilitati esterni avvenga entro il giorno successivo a quello di ricezione da parte dei sistemi del dominio giustizia. Lo stesso a dirsi per i verbali di udienza.

6 LE CONSEGUENZE DEGLI ERRORI NEL DEPOSITO DEPOSITO TELEMATICO ATTO (facoltativo) CARTACEO: NESSUNA (la facoltatività deposito telematico ha consentito di superare il problema) DEPOSITO CARTACEO ATTO (obbligatorio) TELEMATICO: inammissibilità; nullità; invito a regolarizzare il deposito; raggiungimento scopo (v. in dettaglio, relazione fonti normative all.4) (v. circolare DAG all. 3a)

7 Per quanto riguarda le valutazioni a farsi in sede di accettazione, le cancellerie, in presenza di anomalie del tipo WARN o ERROR, sulle quali si tornerà di seguito, dovranno, ove possibile, accettare il deposito, avendo tuttavia cura di segnalare al giudice ogni informazione utile in ordine all anomalia riscontrata. In sostanza, secondo questa disposizione, diretta, per il suo rango, soltanto a disciplinare le modalità di lavoro delle cancellerie, si devono accettare tutti gli atti, pur se presentano anomalie e sempre che sia tecnicamente possibile, dovendo essere rimessa al giudice ogni ulteriore valutazione.

8 La disposizione sgrava sicuramente la cancelleria da eventuali responsabilità e da scelte che potrebbero pregiudicare il diritto di difesa rimettendo le relative questioni al giudice, tuttavia, l indiscriminata accettazioni rischia di far confluire nel fascicolo informatico tutta una serie di atti e documenti che potrebbero non essere funzionali ad una corretta tenuta dello stesso (si pensi ai doppioni inviati dagli abilitati esterni nel caso di ritardo delle ricevute dei precedenti tentativi di deposito, atti che non riguardano quella causa inviati errando nell indicazione del numero della procedura o del tipo di registro).

9 Inibire del tutto al cancelliere un controllo sull atto che inserisce nel fascicolo di ufficio può certamente comportare problemi e non solo per il giudice: si pensi proprio al caso dell avvocato, che ha errato nell indicare il numero di ruolo e che, vedendosi recapitare tutte e quattro le ricevute, pensa di avere correttamente depositato il proprio atto.

10 Numero di R.G. sbagliato Ci sono poi quei casi in cui il mittente ha abbinato l atto inviato ad un numero errato di ruolo generale. In tali ipotesi si dovrebbe probabilmente stabilire di adottare un comportamento univoco su tutto il territorio nazionale e fare una distinzione. Nei casi in cui dal corpo dell atto si evince il corretto numero di ruolo della procedura, nulla quaestio, semprechè sia stato correttamente indicato l ufficio giudiziario. Negli altri casi si lascia al cancelliere la discrezionalità nell abbinamento al fascicolo corretto? O piuttosto sarà possibile rifiutare l atto utilizzando la funzione pure presente in SICID: rifiuto con la dicitura deposito su fascicolo errato?.

11 Con la funzione «ASSEGNA A FASCICOLO» è POSSIBILE ABBINARE L ATTO AL FASCICOLO CORRETTO.

12 In caso di rifiuto

13 ERRORI FATALI Ci sono poi atti, che arrivano nella sezione errori fatali e qui si apre tutto un mondo sconosciuto ai più. Le diciture più comuni che il sistema genera in tali casi sono: impossibile verificare l identità del richiedente o errore inatteso durante la verifica della firma sia per gli atti introduttivi sia per i dati atto. Il CISIA ci dice che alcuni sono recuperabili, altri no. Se sono all interno della sezione errori fatali non c è per la cancelleria possibilità di lavorarli. Si possono, invece, preferibilmente lavorare con la funzione: rifiuto atto riproducendo nel riquadro che si accompagna alla comunicazione la motivazione esplicitata dal sistema Il problema è che in questa sezione errori fatali pare siano visibili tutti gli atti inviati sul distretto.quindi cosa fare? A quale ufficio appartengono? Chi dovrà procedere al loro rifiuto? La soluzione scelta è stata quella di lavorarli comunque con il rifiuto in modo che l avvocato possa avere maggiore contezza degli errori commessi

14 L ERRORE FATALE E NEGLI EVENTI BUSTA

15 l errore fatale è generato da un file allegato alla busta quindi per capire l errore di cui si tratta bisogna andare su «Eventi File»

16 Evidenziare l evento in errore fatale e copiarlo con i tasti «ctrl + c»

17 Copiare la dicitura che descrive l errore con i tasti «ctrl + V»

18 Un registro correttamente compilato è: Un registro chiaro Di immediata comprensione Crea sinergie operative con la

19 Molti Tribunali hanno scelto, a causa della enorme mole di atti di parte in entrata, di lavorare e di acquisire gli stessi al SICID ed al SIECIC, senza aprirli. Ritengo, invece, che tale modalità lavorativa sia di fondamentale importanza. In primo luogo, perché il cancelliere ha l onere di procedere alla verifica della regolarità fiscale degli atti. Ciò deve avvenire sia in sede di iscrizione a ruolo della causa, sia in sede di deposito di una comparsa di costituzione, laddove ai sensi dell art.14 comma 3 del Testo Unico sulle Spese di Giustizia il legislatore ha previsto l introduzione di un autonomo contributo unificato a carico della parte diversa da quella che si costituisce per prima, qualora questa proponga domanda riconvenzionale o formuli chiamata in causa o svolga un intervento autonomo. Nei casi in cui vi sia un contributo unificato mancante o insufficiente il cancelliere effettuerà il recupero attraverso l Agenzia delle Entrate. In secondo luogo è importante leggere l atto per verificare se vi sono istanze da rimettere con urgenza al giudice come ad esempio richieste di sospensiva o altro. Per la lavorazione corretta degli atti da parte della cancelleria è importante aprire gli atti perché ad esempio è stato utilizzato uno schema atto dati atto xml in cui si è inserita una comparsa conclusionale, ma dal corpo dell atto si evince trattarsi di altro ad esempio di una memoria di replica.

20 Questo è importante anche al fine della corretta formazione del fascicolo informatico. A tal fine bisognerà pure evitare di lavorare gli atti di parte con l aggiornamento annotazione in quanto ciò determina che gli atti di parte dalla consolle del magistrato non siano visibili nelle produzioni delle parti ma nel fascicolo di ufficio. In alcune cancellerie d accordo con i magistrati si è operata la scelta di lavorare tutti gli atti di parte senza segnalare nulla, ma spuntando l urgenza in generale su tutte le istanze come quelle di anticipazione e differimento, su quelle di liquidazione dei ctu, sulle istanze di esecutorietà, sulle integrazioni documentali relative ai decreti ingiuntivi. La cancelleria quindi non riproduce le urgenze segnalate dagli avvocati che sono soprattutto relative agli atti in scadenza termine. Altro ed ulteriore motivo per l apertura degli atti è che può trovarsi negli atti in corso di causa un ricorso ex art.700 c.p.c.,che ovviamente richiede una lavorazione privilegiata ed una assegnazione immediata al giudice di turno

21 2. Copiare la dicitura che descrive l errore con i tasti «ctrl + V»

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23 Tempi di lavorazione degli atti da parte delle cancellerie (testo integrato) Dall esclusività, o anche dalla mera facoltà del deposito telematico deriva l esigenza, assolutamente prioritaria, di garantire la tempestiva accettazione degli atti e documenti depositati dalle parti. L urgenza di provvedere a tale incombente è massima, poiché solo con l accettazione del deposito da parte del cancelliere l atto entra nel fascicolo processuale e diviene visibile dalla controparte e dal giudice. Laddove, poi, i termini per il deposito di atti siano scaglionati (per disposizione normativa o per scelta del giudice), in maniera tale che alla scadenza di un primo termine si ricolleghi la decorrenza del secondo (è il caso dei termini di cui agli artt. 183 e 190 c.p.c.), è evidente come il ritardo nell accettazione del deposito eseguito nel primo termine comporti un automatica decurtazione del secondo termine, a detrimento dei diritti di difesa (ferma restando la salvezza del termine per la parte che abbia visto generata la ricevuta di avvenuta consegna prima della scadenza). È dunque assolutamente da escludersi che possano trascorrere diversi giorni tra la data della ricezione di atti o documenti e quella di accettazione degli stessi da parte della cancelleria. Si ritiene, pertanto, consigliabile che l accettazione del deposito di atti e documenti provenienti dai soggetti abilitati all invio telematico sia eseguita entro il giorno successivo a quello di ricezione da parte dei sistemi del dominio giustizia. Ciò si dica anche con riferimento ai verbali di udienza redatti dal giudice attraverso lo strumento della consolle del magistrato, in quanto gli stessi non sono visibili dalle parti processuali al momento del loro deposito telematico da parte del giudice, bensì solo dopo che il cancelliere li ha accettati nel sistema.

24 A tale scopo gli uffici giudiziari dovranno adottare ogni soluzione organizzativa idonea a garantire in via prioritaria la tempestività della lavorazione degli atti processuali ricevuti, se del caso anche ricorrendo ad una riorganizzazione del lavoro, tale da privilegiare le attività di back office rispetto a quelle di front office, in modo da consentire una tempestiva accettazione del deposito di atti e documenti telematici. In tale contesto si colloca la modifica dell art. 162, primo comma, della legge 23 ottobre 1960, n. 1196, ad opera dell art. 51 d.l. n. 90/2014, come convertito in legge. Per effetto della modifica da ultimo introdotta, infatti, l orario di apertura giornaliera delle cancellerie può essere ridotto da 5 a 4 ore. La riduzione dell orario di apertura al pubblico - a cui i dirigenti avranno cura di ricorrere esclusivamente laddove ciò non determini disservizi per l utenza - consentirà alle cancellerie di riservare una parte rilevante del proprio lavoro alla ricezione degli atti inviati telematicamente. In particolare, laddove venga in concreto attuata la riduzione dell orario di apertura al pubblico, sarebbe opportuno che le cancellerie, in via tendenziale, incrementassero la quantità di tempo dedicata all accettazione degli atti telematici in misura almeno pari a quella della riduzione dell orario di apertura.

25 Orario di deposito e proroga dei termini processuali scadenti di sabato o domenica L art. 51, comma 2, d.l. n. 90/2014 aggiunge, al termine dell art. 16-bis, comma 7, d.l. n. 179/2012, un periodo volto a rimuovere l incertezza interpretativa creatasi in merito al giorno in cui doveva ritenersi perfezionato l invio telematico alla cancelleria di un atto o documento, nell ipotesi di generazione della ricevuta di avvenuta consegna oltre le ore 14. A seguito della modifica in esame, è definitivamente chiarito che il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza. La norma in esame aggiunge, inoltre, che si applicano le disposizioni di cui all art. 155, quarto e quinto comma, del codice di procedura civile. In tal modo si chiarisce che si applica anche all ipotesi di deposito telematico la proroga di diritto del giorno di scadenza di un termine, laddove tale termine scada in un giorno festivo, ovvero, in caso di atti processuali da compiersi fuori udienza, di sabato. Si rammenta, altresì, che, ai sensi dell art. 16-bis, comma 7, d.l. n. 179/2012, come modificato dall art. 51, comma 2, d.l. n. 90/2014, laddove il messaggio di PEC inviato dalla parte al fine di operare il deposito superi la dimensione massima stabilita dalle specifiche tecniche del responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia, il deposito degli atti o dei documenti può essere tempestivamente eseguito mediante l invio di più messaggi di posta elettronica certificata, compiuti entro la fine del giorno di scadenza. Ne consegue che le cancellerie potranno trovarsi nella condizione di dover accettare più buste, relative a quello che, sotto il profilo giuridico, costituisce un unico deposito di atti o documenti.

26 Accesso al fascicolo informatico del procedimento monitorio da parte di soggetti non costituiti. Poiché gli atti e i documenti del procedimento monitorio devono essere depositati in forma esclusivamente telematica, va garantita la visione di atti e documenti al debitore ingiunto oltre che al difensore della parte, munito di procura, che ancora non abbia iscritto a ruolo l eventuale causa di opposizione. Le cancellerie dovranno, dunque, predisporre adeguate modalità organizzative al fine di consentire alle parti l esercizio di tale prerogativa. La mera visione del fascicolo informatico deve ritenersi gratuita, mentre per l estrazione di copia e per il pagamento dei relativi diritti varranno le regole generali. A tale proposito si segnala che il 25 giugno 2014, la Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati (DGSIA) ha rilasciato un aggiornamento delle specifiche tecniche relative al deposito di atti, finalizzato a consentire a soggetti non costituiti l accesso temporaneo a singoli fascicoli in via telematica, eliminando la necessità di un accesso fisico ai locali di cancelleria. Ulteriori informazioni sul punto sono reperibili in apposita sezione del Portale dei Servizi Telematici.

27 LE DATE

28 Atti telematici di parte: non rilevabilità da parte del Giudice della data relativa all esito dei controlli automatici/terza ricevuta che noi troviamo negli eventi busta Data evento RdAC Data esito controlli automatici

29 STORICO SICID Data evento = RdAC Data lavorazione atto

30 Consolle rileva la data della rdac

31 Tale data la rinveniamo nella data evento a sinistra

32 E presente nella lavorazione degli atti di parte in alto a sinistra una finestra con la scritta data evento. Si è dibattuto molto su questa data evento che nello storico viene messa nella colonna a sinistra. In effetti quando si lavora un evento da intervento manuale essa riproduce per dafault la data della rdac. Quando,invece,bisogna aggiungere un evento essa riproduce in automatico la data del giorno in cui si sta lavorando e ciò non va bene perché nello storico si perde la traccia della rdac e quindi la data evento dovrebbe essere riportata alla data di rdac

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40 PRENDIAMO IL CASO IN CUI IL CURATORE INVII UNA ISTANZA DI LIQUIDAZIONE DEI COMPENSI PER IL LEGALE.

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42 Bisogna fare attenzione ad inserire il nominativo del liquidando al posto del curatore che ha presentato l istanza, ed è preferibile cancellare gli importi indicati nell istanza

43 NEL MENU A TENDINA SI SELEZIONE L INCARICATO, E LA DATA PRECISA DELL INCARICO.

44 Nel caso in cui il Magistrato liquida un importo inferiore bisogna inserire nella scheda della liquidazione l importo esatto, cancellando eventualmente quelli che compaiono per default perché collegati collegati a quelli presenti nella scheda relativa all istanza della liquidazione.

45 NELLO STORICO DEL FASCICOLO L IMPORTO COMPARE CORRETTAMENTE, MA IL PROBLEMA SUSSISTE NEL REGISTRO INCARICHI.

46 PER LA CORRETTA COMPILAZIONE DEL REGISTRO INCARICHI E NECESSARIO CHE GLI IMPORTI DELLA LIQUIDAZIONE SIANO CORRETTAMENTE INSERITI PURE PREVIA PULIZIA DELLA SCHEDA DELL ISTANZA DI LIQUIDAZIONE.

47 SICID Qui gli schemi della domanda sono stati correttamente selezionati dall avvocato come si evince dalla stringa in giallo

48 In tal caso la cancelleria visualizzerà correttamente l evento da aggiornare

49 In tal caso l avvocato ha nominato il file con la dizione generica: «comparsa di costituzione»

50 La cancelleria non riviene tra gli eventi da aggiornare suggeriti, la comparsa di costituzione con domanda riconvenzionale, per cui dovrà andare a ricercarla tra gli eventi da aggiungere.

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