Via dei Lotti, n Bassano del Grappa (VI) Codice fiscale e partita IVA N /Reg. D.G. Bassano del Grappa, 28/12/2018

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1 Via dei Lotti, n Bassano del Grappa (VI) Codice fiscale e partita IVA N /Reg. D.G. Bassano del Grappa, 28/12/2018 DELIBERAZIONE del COMMISSARIO Nominato con D.P.G.R. n. 124 dell 8/10/2018 Coadiuvato dai sigg.: DIRETTORE AMMINISTRATIVO avv. GIANLUIGI BARAUSSE DIRETTORE SANITARIO f.f. dr.ssa LICIA SARTORI DIRETTORE DEI SERVIZI SOCIO SANITARI dott. ALESSANDRO PIGATTO OGGETTO: Direzione Amministrativa - Approvazione Mandato di audit f.to IL COMMISSARIO DELL AZIENDA ULSS 7 PEDEMONTANA Dr Bortolo Simoni Documento informatico firmato digitalmente ai sensi del D. Lgs n. 82/2005, del T.U. n. 445/2000 e norme collegate, il quale sostituisce il documento cartaceo e la firma autografa; il documento informatico è conservato digitalmente negli archivi informatici dell'azienda.

2 Il Direttore Amministrativo, nonché Responsabile del procedimento, attesta che la presente proposta di deliberazione è stata regolarmente istruita nel rispetto della vigente normativa nazionale, regionale e regolamentare: f.to avv. Gianluigi Barausse Il Direttore Amministrativo riferisce che: - con deliberazione n. 41 del 18 gennaio 2018 è stato approvato l Atto Aziendale dell Azienda Ulss 7 Pedemontana che ha previsto l Ufficio Internal Auditing in staff al Direttore Amministrativo; - come definito nell Atto Aziendale, l Ufficio Internal Auditing svolge un'attività indipendente e obiettiva di assurance e consulenza finalizzata al miglioramento dell'efficacia e dell'efficienza dell'organizzazione assistendo la stessa nel perseguimento dei propri obiettivi tramite un approccio professionale sistematico, che genera valore aggiunto in quanto finalizzato a valutare e migliorare i processi di gestione dei rischi, di controllo e di Corporate Governance. La funzione si ispira, nello svolgimento delle proprie funzioni, agli standard professionali emanati dall Institute of Internal Auditors (I.I.A.) ed opera sulla base delle indicazioni contenute in un regolamento organizzativo e di funzionamento predisposto dall'azienda Zero. La funzione di Internal auditing collabora e si coordina con il Responsabile della Prevenzione della corruzione e trasparenza aziendale (RPCT) ; - con DGR n. 231 del 6 marzo 2018 Linee guida di indirizzo per l espletamento della funzione di Internal Auditing di Azienda Zero e delle aziende sanitarie del Veneto: Carta di revisione interna e nomina del Gruppo Tecnico e del Riferimento Scientifico, la Regione del Veneto ha disciplinato le competenze e le responsabilità della funzione Internal Auditing aziendale nonché i rapporti con la corrispondente funzione di Azienda Zero; - con nota prot. n del 12 luglio 2018 è stata individuata la dott.ssa Michela Castellan quale referente della Funzione di Internal Auditing di questa Azienda; - la DGR n. 231/2018 prevede inoltre che l attività di Internal Auditing debba conformare il proprio modello organizzativo ed il proprio modus operandi agli standard professionali vigenti e validati a livello sia nazionale che internazionale, così come attestati dall Associazione Italiana Internal Auditors (A.I.I.A., organizzazione professionale di riferimento nazionale) e dall Institute of Internal Auditors (I.I.A. organizzazione professionale di riferimento mondiale) che richiedono, per ciascuna organizzazione nella quale operi una funzione di Internal Auditing, l approvazione di un documento ufficiale ( Mandato di Internal Audit ) che definisce finalità, poteri e responsabilità dell attività di Audit. Tutto ciò premesso, il Direttore Amministrativo propone l adozione del Mandato di Internal Audit, allegato A della presente deliberazione IL COMMISSARIO Vista la relazione e la proposta del Direttore Amministrativo; Dato atto che il Direttore amministrativo ha attestato l avvenuta regolare istruttoria della pratica, in ordine alla compatibilità con la vigente legislazione statale, regionale e regolamentare; Visto l art. 32 della L.R n. 46, recante disposizioni sul controllo degli atti delle Aziende Sanitarie; Acquisito il parere favorevole dei Direttori Sanitario f.f. e dei Servizi Socio-Sanitari per quanto di rispettiva competenza; pag. 1

3 DELIBERA 1. di approvare il documento denominato Mandato di Internal Audit allegato A, parte integrante e sostanziale alla presente deliberazione, al fine di disciplinare le finalità, i poteri e le responsabilità dell attività di Audit Interno; 2. di dare atto che la presente deliberazione viene pubblicata all albo del sito istituzionale dell Azienda per 10 gg. continuativi, inviata contestualmente al Collegio Sindacale e diventa esecutiva il giorno stesso della sua pubblicazione, come da norma regolamentare approvata con deliberazione n. 43 del pag. 2

4 MANDATO DI INTERNAL AUDIT AZIENDA ULSS 7 PEDEMONTANA

5 Mandato di Audit Mandato di Audit_00 Allegato A SOMMARIO 1. FINALITÀ DEL DOCUMENTO MISSIONE DELLA FUNZIONE DI I.A PRINCIPALI COMPITI DELLA FUNZIONE PROFESSIONALITÀ DEGLI AUDITOR RUOLO E RESPONSABILITÀ DEGLI AUDITOR AUTORITÀ E INDIPENDENZA DEGLI AUDITOR ORGANIZZAZIONE DELLA FUNZIONE PERSONALE DELLA FUNZIONE I RAPPORTI CON IL COLLEGIO SINDACALE E L OIV FORMAZIONE DEL PERSONALE APPROVAZIONE DEL MANDATO... 5 Pagina 2 di 5

6 Mandato di Audit Mandato di Audit_00 Allegato A 1. FINALITÀ DEL DOCUMENTO Il presente mandato ha lo scopo di identificare i principi e le regole per la definizione della mission, l ambito di competenza, l indipendenza, le responsabilità e l autorità dell Internal Audit nell ambito dell organizzazione aziendale dell Ulss 7 Pedemontana. 2. MISSIONE DELLA FUNZIONE DI INTERNAL AUDIT La Funzione di Internal Audit Aziendale valuta in modo indipendente l efficacia e l adeguatezza del Sistema di Controllo Interno e di gestione dei rischi di tipo amministrativo contabile, compliance e frode presenti in Azienda attraverso la predisposizione e l esecuzione di audit e supportando le strutture organizzative nell identificazione dei rischi e delle relative azioni di mitigazione e miglioramento. 3. PRINCIPALI COMPITI DELLA FUNZIONE La Funzione di Internal Audit Aziendale svolge, prioritariamente, le seguenti attività: gestione efficace dell attività di internal audit al fine di assicurare che la stessa aggiunga valore all organizzazione dell Azienda e del Sistema Sanitario Regionale; predisposizione del piano di audit aziendale conforme alle strategie e agli obiettivi definiti dalla Funzione di Internal Audit dell Azienda Zero e definito sulla base della valutazione dei rischi (amministrativo-contabile, compliance e frode); valutazione e contributo al miglioramento dei processi di governance, gestione del rischio e controllo dell organizzazione dell Azienda tramite un approccio sistematico, rigoroso e risk based sulla base di quanto stabilito nel piano predisposto; supporto all identificazione e condivisione con le singole unità operative dei rischi legati alle attività svolte nelle diverse aree/processi aziendali; raccolta, analisi, valutazione e documentazione delle informazioni sufficienti e utili al fine di conseguire gli obiettivi dell incarico; comunicazione periodica alla Direzione Strategica e alla Funzione di Internal Audit dell Azienda Zero in merito allo stato di avanzamento del piano comprensiva dei rischi significativi dei problemi di controllo e governance e di ogni altra questione che necessita di essere sottoposta all attenzione della Direzione Strategica e alla Funzione di Internal Audit di Azienda Zero; comunicazione dei risultati dell incarico; definizione e mantenimento di un sistema di monitoraggio delle azioni intraprese a seguito dei risultati segnalati alla Direzione Strategica e alla Funzione di Internal Audit di Azienda Zero; conservazione della documentazione dell incarico sulla base dei criteri definiti dalla Funzione di Internal Audit di Azienda Zero; supporto alla Funzione di Internal Audit dell Azienda Zero nell espletamento di attività pianificate nell ambito di altre aziende sanitarie; partecipazione a specifici incontri o a corsi di formazione e/o aggiornamento organizzati da Azienda zero. 4. PROFESSIONALITÀ DEGLI AUDITOR L Auditor svolge un ruolo di fondamentale importanza per lo sviluppo della cultura del controllo, inteso non come un semplice proliferare di controllori rispetto agli esecutori, ma come un sistema integrato dove le attività di controllo si coniugano con quelle di gestione. L'attività è regolata dagli Standard professionali emanati dall'i.i.a. (Institute of Internal Auditors); ivi compreso il Codice Etico approvato con DGRV 231/2018 contenente i princìpi e le regole di condotta cui gli auditor devono Pagina 3 di 5

7 Mandato di Audit Mandato di Audit_00 Allegato A conformarsi. Gli internal auditor, nell esercizio del proprio incarico, lavorano con diligenza professionale e competenza. 5. RUOLO E RESPONSABILITÀ DEGLI AUDITOR La funzione di Internal Audit assume funzioni di supporto al vertice e alla dirigenza, con responsabilità di monitoraggio e valutazione del sistema del controllo interno e, in generale, dei rischi relativi alle attività poste in essere dall azienda nell ottica di prevenire eventuali fatti pregiudizievoli rispetto al raggiungimento degli obiettivi istituzionali, Nello svolgimento della propria attività la funzione di Internal Audit non ha alcuna responsabilità decisionale o autorizzativa. In ogni caso, le risorse della funzione si astengono dal valutare attività, operazioni o processi per le quali hanno ricoperto ruoli decisionali o di responsabilità nell anno precedente l attività. Qualora nel corso dell attività di audit vengano rilevati fatti pregiudizievoli per l Amministrazione, il referente della funzione di Internal auditing è tenuto a segnalarli prontamente alla Direzione per le eventuali successive determinazioni. 6. AUTORITÀ E INDIPENDENZA DEGLI AUDITOR L attività di internal audit deve essere indipendente e gli Auditor devono essere obiettivi nell esecuzione del loro lavoro, pertanto la Funzione di Internal Audit Aziendale, per svolgere il proprio compito, deve godere della necessaria autonomia e deve essere libera da condizionamenti quali potrebbero essere conflitti di interesse individuali, limitazioni del campo di azione, restrizioni nell accesso a informazioni, rapporto di dipendenza gerarchica nei confronti degli auditati. Al fine di garantire l indipendenza e l obiettività dell attività svolta, il personale afferente alla Funzione di Internal Audit è dedicato esclusivamente allo svolgimento del proprio incarico. Nell esecuzione del Piano di Audit, la funzione di Internal Audit ha accesso diretto, completo e incondizionato, a tutte le persone, attività, operazioni, documenti, archivi e beni aziendali, senza alcuna restrizione di sorta. 7. ORGANIZZAZIONE DELLA FUNZIONE La Funzione di Internal Audit Aziendale svolge la propria attività sotto la direzione e il coordinamento della Direzione Amministrativa, alla quale relaziona e risponde per le proprie attività. La Funzione è coordinata, funzionalmente, dall UOC Internal Audit dell Azienda Zero e deve, a quest ultima, relazionare circa le attività svolte. 8. PERSONALE DELLA FUNZIONE La Direzione Strategica assicura alla Funzione adeguate risorse, sufficienti per l esecuzione del piano di Audit approvato. A tale scopo è facoltà del Responsabile della Funzione di Internal Auditing proporre di potersi avvalere anche di professionalità esterne alla Funzione (sia aziendali che di altre aziende), che sono tenute a prestare la loro collaborazione, per conseguire la piena comprensione delle attività associate a ciascun processo di audit. Il Responsabile dell Internal Audit Aziendale può chiedere il supporto, per lo svolgimento di ciascun singolo audit, di personale interno/esterno all azienda le cui competenze professionali sono maggiormente attinenti al processo oggetto di audit, costituendo un 'team di audit'. Ciascun componente del team di audit deve assicurare, per gli audit designati, l insussistenza di conflitti di interessi. Nel caso in cui un componente del team di audit sia direttamente coinvolto per la propria funzione nell attività oggetto di audit, il Responsabile dell Internal Audit provvede alla sua sostituzione. Ciascun componente del team deve assicurare, per gli audit designati, di possedere le competenze, le conoscenze e le abilità necessarie per lo svolgimento dello specifico audit assegnato. Il componente del team di Pagina 4 di 5

8 Mandato di Audit Mandato di Audit_00 Allegato A audit deve applicarsi all attività con la cura e le abilità ragionevolmente richieste dalla qualifica rivestita. 9. I RAPPORTI CON IL COLLEGIO SINDACALE E L OIV Il Collegio Sindacale e l Organismo Indipendente di Valutazione (OIV) possono, su richiesta, ottenere dalla funzione di Internal Audit Aziendale comunicazione sull andamento e sui risultati delle attività svolte nell ambito di quanto indicato nel Piano di Audit Aziendale. 10. FORMAZIONE DEL PERSONALE Le risorse dedicate alla funzione di Internal Audit Aziendale ricevono un programma di formazione professionale, concordato con il Responsabile della Funzione di Internal Audit dell Azienda Zero, continuo ed aggiornato, finalizzato a soddisfare i requisiti previsti per la pratica professionale e per migliorare le capacità, le conoscenze e le competenze necessarie all espletamento delle attività. 11. APPROVAZIONE DEL MANDATO Il presente mandato è approvato dal Direttore Generale dell Azienda Ulss 7 Pedemontana e viene trasmesso alla funzione di Internal Audit di Azienda Zero. Pagina 5 di 5

9 CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE La presente deliberazione viene pubblicata in copia all Albo del sito istituzionale dell Azienda U.L.S.S. n. 7 Pedemontana per dieci giorni consecutivi da oggi e contestualmente trasmessa al Collegio Sindacale (ex art. 10, comma 5, L.R. 14/9/94 n. 56). La presente deliberazione è divenuta esecutiva in data odierna, come da norma regolamentare approvata con deliberazione n. 43 del 27/1/2010. Bassano del Grappa, lì 31/12/2018 f.to IL RESPONSABILE U.O.C. AFFARI GENERALI O FUNZIONARIO DELEGATO Documento informatico firmato digitalmente ai sensi del D. Lgs n. 82/2005, del T.U. n. 445/2000 e norme collegate, il quale sostituisce il documento cartaceo e la firma autografa; il documento informatico è conservato digitalmente negli archivi informatici dell'azienda. DELIBERAZIONE del COMMISSARIO N del 28/12/2018