Approfondimenti normativi sulla Firma dello studente nei verbali d esame

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1 Approfondimenti normativi sulla Firma dello studente nei verbali d esame Redatto da: Giorgio Gagliardi (KION Spa) Verificato da: Approvato da: Giorgio Gagliardi (KION Spa) Distribuito a: AAl Alessandro Mecarelli (Libera Università degli Studi S.Pio V) Codice doc.: KION_ASP_NORM KION S.p.A. pag. 1 di 6

2 INDICE 1. INTRODUZIONE APPROFONDIMENTI NORMATIVI SULLA FIRMA DELLO STUDENTE NEI VERBALI D ESAME 3 Codice doc.: KION_ASP_NORM KION S.p.A. pag. 2 di 6

3 1. INTRODUZIONE Il seguente approfondimento fa riferimento ad una serie di accertamenti condotti dagli Uffici dell Amministrazione Generale dell Università di Bologna rispetto alla possibilità di eliminare la firma dello studente dal verbale d esame. Tali verifiche ebbero inizio nel 2000, in occasione della sperimentazione della procedura informatica di verbalizzazione degli esami di profitto supportata nello specifico - dallo strumento della firma digitale. Al tempo, la semplificazione amministrativa e lo snellimento delle procedure rappresentavano, per l Università di Bologna, le motivazioni più interessanti del progetto. 1.1 APPROFONDIMENTI NORMATIVI SULLA FIRMA DELLO STUDENTE NEI VERBALI D ESAME Prima di entrare nel vivo della questione relativa all opportunità o meno di prevedere la firma dello studente nel verbale d esame, è opportuno introdurre alcuni elementi che accompagnarono l avvio della sperimentazione della procedura informatica di gestione dei verbali d esame con firma digitale, presso l Università di Bologna. Si tenga presente che oggi circa il 90% del totale dei verbali prodotti da tutte le Facoltà dell Ateneo di Bologna (~ verbali l anno), sono digitali: nel 2008 sono stati annullati circa 450 verbali d esame (~0,1%). Un primo elemento decisivo per l avvio della sperimentazione fu che l uso della rete di trasmissione dati abbinata allo strumento della firma digitale apposta dai docenti sui documenti informatici sostitutivi del supporto cartaceo del verbale d esame, avrebbe avuto le seguenti conseguenze: Codice doc.: KION_ASP_NORM KION S.p.A. pag. 3 di 6

4 1. gli studenti avrebbero visto certificati gli esami sostenuti in tempi sensibilmente più rapidi rispetto a quelli tipici della gestione in modalità cartacea; 2. le elaborazioni riguardanti il numero degli esami svolti dal docente sarebbero avvenute in tempo reale; 3. sarebbe stato possibile eliminare l intervento manuale delle segreterie per il caricamento degli esami di profitto con l impiego degli stessi operatori in compiti più elevati e più gratificanti professionalmente. Altro elemento fu, appunto, il suggerimento da parte della Direzione Amministrativa di accertare la possibilità di eliminare la firma dello studente nel verbale d esame. Ciò, in quanto l estensione della firma digitale a tutti gli studenti avrebbe comportato problemi di costi e oneri organizzativi aggiuntivi rilevanti. Fino alla partenza della sperimentazione della procedura informatica di verbalizzazione, l esame era sempre stato gestito in modalità cartacea, con la sottoscrizione del verbale da parte dei professori componenti la Commissione d esame e dello studente. Non vi erano e non vi sono norme specifiche sulle modalità di redazione del verbale d esame, ma in base ad una prassi consolidata è stata sempre ritenuta necessaria anche la firma dello studente. Nel 2007, in occasione di una seduta del S.A. fu proposta l eliminazione della firma dello studente per gli esami svolti nella sola forma scritta e per i soli casi in cui lo studente si fosse ritirato o fosse stato respinto. In quella sede, il S.A. si espresse a favore del mantenimento della firma dello studente indicando le seguenti soluzioni per colmare le eventuali mancanze di firma: la Commissione d esame avrebbe allegato al verbale il tabulato nel quale sarebbero state rilevate le firme di presenza dei candidati ammessi alla prova scritta; Il presidente della Commissione d esame avrebbe annotato sul verbale che lo studente non si era presentato per firmare il verbale. In generale, la firma dello studente, pur non essendo un requisito di validità dell esame, ha assolto nel tempo una funzione rilevante: attestare la partecipazione fisica dello studente all esame (che dovrebbe, comunque, essere rilevata assieme all accertamento dell identità del candidato) ed evitare, pertanto, possibili contestazioni sul suo svolgimento. Non vi è dubbio che, sino a quando le modalità di svolgimento dell esame richiedono la presenza fisica dello studente, la firma dello studente continui ad assolvere tale funzione. Dall informatizzazione della procedura di verbalizzazione degli esami di profitto con o senza la firma digitale, non risultano modificate le modalità di svolgimento dell esame, ma solo la sua Codice doc.: KION_ASP_NORM KION S.p.A. pag. 4 di 6

5 verbalizzazione. In tale quadro, la partecipazione fisica dello studente è un evidente presupposto del corretto svolgimento del procedimento d esame. Pertanto, nonostante fosse ritenuto possibile sotto il profilo della legittimità eliminare la firma dello studente, gli Uffici segnalarono che tale scelta avrebbe comportato alcune conseguenze meritevoli di attenzione. Se fino ad allora non erano state rilevate contestazioni sullo svolgimento dell esame, grazie alla rilevante efficacia probatoria della firma dello studente, la decisione di eliminarla avrebbe potuto assistere all insorgenza di contestazioni da parte degli studenti. Si riteneva che, nell eventualità in cui questi ultimi avessero presentato dei ricorsi giurisdizionali, al fine di contestare la propria presenza o, le stesse modalità di svolgimento dell esame, l Ateneo non avrebbe potuto avvalersi dell efficacia probatoria della firma dello studente e avrebbe dovuto fare affidamento, eventualmente, sulla sola efficacia dell attestazione dei componenti della Commissione d esame. (Non essendovi giurisprudenza in merito, sarebbe stato alquanto difficile prevedere le conseguenze di un eventuale contenzioso). Non era possibile, peraltro, prevedere le entità di eventuali contestazioni che sarebbero potute sorgere o gli esiti degli eventuali giudizi. Gli Uffici non poterono che evidenziare la problematica. Il potere decisionale, ovviamente, fu riconosciuto agli Organi Accademici. Nell eventualità in cui questi ultimi avessero deciso di eliminare la firma dello studente nel verbale d esame si ritenne che si sarebbe comunque potuto individuare, per gli esami orali, una modalità di registrazione che assicurasse la simultaneità della stessa, ai fini di consentire allo studente di controllare immediatamente l inserimento dell esame in carriera. Tale accortezza sarebbe stata utile per evitare successive contestazioni da parte dello studente. Invece, per gli esami svolti solo in forma scritta (per i quali non era possibile assicurare una registrazione simultanea), gli Uffici consigliarono comunque l applicazione della soluzione indicata dagli Organi Accademici nella seduta del 2007, in relazione alla redazione e conservazione di un tabulato in cui fossero rilevate le firme di presenza. Nel caso in cui gli Organi Accademici avessero deciso di ritenere necessaria la firma dello studente, gli Uffici ricordarono che, in un procedimento informatizzato quale quello esaminato, la firma autografa dello stesso sarebbe potuta essere sostituita dalla firma digitale definita dall articolo 1 del D.P.R. n. 513/1997. Infatti, come previsto dal D.P.R. il documento informatico, sottoscritto con firma digitale ai sensi dell art. 10, ha efficacia di scrittura privata ai sensi dell art del codice civile. L art.10, comma 2 recita: l apposizione o l associazione della firma digitale al documento informatico equivale alla sottoscrizione prevista per gli atti e i documenti in forma scritta su supporto cartaceo. Si sottolineò che l unica firma con la stessa efficacia probatoria della firma autografa era la firma digitale così definita nell art. 1 del D.P.R. n. 513/1997: per firma digitale si intende il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche Codice doc.: KION_ASP_NORM KION S.p.A. pag. 5 di 6

6 a coppia, una pubblica ed una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. A conclusione di quanto appena descritto si fa presente che attualmente, nella pratica operativa, la procedura informatica adottata dall Università degli Studi di Bologna per la verbalizzazione degli esami di profitto, pur prevedendo la possibilità di apposizione della firma dello studente all interno del verbale (che attesta la presa visione dell esito attribuito dal docente), non ne impone l obbligo di inserimento che rimane, invece, a discrezione del docente o della Facoltà di riferimento. Codice doc.: KION_ASP_NORM KION S.p.A. pag. 6 di 6