OGGETTO: aggiornamento della procedura RP - Presenze dalla versione alla versione

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1 Gestione delle Presenze OGGETTO: aggiornamento della procedura RP - Presenze dalla versione alla versione Vi invitiamo a consultare le informazioni presenti nei banner delle procedure, nei quali potete trovare: le lettere di aggiornamento e i manuali d'uso delle procedure; le note pratiche relative alle operazioni da svolgere in occasione di scadenze ed adempimenti (es. 770, conto consuntivo, bilancio di previsione, revisione liste elettorali, ecc.); il database delle domande ricorrenti (lo stesso utilizzato dal nostro servizio di Assistenza); i video_corsi e i report; la normativa ed altre interessanti novità. A disposizione per varie ed eventuali, cordialmente. Matelica, lì 23/05/2018 Halley Informatica Area Personale Pagina 1 di 13

2 SOMMARIO OPERAZIONI PRELIMINARI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO... 3 MIGLIORIE... 4 ERRORI CORRETTI APPENDICE: ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO Pagina 2 di 13

3 Operazioni preliminari per eseguire l aggiornamento Accertarsi che tutte le postazioni abilitate all uso della procedura siano a fine lavoro (per esserne certi chiudere tutte le applicazioni aperte); accertarsi che le copie di sicurezza siano state effettuate almeno il giorno precedente l esecuzione dell aggiornamento; verificare che le versioni delle procedure interessate siano alle versioni richieste come indicato di seguito: Dal server: entrare nella procedura AMBIENTE HALLEY; selezionare la funzione Gestione del Sistema, quindi la funzione Gestione Procedure (è possibile scorrere l elenco delle procedure con l utilizzo delle frecce) Dal client: all interno della procedura, cliccare col tasto destro del mouse; cliccare su Utilità/Versioni procedure. Verificare che le seguenti procedure siano aggiornate alle versioni indicate: Procedura Presenza obbligatoria (si/no) Versione minima per poter eseguire l aggiornamento Gestione delle Presenze Si Ambiente Halley Si in caso contrario sarà necessario aggiornare le suddette procedure alla versione minima richiesta; per i Sistemi Operativi Windows, assicurarsi che durante l esecuzione dell aggiornamento non siano attivi programmi antivirus (esempio: Norton Antivirus, MCAfee Virus Scan, ecc..). Gli aggiornamenti devono essere eseguiti per ogni ente installato (solo la procedura Ambiente Halley va aggiornata sull ente principale). Per le istruzioni dettagliate su come si esegue l aggiornamento si rimanda alla specifica appendice. Sia se gli aggiornamenti vengono eseguiti dal server, sia se gli aggiornamenti vengono effettuati in automatico dal client, attendere che il programma segnali la fine dell aggiornamento. La versione della procedura Gestione delle Presenze verrà aggiornata alla versione Nel caso in cui l aggiornamento non sia andato a buon fine è possibile ripeterlo. Pagina 3 di 13

4 Di seguito riportiamo l elenco delle modifiche apportate, suddivise per tipologia. Il numero riportato dopo ogni descrizione è il numero di registrazione nel Giornale della Procedura. Gestione delle Presenze OGGETTO: aggiornamento della procedura RP - Presenze dalla versione alla versione Vi invitiamo a consultare le informazioni presenti nei banner delle procedure, nei quali potete trovare: le lettere di aggiornamento e i manuali d'uso delle procedure; le note pratiche relative alle operazioni da svolgere in occasione di scadenze ed adempimenti (es. 770, conto consuntivo, bilancio di previsione, revisione liste elettorali, ecc.); il database delle domande ricorrenti (lo stesso utilizzato dal nostro servizio di Assistenza); i video_corsi e i report; la normativa ed altre interessanti novità. A disposizione per varie ed eventuali, cordialmente. Matelica, lì 23/05/2018 Halley Informatica Area Personale Migliorie Pianificazione settimanale (RP 2015) Pagina 4 di 13

5 Nel menù Impostazioni Generali / Brogliaccio è stata aggiunta una nuova funzione che consente di pianificare il Brogliaccio sulla base della settimana: Pianificazione settimanale. Dopo la pianificazione giornaliera, che permetteva di caricare giorno per giorno i dipendenti nei vari servizi del brogliaccio, con questa nuova funzione sarà possibile assegnare ai vari dipendenti l orario o il turno del servizio per cui prestano lavoro. E` cambiata la prospettiva ma la logica rimane la stessa. L aspetto di questa nuova funzione, oltre ad essere stata fatta con il nuovo ambiente di sviluppo Halley FAINA2.5, riprende le sembianze del mitico foglio di calcolo EXCEL. Ovviamente indirizzato alle specifiche del caso ma che comunque dà l idea di questa visione di insieme settimanale che consente una consultazione facile e veloce. Inizialmente si presenta così: Un elenco di dipendenti con tante caselline vuote. È possibile scorrere alla, alla o. In corrispondenza delle caselline vuote (.. ) è possibile, cliccando con il mouse, visualizzare il dettaglio del giorno per il dipendente selezionato. Nel dettaglio vengono visualizzate tutte le informazioni legate al dipendente per quel giorno: il servizio, il turno e l orario di lavoro, poi se messo a riposo o è assente o eventualmente se deve fare lo straordinario. Con le scelte in alto è possibile: Carica consente di assegnare un orario di lavoro al dipendente; La lista degli orari di lavoro è composta da tutti gli orari utilizzati nei vari servizi del brogliaccio. Pagina 5 di 13

6 Cambia Cancella Selezionando un orario con il doppio clic, il programma associa il dipendente all orario del turno del servizio segnalando Orario caricato correttamente : quindi non è una semplice assegnazione dell orario ma genera anche una sorta di traccia di ciò che il dipendente andrà a fare. Se assegno l orario 07:00-13:00 del servizio Segreteria non è lo stesso 07:00-13:00 del servizio Pronto Intervento: il primo lo si svolge in ufficio, il secondo è all esterno. consente di cambiare l orario di lavoro al dipendente; Innanzitutto cancella il dipendente dall orario di lavoro precedente, quindi lo riassegna come per l opzione Carica. consente di cancellare il dipendente dall orario di lavoro; Carica consente di assegnare un turno tipo al dipendente; La lista dei turni tipo è composta da tutti i turni tipo utilizzati nei servizi del brogliaccio. Selezionando un turno tipo con il doppio clic il programma estrae la lista degli orari e dei tipi calcolo di cui si compone il turno, quindi, selezionando ad esempio il turno PIANTONI, si ha la seguente lista: Da questa lista occorre selezionare il progressivo dal quale iniziare ad assegnare l orario. Se il turno è composto da 7 giorni o multipli di 7 (14, 21, 28, 35 ) occorre selezionare il corrispondente del giorno scelto: se ad esempio si è scelto di caricare il turno tipo da Lunedì 14 maggio 2018 occorre selezionare o il progressivo 1 o 8 o 15 in quanto il turno di cui sopra è composto da 21 giorni (3 settimane). Pagina 6 di 13

7 Cambia Normalmente il turno tipo composto da 7 giorni o multipli di 7 (14, 21, 28, 35 ) è caricato impostando al progressivo uno il lunedì, al due il martedì e così via. Nel caso in cui il turno tipo non sia composto da multipli di sette, fare attenzione alla scelta del progressivo nel turno. Dopo la selezione del progressivo, il programma chiede: Carico l orario anche nei festivi infrasettimanali? cioè se l orario deve essere caricato anche in quei giorni oppure no. Il caricamento del turno inizia dalla data selezionata all inizio e termina con il 31 dicembre dell anno in corso. consente di cambiare il turno tipo al dipendente; Come per il Carica con in più la cancellazione del dipendente dal turno precedente fino alla fine dell anno. Riposo o festivo consente di assegnare un giorno di riposo al dipendete; Il programma visualizza la seguente maschera. Assenza Viene proposto la data del giorno in cui effettua il riposo settimanale. Qualora in quel giorno recupera un riposo o un eventuale festivo non effettuato, occorre mettere la data di quel giorno. Questa scorciatoia consente di caricare i riposi o i festivi. Eventualmente, per una gestione compiuta, avvalersi della funzione Impostazioni Generali / Parametri di Calcolo / Recupero Riposi o Festivi. consente di caricare un assenza al dipendente; Il programma visualizza la seguente maschera. Note Occorre caricare il codice del giustificativo o il codice della pratica per il quale il dipendente è assente. Caricato o l uno o l altro occorre completare con i dati di cui si compone l assenza. Cliccando sulla data o l ora di inizio o di fine, è possibile impostare anche altre date. Questa scorciatoia consente di caricare le assenze Eventualmente, per una gestione compiuta, avvalersi della funzione Elaborazioni Mensili / Cartellino / Inserimento Assenze. consente di caricare delle note specifiche per il lavoro che il dipendente va a fare. Il programma visualizza la seguente maschera. Pagina 7 di 13

8 In questa sezione occorre impostare le eventuali note con le quali si indica le specifiche del lavoro che si andrà a svolgere. Uscire dal dettaglio e ritornare sulla lista. Una volta caricati gli orari, caricati i riposi settimanali o i festivi infrasettimanali, caricate le assenze, si avrà una situazione tipo la seguente: In azzurro si ha la descrizione degli orari di lavoro nelle giornate feriali (attenzione alla codifica dell orario: se la descrizione è fatta con criterio è possibile che sia più chiara di quanto uno ci si aspetti!!!). In verde si hanno le assenze o i riposi nelle giornate feriali. In rosso si ha la descrizione degli orari di lavoro nelle giornate festive. In arancio si hanno le assenze o i riposi nelle giornate festive. In ogni momento della settimana è possibile cliccare su una qualsiasi cella (sia essa con orario o con l assenza) ed il programma visualizza il dettaglio con i dati della giornata: - nel caso si clicchi su Lunedì per il dipendente 1 NORMI ORAFI : Pagina 8 di 13

9 Il dipendente 1 NORMI ORAFI con le eventuali note Il servizio 4 PRONTO INTERVENTO con le eventuali note Il turno Mattina con le eventuali note L orario , il codice del tipo calcolo 160, le eventuali note. Sotto alle note, in corrispondenza del codice turno tipo e giorno del turno ci sono rispettivamente il turno tipo che è stato scelto nel momento in cui è stato caricato ed il progressivo nel turno. Tutto ciò perché l orario fa parte del turno tipo 82 ed è collocato alla 15 riga della lista del turno tipo. - nel caso si clicchi su Mercoledì per il dipendente 7 GAMBO ANNA : Il dipendente 7 GAMBO ANNA con le eventuali note Il servizio 2 SEGRETERIA con le eventuali note Il turno Mattina con le eventuali note L orario , il codice del tipo calcolo 160, le eventuali note, il codice turno tipo 81 ed il giorno del turno 3. Inoltre in calce del dettaglio c è l eventuale sintesi dell assenza: FERIE A GIORNI dal ore 0:00 al ore 24:00. Ovviamente se il dipendente è in ferie l orario era ciò che avrebbe dovuto svolgere se non aveva le ferie. Idem per la malattia o qualsiasi altra assenza. Nel caso di Riposo o festivo l orario viene tolto. Le opzioni disponibili nel dettaglio Orario - Turno - Altre operazioni cambiano a seconda del tipo di cella selezionata. In Orario ad esempio si ha: se un dipendente non ha l orario e non ha l assenza è attivo solo Carica; se un dipendente ha l orario di lavoro caricato è attivo Cambia e Cancella; se un dipendente è assente o a riposo non ha niente attivo. In Turno ad esempio si ha: se un dipendente non ha l orario e non ha l assenza è attivo solo Carica; se un dipendente ha l orario di lavoro caricato è attivo Cambia; Pagina 9 di 13

10 se un dipendente è assente o a riposo non ha niente attivo. In Altre operazioni ad esempio si ha: se un dipendente non ha l orario e non ha l assenza è attivo Riposo o festivo - Assenza Note ; se un dipendente ha l orario di lavoro caricato è attivo Riposo o festivo - Assenza Note ; se un dipendente è assente o a riposo non ha niente attivo. Nell ambito di questa ristrutturazione del Brogliaccio sono stati aggiunti anche due nuovi campi nell anagrafica del dipendente: nel caso in cui un dipendente manca da parecchio tempo per malattia e non gli viene caricato l orario di lavoro, anche se nel cartellino l assenza esce correttamente, è sempre opportuno metterci l orario di lavoro per distinguere le giornate di assenza sulle giornate lavorative e le assenze sulle giornate non lavorative: ad esempio nel Conto Annuale viene richiesto le giornate di effettiva assenza dal servizio e non le assenze nelle giornate non lavorative. In sintesi Codice orario di lavoro e tipo calcolo. Pagina 10 di 13

11 Errori corretti Anagrafica dipendente - collegamenti esterni (RP 2045) È stata corretta la funzione Impostazioni Generali / Dipendenti / Anagrafica Dipendente per in cui si andava a ricercare un cartellino di un dipendente cessato tanto tempo fa, il programma generava un processo che alla lunga bloccava il server. Pagina 11 di 13

12 Appendice: istruzioni per eseguire l aggiornamento Come eseguire gli aggiornamenti automatici dal client Per poter eseguire l aggiornamento automatico da client è necessario che l utente sia abilitato dal responsabile del sistema. L ambiente è naturalmente configurato per ricevere tutti, ed in alcuni casi eseguire, gli aggiornamenti che di volta in volta la Halley pubblica sul sito. È possibile aggiornare il server direttamente da un qualsiasi client il cui operatore sia abilitato ad eseguire gli aggiornamenti. Sul menu di una qualsiasi procedura: cliccare sui banner in alto a sinistra sulla voce Aggiornamenti procedura: se esistono degli aggiornamenti da eseguire, sarà indicato il loro numero tra le parentesi (Esempio: Aggiornamenti procedura (5)); una volta entrati nel dettaglio, sono elencati gli aggiornamenti da eseguire suddivisi tra: - gli aggiornamenti della procedura (Procedura); - gli aggiornamenti di altre procedure Halley (Altre procedure) - gli aggiornamenti del software non Halley, ma che Halley distribuisce (Terze parti). Le istruzioni sugli aggiornamenti automatici da client sono in linea (cliccare in alto a destra sulla voce ). Pagina 12 di 13

13 Come eseguire gli aggiornamenti manualmente dal client Se si ha la necessità di effettuare degli aggiornamenti di versioni test o scaglionati, è possibile aggiornare il server direttamente da un qualsiasi client il cui operatore sia abilitato ad accedere alla procedura Ambiente, in particolare alla funzione Procedure / Installazione-Aggiornamento. Nella maschera che si apre, selezionare il pacchetto.zip precedentemente scaricato dal sito sul proprio pc, quindi cliccare su Ok: Come scaricare gli aggiornamenti da Internet Laddove l automatismo dello scarico degli aggiornamenti venga disattivato, è possibile operare manualmente decidendo quale aggiornamento scaricare e quando eseguirlo. L'accesso al sito degli aggiornamenti è consentito: - dai banner delle procedure, cliccando sulla voce Aggiornamenti procedura, e di seguito sul link Sito aggiornamenti; - accedendo al sito e cliccando su Scarica Aggiornamenti: Pagina 13 di 13