GESTIONE DELLA COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA. Tipo documento: Procedura Area Qualità. DOC - 03 Rev.3. Pag. 1 di 8 INDICE

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1 Pag. 1 di 8 INDICE 1. Scopo e campo di applicazione 2. Termini e definizioni 3. Legenda 4. Documenti di riferimento 5. Flusso delle modalità operative 6. Modalità operative aggiuntive 7. Descrizione delle revisioni Copia controllata n. 3 RQ DS 01/10/14 2 RQA DS 01/10/12 1 RQA DS 28/10/09 0 RQA DS 20/06/03 Rev. Sigla( ) Firma Sigla( ) Firma Redazione/Verifica Approvazione Data ( ) Sigla Funzione

2 Pag. 2 di 8 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura stabilisce le modalità, le prescrizioni e le responsabilità relative alla gestione costante ed efficace del flusso informativo sia interno, sia esterno, dell I.I.S. G. Bonfantini. Tale flusso avviene sia in verticale (dall alto verso il basso, e viceversa), sia in orizzontale (tra figure paritarie) Tutte le Funzioni dell Istituto sono responsabili dell applicazione della presente procedura. 2. TERMINI E DEFINIZIONI Definizione Comunicazione Descrizione Attività per mezzo della quale si condividono e trasmettono pensieri ed informazioni. 3. LEGENDA Sigla Definizione DS DSGA RQ RA SGQ N/A ISO Dirigente Scolastico Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi Responsabile Qualità Responsabile Accreditamento Sistema di Gestione per la Qualità Non applicabile International Standard Organization

3 4. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO 4.1. Leggi/norme Pag. 3 di 8 Norma ISO 9000: 2000 Norma ISO 9001: 2008 Norma ISO 9004: 2000 Sistema di Gestione per la qualità Fondamenti e terminologia Sistemi di Gestione per la qualità Requisiti Sistemi di Gestione per la qualità Linee guida per il miglioramento delle prestazioni Manuale Operativo Sinottico per l Accreditamento delle sedi operative di organismi che non hanno sedi accreditate nella Regione Piemonte 4.2. Procedure DOC-01 Redazione, verifica, emissione e distribuzione delle Procedure, delle Istruzioni e dei moduli del Sistema di Gestione per la Qualità 4.3. Istruzioni Operative N/A 4.4. Modulistica Mod.09 Mod.80a,b-81a,b Rapporto di audit interno Questionari di soddisfazione utente 4.5. Documenti tecnici N/A

4 Pag. 4 di 8 5. FLUSSO DELLE MODALITA OPERATIVE 5.1 PROCESSO DI GESTIONE DEL FLUSSO INFORMATIVO INTERNO Fase Attività Responsabile Documenti prodotti o applicati Procedure e Istruzioni di riferimento 10 Definizione dell oggetto della comunicazione e dei destinatari 20 Scelta del mezzo divulgativo 30 Divulgazione della comunicazione 40 Verifica dell efficacia ; RQ; DS Circolari, registri, lettere, cartelline Circolari, registri, lettere, cartelline Documenti controfirmati; Rapporto di audit interno (Mod. 09); Questionari di soddisfazione utente (Mod. 80a,b-81a,b) 5.2 PROCESSO DI GESTIONE DEL FLUSSO INFORMATIVO ESTERNO Fase Attività Responsabile Documenti prodotti o applicati Procedure e Istruzioni di riferimento Definizione dell oggetto della comunicazione e dei destinatari Scelta del mezzo divulgativo 30 Divulgazione della comunicazione 40 Verifica dell efficacia ; RQ; DS Circolari, lettere, pagelle, sito Internet Circolari, lettere, pagelle, sito Internet Documenti controfirmati; Questionari di soddisfazione (Mod )

5 Pag. 5 di 8 6. MODALITA OPERATIVE AGGIUNTIVE 6.1 PER IL PROCESSO DI GESTIONE DEL FLUSSO INFORMATIVO INTERNO 10 La definizione delle comunicazioni da trasmettere internamente avviene su segnalazione del personale interno (DS, SD, docenti), sia per quanto riguarda informazioni di ordine pratico, sia per quanto riguarda la segnalazione di attività didattiche, variazione di orario o calendario, etc. 20 In funzione delle caratteristiche della comunicazione, il DS decide sulle modalità di trasmissione: o attraverso circolari o per mezzo di avvisi più informali. 30 Per quanto riguarda la comunicazione interna alla segreteria, essa avviene: a) per materie considerate importanti (scioperi, scadenze di legge o altro di eguale rilevanza), tramite un registro delle circolari destinate a tutto il personale A.T.A. (ogni circolare è emessa dal DS e prevede una firma per presa visione da parte dei destinatari); b) tramite riunioni col personale, a sessioni separate (personale di segreteria, ausiliari, assistente tecnico) per la distribuzione degli incarichi o altra materia (è prevista la verbalizzazione, a cura del DGSA, solo per materie considerate rilevanti, ad esempio la distribuzione del Fondo d Istituto); c) attraverso comunicazione orale per assegnazione di compiti particolari (va, comunque, tenuto presente che l ordine orale vale quanto quello scritto e che si ricorre all ordine scritto quando è andato disatteso quello orale); d) attraverso lettera personale, firmata dal DS, solo per l assunzione di incarico. Va anche sottolineato che per l attribuzione di compiti e mansioni, gli ordini di servizio sono assegnati dal DSGA. Per quanto attiene alla comunicazione interna tra presidenza/segreteria e docenti, essa avviene: a) per comunicazioni di carattere generale (convocazione di riunioni, disposizioni su particolari questioni, richiamo di norme, avvisi di interesse generale) riguardanti tutto il corpo docente o suoi settori specifici (per classe, materia, commissione, progetto), attraverso un registro delle circolari per i docenti (circolari emesse dal DS o dalla funzione responsabile specifica) con firma per presa visione da parte degli interessati; b) per la sostituzione dei docenti assenti, tramite foglio di incarico, emesso dal DS e compilato dal personale di segreteria., consegnato da un collaboratore scolastico con firma del destinatario per accettazione; c) per informazioni scritte su argomento di carattere personale (lettera di incarico individuale, comunicazioni individuali del DS, circolari riguardanti funzioni responsabili specifiche) o su argomento di interesse generale delle varie materie (avvisi e circolari riguardanti tutti i docenti della stessa disciplina), depositati in portineria; d) per avviso a proposito della composizione delle commissioni per gli esami interni (di idoneità o di passaggio), tramite circolare comune agli interessati, depositata in portineria, con firma di presa di visione individuale; e) per alcune specifiche comunicazioni su materia che attiene a singoli docenti (anche responsabili di funzione), attraverso circolare, in duplice copia, con firma per presa visione da parte dell interessato; f) per informative generali (quadro orario dei docenti, elenco coordinatori di materia e di classe, eventuali altre informazioni dello stesso genere), per mezzo di comunicazione scritta affissa in apposita bacheca, allocata in sala insegnanti; g) per incarichi e servizi che non determinano costi aggiuntivi per l Amministrazione o per avvisi d emergenza, dell ultimo momento, che richiedono informazione urgente, per mezzo di comunicazione orale (nel secondo caso, seguirà comunicazione scritta con firma di presa visione). Va, inoltre, sottolineato che le comunicazioni scritte riservate e personali ai docenti sono o trasmesse direttamente dal DS o consegnate a mano, in busta chiusa, a cura del personale ATA con firma per ricevuta. Per quanto riguarda la comunicazione interna tra docenti responsabili di funzione o di progetto e i docenti interessati alle singole attività essa avviene o nella forma scritta descritta precedentemente o in forma orale, a seconda della rilevanza o dell urgenza della specifica comunicazione. Per quanto attiene alla comunicazione interna tra l istituzione e gli allievi, essa avviene: a) per specifici avvisi, tramite circolari per gli allievi (la circolare è letta in classe dal docente presente, che firma poi l avvenuta lettura) e in alcuni casi con l annotazione sul registro di classe;

6 Pag. 6 di 8 b) per informative generali (quadro orario delle lezioni, composizione delle classi, risultati finali, calendario e risultati degli esami o materie analoghe), tramite comunicazione generale affissa in apposita bacheca collocata in atrio. 40 Il compito della verifica dell efficacia della comunicazione spetta alla l informazione, attraverso l accertamento del riscontro del recepimento della stessa. Inoltre la verifica che i mezzi di comunicazione utilizzati all interno dell Istituto siano efficaci in relazione al tipo di informazione da divulgare e al tipo di funzione destinataria dell informazione, avviene: in sede di Audit interno, ad opera del Responsabile dell audit; attraverso l analisi degli appositi indicatori inseriti nei Questionari di soddisfazione utente. Nel caso in cui la e/o il RQ riscontrino eventuali carenze o non conformità, provvedono a darne pronta comunicazione al DS il quale, nell ambito dei propri poteri, provvederà a prendere i provvedimenti del caso.

7 Pag. 7 di PER IL PROCESSO DI GESTIONE DEL FLUSSO INFORMATIVO ESTERNO 10 La definizione delle comunicazioni da trasmettere o da ricevere avviene su segnalazione del personale interno (DS, SD, docenti), sia per quanto riguarda informazioni per il territorio, sia per quanto riguarda allievi e famiglie. 20 La trasmissione delle comunicazioni avviene attraverso posta elettronica, circolari, posta tradizionale, telefono e fax, fonogrammi, lettere, sito internet. 30 Il passaggio di informazioni tra la scuola e le famiglie degli allievi avviene: a) tramite comunicazione scritta, con tagliando di ricevuta firmata da riconsegnare in segreteria, per quanto riguarda le informazioni sulle elezioni degli OO.CC., l ampliamento dell offerta formativa, l autorizzazione della famiglia alle uscite didattiche e ai viaggi d istruzione, l assolvimento degli obblighi burocratici spettanti alle famiglie, eventuali modifiche radicali di una particolare procedura con l esterno, le informazioni su altre attività o servizi forniti dalla scuola se ritenuti rilevanti (quando esiste il tempo sufficiente per la restituzione della ricevuta firmata); b) attraverso circolare letta alla classe sulle materie non ritenute particolarmente rilevanti, oppure quando manca il tempo necessario per ottenere la ricevuta firmata; c) per mezzo di lettere individuali alle famiglie, in caso di inadempienza a proposito della presentazione di documenti e/o del pagamento delle tasse (questo successivamente a una comunicazione verbale, tramite gli alunni, rimasta senza seguito efficace), di comunicazione per insuccesso scolastico al termine dell anno scolastico, di avviso per i corsi di recupero (se esplicitamente richiesto dai docenti), di convocazione per colloqui individuali con il DS o con i docenti (quando non sostituita da telefonata), di avviso ai familiari degli allievi diversamente abili (se non sostituita da comunicazione diretta con i genitori a mezzo telefono); d) tramite ricevimento individuale dei parenti da parte degli insegnanti (in orario mattutino fissato dal docente e attraverso due incontri generali tra i docenti e i familiari, fissati in orario pomeridiano, uno in dicembre l altro in aprile), per ciò che riguarda la comunicazione sull andamento scolastico dell alunno o in presenza di problemi particolari. Le comunicazioni esterne con MIUR, altre scuole, enti privati o pubblici, avvengono attraverso posta elettronica, posta tradizionale, telefono e fax, telegrammi per la ricerca dei supplenti (se non si può sopperire via telefono). La scuola, infine, ha predisposto un proprio sito internet che contiene informazioni generali sul funzionamento e sulle caratteristiche dell istituto. 40 Il compito della verifica dell efficacia della comunicazione spetta alla l informazione, attraverso l accertamento del riscontro del recepimento della stessa. Inoltre, il RQ verifica che i mezzi di comunicazione utilizzati siano efficaci in relazione al tipo di informazione da divulgare e al tipo di funzione destinataria dell informazione, attraverso l analisi dei risultati di eventuali Questionari di soddisfazione sottoposti. Nel caso in cui la e/o il RQ riscontrino eventuali carenze o non conformità, provvedono a darne pronta comunicazione al DS il quale provvederà a concordare con le Funzioni emittenti i mezzi e i tempi di divulgazione più opportuni.

8 Pag. 8 di 8 7. DESCRIZIONE DELLE REVISIONI Revisione Descrizione Data 0 Prima emissione del documento 20/06/03 1 Aggiornamento della denominazione dell Istituto 28/10/ Aggiornamento della procedura di riferimento DOC-01e modifiche ai questionari di soddisfazione dell utente (mod.80a,b e mod.81a,b) Sostituzione della funzione di Responsabile Qualità e Accreditamento con le due funzioni di Responsabile Qualità e di Responsabile Accreditamento 01/10/12 01/10/14