I.P.S.I.A. A. Parma Saronno. Procedura: PRO Titolo: Gestione assenze personale docente e ATA

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1 PROCEDURA GESTIIONE ASSENZE PERSONALE DOCENTE E ATA COPIA N : ASSEGNATA A : FUNZIONE: DATA CONSEGNA: N.B.:. Questo documento è di esclusiva proprietà del I.P.S.I.A. A.Parma di Saronno e non può essere riprodotto in alcun modo e/o divulgato a terzi senza autorizzazione scritta da parte del Dirigente Scolastico. Questo documento può subire modifiche e/o aggiornamenti; è pertanto importante che gli utenti della stessa si accertino di essere in possesso dell'ultima edizione. Preparato da : Componente/i GQ Verificato da: DS RGQ Approvato da: Responsabile Procedura Data: Emesso, distribuito e archiviato da: RGQ Codice documento: PRO nome file: PRO doc Pagina 1 di 8

2 1. Scopo 2. Campo di applicazione 3. Responsabilità 4. Riferimenti 5. Modalità operative 6. Allegati 5.1 Generalità INDICE: 5.2 Programmazione, calendarizzazione e realizzazione gestione richieste, concessioni, rilascio documenti, emissione decreti gestione assenze brevi e permessi a) personale docente b) personale ATA 5.3 Gestione non conformità 5.4 Monitoraggio e misurazione del servizio 5.5 Archiviazione registrazioni 7. Lista delle revisioni Codice documento:pro nome file:pro doc Pagina 2 di 8

3 1. SCOPO Definire le modalità operative, le responsabilità e la documentazione utilizzata per la gestione delle assenze del personale, al fine di assicurare il rispetto dei diritti dei lavoratori della scuola e degli utenti. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica alle operazioni inerenti la gestione di tutti i tipi di assenze del personale. 3. RESPONSABILITÀ Il responsabile della presente procedura è l assistente amministrativo dell ufficio della segreteria amministrativa (AA) designato dal Direttore dei servizi generali ed amministrativi (DSGA) 4. RIFERIMENTI UNI EN ISO 9001: Sistemi di gestione per la qualità Requisiti Manuale Qualità - Sezione 6 Gestione risorse Contratto collettivo nazionale, comparto scuola Carta dei servizi PRO402 Gestione dei documenti di registrazione della qualità PRO602 Assegnazione cattedre e incarichi personale docente, incarichi personale ATA PRO605 Servizio certificati al personale PRO731 Gestione orario lezioni e personale ATA PRO732 Approvvigionamento PRO804 Modalità per il monitoraggio e misurazione dei processi/servizi erogati PRO805 Gestione della non conformità Codice documento:pro nome file:pro doc Pagina 3 di 8

4 5. MODALITA OPERATIVE 5.1 Generalità Gli obiettivi del processo risultano essere: Assicurare corrette informazioni ed un supporto al quadro normativo Garantire la trasparenza di ogni fase operativa Fornire al personale in tempo utile tutte le informazioni riguardanti le pratiche individuali Garantire agli studenti la continuità del servizio. 5.2 Programmazione, calendarizzazione e realizzazione Premessa La disciplina delle assenze del personale docente ed ATA è regolata dal Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro (CCNL). Essa è sostanzialmente uguale per il personale docente ed ATA, anche se ci sono particolari casistiche a seconda della posizione economico/giuridica alla quale il dipendente appartiene. Le assenze del personale sono riferite alle diverse tipologie previste dalla normativa di riferimento. Le modalità di richiesta e concessione sono stabilite da precise norme contrattuali e dalle leggi dello stato Gestione richieste, concessioni, rilascio documenti, emanazione decreti All inizio di ogni anno scolastico, il DSGA designa l AA addetto al servizio, comunica la designazione a tutte le componenti mediante affissione all albo e aggiorna il funzionigramma dell ufficio di segreteria. Il personale in servizio che ha bisogno di informazioni si rivolge all AA addetto in orario di sportello. Il personale che intende presentare domanda per un qualsiasi tipo di assenza ritira, in orario di sportello, il modulo predisposto, vedi allegati, lo compila e lo consegna al personale in servizio. Ogni richiesta è controllata dall AA addetto per verificare la completezza dei dati e solo quando risulta compilata correttamente viene inviata al protocollo. L AA addetto rilascia al personale, che lo richieda, gli estremi dell assunzione al protocollo. Ogni richiesta protocollata è inserita nel libro posta/firma del DS. Il DS giornalmente esamina le domande presentate, verifica e controlla il rispetto della normativa e trasmette, secondo i casi, i dati emersi: all AA delegato che trasmette al docente collaboratore delegato alla gestione supplenze giornaliere per procedere alle sostituzioni, come previsto al paragrafo 5.2.2a; all AA delegato per la ricerca di personale, secondo la procedura PRO732, per le assenze che prevedono la ricerca e l assunzione di personale con contratto a tempo determinato; al DSGA delegato alla gestione supplenze giornaliere del personale ATA per procedere alla sostituzione, come previsto al paragrafo 5.2.2b. Codice documento:pro nome file:pro doc Pagina 4 di 8

5 Le comunicazioni di assenze per sopraggiunte cause sono comunicate telefonicamente entro le ore Il personale in servizio che riceve la telefonata la registra su apposito modulo, vedi allegato, e provvede ad informare il docente collaboratore per assenza di docenti e l AA addetto per assenza di personale ATA. Il personale deve successivamente inviare e/o consegnare ogni documentazione prevista dalla normativa. L AA delegato, preso atto delle domande, raccoglie tutta la documentazione prevista e provvede alla preparazione dei relativi decreti e all aggiornamento delle schede personali. Per assenze che comportino riduzioni o sospensioni di stipendio sono effettuate tutte le comunicazioni obbligatorie all ufficio della Ragioneria Provinciale. Ogni decreto è protocollato e sottoposto alla firma del DS e comunicato al personale nel caso di riduzione o sospensione dello stipendio. L inserimento dei relativi dati nel fascicolo di ciascun dipendente è effettuato utilizzando il supporto sw SISSI da parte dell AA incaricato Gestione assenze brevi e permessi 5.2.2a Personale Docente Entro l inizio dell anno scolastico, il DS affida l incarico della gestione assenze dei docenti ad un docente collaboratore (DC). Giornalmente il DC, ricevute le comunicazioni delle assenze provvede alla sostituzione. I criteri utilizzati nell assegnare le supplenze brevi, in ordine di priorità, sono: 1. docenti a disposizione; 2. docenti della stessa classe; 3. docenti della stessa materia; 4. docenti di classi/materie diverse. Le sostituzioni vengono riportate su apposito modulo (MOD01/PRO603) ed esposte in sala docenti. I docenti in servizio sono tenuti a verificare giornalmente eventuali assegnazione di supplenze. Nei casi in cui il docente, o perchè in servizio e/o non presente in istituto, non possa personalmente effettuare la verifica, viene informato telefonicamente con registrazione del fonogramma. A fine gennaio ed entro al fine di giugno il DC invia all AA incaricato alla liquidazione degli emolumenti la comunicazione delle ore effettuate. Copia di tale comunicazione è depositata, per il ritiro e controllo, in apposito contenitore in sala docenti b Personale ATA All inizio dell anno scolastico ogni unità di personale comunica al DSGA la propria disponibilità a sostituire i colleghi assenti (vedi allegato). L AA delegato, ricevuta la comunicazione dell assenza, informa il DSGA che con ordine di servizio interno (vedi allegato) dispone le sostituzioni. Il controllo viene effettuato tramite verifica del registro elettronico di rilevazione delle presenze il cui report viene stampato mensilmente. Codice documento:pro nome file:pro doc Pagina 5 di 8

6 Il personale in seguito comunica al DSGA il monte ore che intende utilizzare come ferie/permessi e quello che deve invece essere retribuito come ore di straordinario. Il DSGA, preso atto della proposta presentata dal personale, dispone il calendario dei recuperi e trasmette all AA incaricato alla liquidazione degli emolumenti l elenco nominativo con il numero delle ore da liquidare come straordinario sulla base della contrattazionr interna con la RSU. 5.3 Gestione non conformità Chiunque rilevi, durante l erogazione del servizio, una situazione di non conformità rispetto alle prescrizioni della presente procedura si comporta come indicato nella procedura PRO805 e, in particolare, avvisa i responsabili del servizio affinché decidano in merito alla sua risoluzione. 5.4 Monitoraggio e misurazione del servizio La gestione assenze personale docente e ATA è monitorata e misurata attraverso il seguente indicatore numerico: I 1-PRO603 : Grado di soddisfazione del personale riguardo le informazioni ed il supporto al quadro normativo relativo alle assenze Le modalità di: raccolta dei dati, tabulazione dei dati con misurazione dell indicatore elementare sopra definito, accettabilità dell indicatore sono riportate, unitamente a quelle definite per gli altri servizi, in una specifica procedura (vedi procedura PRO804 Modalità per il monitoraggio e misurazione dei processi/servizi). La raccolta dei dati è effettuata dal responsabile della procedura. 5.5 Archiviazione e registrazioni Le domande di assenza del personale e la relativa documentazione vengono archiviati dall USA nei fascicoli del personale in servizio. La documentazione relativa al monitoraggio e misurazione del servizio è di competenza del RGQ e archiviata per almeno due anni (vedi procedura PRO402). 6. ALLEGATI: Richiesta permesso (fac-simile) Fonogramma di assenza (fac-simile) Comunicazione ore da retribuire (fac-simile) Disponibilità del personale ATA a sostituire i colleghi (fac-simile) Ordine di servizio per personale ATA (fac-simile) Registro presenza personale ATA (fac-simile) Codice documento:pro nome file:pro doc Pagina 6 di 8

7 Mod01/ PRO603: Sostituzione docenti Codice documento:pro nome file:pro doc Pagina 7 di 8

8 7. LISTA DELLE REVISIONI: Revisione N Data Descrizione delle modifiche 0 03/09/2002 Prima emissione 1 14/07/06 Punto 5.2.1: inserito che è l AA che comunica al docente collaboratore delegato addetto alla gestione delle assenze. Punto 5.2.2: tolto registro assenze e inserito che le domande sono presentate al DSGA per la gestione delle supplenze giornaliere del personale ATA. Allegati: tolto uso modello Spaggiari. 2 Punto 4: modificata Norma di riferimento Punto 5.2.2a modificati i tempi di consegna all AA della comunicazione delle ore effettuate (ore di supplenza) Codice documento:pro nome file:pro doc Pagina 8 di 8