Ai Direttori Generali ai Commissari Straordinari - delle Aziende USSL

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1 Giunta Regionale Settore Sanità Servizio Epidemiologia e Sistema Informativo Via Stresa, 24 Ai Direttori Generali ai Commissari Straordinari - delle Aziende USSL Milano - delle Aziende Ospedaliere Fax 02/ Ai Commissari Straordinari degli IRCCS pubblici LORO SEDI CIRCOLARE N. 65/SAN Oggetto: Rilevazione attività di assistenza specialistica ambulatoriale e di diagnostica strumentale. Integrazioni al tracciato record di cui alla Circolare 28/SAN del 21 ottobre Per consentire una più puntuale rilevazione delle prestazioni ambulatoriali e di diagnostica strumentale regolata dalla circolare 28/SAN del 21 ottobre 1996 (e successive: 15/SAN del 28 marzo 1997 e 38/SAN del 16 luglio 1997) si rende necessario apportare alcune integrazioni al tracciato record di cui alla circolare predetta. Il nuovo tracciato dovrà essere utilizzato a partire dal prossimo 1 gennaio Le modificazioni apportate si riferiscono alla introduzione di quattro nuovi campi (CODICE DISCIPLINA, CONTATORE DI PRESCRIZIONE, PROGRESSIVO INTERNO ALLA PRESCRIZIONE, RISERVA) e di una ulteriore opzione nella compilazione del campo PROVENIENZA. Per facilitare le attività di modificazione dei software di gestione eventualmente in uso, le nuove informazioni sono state aggiunte in coda al tracciato record attualmente in vigore, che dai precedenti 177 byte viene ora ad assumere la lunghezza di 200 byte. Nel seguito vengono dettagliate le nuove informazioni da raccogliere e le modalità di compilazione del record. 1. Campo CODICE DISCIPLINA (posizione 177 lunghezza 2 - obbligatorio) Con il campo si intende rilevare la disciplina nell ambito della quale vengono erogate le prestazioni. Per la codifica fare riferimento alla tabella allegata (ALL. 2).

2 Si fa notare che i codici di disciplina elencati sono gli stessi in uso per la raccolta delle informazioni relative alla scheda di dimissione ospedaliera; per le prestazioni di laboratorio analisi chimico-cliniche riempire il campo con blank. Qualora sulla stessa ricetta siano presenti prestazioni riconducibili a discipline differenti, è necessario duplicare i record facendo in modo che ogni record contenga solo prestazioni riconducibili alla stessa disciplina (massimo 8 prestazioni). La struttura di record attualmente in uso non contiene un identificatore del record stesso e pertanto rende difficile la individuazione degli eventuali record da sottoporre a correzione. Si è ritenuto perciò utile poter identificare ogni record in modo univoco e facile. A tale proposito sono stati introdotti due campi, di cui il primo (che abbiamo chiamato Contatore di prescrizione ) serve ad identificare in modo univoco per ciascun presidio nell anno in corso la prescrizione relativa al soggetto; ed il secondo (che abbiamo chiamato Progressivo interno alla prescrizione ) serve da identificatore dei record multipli per la stessa prescrizione (quando quest ultima contiene prestazioni che non possono comparire su un solo record). Le ASL in fase di ritrascrizione su supporto magnetico unitario dovranno identificare in modo univoco le prescrizioni dei propri presidi. 2. Campo CONTATORE DI PRESCRIZIONE (posizione 179 lunghezza 8 obbligatorio) Ha lo scopo di identificare in modo univoco le prescrizioni inserite. Il codice è costituito da 8 caratteri alfanumerici il cui contenuto può essere stabilito arbitrariamente dal presidio erogatore, purchè identifichi univocamente la stessa prescrizione nell anno in corso. 3. Campo PROGRESSIVO INTERNO ALLA PRESCRIZIONE (posizione 187 lunghezza 2 - obbligatorio) Il campo va riempito con un numero progressivo qualora sia necessario generare più record per prescrizione. Ad ulteriore specificazione delle norme indicate si propone l esempio che segue: Si consideri una prescrizione che dia luogo a 3 prestazioni afferenti alla disciplina 03 (anatomia istologia patologica) e a 9 prestazioni afferenti al laboratorio di analisi chimicocliniche. Secondo le regole fin qui specificate tale prescrizione deve dare luogo a tre record fisici contenenti rispettivamente 3 prestazioni per la disciplina 03; 8 prestazioni per il laboratorio; 1 prestazione sempre di laboratorio. - In termini di codifica i campi saranno riempiti come segue:! Si attribuisce un identificatore di prescrizione (supponiamo: A ) e si compilano i campi secondo lo schema: DISCIPLINA CONT. RICETTA PROGR. INT. RIC. Primo record 03 A Secondo record Blank A Terzo record Blank A

3 ! Inoltre: - tutti i campi dalla posizione 1 alla posizione 105, dovranno contenere le stesse informazioni; - l importo pagato dall Assistito (posizione 106) dovrà, come già indicato, essere riportato solo sul primo record. 4. Campo RISERVA (posizione 189 lunghezza 12) Al momento riempire il campo a blank. 5. Campo PROVENIENZA (posizione 81 lunghezza 1) Poiché sono state riscontrate situazioni in cui la richiesta di prestazioni era differente dalle tre indicate fino ad ora nel campo Provenienza è stata aggiunta a tale campo una quarta opzione (4=Altro), dove possono essere ricondotte le prestazioni richieste, ad esempio, da altre Amministrazioni Pubbliche (Ministero del Tesoro, Medici del carcere ), da medici che utilizzano modulo-ricetta n. 7, e quanto altro riconducibile a tali situazioni. Sarà cura delle Aziende Sanitarie Locali trasmettere copia della presente ai presidi e strutture accreditate, IRCCS privati e Ospedali Classificati del proprio ambito territoriale. Si sollecitano le Aziende che non hanno ancora completato la trasmissione dei dati 1997 affinché provvedano al più presto ricordando che i corrispettivi finanziari riferiti alle prestazioni di cui trattasi saranno riconosciuti esclusivamente ai soggetti erogatori che abbiano trasmesso la documentazione con le modalità previste dalla circolare in oggetto. Si rammenta ancora una volta che l Azienda Sanitarie Locali dovrà raccogliere i dati di tutte le strutture ubicate nel proprio ambito (presidi e strutture accreditate, IRCCS privati, Ospedali Classificati) verificare la conformità a quanto richiesto e curarne la ritrascrizione su supporto magnetico unitario per Azienda Sanitaria Locale. I dischetti dovranno pervenire al Servizio Osservatorio Epidemiologico con periodicità mensile, entro la fine del mese successivo a quello di rilevazione, accompagnati da una lettera di trasmissione a firma del Direttore Generale e/o del Commissario Straordinario dell Azienda Sanitaria Locale, dell Azienda Ospedaliera e dell IRCCS pubblico, che indichi il mese di riferimento e il numero dei record contenuti suddivisi per mese di erogazione delle prestazioni. Confidando nella collaborazione delle SS.LL si rimane a disposizione per ogni chiarimento. Distinti saluti. Il Direttore Generale Dr. Renato Botti Allegati: - Tracciato record da adottare a partire dall 1 gennaio 1998 (ALLEGATO 1)

4 - Elenco codici delle specialità cliniche e delle discipline ospedaliere (ALLEGATO 2)

5 TRACCIATO RECORD DA UTILIZZARE PER ANNO 1998 Allegato1 Posiz. Nome Campo Tipo Lung. Descrizione 1 AZ.USSL/AZ. OSP. AN 3 Codice Azienda Ussl/Azienda Ospedaliera/IRCCS pubblico (stesso codice in uso nei Flussi Informativi Ministeriali) 4 CODICE AN 6 Codice Presidio (stesso codice in uso nei Flussi Informativi Ministeriali) PRESIDIO 10 DATA PRENOTAZIONE DATA 8 Formato GGMMAAAA (indicare la data in cui è stata prenotata la prestazione; in caso di ciclo di prestazioni indicare la data di prenotazione della prima prestazione del ciclo) 18 DATA CONTATTO 26 CODICE SANITARIO ASSISTITO 34 CODICE FISCALE ASSISTITO DATA 8 Formato GGMMAAAA (indicare la data in cui è stata erogata la prestazione; in caso di ciclo di prestazioni indicare la data di chiusura del ciclo) AN 8 Codice Sanitario Regionale Assistito (Campo obbligatorio per i residenti in Lombardia) AN 16 Codice Fiscale Assistito (Campo obbligatorio per i non residenti in Lombardia) 50 SESSO AN 1 1=Maschio; 2=Femmina: (campo non obbligatorio) 51 DATA DI DATA 8 Formato GGMMAAAA (campo non obbligatorio) NASCITA 59 COMUNE AN 6 Codice ISTAT del Comune di Residenza dell Assistito RESIDENZA 65 N RICETTA AN 16 Riportare il N della ricetta 81 PROVENIENZA AN 1 1=Medico di base; 2=Specialista; 3=Accesso diretto; 4=Altro 82 REGIME EROGAZIONE AN 1 1=SSN; 2=Regime libero professionale; 3=Rimborso; 4=Solvente; 9=Altro 83 CODICE MEDICO PRESCRITTORE AN 16 Riportare il Codice del medico di base o dello specialista ambulatoriale; per i medici specialisti dipendenti riportare il codice fiscale 99 DIAGNOSI AN 4 ICD-9 (la compilazione del campo non è obbligatoria per i servizi intermedi, es: laboratorio, radiologia, anatomia patologica ; è invece da rilevare obbligatoriamente quando il medico ha contatto diretto con il paziente e perviene ad una diagnosi) 103 CAMPO VUOTO AN 1 P=se prestazione di Pronto Soccorso 104 POSIZIONE TICKET 106 IMPORTO PAGATO 113 CODICE AN 2 10=esente totale; 20=esente per età; 30=esente per forme morbose e per categoria; 40=non esente; 90=altro (includere in questo ultimo codice anche i casi di prestazioni esenti dal ticket ad es. gli screening opportunamente deliberati) N 7 Importo pagato dall Assistito AN 5 Nomenclatore tariffario 118 QUANTITA N 3 Indicare il numero di prestazioni 121 CODICE AN 5 Nomenclatore tariffario 126 QUANTITA N 3 Indicare il numero di prestazioni 129 CODICE AN 5 Nomenclatore tariffario 134 QUANTITA N 3 Indicare il numero di prestazioni 137 CODICE AN 5 Nomenclatore tariffario 142 QUANTITA N 3 Indicare il numero di prestazioni 145 CODICE AN 5 Nomenclatore tariffario 150 QUANTITA N 3 Indicare il numero di prestazioni 153 CODICE AN 5 Nomenclatore tariffario 158 QUANTITA N 3 Indicare il numero di prestazioni 161 CODICE AN 5 Nomenclatore tariffario 166 QUANTITA N 3 Indicare il numero di prestazioni 169 CODICE AN 5 Nomenclatore tariffario

6 Posiz. Nome Campo Tipo Lung. Descrizione 174 QUANTITA N 3 Indicare il numero di prestazioni 177 COD. DISC. AN 2 Disciplina nell ambito della quale vengono erogate le prestazioni 179 CONTATORE PRESCR. AN 8 Identificatore univoco di prescrizione nell anno di rilevazione per presidio 187 PROGR. INTERNO PRESCR. AN 2 Identificatore record multipli per la stessa prescrizione 189 CAMPO RISERVA AN 12 Al momento non utilizzare questo campo

7 SPECIALITA' CLINICHE E DISCIPLINE OSPEDALIERE ELENCO ORDINATO PER CODICE Allegato2 codice descrizione codice descrizione 01 Allergologia 40 Psichiatria 02 Day hospital 41 Medicina territoriale 03 Anatomia ed istologia patologica 42 Tossicologia 05 Angiologia 43 Urologia 06 Cardiochirurgia pediatra 46 Grandi Ustioni pediatriche 07 Cardiochirurgia 47 Grandi Ustioni 08 Cardiologia 48 Nefrologia (abilitazione trapianto rene) 09 Chirurgia generale 49 Terapia intensiva 10 Chirurgia maxillo facciate 50 Unità coronarica 11 Chirurgia pediatrica 51 Astanteria 12 Chirurgia plastica 52 Dermatologia 13 Chirurgia toracica 54 Emodialisi 14 Chirurgia vascolare 55 Farmacologia clinica 15 Medicina sportiva 56 Recupero e riabilitazione funzionale 18 Ematologia 57 Fisiopatologia della riproduzione umana 19 Malattie endocrine, del ricambio e della nutrizione 58 Gastroenterologia 20 Immunologia 60 lungodegenti 21 Geriatria 61 Medicina nucleare 22 Residuale manicomiale 62 Neonatologia 24 Malattie infettive e tropicali 64 Oncologia 25 Medicina del lavoro 65 Oncoematologia pediatrica 26 Medicina generale 66 Oncoematologia 27 Medicina legale 67 Pensionati 28 Unità spinale 68 Pneumologia 29 Nefrologia 69 Radiologia 30 Neurochirurgia 70 Radioterapia 31 Nido 71 Reumatologia 32 Neurologia 73 Terapia intensiva neonatale 33 Neuropsichiatria infantile 74 Radioterapia oncologica 34 Oculistica 75 Neuro-riabilitazione 35 Odontoiatria e stomatologia 76 Neurochirurgia pediatrica 36 Ortopedia e traumatologia 77 Nefrologia pediatrica 37 Ostetricia e ginecologia 78 Urologia pediatrica 38 Otorinolaringoiatria 97 Detenuti 39 Pediatria