Manuale operatore CUP on-line (v.1)

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1 Manuale operatore CUP on-line (v.1) In questo manuale sarà effettuata una panoramica sull utilizzo e sulle principali funzioni del programma CUP (Centro Unico di Prenotazione), disponibile on-line agli operatori abilitati. E possibile utilizzare il lettore di barcode per effettuare la ricerca del paziente per codice fiscale e/o tessera sanitaria; per inserire il numero impegnativa o il numero di prenotazione CUP da apposito modulo. INDICE 1. PROCEDURA D ACCESSO FRONT OFFICE PRENOTAZIONE INSERIMENTO PAZIENTE INSERIMENTO PRESCRIZIONE INSERIMENTO PRESTAZIONI SCELTA ATTIVITA (Appuntamenti) e CONFERMA PRENOTAZIONE STAMPA PROMEMORIA ATTIVITÀ (Modulo Prenotazione) FRONT OFFICE - MODIFICA PRENOTAZIONI/REGISTRAZIONI MODIFICA PRENOTAZIONE Modifica dati prescrizione MODIFICA PRENOTAZIONE Sposta MODIFICA PRENOTAZIONE Aggiungi MODIFICA PRENOTAZIONE Modifica Prestazione MODIFICA PRENOTAZIONE Revoca INSERIMENTO NUOVA ANAGRAFICA BARRA DI STAMPA GESTIONE PASSWORD... 18

2 1. PROCEDURA D ACCESSO Con il browser di navigazione internet recarsi sul sito ASL selezionare ACCESSI RISERVATI, e quindi selezionare la Voce: Sistema CUP ASL SALERNO. Viene visualizzata la seguente maschera Digitare nei campi appositi il nome utente e la password assegnati e cliccare il pulsante Conferma. Controllare che siano compilati i campi Azienda, Ufficio, Ruolo e cliccare il pulsante Conferma. (Se i campi non dovessero esser compilati selezionare il dato dal menù a tendina cliccando il triangolino nero). Controllare che sia compilato il campo Sede di Prenotazione e Sede di Cassa e cliccare il pulsante Conferma. (Se il campo non dovesse essere compilato selezionare il dato dal menù a tendina cliccando il triangolino nero). Si passa così alla schermata del menù principale (Fig.1)

3 Fig. 1 Schermata menù principale 2. FRONT OFFICE Il seguente capitolo spiega le operazioni di Prenotazione e di Modifica Prenotazione PRENOTAZIONE Per effettuare una prenotazione cliccare Booking Manager, poi Front Office e poi Prenotazione. (Fig.2) Fig. 2 Si apre in questo modo la maschera di inserimento prenotazione

4 Il processo di prenotazione può essere sintetizzato nelle seguenti fasi: - inserimento paziente - inserimento prescrizione - inserimento prestazioni - scelta attività (appuntamenti) e conferma prenotazioni - stampa Promemoria attività (modulo di prenotazione) 2.2. INSERIMENTO PAZIENTE Per inserire il paziente compilare Cognome e Data di Nascita poi cliccare il pulsante A seconda dei dati inseriti avremo tre possibili risultati: a. Vengono valorizzati in automatico sulla schermata di prenotazione i dati relativi al paziente b. Viene visualizzato un elenco di pazienti in caso di omonimia e si dovrà selezionare il paziente specifico cliccando il pulsante

5 c. Viene proposta la creazione di una nuova anagrafica se non presente (si rimanda al capitolo 5 di inserimento nuova anagrafica del presente manuale) In caso di inserimento in schermata di un paziente errato cliccare il pulsante cancella paziente che sbiancherà i relativi campi permettendo di procedere ad una nuova ricerca. Cliccando il pulsante l applicativo richiama l ultimo paziente ricercato. Il paziente può esser ricercato anche tramite pistola barcode 2.3. INSERIMENTO PRESCRIZIONE I dati relativi alla prescrizione da inserire obbligatoriamente sono: - il tipo di prescrizione (SSN valorizzato in automatico dal sistema) - la convenzione, che indica la posizione dell utente in base al ticket. Le convenzioni presenti si possono selezionare dal menù a tendina. Per ciascuna convenzione, a meno di SSN Ticket, dovrà esser indicata l Esenzione specifica. - la priorità di prescrizione (programmato - valorizzato in automatico dal sistema) - il Numero Impegnativa (campo numerico 5+10) - la data di compilazione relativa all impegnativa La mancata compilazione di alcuni campi non obbligatori, come ad esempio il Prescrittore, genera messaggi di avviso, non bloccanti, in cui scegliere l azione da intraprendere

6 Inserimento Esenzione Per inserire l Esenzione legata alla Convenzione selezionata digitare il codice o la descrizione (o parte di essa) nell omonimo campo e cliccare il pulsante Le Convenzioni SSN Esente E01 + E10, Esente E01 Reddito, Esente E10 + Reddito prevedono un unica Esenzione: per inserirla sarà sufficiente cliccare il pulsante Per le altre convenzioni: cliccando il pulsante senza inserire codice o descrizione, verrà proposto l elenco di tutte le esenzioni collegate alla convenzione selezionata. scrivendo parte della descrizione, (es. DIAB) e cliccando il pulsante, verrà visualizzato l elenco dei risultati che contengono i dati ricercati. In entrambi i casi, per selezionare quella desiderata cliccare il pulsante

7 Il pulsante Esci chiude la schermata senza effettuare azioni. Per la Convenzione SSN - Esente per Patologia il codice da inserire dovrà essere completo del sottocodice. Es: DIABETE MELLITO 2.4. INSERIMENTO PRESTAZIONI La sezione Prestazioni è divisa in due: a sinistra saranno elencate le prestazioni proposte dall applicativo in base alla ricerca effettuata, a destra saranno elencate quelle effettivamente da prenotare. Per inserire prestazioni è necessario effettuare una ricerca. La ricerca può avvenire in vari modi: a. Inserendo nel campo Codice il codice prestazione ministeriale senza punti; è comunque possibile effettuare la ricerca per codice ministeriale selezionando la casella Min. prima di effettuare la ricerca. b. Inserendo la descrizione o parte di essa nel campo Descrizione c. Selezionando una delle opzioni dal menù a tendina Filtro, scegliendo fra: o Branca: selezionare una Branca dal menù a tendina del campo Gruppo o Profilo: consente di selezionare un gruppo di prestazioni, selezionando la tipologia dal menù a tendina del campo Gruppo o Pacchetto: selezionare il nome del pacchetto dal menù a tendina del campo Gruppo Per ottenere il risultato cliccare il pulsante Ricerca. Nel caso di ricerca per codice o per specifica descrizione la prestazione risultante sarà una e sarà riportata in automatico a destra. Nel caso di ricerca più generica per portare la prestazione da prenotare a destra selezionarla dalla rispettiva casella ad inizio rigo e cliccare il pulsante In entrambi i casi sarà possibile variare la quantità della prestazione dall apposito campo e/o procedere alla ricerca ed aggiunta di altre prestazioni legate alla stessa prescrizione. Il numero delle prestazioni e delle attività che stiamo prenotando è visibile in basso.

8 Vincoli Geografici L operatore, in base alle richieste dell utente, può selezionare il luogo di erogazione (sede o Unità) dove prenotare le prestazioni della prescrizione, impostando i Vincoli Geografici. Gli elenchi delle unità disponibili sono nascosti, per farli comparire bisognerà cliccare sulla freccia verde accanto la scritta Vincoli Geografici per espandere la sezione. Qualora non compaia all interno dei riquadri l elenco delle Sedi ed Unità cliccare il pulsante Carica. Per definire il vincolo geografico cliccare due volte sulla Sede o l Unità scelta per la prenotazione, e cliccare il simbolo del catenaccio prestando attenzione che le righe di tutte le prestazioni da prenotare diventino di colore grigio scuro. Questa colorazione indica che le prestazioni sono erogabili nella struttura selezionata. Potrebbe capitare che alcune prestazioni non siano erogabili, quindi si dovrà selezionare una nuova struttura dall elenco, dopo aver cliccato il simbolo della gomma per cancellare la selezione.

9 Se il vincolo è impostato correttamente comparirà, sul riquadro delle prestazioni, il simbolo di un catenaccio con una crocetta rossa. Lo stesso simbolo va cliccato nel caso in cui si voglia eliminare il vincolo stabilito. Impostando i Vincoli Geografici l applicativo proporrà la prima data ed ora disponibile nella struttura selezionata. Non impostando i Vincoli Geografici l applicativo proporrà la prima data ed ora disponibile nell intera area di prenotazione. Per procedere alla scelta degli appuntamenti cliccare il pulsante Avanti SCELTA ATTIVITA (Appuntamenti) e CONFERMA PRENOTAZIONE Dopo aver inserito i dati relativi al paziente, alla prescrizione ed alle prestazioni e cliccato il pulsante Avanti, si passa alla maschera attività disponibili o, a seconda delle impostazioni di ambulatori e prestazioni, sarà visualizzata una Nota Operatore. (fig.3) In questo caso basterà far diventare il semaforo verde, passando sopra il puntatore del mouse, e cliccare il pulsante Chiudi. Fig.3 Nota Operatore Nella Maschera di gestione attività sono visualizzate, in alto, le prime disponibilità proposte e riservate dal sistema, con il dettaglio analitico dell attività (data, giorno, ora, sede ecc). Lo Stato dell appuntamento è In Pianificazione (quindi da confermare).

10 Fig. 4 - Maschera di gestione attività Per confermare gli appuntamenti proposti e terminare la prenotazione, cliccare il pulsante Avanti. Gli appuntamenti mostrati nella Maschera di gestione attività che hanno come stato In Pianificazione sono temporanei, cioè occupano disponibilità, ma decadono se non vengono confermati entro un periodo di tempo predefinito. Quando l appuntamento decade comparirà un messaggio di avviso e si dovrà procedere ad una nuova scelta appuntamento dopo aver cliccato il pulsante Chiudi. Per visualizzare e scegliere appuntamenti diversi da quelli proposti dal sistema, o nel caso in cui lo stato dell appuntamento è Da Pianificare, cliccare il pulsante posto alla fine di ogni riga. In questo modo nella parte sottostante della schermata, nella sezione Disponibilità comparirà l elenco degli appuntamenti disponibili in altri giorni e/o Strutture. La riga dell appuntamento sarà evidenziata.

11 Fig. 5 scelta appuntamenti disponibili Per effettuare una scelta selezionare l appuntamento cliccando sull apposita casella ad inizio rigo e cliccare il pulsante R (Riserva). L operatore se abilitato può richiedere orari alternativi per un appuntamento disponibile premendo l icona corrispondente (orologio). Dopo aver riservato le attività desiderate cliccare il pulsante Avanti per confermare gli appuntamenti e concludere la prenotazione. Nella Maschera di gestione attività, in basso, sono presenti i seguenti pulsanti: - Indietro: torna al passo precedente senza effettuare alcuna modifica - Annulla: cancella la creazione della prescrizioni, libera gli eventuali appuntamenti riservati e torna al passo precedente ricaricando una nuova pagina di inserimento prescrizione - Esci: cancella la creazione della prescrizioni, libera tutti gli eventuali appuntamenti riservati e chiude la pagina 2.6. STAMPA PROMEMORIA ATTIVITÀ (Modulo Prenotazione) Dopo aver confermato la prenotazione apparirà la Maschera riepilogativa della prenotazione in cui si evincono: - I dati riepilogativi dell assistito - I dati riepilogativi della prescrizione, compreso il codice ed il costo della stessa - I dati riepilogativi delle attività prenotate Cliccando il pulsante Stampa si procederà alla stampa del Promemoria Attività.

12 Fig. 6 Maschera riepilogativa prenotazione In questa schermata sono presenti i seguenti pulsanti: - Modifica: per modificare la prenotazione effettuata - Stampa: per stampare il modulo di prenotazione (Promemoria Attività) - Anteprima: per visualizzare il modulo di prenotazione (Promemoria Attività) - Emissione: per generare, qualora abilitati, un documento ad importo zero - Incasso: per effettuare, qualora abilitati, l incasso della quota dovuta - Dettagli: per visualizzare i dettagli contabili relativi alla prescrizione - Cassa: per passare alla gestione cassa - Visualizza: per visualizzare i dettagli della prenotazione effettuata - Note: per visualizzare eventuali note - Nuovo: per inserire una nuova prenotazione - selezionando dal menù proposto la voce con il simbolo del filtro l applicativo registrerà una nuova prenotazione allo stesso paziente. - Esci: per chiudere la schermata e tornare al menù principale 3. FRONT OFFICE - MODIFICA PRENOTAZIONI/REGISTRAZIONI Per modificare una prenotazione cliccare su Front Office e poi su Modifica Prenotazioni/Registrazioni. Si accede così alla schermata di ricerca. La ricerca può avvenire in due modi:

13 a. Per Codice: selezionare dal menù a tendina Tipo di Ricerca la tipologia di codice da inserire, (Numero Prenotazione/Registrazione, Numero impegnativa ecc), compilare i campi appositi, inserire il Periodo digitando le date o cliccando l icona con il calendario, cliccare il pulsante Ricerca b. Per Paziente: inserire Cognome e Data di Nascita negli appositi campi, poi cliccare il pulsante e successivamente il pulsante Ricerca. Il risultato comparirà nella parte sottostante della schermata, nella scheda Prescrizione. Se la ricerca è stata effettuata per paziente saranno elencate tutte le prenotazioni effettuate al paziente ricercato nel periodo indicato. La tabella che mostra i risultati contiene informazioni di dettaglio della prescrizione (es: codice e tipo richiesta, convenzione, numero regionale, importo, pagamento, ecc.) Accanto a ciascun risultato, sulla sinistra sono presenti: - una casella che consente di effettuare la selezione del risultato; - un pulsante P, che rimanda alla schermata di modifica prenotazione; - un pulsante R che rimanda alla schermata di modifica registrazione diretta. Selezionando un risultato sarà possibile: - visualizzare le rispettive attività e appuntamenti, cliccando sugli omonimi pulsanti presenti in basso - accedere alla pagina di modifica prenotazione o registrazione cliccando il pulsante Modifica; - revocare tutte le attività della prescrizione, cliccando il pulsante Revoca - Stampare o visualizzare il modulo di prenotazione (Promemoria Attività) cliccando sui pulsanti Stampa e Anteprima. La Schermata di Modifica Prenotazione (Fig.7) riepiloga i dati inseriti relativi a paziente, prescrizione, prestazioni. In fondo alla schermata sono attivi i pulsanti per le varie operazioni di modifica possibili.

14 Fig. 7 Schermata di modifica prenotazione 3.1. MODIFICA PRENOTAZIONE Modifica dati prescrizione Per modificare i dati prescrizione di una prenotazione inserita, cliccare su Front Office, poi su Modifica Prenotazioni/Registrazioni, ricercare la prenotazione da modificare, selezionarla cliccando l apposita casella, cliccare il pulsante Modifica e, dal menù proposto, cliccare Prenotazione. Modificare i dati desiderati e cliccare il pulsante Conferma in fondo alla schermata MODIFICA PRENOTAZIONE Sposta Per spostare una prenotazione inserita, cliccare su Front Office, poi su Modifica Prenotazioni/Registrazioni, ricercare la prenotazione da modificare, selezionarla cliccando l apposita casella, cliccare il pulsante Modifica e, dal menù proposto, cliccare Prenotazione. Dalla schermata di modifica selezionare le prestazioni da spostare e cliccare uno dei pulsanti di spostamento: - Sposta Stessa Unità: effettua lo spostamento all interno della stessa unità in cui è stata registrata la prenotazione - Sposta Unità Abilitate: effettua lo spostamento all interno di altre unità che erogano le prestazioni selezionate. - Scegliere una delle opzioni di Prenotazioni proposte, cliccare su Avanti. Procedere con la scelta e la riserva delle attività e cliccare su Conferma per concludere la modifica. Al termine un messaggio comunicherà l avvenuto spostamento.

15 3.3. MODIFICA PRENOTAZIONE Aggiungi Per aggiungere prestazioni ad una prenotazione inserita, cliccare su Front Office, poi su Modifica Prenotazioni/Registrazioni, ricercare la prenotazione da modificare, selezionarla cliccando l apposita casella, cliccare il pulsante Modifica e, dal menù proposto, cliccare Prenotazione. Dalla schermata di modifica prenotazione cliccare Aggiungi e scegliere dal menù proposto: - Prenota: per aggiungere una prenotazione senza alcun vincolo - Prenota stessa unità: per aggiungere una prenotazione nella stessa unità di erogazione. Inserire le prestazioni da aggiungere e proseguire con la scelta delle attività cliccando il pulsante Avanti. Nella pagina di scelta degli appuntamenti il sistema mostra anche gli appuntamenti già presenti sulla prescrizione (con stato Pianificato) Per concludere la prenotazione della prestazione aggiunta, dopo aver eventualmente riservato le attività da Pianificare, cliccare il pulsante Avanti MODIFICA PRENOTAZIONE Modifica Prestazione Per modificare una prestazione inserita all interno di una prenotazione, cliccare su Front Office, poi su Modifica Prenotazioni/Registrazioni, ricercare la prenotazione da modificare, selezionarla cliccando l apposita casella, cliccare il pulsante Modifica e, dal menù proposto, cliccare Prenotazione. Dalla schermata di modifica prenotazione selezionare la prestazione da modificare e cliccare il pulsante Modifica Prestazione.

16 Si passa in questo modo alla schermata di modifica prestazione divisa in due sezioni: in alto la sezione Attività, in cui è evidenziata la prestazione da modificare; in basso la sezione Disponibilità che elenca le varie prestazioni da poter scegliere. Per procedere con la modifica evidenziare la prestazione desiderata nella sezione Disponibilità cliccando il pulsante alla fine del rigo, e cliccare Conferma. Al termine un messaggio comunicherà l avvenuta modifica MODIFICA PRENOTAZIONE Revoca La revoca può avvenire principalmente in due modalità: 1. Revoca di tutte le attività all interno di una prenotazione Cliccare su Front Office, poi su Modifica Prenotazioni/Registrazioni, ricercare la prenotazione da modificare, selezionarla cliccando l apposita casella, cliccare il pulsante Revoca. 2. Revoca di una o più attività all interno di una prenotazione Cliccare su Front Office, poi su Modifica Prenotazioni/Registrazioni, ricercare la prenotazione da modificare, selezionarla cliccando l apposita casella, cliccare il pulsante Modifica e, dal menù proposto, cliccare Prenotazione. Selezionare tramite l apposita casella la/e prestazione/i da revocare, cliccare il pulsante Revoca.

17 4. INSERIMENTO NUOVA ANAGRAFICA Qualora l assistito ricercato non è presente all interno dell anagrafe, viene proposta la creazione di una nuova. Per procedere all inserimento cliccare il pulsante Nuovo. (attivo se si dispone delle autorizzazioni necessarie). Nella maschera di Inserimento Anagrafico (Fig.8) compilare tutti i campi gialli (obbligatori) e, ai fini della corretta fatturazione, compilare anche i campi bianchi Indirizzo di Residenza, Comune di domicilio, Indirizzo di domicilio. Conclusa la compilazione cliccare il pulsante Conferma in fondo alla schermata. Fig. 8 Schermata inserimento Nuova Anagrafica 5. BARRA DI STAMPA La barra di stampa è una barra multifunzionale che compare in alcune schermate di ricerca, sotto l elenco dei risultati. Consente di esportare o stampare i risultati selezionati in diversi formati file. Selezionato il formato attraverso l apposita casella, cliccare il pulsante Le funzioni presenti sono:

18 Anteprima: consente di visualizzare l anteprima di stampa Stampa: consente di stampare i dati selezionati Txt: consente di esportare i dati selezionati in formato testo Htlm: consente di esportare i dati selezionati in formato Htlm Xml: consente di esportare i dati selezionati in formato Xml Exel: consente di esportare i dati selezionati in formato exel Csv: consente di esportare i dati selezionati in formato Csv Pdf: consente di esportare i dati selezionati in formato Pdf 6. GESTIONE PASSWORD La password per accedere all applicativo ha durata 90 giorni. Allo scadere del termine, dopo aver effettuato la procedura d accesso, l applicativo proporrà una schermata di cambio password. Per effettuare la modifica scrivere due volte la nuova password nei campi appositi e cliccare il pulsante Conferma. Il cambio password si può effettuare anche prima dei 90 giorni: dopo aver effettuato l accesso, dalla schermata principale, cliccare su Preferenze e dal menù proposto su Cambio Password. Per effettuare la modifica scrivere due volte la nuova password nei campi appositi e cliccare il pulsante Conferma.