In vigore dal 1 Dicembre RINA Via Corsica, Genova - Italia Tel Fax: Regolamenti tecnici

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1 Regolamento per la Verifica e Convalida della Dichiarazione Annuale delle Emissioni di Gas a Effetto Serra prevista dall art. 16 del Decreto Legislativo 216/2006 Attuazione delle Direttive 2003/87/CE e 2004/101/CE in materia di scambio di quote di emissioni dei gas effetto serra nella Comunità, con riferimento ai meccanismi di progetto del Protocollo di Kyoto In vigore dal 1 Dicembre 2010 RINA Via Corsica, Genova - Italia Tel Fax: Regolamenti tecnici

2 CAPITOLO 1 GENERALITÀ...1 CAPITOLO 2 NORME DI RIFERIMENTO / REQUISITI PER LA VERIFICA E CONVALIDA...2 CAPITOLO 3 VERIFICA E CONVALIDA DELLA DICHIARAZIONE ANNUALE DELLE EMISSIONI...3 CAPITOLO 4 GESTIONE DEI RAPPORTI SUL PROCESSO DI CONVALIDA E DEGLI ATTESTATI DI CONFORMITA...9 CAPITOLO 5 CONDIZIONI CONTRATTUALI...10

3 CAPITOLO 1 GENERALITÀ Nel presente Regolamento sono definite le procedure applicate dal RINA per la Verifica e Convalida della Dichiarazione Annuale delle Emissioni di Gas a Effetto Serra previste dall art. 16 del Decreto Legislativo 216/2006 Attuazione delle Direttive 2003/87/CE e 2004/101/CE in materia di scambio di quote di emissioni dei gas effetto serra nella Comunità, con riferimento ai meccanismi di progetto del Protocollo di Kyoto (Emission Trading System ETS) e le modalità di richiesta, ottenimento ed utilizzazione di tale convalida. Per quanto non previsto dal presente documento, si richiamano le CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO PER LA CERTIFICAZIONE DI SISTEMI, PRODOTTI E PERSONALE, reperibili sul sito web Il RINA rilascia la convalida della Dichiarazione Annuale delle Emissioni al Gestore di un impianto il cui Sistema di Gestione ETS sia stato riconosciuto conforme a tutti i requisiti previsti dal Decreto Legislativo 4 Aprile 2006, n. 216 (testo coordinato con il D.Lgs. 51/2008) - Attuazione delle Direttive 2003/87/CE e 2004/101/CE in materia di scambio di quote di emissioni dei gas effetto serra nella Comunità, con riferimento ai meccanismi di progetto del Protocollo di Kyoto L'accesso alla convalida della dichiarazione annuale delle emissioni è aperto a tutti i Gestori di impianti ricadenti nel campo di applicazione del D. Lgs.216/2006 e non è condizionata dalla loro appartenenza o meno a qualsiasi Associazione o Gruppo. Per l'attività certificativa il RINA applica le proprie tariffe vigenti, garantendone l'equità e l'uniformità di applicazione. Il RINA può legittimamente non accettare richieste di convalida che riguardino impianti sottoposti, o la cui produzione o attività sia sottoposta, a misure restrittive, sospensive o interdittive da parte di una pubblica Autorità. La convalida della dichiarazione annuale delle emissioni rilasciata dal RINA è riferita esclusivamente al singolo impianto, dove per impianto si intende un unità tecnica permanente in cui sono svolte una o più attività elencate nell'allegato A del D. Lgs. 216/2006 e altre attività direttamente associate che hanno un collegamento tecnico con le attività svolte nel medesimo sito e che potrebbero incidere sulle emissioni e sull'inquinamento; Per gestore dell impianto si intende la persona che detiene o gestisce un impianto o alla quale è stato delegato un potere economico determinante per quanto riguarda l'esercizio tecnico del medesimo. 1

4 Le procedure contemplate nel presente Regolamento si applicano anche quando la convalida della dichiarazione annuale delle emissioni sia richiesta in applicazione dei Regolamenti per la classificazione del RINA o di altra normativa applicabile all Organizzazione; in tali casi devono essere ottemperati anche gli eventuali requisiti addizionali sul Sistema di Gestione in essi contemplati. L Organismo garante delle convalide emeses dal RINA (Organismo di Accreditamento) può richiedere la partecipazione di suoi osservatori agli audit effettuati dal RINA stesso, allo scopo di accertare che le modalità di valutazione adottate dal RINA siano conformi alle norme per esso applicabili. La partecipazione di tali osservatori è previamente concordata tra il RINA e l Organizzazione. Qualora l Organizzazione non conceda il proprio benestare alla suddetta partecipazione, la convalida della dichiarazione annuale delle emissioni non può essere effettuata. La terminologia usata nel presente Regolamento è quella riportata nel Decreto Legislativo 4 Aprile 2006, n. 216 (testo coordinato con il D.Lgs. 51/2008) ed in tutti gli altri documenti applicabili emessi dall Autorità Competente. CAPITOLO 2 NORME DI RIFERIMENTO / REQUISITI PER LA VERIFICA E CONVALIDA Per ottenere la Convalida della Dichiarazione Annuale delle Emissioni da parte del RINA, il Sistema di Gestione ETS deve soddisfare tutti i requisiti del Decreto Legislativo 216/2006 (testo coordinato con il D.Lgs. 51/2008), quelli richiamati in tutte le disposizioni attuative dello stesso decreto emanate dall Autorità Competente e quelli indicati ai seguenti punti del presente Capitolo. Nell ambito del riconoscimento ottenuto come Verificatore ETS, infatti, il RINA si deve attenere a determinati documenti di riferimento emessi dall Autorità Competente stessa. Tali documenti sono reperibili, contattando il RINA o direttamente consultando il sito web (Kyoto, Emission Trading). In particolare, per ottenere la Convalida della Dichiarazione Annuale delle Emissioni da parte del RINA, Il gestore dell impianto/i deve: Rendere disponibile al responsabile della verifica la dichiarazione annuale delle emissioni, una copia del piano di monitoraggio, approvato per l impianto/i ed ogni altra informazione di interesse; Aver istituito, mantenuto attivo e completamente operativo un Sistema di Gestione ETS in totale ottemperanza ai requisiti del D. Lgs. 216/006 e s.m.i. 2

5 2.3 I requisiti di cui al punto 2.2 sono verificati dal RINA, attraverso un processo di audit composto da : Esame documentale RINA generalmente effettua la prima parte dell audit che consiste in un esame documentale, presso i propri uffici (audit off-site ); Audit on site RINA effettua un audit sul sito presso l impianto/i del gestore CAPITOLO 3 VERIFICA E CONVALIDA DELLA DICHIARAZIONE ANNUALE DELLE EMISSIONI 3.1 I Gestori di impianto/i che desiderino ottenere la Convalida della Dichiarazione Annuale delle Emissioni devono fornire al RINA i dati essenziali del/i loro impianto/i e relative attività svolte e la localizzazione del Sito/i, inviando l apposito modulo Questionario Informativo compilato in tutte le sue parti disponibile sul sito web sulla base dei quali viene formulata dal RINA un offerta economica. In particolare, il Gestore deve comunicare al RINA: eventuali elementi delle Norme di riferimento che ritiene non siano applicabili al/i suo/suoi impianto/i o che necessitino di interpretazione o di adattamento, indicandone chiaramente i motivi; informazioni concernenti tutti i processi utilizzati dal Gestore che possono influenzano la conformità ai requisiti; Tali informazioni sono richieste allo scopo di verificare preventivamente l applicazione di alcuni requisiti delle Norme e di predisporre un offerta economica adeguata. Il Gestore, in caso di accettazione dell offerta economica inviata dal RINA, formalizza la richiesta di convalida inviando al RINA lo specifico modulo allegato all offerta, indicando la norma di riferimento. Al ricevimento della richiesta di convalida e dei relativi allegati, e dopo loro esame preliminare per verificarne la completezza, il RINA invia al Gestore per iscritto la conferma di accettazione della richiesta stessa. La richiesta del Gestore, nella quale è espressamente richiamato il presente Regolamento e la relativa accettazione da parte del RINA formalizzano contrattualmente il rapporto tra il RINA e il Gestoree l applicabilità del presente Regolamento. Il contratto stipulato tra il RINA ed il Gestore comprende: 3

6 l esame documentale; l audit on site; la rapportazione finale ; la Convalida della Dichiarazione Annuale delle Emissioni, il rilascio del Rapporto sul Processo di Convalida ed il rilascio dell Attestato di Convalida; eventuali servizi aggiuntivi specificati nell offerta. Il RINA comunica al Gestore i nomi dei tecnici incaricati dell effettuazione delle attività di audit, sia per la parte off-site che on-site ; il Gestore può fare obiezione sulla nomina di tali tecnici, giustificandone i motivi. Durante l audit il Gestore deve poter dimostrare che il Piano di Monitoraggio delle Emissioni sia pienamente operante e di applicare effettivamente il Sistema di Gestione ETS e le relative procedure documentate. 3.2 Unitamente alla richiesta di convalida o successivamente alla stessa, il Gestore dovrà rendere disponibile al RINA la seguente documentazione: La dichiarazione annuale delle emissioni; ed ogni altra informazione di interesse. Dovrà inoltre rendere possibile al RINA la consultazione dei documenti caricati, secondo le disposizioni ministeriali, sul sito ufficiale AGES (Autorizzazione ad emettere gas ad effetto serra), per l impianto/gli impianti soggetti a verifica Il RINA può richiedere a sua discrezione, per esame, anche altri documenti, oltre quelli indicati in precedenza, giudicati importanti ai fini della valutazione. La documentazione di cui sopra è valutata dal RINA per conformità alla Norma di riferimento ed ai requisiti del presente Regolamento. L'esito di questo esame può essere comunicato al richiedente con l invio di una copia dei commenti prima dell audit on site; eventuali non conformità riscontrate nella documentazione considerate critiche devono essere risolte dal Gestore, a soddisfazione del RINA, prima del prosieguo dell iter di convalida. La documentazione di cui sopra è trattenuta per uso di archivio dal RINA. A seguito di specifici accordi con il Gestore, anche l esame documentale potrà essere effettuato direttamente presso l impianto del Gestore; in questo caso l esito dell esame della documentazione è consegnato direttamente al Gestore. L obiettivo dell esame documentale è quello di fornire un quadro generale per poter pianificare la verifica così come richiesto dal 10.4 della Decisione 2007/589/CE. Il gestore dell impianto/i presenta al responsabile della verifica la dichiarazione annuale delle emissioni, una copia del piano di monitoraggio, approvato per l impianto/i ed ogni altra informazione di interesse. 4

7 Attraverso l esame della documentazione, il responsabile della verifica, nell ambito del processo di verifica stesso, si occupa delle fasi descritte di seguito. a) Analisi strategica Il responsabile della verifica: controlla che il piano di monitoraggio sia stato approvato dall Autorità Competente e che la versione sia corretta; in caso contrario non deve continuare la verifica, esclusi gli elementi che non sono evidentemente interessati dalla mancata approvazione; deve capire ogni attività svolta dall impianto, le fonti di emissione e i flussi di fonti dell impianto, gli apparecchi di misura usati per controllare o misurare i dati relativi all attività, l origine e l applicazione dei fattori di emissione e dei fattori di ossidazione/conversione, ogni altro dato utilizzato per il calcolo o la misura delle emissioni e l ambiente in cui opera l impianto; deve capire il piano di monitoraggio del gestore, il flusso dei dati e il sistema di controllo adottato, compresa l organizzazione globale delle attività di monitoraggio e comunicazione, deve applicare la soglia di rilevanza definita nella tabella 3 Allegato 1 alla Decisione 2009/339/CE, di seguito riportata per semplicità: Tabella 3 Allegato 1 Decisione 2009/339/CE Soglia di Rilevanza Impianti di categoria A e B oppure operatori aerei con emissioni annue pari o inferiori a 500 ktonnellate di CO 2 Impianti di categoria C oppure operatori aerei con emissioni annue su-periori a 500 ktonnellate di CO 2 5% 2% Il responsabile della verifica svolge l analisi strategica in modo da potere effettuare l analisi dei rischi descritta di seguito; se necessario, l analisi strategica, può comprendere un ispezione sul posto. a) Analisi dei rischi Il responsabile della verifica: analizza i rischi intrinseci e i rischi connessi al controllo per quanto riguarda l ambito e la complessità delle attività del gestore e delle fonti e dei flussi di fonti di emissione che potrebbero determinare inesattezze e non conformità rilevanti (sostanziali); stila un piano di verifica commisurato a tale analisi dei rischi. Il piano di verifica descrive come devono svolgersi le attività di verifica e contiene un programma di verifica ed un piano per il campionamento dei dati. Il programma di verifica descrive il tipo di attività, i tempi in cui devono essere svolte e l ambito per garantire 5

8 che il piano di verifica sia completato. Il piano per il campionamento dei dati definisce i dati che devono essere verificati per poter giungere ad una conclusione sulla verifica. 3.3 L audit on site presso l impianto del Gestore è effettuato al fine di verificare la corretta attuazione del Sistema di Gestione ETS. Nell ambito della verifica, il responsabile procede ad una visita sul posto (verifica on site presso l impianto) per ispezionare il funzionamento dell impianto e degli strumenti di misura e dei sistemi di monitoraggio, fare colloqui e raccogliere sufficienti informazioni e evidenze. Oltre a ciò, il responsabile della verifica: attua il piano di verifica raccogliendo i dati su cui basare le conclusioni della verifica, conformante ai metodi di campionamento, alle verifiche dei documenti, alle procedure di analisi e alle procedure di verifica dei dati prescritti, più tutti gli ulteriori elementi oggettivi di interesse; conferma la validità delle informazioni utilizzate per calcolare il livello di incertezza definito nel piano di monitoraggio approvato; verifica che il piano di monitoraggio approvato sia messo in atto e si informa per verificare se è aggiornato; chiede al gestore dell impianto di fornire eventuali dati mancanti, di spiegare le variazioni nei dati relativi alle emissioni, oppure di rivedere i calcoli o aggiornare i dati comunicati, prima di giungere ad una conclusione finale sulla verifica; il responsabile della verifica è tenuto a riferire tutte le non conformità e le inesattezze individuate dal gestore, in qualsiasi forma. Il gestore dell impianto rettifica tutte le inesattezze riferite. Deve inoltre essere corretto tutto l insieme dei dati da cui è stato tratto il campione. Nel corso del processo di verifica, il responsabile della verifica, accerta l eventuale presenza di inesattezze e non conformità valutando se: il piano di monitoraggio è stato messo in atto per aiutare a determinare le non conformità; vi sono elementi evidenti e oggettivi, ricavati attraverso la raccolta dei dati, a supporto della determinazione delle inesattezze. Essenzialmente l audit consiste in: una riunione iniziale con i tecnici dell impianto per concordare le finalità e le modalità dell audit stesso a conferma di quanto previsto dal piano di audit; una verifica della messa in atto di efficaci azioni di adeguamento relativamente alle osservazioni emerse durante l esame documentale; 6

9 un sopralluogo del Sito/i dell imianto/i del Gestore per verificare la conformità del Sistema di Gestione ETS ai documenti di riferimento e la sua completa attuazione. Nel corso di tale sopralluogo saranno tra l altro effettuati accertamenti sugli impianti e colloqui con il personale coinvolto nel Sistema di Gestione ETS ; una riunione finale per illustrare l'esito delle attività di verifica. 3.4 Al termine del processo di verifica on site, il responsabile della verifica predispone un rapporto interno sulla verifica. Tale rapporto serve per registrare tutti gli elementi che dimostrano che l analisi strategica, l analisi dei rischi e il piano di verifica sono stati eseguiti nella loro interezza e a fornire informazioni sufficienti a supporto delle conclusioni della verifica. Sulla base delle risultanze contenute nel rapporto interno di verifica il responsabile della verifica esprime una valutazione sull eventuale presenza di inesattezze rilevanti nella dichiarazione annuale delle emissioni rispetto alla soglia di rilevanza e sull eventuale presenza di non conformità rilevanti o altri elementi che possano essere utili ai fini delle conclusioni della verifica. Rapporto sulla verifica (Rapporto sul Processo di Convalida) Il responsabile della verifica presenta la metodologia di verifica, le risultanze e le sue conclusioni in un rapporto di verifica destinato sia al gestore dell impianto che all Autorità Competente, insieme alla Dichiarazione Annuale delle emissioni. Il Format del Rapporto sul Processo di Convalida, è fornito dall Autorità Competente (file excel) e scaricabile dal sito La dichiarazione annuale delle emissioni è ritenuta soddisfacente, dopo la verifica, se le emissioni totali non contengono inesattezze rilevanti e se, a giudizio del responsabile della verifica, non si rilevano non conformità rilevanti. Il responsabile della verifica può inserire nel rapporto sul processo di convalida anche annotazioni sulle non conformità o inesattezze non rilevanti ( verifica conforme rispetto alle non conformità o inesattezze non rilevanti ). Il responsabile della verifica può concludere che la dichiarazione annuale delle emissioni non è riconosciuta conforme se contiene non conformità rilevanti o inesattezze rilevanti. Il responsabile della verifica può concludere che la dichiarazione annuale delle emissioni non è verificata se l attività di verifica è stata limitata (nel caso in cui le circostanze gli impediscano di ottenere gle elementi necessari per ridurre a livelli ragionevoli il rischio connesso alla verifica o se viene imposta una limitazione che gli impedisce di ottenere tali elementi). e/o causa di incertezze rilevanti. 3.5 In mancanza di autorizzazioni, o documenti equivalenti, in campo ETS, richiesti dalla legislazione vigente, il processo di convalida è sospeso. In presenza di non conformità, accertate nel corso degli audit, legate al mancato rispetto di requisiti legislativi cogenti in campo ETS, il processo di convalida, salvo 7

10 casi particolari, è sospeso fino a quando il Gestore non dimostri il rispetto di tali requisiti. 3.6 Ai fini del giudizio finale rilasciato nell attestato di verifica predisposto e delle segnalazioni riportate nel rapporto sul processo di convalida da parte dei verificatori, si ritiene appropriato chiarire le definizioni di : «inesattezza rilevante» (IR), un'inesattezza (omissione, erronea rappresentazione ed errore, esclusa l'incertezza ammissibile) contenuta nella comunicazione annuale delle emissioni che, secondo il parere professionale del responsabile della verifica, potrebbe ripercuotersi sul trattamento che l'autorità competente riserva alla comunicazione annuale delle emissioni, ad esempio nel caso in cui l'inesattezza sia superiore al livello di rilevanza «inesattezza non rilevante» (INR),omissione, erronea rappresentazione ed errore, esclusa l'incertezza ammissibile non rilevante «non conformità rilevante» (NCR), il fatto che una mancata conformità alle disposizioni del piano di monitoraggio approvato dall'autorità competente nell'ambito dell'autorizzazione dell'impianto possa comportare una diversità di trattamento dell'impianto da parte dell'autorità competente; «non conformità» (NC), ogni atto od omissione di un atto da parte dell'impianto oggetto di verifica, intenzionale o meno, che risulti contrario alle disposizioni contenute nel piano di monitoraggio approvato dall'autorità competente nell'ambito dell'autorizzazione dell'impianto non rilevante «non conformità lieve» (NCL), ogni atto od omissione di un atto da parte dell'impianto oggetto di verifica, intenzionale o meno, che risulti contrario alle disposizioni contenute nel piano di monitoraggio approvato dall'autorità competente nell'ambito dell'autorizzazione dell'impianto, che non concorre alla rilevanza «raccomandazione» (R), è un commento fatto dal verificatore che fornisce informazioni in base alle quali un'installazione può lavorare per migliorare le prestazioni delle attività di monitoraggio e comunicazione delle emissioni (Rif. Principio di "Miglioramento dell efficienza nel monitoraggio e nella comunicazione delle emissioni") Sono da riportare nel rapporto finale di convalida tutte le evidenze Costituiscono rilievo, da riportare sull attestato di convalida, tutte le evidenze ad eccezione di quelle classificate come «raccomandazione» e come «non conformità lieve» Nel caso in cui vengano riscontrate solo non-conformità lievi e raccomandazioni, esse sono riportate solamente nel rapporto sul processo di convalida e viene emesso un Attestato POSITIVO SENZA RILIEVI. Se i rilievi emersi, singolarmente o nel loro complesso, non comportano il superamento della soglia di rilevanza, tenendo conto della complessità delle attività e fonti dell impianto, viene emesso un Attestato esprimendo un GIUDIZIO POSITIVO CON RILIEVI. Nel caso i rilievi emersi complessivamente portino al superamento della soglia di rilevanza, oppure siano presenti anche solo una inesattezza rilevante oppure anche solo una non conformità rilevante, viene emesso un Attestato con GIUDIZIO NEGATIVO. Se l'attività di verifica è stata limitata (nel caso in cui le circostanze impediscano di ottenere gli elementi necessari per ridurre a livelli ragionevoli il rischio connesso alla verifica o se viene imposta una limitazione che impedisce di ottenere tali elementi) viene emesso un Attestato con l esito finale IMPOSSIBILE ESPRIMERE UN GIUDIZIO. 8

11 3.7 A completamento, con esito favorevole, degli accertamenti e previo riesame tecnico competente ed indipendente da parte del technical reviewer incaricato, vengono rilasciati il Rapporto sul Processo di Convalida e l Attestato di Convalida. CAPITOLO 4 GESTIONE DEI RAPPORTI SUL PROCESSO DI CONVALIDA E DEGLI ATTESTATI DI CONVALIDA 4.1 Il Rapporto sul processo di Convalida e l Attestato di Convalida rilasciati da RINA hanno la validità prevista dal D. Lgs. 216/2006 a partire dalla data di approvazione della proposta di convalida da parte del RINA. Sia sul rapporto che sull attestato sono riportati l impianto e la categoria di attività del Gestore, per le quali è stata verificata l implementazione del Sistema di Gestione ETS e sono chiaramente riportate le tonnellate di CO2 emesse e verificate ai fini dell ETS. 4.2 Dal momento del rilascio del rapporto e dell attestato da parte di RINA, copia originale degli stessi viene inviata sia al Gestore che all Autorità Competente. 4.3 Entro il 31 marzo, il Gestore ha la responsabilità di inviare a RAS.comunicazioni- ET@minambiente.it la comunicazione delle emissioni di gas ad effetto serra, sottoscritta con firma digitale, basata su un certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato ai sensi del Decreto legislativo n. 82/05. Sempre entro il 31 marzo lo stesso Gestore ha la responsabilità di inserire il valore delle emissioni annuali sul Registro delle quote e delle emissioni (per maggiori dettagli in merito alla proposta delle emissioni : E responsabilità di RINA confermare il valore delle emissioni proposte dal Gestore sul registro Greta, dopo avere verificato che lo stesso corrisponda al valore di tonnellate di CO2 convalidate durante il processo di verifica. Il gestore di ciascun impianto e' tenuto a restituire, entro il 30 aprile di ciascun anno, quote di emissione annotate sul Registro e corrispondenti alle quantità di emissioni rilasciate dall'impianto nell'anno solare precedente, come dichiarate e verificate. Il gestore di impianti in chiusura e' tenuto a restituire quote secondo le modalità definite nell'ambito del PNA. L'amministratore del Registro procede al ritiro e alla cancellazione dal Registro delle quote di emissione restituite 9

12 CAPITOLO 5 CONDIZIONI CONTRATTUALI Per le condizioni contrattuali trovano applicazione le disposizioni contenute nel documento RINA "CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO PER LA CERTIFICAZIONE DI SISTEMI, PRODOTTI E PERSONALE", nell edizione in vigore. RINA Via Corsica, Genova - Italia Tel Fax: Regolamenti tecnici Pubblicazione RC/C. 61 Edizione italiana 10