Relazione di monitoraggio sull assegnazione degli obiettivi individuali 2014

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1 Relazione di monitoraggio sull assegnazione degli obiettivi individuali 214 approvata in data 21 novembre 214 Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 1 di 29

2 Sommario 1 Inquadramento generale Performance individuale Monitoraggio degli obiettivi Ambiti del monitoraggio Fasi del processo di monitoraggio Partecipazione al monitoraggio Esiti del monitoraggio - Punti di forza Suggerimenti per un miglioramento graduale Svolgimento del processo Adeguatezza delle modalità di assegnazione degli obiettivi Coerenza con le disposizioni di sistema Monitoraggio infrannuale Assegnazione obiettivi individuali: tempi e modalità di rimodulazione Sistemi informativi e informatici Altri aspetti Esame degli atti di assegnazione degli obiettivi Considerazioni di base Punti di forza e di debolezza Conclusioni Allegato 1 Questionario somministrato ai dipartimenti Questionario Indicazioni per la compilazione Scheda sintetica di monitoraggio Trasmissione risposte Risposte al quesito numero Risposte al quesito numero Risposte al quesito numero Risposte al quesito numero Risposte al quesito numero Risposte al quesito numero Risposte al quesito numero Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 2 di 29

3 1 Inquadramento generale Il presente documento conclude l attività di monitoraggio degli obiettivi individuali di performance con riferimento all anno 214. L attività di monitoraggio, che a regime si dovrebbe completare entro il 3 aprile di ogni anno come stabilito dalla CIVIT, ora denominata Autorità Nazionale Anticorruzione e per la Valutazione e la Trasparenza delle amministrazioni pubbliche (da qui in avanti ANAC), è stata avviata dall Organismo Indipendente di Valutazione della Giunta regionale della (da qui in avanti OIV), nominato come da D.P.G.R. n.1/213 e n.43/213 ed insediatosi il 18 luglio 213, in data (cfr. verbale n.29/214), visto che il Piano della performance è stato approvato nel mese di Maggio u.s. Il monitoraggio è finalizzato, con riferimento alla fase di assegnazione degli obiettivi effettuata nel ciclo in corso, a valutare lo svolgimento del processo, l adeguatezza delle modalità di assegnazione degli obiettivi e la coerenza con le disposizioni del Sistema (ANAC, delibera 23/213) e fungere da supporto metodologico e operativo per i cicli a venire. Il monitoraggio degli obiettivi individuali viene espletato in attuazione delle seguenti disposizioni normative: art. 3, comma 2, del d.lgs. 15/29 ( Ogni amministrazione pubblica è tenuta a misurare e a valutare la performance con riferimento...ai singoli dipendenti, secondo modalità conformi alle direttive impartite dalla Commissione di cui all art. 13 ); art. 3, comma 4, del d.lgs. 15/29 ( Le amministrazioni pubbliche adottano metodi e strumenti idonei a misurare, valutare e premiare la performance individuale..., secondo criteri strettamente connessi alla soddisfazione dell interesse del destinatario dei servizi e degli interventi ); art. 14, comma 4, lettera a) e d) del d.lgs.15/29 (L OIV monitora il funzionamento complessivo del sistema della valutazione e garantisce la correttezza dei processi di misurazione e valutazione... nel rispetto del principio di valorizzazione del merito e della professionalità ). Il processo di monitoraggio seguito dall OIV si è sviluppato in linea con le indicazioni metodologiche ed operative dell ANAC, adeguate al sistema di misurazione e valutazione adottato, nell ambito della propria autonomia, dall Ente e riportato nel Regolamento regionale 1/214(1). In particolare, si è fatto riferimento alle indicazioni fornite dall ANAC, principalmente con le delibere rispettivamente n 6/213 Linee guida relative al ciclo di gestione della performance 213 e n 23/213 Linee guida relative agli adempimenti di monitoraggio degli OIV e alla relazione degli OIV sul funzionamento complessivo del sistema valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni. Inoltre hanno costituito un punto di riferimento, tra l altro, le seguenti ulteriori delibere: 1 A tal proposito la delibera CIVIT/ANAC n 6/212, pagine 6-7, afferma, con riferimento alla validazione della relazione sulla performance, come l approccio metodologico adottato deve tenere conto della complessità dimensionale e organizzativa dell amministrazione oltre che del rispetto del principio di ragionevolezza con riferimento sia alla reperibilità delle informazioni e sia all ampiezza e profondità di analisi sottesa al processo di validazione. Tale considerazione si considera applicabile anche al monitoraggio dell assegnazione degli obiettivi individuali. Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 3 di 29

4 n 89/21 concernente Indirizzi in materia di parametri e modelli di riferimento del Sistema di misurazione e valutazione della performance ; n 14/21 concernente Definizione dei sistemi di misurazione e valutazione della performance ; n 112/21 concernente Struttura e modalità di redazione del Piano della performance ; n 114/21 concernente Indicazioni applicative ai fini dell adozione del Sistema di misurazione e valutazione della performance ; n 1/212 concernente Linee guida relative al miglioramento dei Sistemi di misurazione e valutazione della performance e dei Piani della performance. Nell ambito dell attività di monitoraggio è stato esaminato il Piano della performance e i relativi allegati, approvato con deliberazione della Giunta regionale n. 199 del 19/5/214. A supporto dell azione di monitoraggio l OIV ha richiesto a tutti i dipartimenti regionali e strutture assimilate la compilazione di un questionario la cui struttura viene riportata in allegato (allegato 1); il questionario è stato proposto dall ANAC (cfr. allegato 2 della delibera 23/213) e rielaborato dall OIV. Va, peraltro, considerato che l assegnazione degli obiettivi rientra tra le misure inerenti alla gestione dei rapporti di lavoro assunte in via esclusiva dagli organi preposti alla gestione con la capacità e i poteri del privato datore di lavoro (art.5 comma 2 del d.lgs. 165/21). Inoltre la valutazione del personale assegnato ai propri uffici rientra tra i compiti connaturati alla funzione dirigenziale in base all art. 17, comma 1, lettera e bis) del d.lgs. 165/21. Come ribadito dall ANAC, le attività di monitoraggio espletate dall OIV non sono sostitutive dei compiti di pianificazione, controllo e rendicontazione in capo all Amministrazione e non sono sostitutive dell imputazione ai dirigenti della responsabilità dell intero processo di valutazione del personale, (tanto quello dirigente quanto quello del comparto). Per l elaborazione della presente relazione l OIV si è avvalso della collaborazione della dott.ssa Tiziana Bazzarelli del dipartimento Controlli- struttura di supporto. Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 4 di 29

5 2 Performance individuale Del Regolamento regionale 1/214 del 6 febbraio 214, attuativo della legge regionale 3/212, che disciplina il sistema di misurazione e valutazione della performance, si segnala quanto segue: l art. 6 performance individuale individua i fattori valutativi per il personale dirigente e per il personale non dirigente; l art. 7 obiettivi e indicatori definisce i requisiti che devono rispettare gli obiettivi, in linea con l art. 5 del d.lgs. 15/29 che costituisce una norma di principio; l art. 11, comma 4, stabilisce che il Piano della performance contiene anche gli obiettivi individuali dei dirigenti generali in linea con lo schema riportato nell allegato 2 del regolamento; l art. 19 schematizza le fasi del processo valutativo; l art. 2 definisce i tempi del processo valutativo; l art. 21 definisce i contenuti dello schema di valutazione riportato negli allegati al regolamento; l art. 22 disciplina la richiesta di riesame della valutazione individuale; l art. 23 disciplina in quali casi il valutatore può discostarsi dalle misurazioni oggettive. In questa sede si prende atto che non sono disponibili le linee guida previste dall art. 9, il quale stabilisce che Le strutture preposte al controllo strategico e di gestione e alla valutazione del personale, ognuno per la parte di propria competenza, con il parere positivo dell OIV e nel rispetto delle indicazioni del medesimo organismo, predispongono, curandone l aggiornamento quando necessario, le linee guida metodologiche e operative per la individuazione degli obiettivi strategici e operativi, per l assegnazione degli obiettivi individuali e per il monitoraggio dei medesimi obiettivi. L OIV prende altresì atto, per gli eventuali riflessi sull azione di monitoraggio oggetto del presente documento, della nota predisposta dal dipartimento Controlli (n del 26/6/214 avente ad oggetto Piano della performance Assegnazione degli obiettivi individuali al personale dirigente e non ), indirizzata ai dirigenti generali, e riguardante la specifica problematica della assegnazione degli obiettivi individuali per l anno 214, disponibile nella sezione Circolari/Assegnazione obiettivi del portale tematico del dipartimento Controlli. Da ultimo, l OIV ha diramato, con nota del 1/1/214, e a seguito di alcune segnalazioni, indicazioni metodologiche per l assegnazione degli obiettivi individuali, in linea con le previsioni del regolamento 1/214. Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 5 di 29

6 3 Monitoraggio degli obiettivi 3.1 Ambiti del monitoraggio Gli ambiti di monitoraggio sono quelli individuati nella scheda allegata; in particolare sono stati interessati dal monitoraggio i seguenti ambiti che l OIV ha ritenuto, in linea con le indicazioni ANAC, meritevoli di attenzione: grado di copertura dell assegnazione degli obiettivi; modalità di assegnazione degli obiettivi; coerenza degli obiettivi con i principi del d.lgs. 15/29; modalità di condivisione degli obiettivi; iniziative adottate per affrontare le criticità segnalate dall OIV con la Relazione finale di monitoraggio degli obiettivi individuali 213 (paragrafo 3.5), approvata e pubblicata in data 23/12/ Fasi del processo di monitoraggio Il monitoraggio dell assegnazione degli obiettivi individuali si è sviluppato attraverso le seguenti azioni: esame del Piano della performance e dei relativi allegati ed in particolare della relazione di avvio ciclo approvata nella seduta del 1 ottobre 214; esame del sistema di misurazione disciplinato dal regolamento 1/214; personalizzazione della scheda di rilevazione fornita dall ANAC a supporto dell azione di monitoraggio; trasmissione della scheda a tutti i dipartimenti regionali e strutture assimilate, coinvolte nel Piano della performance ed assegnazione del termine del 3/9/214; presa d atto, avvenuta nella seduta del 1/1/214, che numerosi dipartimenti non avevano trasmesso il questionario compilato nel termine assegnato (avevano risposto solo i Dipartimenti Programmazione, Attività produttive, Agricoltura, Urbanistica, Lavori Pubblici e Stazione Unica Appaltante), e conseguentemente invio di un sollecito ai dipartimenti inadempienti, ai quali è stato assegnato l ulteriore termine successivo del 22 ottobre, stabilendo che, in caso di mancato riscontro l OIV avrebbe espletato le proprie attività con esclusivo riferimento alle schede pervenute; analisi delle risposte dei dipartimenti al questionario; elaborazione di un report sintetico con le risposte fornite dai dipartimenti al fine di individuare le aree di criticità meritevoli di approfondimenti; richiesta (con nota del ), ai dipartimenti regionali non coinvolti nel corso del 213 per la medesima attività, al fine di espletare l azione di presidio e verifica della correttezza del sistema di misurazione e valutazione, degli atti di assegnazione degli obiettivi individuali ai dirigenti; esame degli atti di assegnazione degli obiettivi individuali; sintesi delle criticità con l indicazione di quelle il cui mancato superamento possono inficiare i futuri cicli di valutazione; relazione di sintesi a conclusione dell azione di monitoraggio. Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 6 di 29

7 3.3 Partecipazione al monitoraggio Al questionario proposto dall OIV non hanno fornito alcun riscontro i seguenti dipartimenti: Presidenza, Bilancio, Lavoro, Turismo, Tutela della salute, Controlli e Avvocatura. Dei 1 dipartimenti che hanno compilato il questionario, 9 dipartimenti hanno risposto entro il termine del 24/1/214. Così come stabilito nel verbale del 24/1/214, i dati relativi al dipartimento (Autorità di audit) che ha risposto fuori termine non sono stati analizzati. Ai dipartimenti Agricoltura, Personale, Programmazione, Urbanistica e Turismo, l OIV ha richiesto gli atti di assegnazione ai dirigenti degli obiettivi individuali 214, per una verifica a campione. L OIV intende ribadire, in questa sede, l importanza di una partecipazione attiva al ciclo di gestione della performance, pur consapevole delle difficoltà operative in cui possono trovarsi alcuni dipartimenti, che si realizza anche attraverso la collaborazione con il medesimo organismo e la struttura di supporto; il livello di partecipazione è rilevante ai fini della valutazione dei comportamenti organizzativi e professionali, come peraltro previsto dall art.13, comma 4, ultimo periodo, del Regolamento 1/214. Tale attenzione, come l esperienza dimostra, può portare a risolvere tempestivamente situazioni critiche. Nei documenti interni di lavoro dell OIV sono registrate tutte le informazioni di dettaglio con riferimento ai singoli dipartimenti regionali che sono stati coinvolti nel questionario e nelle successive audizioni. 3.4 Esiti del monitoraggio - Punti di forza Il sistema di valutazione del personale dirigente, disciplinato del Regolamento 1/214, attuativo della legge regionale 3/212, presenta alcuni aspetti positivi che di seguito vengono sinteticamente riepilogati: l incidenza sulla valutazione individuale della performance organizzativa, realizzata attraverso gli obiettivi strategici e operativi con copertura totale di tutti i dipartimenti e settori, è del 3% per tutti i dirigenti e ciò appare nel complesso ragionevole; è prevista la possibilità di assegnare ulteriori obiettivi individuali di risultato, con un peso del 2%: ciò appare in linea con l esigenza di orientare il comportamento dei dirigenti attraverso l assegnazione di obiettivi la cui responsabilità è ricollegabile all azione individuale degli stessi; l incidenza sulla valutazione individuale della performance generale di Ente, con un peso del 1% appare in linea con i principi enunciati dall art. 9, comma 1, del d.lgs. 15/29; la previsione del Regolamento 1/214 di orientare i comportamenti professionali per singolo dirigente fornisce una leva importante al valutatore; l ente ha scelto di applicare, per la misurazione della capacità di differenziazione, un metodo oggettivo, tra quelli proposti dall ANAC2 e basato su indicatori di misurazione della variabilità 2 Delibera ANAC n. 114/21 Indicazioni applicative ai fini della adozione del Sistema di misurazione e valutazione della performance (articolo 3, comma 3, del decreto legislativo 27 ottobre 29, n. 15), pag.11, laddove è scritto La capacità di differenziare i giudizi è un aspetto molto importante soprattutto alla luce delle pratiche riscontrate in gran parte delle amministrazioni. Per misurare questa capacità, si propone l adozione di indicatori quantitativi. Si possono, ad esempio, utilizzare indici statistici di variabilità, quali la varianza oppure lo scarto quadratico medio rispetto alla media dei giudizi di tutti i collaboratori valu tati nel periodo di riferimento. Nella medesima delibera a pag. 1 l ANAC scrive la differenziazione dei giudizi da parte di tutti i dirigenti nei confronti dei propri Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 7 di 29

8 statistica, opportunamente corretto per tenere conto delle concrete modalità operative presenti nelle strutture regionali; con riferimento al punto precedente sono state diramate, dal dipartimento Controlli, circolari esplicative sulle modalità di calcolo della capacità di differenziazione delle valutazioni. Il sistema di valutazione del personale non dirigente è disciplinato dal regolamento 1/214, il quale prevede sia i fattori valutativi e il relativo peso che i livelli premiali. 3.5 Suggerimenti per un miglioramento graduale Di seguito vengono trattati gli esiti del monitoraggio con riferimento ai seguenti macro-ambiti: svolgimento del processo; adeguatezza delle modalità di assegnazione degli obiettivi; coerenza con le disposizioni di sistema. Per ciascuno dei macro-ambiti di cui sopra vengono altresì forniti sinteticamente gli esiti. L OIV considera i suggerimenti esposti nella presente relazione in linea con l esigenza di adeguare il sistema di misurazione e valutazione della performance individuale in una logica di gradualità e miglioramento continuo Svolgimento del processo Premesso, ancora una volta, che il monitoraggio avviene alla luce delle schede trasmesse all OIV e dunque potrebbe presentare aspetti di non esaustività, si rileva quanto segue. 1. Grado di copertura dell assegnazione degli obiettivi. Il livello di assegnazione degli obiettivi individuali ai dirigenti risulta prossimo all 8%. Un dipartimento non ha assegnato gli obiettivi individuali al personale dirigente. Un dipartimento ha assegnato gli obiettivi individuali al 1% del personale dirigente in servizio. Un dipartimento non ha fornito tale informazione. Per quanto riguarda il personale non dirigente l informazione circa l assegnazione degli obiettivi non è stata fornita da due Dipartimenti. Due dipartimenti hanno indicato di non aver assegnato gli obiettivi individuali al personale non dirigente (in un caso non è riportato il numero di personale non dirigente in servizio). Quattro dipartimenti hanno collaboratori (articolo 9, comma 1, lett. d, del D. Lgs. n. 15/29) è una condizione necessaria per un corretto funzionamento dell intero processo. 3 A tal proposito è utile richiamare la considerazione di carattere generale dell ANAC riportata nella citata delibera n. 112/21, pag. 9: <<Il livello di evoluzione dei sistemi di gestione della performance è molto diversificato tra le amministrazioni. In particolare, il livello di maturità della pianificazione della performance concretamente riscontrabile in una data amministrazione può essere anche molto distante rispetto agli indirizzi ed al modello proposto nella presente delibera. Di conseguenza, le amministrazioni adeguano agli indirizzi ivi proposti secondo una logica di gradualità e miglioramento continuo.>> Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 8 di 29

9 assegnato gli obiettivi individuali a tutto il personale non dirigente in servizio. Un dipartimento ha assegnato gli obiettivi individuali all 11% del personale non dirigente in servizio. 2. Modalità di condivisione degli obiettivi. La maggior parte dei dipartimenti ha risposto che vengono realizzati momenti di condivisione degli obiettivi di performance organizzativa e individuale diversi dal colloquio. Un dipartimento non ha fornito risposte relativamente al personale non dirigente. In questa sede è opportuno segnalare quanto segue: I momenti di condivisione degli obiettivi di performance organizzativa non possono non coinvolgere tutto il personale del dipartimento anche alla luce del fatto che i risultati di performance organizzativa hanno un impatto sulla performance individuale di tutto il personale. Per una maggiore efficienza può essere utile organizzare tali momenti di condivisione, nell ambito di ciascun settore, per il personale del comparto, e, nell ambito del dipartimento, per il personale dirigente. I momenti di condivisione degli obiettivi individuali diversi dal colloquio possono essere utili quando viene scelto di orientare gli obiettivi comportamentali e relazionali in una direzione comune a tutto il (o alla maggior parte) del personale. I momenti di condivisione degli obiettivi diversi dal colloquio possono essere utili quando viene scelto di orientare l azione dei collaboratori anche attraverso obiettivi di gruppo. E utile suggerire, nel corso di tali incontri, la raccolta delle firme dei partecipanti e, laddove possibile, la predisposizione di un sintetico verbale nel quale si espongano i diversi punti di vista emersi nel corso degli incontri. E importante che tali momenti siano distinti dagli incontri informali che quotidianamente avvengono tra valutatore e valutato, anche per dare loro il giusto tono e la giusta importanza. Infine va evidenziato che il Regolamento 1/214 prevede che la mancata assegnazione di ulteriori obiettivi individuali amplia il peso dell incidenza della perfomance organizzativa. Ciò premesso, è da ritenere che la mancata assegnazione di obiettivi individuali impedisca al dirigente di utilizzare una leva importante di orientamento dell azione dei propri collaboratori e fornisce indicazioni non positive sui comportamenti manageriali dei dirigenti valutatori. 3. Momenti di condivisione dei monitoraggi intermedi al fine di riorientare l azione dei collaboratori. La maggior parte dei dipartimenti realizzano momenti di condivisione dei monitoraggi intermedi attraverso incontri periodici. Relativamente al personale dirigente, solo un dipartimento non ha riposto al quesito. Tre dipartimenti non hanno risposto al quesito sui momenti di condivisione dei monitoraggi intermedi con il personale non dirigente. L OIV ritiene estremamente utile nel processo valutativo, sia per il personale dirigente che per il personale del comparto, l organizzazione di momenti che consentano di fare il punto sullo stato di attuazione degli obiettivi e attivare, se necessario, idonee azioni correttive. La logica del corretto funzionamento del processo valutativo richiede di intervenire tempestivamente per ri-orientare l azione e rimodulare gli obiettivi in presenza di eventi imprevedibili e non controllabili che possano inficiarne il raggiungimento. Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 9 di 29

10 3.5.2 Adeguatezza delle modalità di assegnazione degli obiettivi 1. Modalità di assegnazione degli obiettivi. Sette dipartimenti hanno assegnato gli obiettivi individuali ai dirigenti tramite controfirma della scheda degli obiettivi ad una percentuale di dirigenti compresi tra il 5% ed il 1% (tra questi, un dipartimento ha rilevato una quota pari al 1%). Per un dipartimento il dato rilevato non è uniforme tra dirigenti di Settore e i dirigenti di Servizio. Un dipartimento non ha rilevato il dato. Relativamente al personale non dirigente, sei dipartimenti hanno assegnato gli obiettivi individuali al personale non dirigente tramite controfirma scheda obiettivi ad una quota di personale compresa tra il 5% ed il 1% (tra questi, un dipartimento ha rilevato una quota pari al 1%). Due dipartimenti non hanno rilevato il dato. Un dipartimento ha rilevato un dato pari a. Sarebbe opportuno come peraltro suggerito dalle indicazioni metodologiche dell ANAC ( 4 ) che l assegnazione degli obiettivi venisse discussa in un colloquio individuale tra valutatore e valutato essendo il colloquio ex ante un fondamentale momento di condivisione che non può in alcun modo essere sostituito da interlocuzioni informali. Risulta estremamente utile definire e condividere, in sede di colloquio individuale, le esigenze connesse al raggiungimento degli obiettivi, con contestuale approfondimento delle criticità del contesto e la costruzione della piena consapevolezza sull intero processo valutativo. Relativamente ai fattori valutativi di tipo percettivo (non misurati da indicatori quantitativi), il fatto di conoscere ex ante quali siano le aspettative (es.: sulla capacità di operare nei gruppi di lavoro, sul problem solving, sulla crescita delle competenze ecc.) consente di orientare l azione dei propri collaboratori anche nella direzione della rimozione delle criticità rilevate in passato; La controfirma della scheda di assegnazione degli obiettivi, a seguito del colloquio, non può essere sostituita dalla semplice notifica dell atto di assegnazione. La controfirma, pur essendo comunque una presa d atto, può essere apposta a conclusione del colloquio di assegnazione/condivisione degli obiettivi e ciò costituisce conferma che c è stata una interlocuzione, che sono state analizzate le criticità e che nella stessa scheda sono state eventualmente apposte eventuali osservazioni del valutato. 2. Obiettivi misurati tramite indicatori con indicazione del target e della fonte di acquisizione. Gli obiettivi del personale dirigente sono assegnati, nella quasi totalità dei casi, tramite il ricorso ad indicatori con l utilizzo di target e l indicazione della fonte di acquisizione dei dati. Un dipartimento non ha fornito il dato. La stessa modalità è stata riscontrata in quasi tutti i dipartimenti che hanno assegnato obiettivi individuali al personale non dirigente. 4 Può essere utile citare la delibera ANAC 1/212 che sulla modalità di assegnazione degli obiettivi individuali è molto chiara: <<L assegnazione degli obiettivi, da parte del soggetto valutatore, deve prevedere momenti di condivisione con il valutato. A tal fine, è auspicabile che l assegnazione degli obiettivi non avvenga, ad esempio, tramite una mera comunicazione con lettera o messaggio di posta elettronica, ma tramite appositi colloqui.... Il momento dell assegnazione deve prevedere sia gli obiettivi individuali, in genere misurabili tramite appositi indicatori quantitativi, sia i comportamenti>> Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 1 di 29

11 3.5.3 Coerenza con le disposizioni di sistema 1. Coerenza degli obiettivi con il sistema di misurazione e valutazione della performance. Tutti i dipartimenti hanno risposto positivamente al quesito sulla coerenza dell assegnazione degli obiettivi di performance (organizzativa e individuale) del personale dirigente con il sistema disciplinato dal Regolamento vigente. Per il personale del comparto la quasi totalità dei dipartimenti ha risposto positivamente a tale quesito. Un solo dipartimento non ha indicato il dato. 2. Obiettivi di gruppo. Cinque dipartimenti hanno assegnato obiettivi di gruppo al personale dirigente (di questi, un dipartimento ad una quota di dirigenti compresa tra l 1% ed il 49%). Solo tre dipartimenti affermano di avere assegnato obiettivi di gruppo al personale non dirigente. Tre dipartimenti hanno riportato un valore pari a zero. Tre dipartimenti non hanno indicato alcun valore. In questa sede è utile segnalare che, come affermato dall ANAC 5, non si deve far coincidere il gruppo con la struttura di appartenenza del singolo dal momento che, in questo caso, ci sarebbe una sovrapposizione tra obiettivi di performance organizzativa e obiettivi di gruppo. Gli obiettivi di gruppo, che si aggiungono agli obiettivi organizzativi e individuali, sono adatti a quelle situazioni in cui il lavoro è organizzato per progetti con il coinvolgimento di personale anche appartenente a strutture diverse e/o a dipartimenti diversi. In questi casi il livello di raggiungimento degli obiettivi di gruppo deve poter incidere sulla valutazione individuale. Gli obiettivi di gruppo sono esplicitamente previsti dall art. 9 comma 2 lettera a) del d.lgs. 15/29 che, come è noto, è una norma di principio cui la Regione deve attenersi nell adeguare il proprio ordinamento. 3. Obiettivi funzionali al miglioramento della qualità dei servizi e degli interventi e carichi di lavoro. Tutti i dipartimenti hanno dichiarato che gli obiettivi assegnati ai dirigenti sono funzionali al miglioramento della qualità dei servizi e degli interventi come previsto dall art. 5 del d.lgs. 15/29 e sono articolati in modo da considerare i carichi di lavoro. Per il personale non dirigente otto dipartimenti hanno risposto positivamente. Un dipartimento non ha indicato il dato. E utile sottolineare, in questa sede, come non tutti gli obiettivi possano essere utilizzabili per misurare la performance organizzativa e individuale ma solo quelli che siano coerenti con le caratteristiche indicate dall art. 5 del d.lgs. 15/29, dalla legge regionale 3/212 e dal Regolamento 1/214. Sarebbe utile una azione finalizzata a fornire ai titolari del potere valutativo indirizzi metodologici univoci e costituire una struttura di supporto nella diverse fasi del processo valutativo Monitoraggio infrannuale La presenza di situazioni nelle quali non viene effettuato il monitoraggio infrannuale, anche a cadenza semestrale, degli obiettivi individuali, legate spesso alla mancata assegnazione degli stessi obiettivi, rende il processo privo di uno strumento fondamentale di verifica. Si tratta di una criticità che è anche legata ai tempi di assegnazione degli obiettivi individuali, che nel 214 non trova una spiegazione ragionevole anche alla luce della previsione contenuta all art. 2, comma 1, lettera a) che statuisce che La mancata approvazione del Piano della performance non esime i valutatori dall assegnazione degli obiettivi per la parte non riguardante la performance organizzativa. La previsione di periodi di monitoraggio infrannuale deve avere una cadenza tale da consentire l adozione tempestiva di eventuali azioni correttive ( 6 ). Infatti sono proprio questi momenti di verifica 5 ANAC, delibera n. 114/21 6 Cfr. Delibera CIVIT 89/21. Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 11 di 29

12 che possono consentire di individuare le linee per il miglioramento dell azione individuale anche attraverso, qualora gli obiettivi siano legati a processi di cambiamento organizzativo, l utilizzo delle opportune leve in grado di reindirizzare l azione (per esempio la leva formativa). La mancata conoscenza delle criticità e l assenza di un momento di analisi condiviso sono condizioni che rendono la valutazione ex-post priva di elementi che possono orientarla in una direzione, piuttosto che in un altra Assegnazione obiettivi individuali: tempi e modalità di rimodulazione L assegnazione degli obiettivi individuali deve esplicarsi tempestivamente, come previsto dal regolamento 1/214, entro il mese di febbraio, anche al fine di realizzare la coerenza con il piano della performance da approvare entro il 31/1. Si osserva che l approvazione del Piano successivamente al termine indicato può inficiare il ciclo della valutazione individuale. D altra parte il fatto di conoscere gli obiettivi di performance consente alle strutture regionali di pianificare le attività e di utilizzare le leve gestionali necessarie per il perseguimento degli obiettivi e tra queste leve certamente si inquadra l assegnazione degli obiettivi individuali. La stessa assegnazione degli obiettivi individuali in ritardo porta con sé alcune conseguenze inevitabili, come l inutilità delle attività di monitoraggio infrannuali (che diventano un esercizio tendenzialmente inidoneo ad indirizzare l azione gestionale attraverso opportuni interventi correttivi) e l eventuale rimodulazione degli obiettivi individuali, connessa ad eventi esogeni ed endogeni non controllabili e non prevedibili, risulta ritardata con effetti sulla significatività dei target; inoltre può risultare inficiato il ruolo degli obiettivi individuali di orientare l azione individuale anche sotto il profilo del comportamento organizzativo e professionale Sistemi informativi e informatici L OIV, come già rilevato nelle diverse relazioni approvate, osserva come un supporto informativo/informatico al ciclo valutativo è assolutamente imprescindibile. Da quanto risulta dalle informazioni acquisite e riportate nella relazione di monitoraggio di avvio ciclo 214, è ancora in fase di avvio il sistema informatico di supporto, appositamente progettato per dare attuazione al regolamento 1/214. Il volume degli obiettivi e degli indicatori, la numerosità delle unità organizzative (dipartimenti, settori e strutture ad essi assimilate) verso cui si indirizza la misurazione della performance organizzativa, il numero significativo di personale dirigente e non dirigente destinatario degli obiettivi individuali e, in generale, del processo di valutazione, la stessa complessità delle fasi in cui si articola il ciclo di gestione della performance sono tutti elementi che rafforzano l esigenza di un adeguato ausilio informatico. Tale esigenza, peraltro, costituisce una criticità sulla quale si sono soffermate anche diverse delibere adottate dalla ANAC, alla luce delle azioni di monitoraggio svolte dalla medesima Commissione. Per quanto concerne la, proprio in ragione delle caratteristiche e della complessità dimensionale e organizzativa, per come finora accennato, il supporto informatico è necessario per portare a regime il sistema e rendere stabili i processi relativi alle diverse fasi della valutazione individuale (assegnazione obiettivi individuali, monitoraggio infrannuale, valutazione della perfomance organizzativa, valutazione della performance individuale). Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 12 di 29

13 3.5.7 Altri aspetti 1. Una componente importante del sistema di valutazione individuale è costituito dalla performance organizzativa. Trattandosi di obiettivi che sostanzialmente vengono proposti dalle unità organizzative che devono perseguirli è importante rafforzare la verifica tecnico-metodologica degli obiettivi anche attraverso l utilizzo di check-list dalla cui applicazione possano emergere quelle situazioni particolari rispetto alle quali sia necessario un intervento di revisione da parte dei proponenti. 2. In sede di valutazione può essere opportuna un azione di coordinamento del direttore generale/coordinatore delle direzioni generali al fine di uniformare applicativamente il sistema di valutazione con particolare riferimento ai fattori di tipo percettivo (comportamenti professionali e organizzativi) del personale dirigente e del comparto. 3. Occorre, come più volte sostenuto dall OIV, rendere più stabile l assetto normativo riguardante il processo di valutazione individuale al fine di rendere certi i tempi, le responsabilità e le fasi di tale processo. 4 Esame degli atti di assegnazione degli obiettivi 4.1 Considerazioni di base L OIV ha inteso completare l azione di monitoraggio analizzando gli atti di assegnazione degli obiettivi individuali ai dirigenti rispetto ad un campione di dipartimenti. Lo scopo principale è stato quello di raccogliere elementi per fornire eventuali indicazioni metodologiche uniformi, in linea con il compito di presidio e di verifica della correttezza del sistema di misurazione e valutazione. L OIV ha già avuto modo di pronunciarsi su alcuni aspetti posti all attenzione del medesimo organismo, aventi una valenza di carattere generale (cfr. nota n del 1/1/214). Di seguito vegono sinteticamente riepilogate le indicazioni metodologiche diramate, anche al fine di evitare l insorgere di criticità e disfunzioni che potrebbero ripercuotersi sulla corretta attuazione del ciclo della performance. 1. Gli obiettivi individuali (fattore valutativo 1b della scheda di assegnazione) devono caratterizzare l azione specifica del singolo dirigente (a differenza della performance organizzativa, la quale fa riferimento ai risultati complessivi della struttura di appartenenza) e devono essere coerenti con gli obiettivi operativi previsti nel Piano della performance. Gli obiettivi individuali devono sempre essere obiettivi di performance e dunque essere finalizzati a determinare un miglioramento significativo della qualità e dei servizi erogati e degli interventi (come previsto a livello legislativo dall art. 5 del d.lgs. 15/29 e, a livello regolamentare, dall art. 7, comma 1, lettera c) del regolamento regionale 1/214), sfidanti e tendenzialmente con indicatori propri. 2. Nell ambito dei singoli fattori valutativi, il totale dei pesi (ossia delle articolazioni del fattore) dovrebbe essere in grado di coprire l intero fattore, e dunque deve essere pari a 1 o, alternativamente, pari al peso del fattore. 3. Fermo restando che il titolare del potere di assegnazione degli obiettivi è il dirigente apicale, è comunque opportuno assicurare, in sede di assegnazione degli stessi, una ponderazione del contenuto delle schede, eventualmente attraverso un confronto con gli stessi dirigenti. Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 13 di 29

14 4. In merito alla performance generale di ente, si fa presente che l art. 6, comma 2, lettera b del Regolamento regionale stabilisce che l indicatore sintetico è fornito dalla relazione sulla performance; alla luce di ciò, dunque, non si ritiene rinvenibile un autonomo potere del dirigente generale di definire la modalità di misurazione della performance generale di ente. Si ricorda che il Dipartimento Controlli ha diramato apposita circolare, prot. n del 26/6/214, avente ad oggetto Assegnazione degli obiettivi al personale dirigente e non, alla quale era allegata una scheda che non include, tra i fattori che possono essere oggetto di autonoma previsione da parte dei dirigenti generali, la performance generale di ente, mentre include i fattori 1a (performance organizzativa), 1b (obiettivi individuali) e 3 (competenze e comportamenti professionali e organizzativi). Lo stesso Dipartimento Controlli ha fornito ulteriori delucidazioni in ordine alla coerenza di tale scheda con quanto previsto dal regolamento 1/214. Il Piano della performance conferma tale indicazione come si evince dal paragrafo della Parte generale (figura 9) laddove è scritto che all indicatore sintetico di performance dell Ente si perviene mediante la media delle percentuali di realizzazioni dei singoli obiettivi strategici individuati da tutti i dipartimenti. 5. In merito al fattore valutativo Competenze e comportamenti professionali e organizzativi, si fa presente che il Regolamento regionale n. 1/214 prevede che la misurazione attraverso indicatori oggettivi è solo eventuale e ciò risulta in linea con la caratteristiche del fattore, i cui elementi di dettaglio sono descritti nel regolamento e contengono una intrinseca caratteristica di percettività e soggettività (beninteso, nei limiti in cui essa sia ragionevolmente fondata e non arbitraria). 4.2 Punti di forza e di debolezza Dall esame delle schede di assegnazione degli obiettivi individuali è emerso quanto segue: tutte le schede di assegnazioni monitorate sono state effettuate tra settembre e ottobre 214; non è stata, pertanto, osservata la prescrizione prevista dall art. 2, comma 1, lettera a) che statuisce che la mancata approvazione del Piano della performance non esime i valutatori dall assegnazione degli obiettivi per la parte non riguardante la performance organizzativa ; solo in un caso (dipartimento Agricoltura) sono stati assegnati ulteriori obiettivi individuali oltre quelli previsti dal Piano della performance: ciò è sintomatico di una volontà di non caratterizzare l assegnazione individuale degli obiettivi in relazione ai compiti affidati ai singoli dirigenti; tale modalità operativa, pur consentita dal regolamento vigente, determina il non utilizzo di una leva importante di orientamento dell azione dei collaboratori con effetti anche sulla valutazione individuale; in un caso (dipartimento Agricoltura) non sono state seguite alcune indicazioni metodologiche diramate dall OIV con nota del 1/1/214 ed in particolare con riferimento alla performance generale di ente (cfr. paragrafo 4.1); in tutti i casi esaminati, tranne il dipartimento Programmazione Nazionale e Comunitaria, è stata effettuata la scelta degli elementi di dettaglio del fattore Competenze e comportamenti professionali e organizzativi, tra quelli previsti dal Regolamento, utilizzando una leva importante di orientamento dei comportamenti nell ambito della previsione contenuta nell allegato 1 (Regole di dettaglio) del medesimo regolamento (laddove viene consentito la scelta degli elementi di dettaglio dei comportamenti dei collaboratori fino ad un massimo di tre). E da notare che tale modalità operativa non è stata accompagnata dalla pesatura degli elementi di dettaglio e ciò sottende la volontà di mantenerli tutti sullo stesso piano in termini di importanza; Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 14 di 29

15 il dipartimento Organizzazione e Personale ha scelto di utilizzare indicatori oggettivi, consentiti dal regolamento vigente, per misurare i comportamenti professionali e organizzativi. L OIV rileva che gli indicatori utilizzati per la misurazione appaiono non significativi del miglioramento sotteso agli elementi di dettaglio cui sono correlati e rischiano, in sede di valutazione, di non rappresentare in modo adeguato le declaratorie previste dal Regolamento 1/214, non essendo utilizzati in un contesto in cui possano essere sfidanti; le schede di assegnazione degli obiettivi individuali del dipartimento Programmazione Nazionale e comunitaria mostrano uno scarso interesse verso la problematica della valutazione come strumento di orientamento dell azione dei collaboratori, atteso che le schede contengono un semplice rinvio al Piano della performance e non contengono alcun sforzo di identificazione di comportamenti prioritari e/o di obiettivi individuali caratterizzanti l azione del collaboratori. La valutazione non viene correttamente utilizzata come strumento di gestione delle risorse umane. 5 Conclusioni In conclusione, l O.I.V. tenuto conto degli esiti del questionario compilato dai dipartimenti regionali e strutture assimilate e dell esame degli atti acquisiti si esprime auspicando appositi interventi idonei a consolidare i presidi metodologici a supporto del processo di misurazione e valutazione della performance individuale, anche attraverso l adozione delle linee guide previste dal regolamento regionale 1/214, al fine di indidirzzare univocamente le strutture regionali. Tali interventi dovranno essere indirizzati al favorire i seguenti risultati: - uniformità del processo; - stabile azione di supporto ai titolari del potere valutativo; - necessaria identificazione dei compiti e delle responsabilità dei dipartimenti preposti al ciclo di gestione della performance e alla valutazione del personale. Con riferimento agli aspetti critici, l OIV, non può non ribadire quanto già affermato in sede di monitoraggio degli obiettivi individuali per l anno 213, e cioè rappresentare l esigenza che gli stessi vengano affrontati, in un processo di passaggio graduale ma nel contempo tempestivo ad una situazione di normale funzionamento del ciclo della performance individuale ( 7 ) che superi la logica di mero adempimento formale per farlo rientrare pienamente nell ambito degli strumenti in cui possa pienamente esplicarsi l azione manageriale e la conseguente valutazione della performance organizzativa e individuale. L OIV svilupperà le azioni di monitoraggio future anche tenendo conto delle segnalazioni e delle indicazioni fornite con la presente relazione. Il Presidente: Prof. Attilio Gorassini Il Componente: Avv. Domenico Gaglioti Il Componente: Dott. Angelo M. Savazzi 7 Questa impostazione è confermata dalla delibera Civit 112/21, pag. 9 Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 15 di 29

16 6 Allegato 1 Questionario somministrato ai dipartimenti 6.1 Questionario Di seguito la scheda di rilevazione rielaborata somministrata ai dirigenti generali dei dipartimenti regionali. Organismo Indipendente di Valutazione Monitoraggio obiettivi individuali - Scheda di rilevazione - Dipartimento 1. A quali categorie di personale sono assegnati gli obiettivi individuali? A) Personale in servizio (valore assoluto) B) Personale a cui sono stati assegnati obiettivi (valore assoluto) C) Quota di personale con assegnazione tramite colloquio con valutatore D) Quota di personale con assegnazione tramite controfirma scheda obiettivi Dirigenti di settore Dirigenti di servizio Personale non dirigente 2. Il processo di assegnazione degli obiettivi di performance (organizzativa e individuale) è stato coerente con il sistema descritto con gli atti assunti dall organo di indirizzo politico in base all art. 7 del d.lgs. 15/29 (Sistema di misurazione e valutazione)? SI NO (se NO) Motivazioni Dirigenti di settore Dirigenti di servizio Personale non dirigente 3. Indicare i momenti di condivisione degli obiettivi di performance, organizzativa e individuale, e dei comportamenti professionali attesi, diversi dai colloqui Dirigenti di settore/servizio Personale non Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 16 di 29

17 dirigente 4. Indicare i momenti di condivisione dei monitoraggi intermedi al fine di riorientare l azione dei collaboratori Dirigenti di settore/servizio Personale non dirigente 5. Gli Obiettivi individuali e il monitoraggio sono in linea con le norme di principio del d.lgs. 15/29? Gli obiettivi assegnati E stato effettuato Sono sono misurati un monitoraggio attraverso indicatori infrannuale con Dirigenti di settore Per gli indicatori è indicato il target e la fonte di acquisizione dei dati di monitoraggio conseguente rimodulazione degli obiettivi previsti obiettivi assegnati a gruppi di lavoro Dirigenti di servizio Personale dirigente non 6. Gli obiettivi assegnati sono funzionali al miglioramento della qualità dei servizi e degli interventi come previsto dall art.5 del d.lgs. 15/29 e sono articolati in modo da considerare i carichi di lavoro? SI NO Motivazioni Dirigenti di settore Dirigenti di servizio Personale non dirigente 7. Quali iniziative sono state adottate, ognuno per la parte di competenza, per affrontare le criticità segnalate dall OIV con la Relazione finale di monitoraggio degli obiettivi individuali 213 (paragrafo 3.5), approvata e pubblicata in data 23/12/213? Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 17 di 29

18 6.2 Indicazioni per la compilazione Di seguito alcune indicazioni metodologiche e operative per la compilazione della scheda: Obiettivi individuali. Per obiettivi individuali si intendono obiettivi assegnati individualmente oltre quelli funzionali alla misurazione della performance organizzativa, contenuti nel Piano della performance, e in coerenza con questi ultimi. Obiettivi di performance organizzativa. Si intendono gli obiettivi contenuti dell allegato 2 al Piano della performance (Obiettivi operativi) 1-C - Quota di personale con assegnazione tramite colloquio con valutatore. La percentuale deve essere calcolata in base ai colloqui effettivi risultanti dalla scheda di assegnazione degli obiettivi o da altro documento (verbale) che ne attesti l effettuazione. 1-D - Quota di personale con assegnazione tramite controfirma della scheda degli obiettivi. La percentuale va calcolata con riferimento alle schede di assegnazione degli obiettivi per le quali risulti la controfirma (per presa visione) da parte del collaboratore. 2 - Motivazioni della mancata coerenza del processo con il sistema descritto nel Piano della performance. Le motivazioni devono indicare le natura delle discrasie e le ragioni sottostanti. Per il personale non dirigente indicare le modalità di assegnazione degli obiettivi ovviamente nella ipotesi in cui ciò sia avvenuto. 3 - Indicare se sono previsti momenti di condivisione degli obiettivi di performance, organizzativa e individuale e dei comportamenti professionali attesi, diversi dai colloqui. I momenti di condivisione, diversi dai colloqui individuali, consistono in incontri informativi per la raccolta di esigenze specifiche dei gruppi di lavoro e del personale assegnato ai dipartimenti nonché per orientare l azione dei medesimi. 4 - Indicare se sono previsti momenti di monitoraggio intermedio al fine di riorientare l azione dei collaboratori. Si fa riferimento ai monitoraggi intermedi degli obiettivi di performance organizzativa e individuale. I monitoraggi intermedi sono finalizzati alla conoscenza tempestiva dello stato di attuazione degli obiettivi e al fine di raccogliere elementi per definire un piano di miglioramento della performance individuale o di riorientare l azione dei collaboratori. 5 - Gli Obiettivi individuali e il monitoraggio sono in linea con le norme di principio del d.lgs. 15/29. La rilevazione deve essere fatta con riferimento agli obiettivi individuali. Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 18 di 29

19 6.3 Scheda sintetica di monitoraggio Di seguito vengono sinteticamente riepilogate le risposte fornite dai dipartimenti regionali Trasmissione risposte Dipartimenti Data trasmissione risposte Protocollo 2 - Presidenza Non pervenuta 3- Programmazione 8/1/214 Prot. n del 9/1/ Bilancio Non pervenuta 5- Attività Produttive 9/1/214 Prot. n del 1/1/ Agricoltura 3/9/214 Prot. n del 3/9/ Personale 2/1/214 Prot. n del 2/1/ Urbanistica 3/9/214 Prot. n del 1/1/ LLPP 3/9/214 Prot. n del 1/1/ Lavoro Non pervenuta 11- Istruzione 21/1/214 Prot. n del 21/1/214 Non pervenuta 12 - Turismo 13- Tutela della salute Non pervenuta 14 - Politiche dell'ambiente 14/1/214 Prot. n del 15/1/214 Non pervenuta 15 - Controlli Non pervenuta Avvocatura Audit 3/11/214 Prot. n del 4/11/214 SUA 26/9/214 Prot. n del 29/9/214 ABR Non pervenuta Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 19 di 29

20 6.3.2 Risposte al quesito numero 1 Di seguito una sintesi delle risposte al quesito numero 1. Dipartimenti 2 - Presidenza 1. A quali categorie di personale sono assegnati gli obiettivi individuali? A) Personale in servizio (valore assoluto) Dirigenti di settore Dirigenti di servizio Personale non dirigente B) Personale cui sono stati assegnati obiettivi individuali (valore assoluto) Dirigenti di settore Dirigenti di servizio Personale non dirigente C) Quota di personale con assegnazione tramite colloquio con valutatore Dirigenti di settore (%) Dirigenti di servizio (%) Monitoraggio Obiettivi individuali Relazione finale Pag. 2 di 29 Personale non dirigente(%) D) Quota di personale con assegnazione tramite controfirma scheda obiettivi Dirigenti di settore (%) Dirigenti di servizio (%) 3- Programmazione 4 3 N.I N.I. N.I. N.I. N.I. N.I. N.I. 4- Bilancio Personale non dirigente (%) 5- Attività Produttive % - 1% 5% - 1% 5% - 1% 6- Agricoltura N.I. N.I. N.I. 5% - 1% 5% - 1% 5% - 1% 7- Personale N.I. N.I. N.I. N.I. N.I. N.I. 5% - 1% 5% - 1% 5% - 1% 5% - 1% 8- Urbanistica 3 4 N.I. 3 4 N.I. 5% - 1% N.I. 5% - 1% 5% - 1% N.I. 9 - LLPP % - 1% 5% - 1% 5% - 1% 5% - 1% 1 - Lavoro 11- Istruzione % 1% 1% 1% 1% 1% 12 - Turismo 13- Tutela della salute 14 - Politiche dell'ambiente % - 1% 15 - Controlli Avvocatura Audit SUA N.A. () 31 N.I. N.A. N.I. 5% - 1% N.A. 5% - 1% ABR Legenda: N.I. Informazione non fornita, N.A. Non applicabile