Guida rapida per la fascicolazione informatica di documenti degli anni relativi ad affari o procedimenti conclusi

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1 UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI SALERNO Ufficio Archivio generale di Ateneo informatica di documenti degli anni

2 STORIA DEL DOCUMENTO Versione Data Stato Redatto da Pubblicato su Versione 1 26/3/2007 Completo A. Sannino

3 SOMMARIO 1 Introduzione Area di applicazione Scopo Premessa Documenti in gestione per i quali esiste in Titulus97 il fascicolo corrispondente Documenti in gestione per i quali non esiste in Titulus97 il fascicolo corrispondente Documenti classificati erroneamente Fascicoli classificati erroneamente ALLEGATO 1 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE PER L AMMINISTRAZIONE CENTRALE ANNO 2004 ALLEGATO 2 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE PER LE STRUTTURE DIDATTICHE, DI RICERCA E DI SERVIZIO ANNO 2004

4 1 Introduzione 1.1 Area di applicazione Il documento si colloca nell ambito della gestione informatica dei documenti, con particolare riguardo alle attività connesse al passaggio di documenti e fascicoli al nuovo titolario di classificazione, approvato con n. 3373/ Scopo Scopo del documento è descrivere la procedura prevista per la fascicolazione di tutti documenti prodotti e/o acquisiti negli anni , relativi ad affari o a procedimenti conclusi. 1

5 2 Premessa La classificazione da sola non è efficace: il documento deve essere fascicolato e poi individuato attraverso l indice di classificazione collegato al repertorio dei fascicoli. Il fascicolo è l insieme ordinato di documenti relativi ad uno stesso affare o procedimento amministrativo. Esso ha una funzione di organizzazione logica e fisica dei documenti ed è identificato con un codice alfanumerico costituito da anno di istruzione del fascicolo, titolo, classe e numero progressivo dell unità fascicolo. Records management ottimale Documento in arrivo Registratura Smistamento all UOR Assegnazione al RPA Trattazione dell affare o del procedimento amministrativo Istruzione del fascicolo Gestione del titolario Creazione delle banche dati. Il Responsabile del procedimento amministrativo (d ora in poi RPA), o l operatore di protocollo per conto del RPA, dopo aver ricevuto in gestione un documento deve inserirlo in un fascicolo, sia informatico che cartaceo. La cartella personale e quella d ufficio, poste nel menù di avvio di Titulus97, contengono tutte le informazioni relative all utente che si è autenticato. Entrambe le cartelle sono divise in due sezioni principali: 1) documenti in gestione, 2) archivio. Nella prima sono evidenziati i documenti sciolti, cioè non ancora fascicolati, nella seconda sono evidenziati i fascicoli aperti di propria responsabilità. I fascicoli chiusi non compaiono in questa sezione. 2

6 La cartella dei documenti in gestione equivale alla propria scrivania di lavoro e, in quanto tale, deve essere pulita. Di seguito si illustra la procedura da seguire a fronte delle diverse casistiche che potrebbero presentarsi nell attività di fascicolazione informatica dei documenti prodotti e/o acquisiti negli anni , relativi ad affari o a procedimenti conclusi. Si sottolinea che la gestione dei fascicoli cartacei deve essere perfettamente allineata alla gestione dei fascicoli informatici. 3 Documenti in gestione per i quali esiste in Titulus97 il fascicolo corrispondente L RPA di un documento può accedere al documento da fascicolare o selezionando dal menù di avvio Documenti in gestione, o inserendo il numero di protocollo nel campo Ricerca per numero di protocollo, posto sempre nel menù di avvio. Una volta visualizzato il documento, è necessario cliccare sul pulsante Fascicoli, o sul pulsante Fascicoli minuta nel caso in cui il documento sia interno e l Ufficio sia il mittente, posti alla sinistra della maschera di visualizzazione del documento. Il sistema presenterà una maschera di ricerca, 3

7 utile a verificare la presenza di fascicoli relativi a quell affare o procedimento. E possibile restringere la ricerca valorizzando uno o più dei campi presenti in tale maschera: Solo attivi ; Mostra solo fascicoli assegnati a ; Mostra articolazione sottofascicoli ; Anno ; Numero ; Oggetto ; Soggetto ; Note ; UOR/RPA. Qualora non sia valorizzato alcun campo, verranno visualizzati tutti i fascicoli di competenza dell Ufficio, sia aperti che archiviati, aventi la stessa classificazione del documento da fascicolare. 4

8 Una volta selezionato il fascicolo corrispondente, tramite l apposita icona posta alla sinistra della lista completa dei fascicoli, comparirà la maschera Fascicolo Visualizzazione contenente i dati di registrazione del fascicolo e una barra laterale di pulsanti. 5

9 Cliccando sul pulsante Assegna, il documento sarà inserito nel fascicolo visualizzato. 6

10 Per inserire più documenti in uno stesso fascicolo è necessario preliminarmente selezionarli dalla lista di checkbox, spuntando o la casella Tutti posta in alto, o le singole caselle poste nella seconda colonna della lista. 7

11 Una volta completata la selezione, cliccando sul pulsante Inserisci in fascicolo, o Inserisci minuta in fascicolo qualora siano stati selezionati documenti interni di cui l Ufficio è il mittente, il sistema presenterà una maschera di ricerca, utile a verificare la presenza di fascicoli relativi a quell affare o a quel procedimento. A questo punto la procedura da seguire è la stessa di quella sopra indicata, fatta eccezione per il pulsante di inserimento del documento che, in questo caso, è Assegna tutti. 8

12 4 Documenti in gestione per i quali non esiste in Titulus97 il fascicolo corrispondente Per creare un fascicolo con classificazione corrispondente al titolario di classificazione in vigore fino al 31 dicembre 2006, è necessario cliccare sul pulsante Fascicoli posto nel menu di avvio Sezione Altre ricerche. Da Fascicoli ricerca, cliccando sul pulsante Nuovo posto nella barra laterale dei pulsanti, si accede alla maschera Fascicoli inserimento. Per poter inserire la vecchia classificazione e l anno d istruzione del fascicolo bisogna cliccare sul pulsante Classif e selezionare Inserimento manuale. 9

13 Al riguardo, si sottolinea che nel campo Classif devono essere inseriti, prima del trattino, titolo e classe espressi entrambi in numero arabo a due cifre e, dopo il trattino, la denominazione della classe corrispondente per esteso (cfr. allegato), mentre nel campo Anno va riportato l anno a cui risale l istruzione dell affare o del procedimento e quindi del fascicolo (es. Classif. 01/06 Sistema informativo e sistema informatico e telematico. Anno Si sottolinea che l esempio riportato attiene al titolario dell Amministrazione centrale). 10

14 A questo punto, si può avviare la procedura tramite il pulsante Registra. Per inserire uno o più documenti nel fascicolo appena creato, la procedura da seguire è la stessa di quella indicata nel paragrafo 3. 11

15 5 Documenti classificati erroneamente Per il cambio di classificazione di documenti non fascicolati, bisogna avviare la ricerca dal menù di avvio e, visualizzata una lista di checkbox, bisogna cliccare sul pulsante Cambia classif. Per modificare la classificazione a documenti interni di cui l Ufficio è il mittente, è necessario ricorrere al pulsante Cambia classif. Minuta. Dalla maschera Cambio classificazione si deve cliccare su Classif. e selezionare Inserimento manuale per poter inserire la vecchia classificazione. 12

16 Si sottolinea che nel campo Classif. devono essere riportati, prima del trattino, titolo e classe espressi in numero arabo a due cifre e, dopo il trattino, la denominazione della classe corrispondente per esteso (cfr. allegato). 13

17 A questo punto si può avviare la procedura tramite il pulsante Conferma. Per fascicolare i documenti, la procedura da seguire è la stessa di quella indicata nel paragrafo 3. 14

18 6 Fascicoli classificati erroneamente I fascicoli classificati erroneamente non possono essere riclassificati secondo il vecchio titolario di classificazione. In tali casi, le operazioni da effettuare sono le seguenti: estrazione di tutti i documenti dal fascicolo, attraverso il pulsante Rimuovi dal fascicolo, o Rimuovi minuta dal fascicolo qualora il documento sia interno e l Ufficio sia il mittente, posti nella barra laterale dei pulsanti presente nella maschera di visualizzazione del contenuto del fascicolo; modifica dell oggetto del fascicolo, cliccando sul pulsante Modifica posto nella barra laterale dei pulsanti presente nella maschera di visualizzazione del fascicolo, e inserimento della seguente denominazione Fascicolo classificato erroneamente. Si sottolinea che l intervento di modifica va confermato attraverso l apposito pulsante Registra ; archiviazione del fascicolo, cliccando sul pulsante Archivia posto nella barra laterale dei pulsanti, presente nella maschera di visualizzazione del fascicolo. 15

19 ALL. 1 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE PER L AMMINISTRAZIONE CENTRALE ANNO 2004 Titolo I. Amministrazione 1. Leggi e rispettive circolari applicative 2. Statuto 3. Regolamenti 4. Ordinamento didattico 5. Stemma, gonfalone e sigillo 6. Sistema informativo e sistema informatico e telematico 7. Archivio 8. Informazioni e relazioni con il pubblico 9. Pianta organica, organigramma e funzionigramma 10. Rapporti sindacali e contrattazione decentrata 11. Controllo di gestione 12. Statistica 13. Designazioni in enti e organi esterni 14. Attività culturali, sportive e ricreative 15. Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna 16. Onorificenze, cerimoniale e attività di rappresentanza 17. Richiesta di interventi di carattere politico, economico, socio-culturale e umanitario Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia 1. Rettore con relative commissioni e comitati, anche misti 2. Prorettore e delegati 3. Senato accademico con relative commissioni e comitati 4. Consiglio di amministrazione con relative commissioni e comitati 5. Direttore amministrativo 6. Collegio dei direttori di dipartimento 7. Commissione didattica di Ateneo 8. Commissioni scientifiche di Ateneo 9. Consiglio degli studenti 10. Consulta del personale tecnicoamministrativo 11. Conferenza dei rettori delle università italiane 12. Collegio dei revisori dei conti 13. Nucleo di valutazione 14. Comitato per lo sport universitario 15. Comitato per le pari opportunità 16. Commissione etica di Ateneo 17. Difensore civico 18. Collegio arbitrale di disciplina Titolo III. Attività didattica, di ricerca, programmazione e sviluppo 1. Corsi di studio 2. Scuole di specializzazione e corsi di perfezionamento 3. Dottorati di ricerca 4. Didattica e ricerca, compresi premi e borse di studio post-lauream 5. Rapporti, accordi e scambi culturali con enti, istituti di ricerca, aziende ed imprese italiani ed esteri 6. Rapporti con enti e istituti di area socio-sanitaria 7. Cooperazione con paesi in via di sviluppo 8. Piani di sviluppo dell università 9. Corsi di formazione permanente 10. Opere dell ingegno e imprenditoria della ricerca Titolo IV. Affari legali 1. Contenzioso giudiziale e stragiudiziale 2. Atti di liberalità 3. Reati e contravvenzioni 4. Responsabilità civile, penale e amministrativa del personale 5. Pareri e consulenze Titolo V. Studenti e laureati 1. Orientamento, informazione e tutorato 2. Immatricolazioni 3. Passaggi interni e trasferimenti da e per altra sede 4. Cursus studiorum e provvedimenti disciplinari 5. Diritto allo studio; tasse e contributi (con relativi esoneri), borse di studio 6. Cessazione o conclusione della carriera di studio 7. Esami di Stato e ordini professionali 8. Programmi di formazione, programmi di ricerca e progetti speciali 9. Servizi di assistenza 10. Associazionismo, goliardia e manifestazioni organizzate da studenti o ex studenti Titolo VI. Strutture didattiche, di ricerca e di servizio 1. Istituzione ed attivazione di strutture 2. Facoltà 3. Dipartimenti 4. Istituti 5. Centri 6. Biblioteche 7. Musei, pinacoteche e collezioni scientifiche 8. Consorzi ed enti a partecipazione universitaria Titolo VII. Personale 1. Concorsi e selezioni 2. Assunzioni e cessazioni 3. Comandi e distacchi 4. Contratti e mansionario 5. Carriera e inquadramenti 6. Retribuzione e compensi 7. Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi 8. Pre-ruolo, trattamento di quiescenza, buonuscita 9. Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo 10. Servizi a domanda individuale 11. Assenze 12. Tutela della salute e sorveglianza sanitaria 13. Giudizi di merito e provvedimenti disciplinari 14. Formazione e aggiornamento professionale 15. Personale non strutturato Titolo VIII. Finanza, contabilità e bilancio 1. Entrate 2. Uscite per la didattica e la ricerca scientifica 3. Uscite per i servizi generali e tecnico-amministrativi 4. Attività per conto terzi e relativo tariffario 5. Bilancio preventivo, rendiconto consuntivo e verifiche contabili 6. Tesoreria, cassa e istituti di credito 7. Imposte, tasse, ritenute previdenziali e assistenziali Titolo IX. Lavori pubblici, edilizia e impiantistica 1. Progettazione e costruzione di nuove opere edilizie con relativi impianti 2. Manutenzione ordinaria, straordinaria, ristrutturazione, restauro e destinazione d uso 3. Sicurezza e messa a norma degli ambienti di lavoro 4. Telefonia, telematica e informatica 5. Urbanistica 6. Materiali e attrezzature tecniche Titolo X. Patrimonio, provveditorato ed economato 1. Acquisizione di beni immobili e relativi servizi 2. Locazione di beni immobili, di beni mobili e relativi servizi 3. Acquisizione e fornitura di beni mobili, di materiali e attrezzature non tecniche e di servizi 4. Manutenzione di beni mobili 5. Alienazione di beni immobili e di beni mobili 6. Ecologia 7. Pagamenti, rimborsi, fondo piccole spese 8. Inventario, rendiconto patrimoniale, beni in comodato Titolo XI. Oggetti diversi (Senza ulteriori suddivisioni in classi; affari che non rientrano nei precedenti titoli di classificazione, neppure per analogia).

20 ALL. 2 - TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE PER LE STRUTTURE DIDATTICHE, DI RICERCA E DI SERVIZIO ANNO 2004 Titolo I. Amministrazione 1. Leggi, statuto, regolamenti, ordinamento didattico e rispettive circolari applicative 2. Stemma, gonfalone e sigillo 3. Organizzazione amministrativa e piani di sviluppo e razionalizzazione delle risorse 4. Sistema informativo, sistema informatico e telematico 5. Archivio 6. Informazioni e relazioni con il pubblico 7. Controllo di gestione e statistica 8. Designazioni in enti e organi esterni 9. Istituzione di nuove strutture 10. Musei, pinacoteche, biblioteche e collezioni scientifiche 11. Attività culturali, sportive e ricreative 12. Editoria, attività informativopromozionale interna ed esterna 13. Onorificenze, cerimoniale e attività di rappresentanza 14. Interventi di carattere politico, economico, socio-culturale e umanitario Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia 1. Preside e consiglio di presidenza 2. Consiglio di facoltà 3. Presidente del corso di laurea 4. Consiglio del corso di laurea 5. Presidente di area didattica 6. Consiglio di area didattica 7. Presidente del corso di diploma 8. Consiglio del corso di diploma 9. Scuole di specializzazione 10. Commissione biblioteche 11. Comitato tecnico-scientifico 12. Direttore 13. Consiglio 14. Giunta 15. Revisori dei conti 16. Gruppi di lavoro interni ed esterni Titolo III. Studenti e laureati, attività didattica e di ricerca 1. Orientamento, tutorato, informative per immatricolazioni 2. Diritto allo studio e condizione studentesca: tasse, contributi, borse di studio e premi di laurea 3. Cursus studiorum 4. Associazionismo, goliardia e manifestazioni organizzate da studenti o ex-studenti 5. Sviluppo delle facoltà, attivazione nuovi corsi di laurea e diploma; aree e macroaree; convenzioni didattiche e consorzi 6. Settori scientifico-disciplinari 7. Programmazione didattica, orario delle lezioni, gestione aule e spazi 8. Esami di profitto e laurea, prove di idoneità 9. Programmi di formazione, programmi di ricerca e progetti speciali 10. Accordi e scambi culturali con l Italia e con l estero: cooperazione con i Paesi in via di sviluppo 11. Corsi di perfezionamento 12. Dottorato e post-dottorato di ricerca 13. Collaboratori esterni 14. Esami di Stato e ordini professionali 15. Opere dell ingegno e imprenditoria della ricerca Titolo IV. Affari legali 1. Contenzioso giudiziale e stragiudiziale 2. Atti di liberalità 3. Reati e contravvenzioni 4. Responsabilità civile, penale e amministrativa del personale 5. Pareri e consulenze Titolo V. Personale 1. Concorsi, assunzioni, cessazioni e budget 2. Comandi e distacchi 3. Compiti scientifico didattici 4. Contratti e mansionario 5. Carriera 6. Tutela della salute e sorveglianza sanitaria 7. Assenze e nulla osta ad attività esterne 8. Giudizi di merito e provvedimenti disciplinari 9. Formazione e aggiornamento professionale 10. Lavoro straordinario e incentivi 11. Personale non strutturato Titolo VI. Finanza, contabilità e bilancio 1. Finanziamenti e rendicontazioni 2. Attività per conto terzi con relativo tariffario 3. Bilancio preventivo, rendiconto consuntivo e verifiche contabili 4. Tesoreria, cassa e istituti di credito 5. Imposte, tasse ritenute previdenziali e assistenziali Titolo VII. Provveditorato, patrimonio, economato e manutenzioni 1. Fornitura di beni, servizi, attrezzature didattiche e d ufficio 2. Inventario, rendiconto patrimoniale, beni in comodato 3. Manutenzione di beni immobili e beni mobili 4. Sicurezza e messa a norma degli ambienti 5. Ecologia Titolo VIII. Oggetti diversi (Senza ulteriori suddivisioni in classi; affari che non rientrano nei precedenti titoli di classificazione, neppure per analogia)