Ministero della Pubblica Istruzione

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1 Ministero della Pubblica Istruzione Manuale di utilizzo del servizio di posta elettronica Personale amministrativo Manuale di utilizzo del servizio di posta elettronica Pag. 1 di 14

2 MINISTERO DELLA PUBBLICA ISTRUZIONE COME ISCRIVERSI AL SERVIZIO ACCESSO ALLA CASELLA DI POSTA VIA WEB ACCEDERE ALLA WEBMAIL RICEVERE E INVIARE MESSAGGI INVIARE MESSAGGI CON ALLEGATO ORGANIZZARE I MESSAGGI CON LE CARTELLE ABILITARE LE FUNZIONALITÀ ANTI-SPAM IL PROGRAMMA PER L OUTLOOK CONFIGURARE L ACCOUNT DI POSTA CONFIGURARE LA RUBRICA CONDIVISA RIEPILOGO DEI DATI DI CONFIGURAZIONE AVVIARE OUTLOOK INVIARE I MESSAGGI Creare un messaggio Inviare un messaggio Indicare i destinatari RICEVERE I MESSAGGI RISPONDERE AI MESSAGGI SICUREZZA E SPAM PROTEZIONE DAI VIRUS EVITARE LA POSTA SPAZZATURA CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO CARATTERISTICHE GENERALI CARATTERISTICHE SPECIFICHE CAMBIO PASSWORD POLITICHE DI UTILIZZO DEL SERVIZIO Manuale di utilizzo del servizio di posta elettronica Pag. 2 di 14

3 1 COME ISCRIVERSI AL SERVIZIO Il servizio di posta elettronica, per gli utenti dell Amministrazione, può essere richiesto ed attivato per mezzo di compilazione dell apposita carta servizi. 2 ACCESSO ALLA CASELLA DI POSTA VIA WEB Nel caso in cui non si abbia accesso alla propria postazione di lavoro, è possibile consultare la posta mediante Webmail. Sarà necessario semplicemente consultare un indirizzo internet specifico, fornendo le generalità e la password. Le particolarità della Webmail sono queste: I messaggi non transitano sul vostro computer, né in invio, né in ricezione. Proprio per questo motivo, si può considerare un meccanismo sicuro per quanto riguarda i virus. E possibile creare, modificare e cancellare cartelle, in cui archiviare messsaggi di posta. E possibile, tuttavia, fare utilizzo della Webmail solamente se si ha la disponibilità di una connessione Internet. 2.1 ACCEDERE ALLA WEBMAIL Per accedere alla Webmail collegatevi al sito e immettete il vostro codice utente e la vostra password nel riquadro Posta Elettronica. generale dal menù a tendina Posta Elettronica presente in alto a destra. Cliccate sul pulsante Accedi. Se avete necessità di assistenza potete: 1) chiamare il numero verde 2) oppure selezionare la voce Amministrativi dal menu a tendina sottostante. Il sistema automaticamente vi reindirizzerà verso la pagina Internet di accesso al servizio dove è disponibile il modulo di Assistenza on-line. In questa pagina, sono inoltre le FAQ (domande frequenti), le News ed il Manuale utente. Se volete accedere direttamente alla Webmail su Internet, è possibile utilizzare l indirizzo: Manuale di utilizzo del servizio di posta elettronica Pag. 3 di 14

4 2.2 RICEVERE E INVIARE MESSAGGI I sistemi webmail sono quasi tutti aderenti a questo modello: a sinistra trovate l elenco delle cartelle di posta. Nella cartella Posta in arrivo trovate tutti i messaggi. I messaggi nuovi sono elencati in grassetto. Il sistema controlla automaticamente se sono stati ricevuti nuovi messaggi. Basta fare clic su un messaggio per aprirlo e leggerlo. Come in Outlook, potete vedere i dati del mittente e l oggetto del messaggio. Per inviare i messaggi, fate clic sul pulsante Nuovo. Si aprirà la finestra dove potete scrivere il testo del messaggio. Inserite anche l oggetto del messaggio e, nella riga A:, uno o più indirizzi a cui inviare la comunicazione. Fate clic su Invia per inviare il messaggio. Manuale di utilizzo del servizio di posta elettronica Pag. 4 di 14

5 2.3 INVIARE MESSAGGI CON ALLEGATO Anche con la Webmail si possono allegare dei file ai propri messaggi, ad esempio un documento Word. Nella finestra per la scrittura del messaggio, fate clic sul pulsante Allegati. Ora dovete individuare il file nel vostro computer. Fate clic sul pulsante Sfoglia e selezionate il file da allegare. Confermate cliccando su Allega. In questo momento, il file sarà caricato dal sistema Webmail, e potrebbe essere necessario attendere qualche istante. E anche possibile allegare più di un file. Appare di nuovo la finestra del vostro messaggio. Nella riga con la graffetta è apparso il nome dell allegato. Ora fate clic su Invia per inviare il messaggio. 2.4 ORGANIZZARE I MESSAGGI CON LE CARTELLE Anche con la Webmail avete a disposizione delle cartelle per ordinare i vostri messaggi. Rispetto ad Outlook Express l organizzazione è un po più limitata. Per creare una nuova cartella, fate clic con il tasto destro sulla propria utenza, nel riquadro a sinistra. Si aprirà una piccola finestra in cui selezionare la voce Nuova cartella. Per spostare un messaggio da una cartella all altra, selezionatelo, e trascinatelo sulla cartella di destinazione. Nella cartella Posta eliminata, vengono raccolti tutti i messaggi che avete eliminato. Per eliminare un messaggio basta selezionarlo e fare clic su Elimina. Per svuotare il cestino, fate clic, con il tasto destro, sulla cartella Posta Eliminata, e selezionate la voce Svuota Posta eliminata. 2.5 ABILITARE LE FUNZIONALITÀ ANTI-SPAM Quando si accede alla posta elettronica utilizzando la webmail, per attivare le funzionalità anti- SPAM, è necessario seguire i passi descritti: cliccare sul pulsante Opzioni Manuale di utilizzo del servizio di posta elettronica Pag. 5 di 14

6 all interno della sezione Privacy e protezione dalla posta indesiderata, cliccare sulla spunta Verifica della posta indesiderata cliccare sul pulsante Salva e Chiudi Con queste operazioni, si abilita il recapito automatico di tutti i messaggi SPAM all interno della cartella Posta indesiderata. E necessario attendere qualche minuto prima che la funzione sia attiva. Manuale di utilizzo del servizio di posta elettronica Pag. 6 di 14

7 3 IL PROGRAMMA PER L OUTLOOK Esistono diversi programmi per gestire la posta elettronica. Nelle postazioni di lavoro standard, tuttavia, è presente e già configurato Microsoft Outlook. Nelle pagine seguenti, faremo riferimento solamente questo programma. 3.1 CONFIGURARE L ACCOUNT DI POSTA Il programma di posta elettronica viene fornito già attivo e funzionante. In alcuni casi, però, potrebbe risultare necessario riconfigurare le sue funzionalità. Dal Pannello di Controllo, fate doppio clic sulla voce Posta Elettronica. Selezionate poi la voce Aggiungi un nuovo account di posta elettronica. All interno della finestra risultante, cliccare sul pulsante Account di posta. Selezionate la voce Microsoft Exchange Server. Cliccate sul pulsante Avanti, e nella finestra di configurazione, nella casella Server di Microsoft Exchange, inserite la stringa MIHBEMP002. Spuntate la casella Usa Modalità cache, e scrivete il vostro identificativo utente all interno della casella Nome utente. Il formato usuale dell identificativo utente è MIxxxxx. E possibile verificare immediatamente che il sistema di posta elettronica vi riconosca, e che sia raggiungibile, cliccando sul pulsante Controlla nome. A questo punto, cliccare sul pulsante Fine. Sarà possibile avviare il programma e cominciare ad utilizzarlo da subito. Manuale di utilizzo del servizio di posta elettronica Pag. 7 di 14

8 3.2 CONFIGURARE LA RUBRICA CONDIVISA Dal Pannello di Controllo di Windows, fate doppio clic sulla voce Posta Elettronica. Selezionate poi la voce Aggiungi un nuovo elenco in linea o rubrica. Selezionate, alla richiesta successiva, la voce Servizio di elenchi in linea (LDAP). Nella finestra di configurazione, inserite la stringa ldapexch.sidi.mpi.it all interno della casella Nome server. Cliccate poi sul pulsante Altre impostazioni. Nella casella Nome visualizzato, inserite una stringa descrittiva per il servizio. Apparirà così come scritta all interno della rubrica. Cliccate sulla scheda Ricerca. Nella casella Base di ricerca, inserite la stringa ou=mailusers, o=mpi.it. Cliccate poi sul pulsante Ok. Cliccate su Avanti, e poi confermate cliccando su Fine. A questo punto l indirizzario pubblico è configurato e pronto per l utilizzo. Manuale di utilizzo del servizio di posta elettronica Pag. 8 di 14

9 3.3 RIEPILOGO DEI DATI DI CONFIGURAZIONE Nella tabella seguente, sono raccolti i dati necessari per questa configurazione. Nome utente (user name) [user name fornito] Indirizzo [user name fornito]@istruzione.it Server Exchange Server LDAP Base di ricerca MIHBEMP002 ldapexch.sidi.mpi.it ou=mailusers, o=mpi.it Manuale di utilizzo del servizio di posta elettronica Pag. 9 di 14

10 3.4 AVVIARE OUTLOOK E possibile avviare il programma con un semplice doppio clic sul collegamento presente sul desktop di Windows. A volte, il collegamento è presente anche nella barra accanto al menu Start, e all interno del menu Start. 3.5 INVIARE I MESSAGGI Una volta configurato il programma di posta elettronica, è possibile iniziare ad inviare e ricevere i messaggi. Sono necessari pochi elementi fondamentali: l indirizzo del destinatario, ed il contenuto del messaggio Creare un messaggio Dalla finestra di Outlook, fate clic sul pulsante Nuovo. Inserite nella casella A: l indirizzo e- mail del destinatario, nella casella Oggetto una breve descrizione dell argomento e poi inserite il testo nel riquadro grande della finestra Inviare un messaggio Per inviare il messaggio, fate clic sul pulsante Invia. Se la connessione in rete locale è attiva, il messaggio viene inviato subito. Se l invio viene effettuato senza problemi, troverete una copia del messaggio all interno della cartella Posta Inviata Indicare i destinatari Se inserite un indirizzo nella casella Cc:, la persona indicata riceverà una copia per conoscenza del messaggio. Se volete inserire più indirizzi nella stessa casella, potete farlo, avendo l accortezza di separare i destinatari con una virgola o un punto e virgola. Cliccando sul pulsante A: (oppure sul pulsante Cc:), viene messa a disposizione una finestra per la selezione dei destinatari, in cui selezionare gli indirizzi della rubrica personale, e/o gli indirizzi della rubrica condivisa. Manuale di utilizzo del servizio di posta elettronica Pag. 10 di 14

11 3.6 RICEVERE I MESSAGGI Il controllo della posta ricevuta viene svolto automaticamente dal programma, tuttavia, in qualsiasi momento potete eseguire un controllo manuale. Fate clic sul pulsante Invia/Ricevi nella barra degli strumenti di Outlook. Una volta ricevuti dei messaggi, è possibile leggerli in diversi modi. Normalmente, la prima parte del messaggio viene visualizzata nel riquadro di anteprima. Facendo invece doppio clic sulla riga della descrizione del messaggio, il messaggio si aprirà in una finestra separata. 3.7 RISPONDERE AI MESSAGGI Per quanto riguarda le risposte, ci sono diverse possibilità: al mittente. Risposta Risposta a tutti: se il messaggio originale non era indirizzato solo a voi, ma a più persone, potete anche scegliere di recapitare la risposta non solo al mittente, ma a tutti i destinatari del messaggio originale. Inoltra il messaggio: i messaggi ricevuti possono anche essere inoltrati ad altre persone; in pratica vengono reindirizzati ad altri destinatari che potrebbero essere interessati a leggerli. Manuale di utilizzo del servizio di posta elettronica Pag. 11 di 14

12 4 SICUREZZA E SPAM La sicurezza è uno dei principali problemi di Internet e la posta elettronica rappresenta uno dei servizi più rischiosi, da questo punto di vista. Per evitare virus, e la posta spazzatura (SPAM) si possono però adottare alcune contromisure efficaci. 4.1 PROTEZIONE DAI VIRUS Il sistema di posta elettronica del MIUR protegge automaticamente dai virus tutti i destinatari presenti nel dominio istruzione.it. E comunque preferibile installare un programma che controlli attivamente la propria postazione di lavoro. 4.2 EVITARE LA POSTA SPAZZATURA La posta spazzatura, o SPAM, è uno dei fenomeni più noiosi che affliggono Internet. Il sistema di posta elettronica del MIUR, tuttavia, cerca di individuare tutti i messaggi SPAM, e automaticamente aggiunge all oggetto della la dicitura **SPAM** e li colloca nella cartella Posta indesiderata. 5 CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO 5.1 CARATTERISTICHE GENERALI Delivery status notification: il sistema di posta elettronica può notificare il mittente a seguito della consegna del messaggio al destinatario. Message delivery notification: il sistema di posta elettronica può notificare il mittente a seguito della lettura del messaggio da parte del destinatario. Accesso al servizio mediante Webmail o programma di posta elettronica Indirizzario condiviso Meccanismi anti-spam Meccanismi anti-virus Data e ora dei sistemi di posta elettronica automaticamente aggiornate Assistenza on-line 5.2 CARATTERISTICHE SPECIFICHE Ogni 2 mesi eliminazione automatica sul server dei messaggi più vecchi di 6 mesi sia letti che non letti contenuti nel cestino e nella cartella SPAM Capacità della casella di 50Mb di spazio Dimensione massima del singolo messaggio pari a 10Mb Messaggio automatico di casella quasi piena (una volta superato il 90% ed il 98% dello spazio disponibile) Numero massimo di destinatari di ogni messaggio pari a 50 (inclusi quelli in copia conoscenza nascosta). Manuale di utilizzo del servizio di posta elettronica Pag. 12 di 14

13 6 CAMBIO PASSWORD Gli utenti amministrativi possono effettuare il cambio della password utilizzando le funzioni disponibili dal Desktop o da Outlook Web Access. Per attivare la funzione di cambio password dal Desktop è necessario: 1. effettuare la seguente combinazione dei tasti: Ctrl Alt Cancel; 2. dalla finestra di Protezione di Windows selezionare la funzione di cambio password. Per attivare la funzione di cambio password da Outlook Web Access è necessario: 1. accedere alla casella di posta via web Accedi alla webmail 2. selezionare la voce Opzioni 3. selezionare cambia password 4. inserire i dati richiesti Manuale di utilizzo del servizio di posta elettronica Pag. 13 di 14

14 Per procedere al cambio della password è necessario inserire: - nel campo Domain Miur - Nel campo Account Username del cliente - Nel campo Old Password Password in uso. - Nel campo New Password la nuova password. - Nel campo Confirm new password re-inserire la nuova password per conferma. La password dovrà avere le seguenti caratteristiche: - essere lunga almeno otto caratteri e non più di dieci; - contenere al suo interno lettere da A a Z (minuscole e maiuscole) e/o numeri da 0 a 9; - non contenere caratteri speciali. La password tiene conto dell'uso di maiuscole e minuscole, pertanto se vengono assegnati caratteri maiuscoli, è necessario digitare questi caratteri in maiuscolo quando si immette la password. La password può essere costituita da una combinazione di lettere, cifre, spazi e simboli e può contenere fino a 10 caratteri. Utilizzare password complesse composte da lettere maiuscole e minuscole, numeri e simboli. Le password che non soddisfano questi requisiti sono considerate deboli. Un esempio di password complessa può essere Y6dh!et5. Un esempio di password debole è Casa27. Utilizzare comunque password complesse che si possano ricordare in modo da non doverne prendere nota. 7 POLITICHE DI UTILIZZO DEL SERVIZIO Di seguito si riporta il link al documento sulle politiche di utilizzo del servizio di posta elettronica. Il documento riporta la politica che disciplina l utilizzo del servizio di posta elettronica per gli utenti del Sistema Informativo dell Istruzione, in conformità alle leggi vigenti e alle ulteriori disposizioni emanate dall Amministrazione. Manuale di utilizzo del servizio di posta elettronica Pag. 14 di 14