BANCA DATI DEI DIRIGENTI DELLE AMMINISTRAZIONI STATALI

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1 Dicembre 2017

2 Sommario 1. Accesso al percorso DFP Ricerca Procedure Statistiche Evidenza Accesso al percorso Amministrazione Uffici dirigenziali Dirigenti Incarichi Documenti Evidenza Ruolo della dirigenza

3 La Banca dati della dirigenza dello Stato è uno strumento di supporto, nell ambito del Portale del lavoro pubblico (vedi Documento architetturale logico funzionale predisposto dalla Società Co.m.media incaricata dello sviluppo del Potale), alle attività di indirizzo e coordinamento svolte dal Dipartimento della Funzione Pubblica in materia di conferimento di incarichi dirigenziali di livello generale nell ambito dei Ministeri. Figura 1 Lavoropubblico.gov.it La Banca dati si configura come un applicativo gestionale che risponde a esigenze conoscitive dei vari soggetti interessati (DFP e Amministrazioni) rispetto agli obblighi e agli adempimenti inerenti la gestione del ruolo dei dirigenti e gli incarichi dirigenziali. 3

4 L applicazione risponde a quanto previsto dal comma 2 dell art 23 del D.Lgs 165/2001 (come modificato dall'art. 3-bis, D.L. 28 maggio 2004, n. 136): La Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento della funzione pubblica cura una banca dati informatica contenente i dati relativi ai ruoli delle amministrazioni dello Stato. I rispettivi compiti del DFP e delle amministrazioni statali sono esplicitamente previsti nell art. 2 comma 4 del DPR 28 aprile 2004, n. 108: I dati riguardanti i dirigenti inquadrati nei ruoli sono trasmessi dalle amministrazioni al Dipartimento della funzione pubblica, che provvede all'inserimento e all'aggiornamento della banca dati prevista dall'articolo 23 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e ne assicura la consultabilità via Internet, nel rispetto delle disposizioni di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n L applicazione si avvale di quattro principali basi informative: l anagrafe delle amministrazioni statali, il catalogo degli uffici dirigenziali delle amministrazioni statali, la banca dati dei dirigenti statali e dei relativi incarichi, l indice dei riferimenti documentali. L aggiornamento delle basi informative sarà garantito dal DFP, per quanto riguarda gli uffici, i dirigenti e gli incarichi di vertice e di direzione generale, e dalle singole amministrazioni per gli uffici, i dirigenti e gli incarichi di direzione non generale. NoiPA/MEF contribuisce inoltre all integrazione della banca dati dei dirigenti attraverso la comunicazione dei dati relativi alle posizioni retributive. La banca dati della dirigenza pubblica consente alle amministrazioni: - la tenuta e la pubblicazione del ruolo della dirigenza sul proprio sito istituzionale (amministrazione trasparente). - la gestione semplificata dell organigramma degli uffici dirigenziali che l amministrazione può riproporre sul proprio sito istituzionale; - la codifica degli uffici dirigenziali con l identificazione univoca delle singole strutture dell amministrazione. Alcuni output del sistema sono pubblici e liberamente accessibili. 4

5 Dalla home page, in base alle credenziali riconosciute dal sistema, si accede al percorso DFP o amministrazione. Figura 2 1. Accesso al percorso DFP Figura Ricerca La pagina Ricerca permette di filtrare e rendere accessibili specifiche informazioni del database (amministrazione, ufficio, dirigente, incarico, documento) ovvero di filtrare le statistiche per i criteri di filtro forniti. 5

6 Figura 4 Nella pagina relativa all esito della ricerca, un clic su una amministrazione consente al DFP di accedere in sola lettura al percorso Amministrazione. Figura Procedure Le funzionalità Procedure sono di supporto al DFP per lo svolgimento dell istruttoria delle nomine dirigenziali di vertice e di direzione generale, ovvero per 6

7 l aggiornamento della struttura organizzativa delle amministrazioni statali al momento dell emanazione di un nuovo ordinamento organizzativo. Figura Statistiche La pagina Statistiche permette di visionare, attraverso tabelle di sintesi, i dati elaborati sistematicamente e aggiornati ad una precisa data relativi alla situazione delle amministrazioni, degli uffici e della dirigenza: 7

8 Figura Evidenza La pagina Evidenza riporta gli aggiornamenti (nuovi uffici, nuovi dirigenti, nuovi documenti o modifiche a informazioni già registrate) introdotti dalle amministrazioni nella base dati che potranno essere monitorati periodicamente dal DFP. Nella pagina sono presenti tre livelli di aggiornamento: 8

9 aggiornamenti recenti : sezione dedicata alla verifica degli ultimi aggiornamenti effettuati dalle amministrazioni; nuovi avvisi : sezione in cui sono riportati gli esiti dei controlli effettuati dal sistema sulle modifiche introdotte dalle amministrazioni e segnalate le eventuali criticità riscontrate (superamento delle soglie dei contingenti per tipologia d incarico, incarichi scaduti, ), in osservazione : sezione in cui sono pubblicati gli avvisi in fase di verifica e istruttoria da parte del DFP. Figura 8 9

10 2. Accesso al percorso Amministrazione Figura Uffici dirigenziali Le pagine relative agli uffici dirigenziali 1 sono organizzate su tre livelli: il riepilogo degli uffici dirigenziali permette il controllo dello stato degli inserimenti relativi agli uffici e alle posizioni incarichi evidenziando in particolare le posizioni vacanti; 1 È utile chiarire che la definizione di ufficio dirigenziale, quasi mai utilizzata nelle norme, è puramente funzionale all applicazione in oggetto: con ufficio dirigenziale si intende l unità organizzativa (casella dell organigramma) cui corrispondono una o più posti dirigenziali di I o II fascia, pertanto costituisce ufficio dirigenziale la posizione organizzativa di un dirigente con incarico di studio e ricerca, anche se non vi è una struttura specificatamente destinata a tale funzione, o un ufficio ispettivo cui sono assegnati tre posizioni dirigenziali con incarico ispettivo non articolato settorialmente o territorialmente. Le unità organizzative cui non corrisponde una posizione dirigenziale (es.: ministero, articolazione territoriale, ) sono trattate come etichette dell organigramma e non hanno collegamenti a schede di incarico. 10

11 Figura 10 l organigramma 2 consente il rapido e coerente inserimento della struttura degli uffici permettendo di accedere al dettaglio relativo a ciascun ufficio; Figura 11 2 L organigramma consente la gestione di tre tipi di connessione: line (es.: ministero), ossia delle strutture operative articolate per livello gerarchico di vertice (segretario generale o dipartimento), di direzione generale e di direzione non generale, staff (es.: ufficio di diretta collaborazione del ministro) ossia strutture prive della posizione di vertice (ma che possono avere direzioni generali e direzioni non generali), float (es.: organismo indipendente di valutazione della performance) ossia strutture prive di connessione con la root (ministro) ma anch esse con possibile articolazione in direzioni generali e direzioni non generali. La somma delle posizioni di vertice, di direzione generale e di direzione non generale dovrà corrispondere alla numerosità della dotazione organica dirigenziale indipendentemente dalla connessione line, staff o float nell organigramma. 11

12 il dettaglio relativo all ufficio riporta le attribuzioni e il nominativo del dirigente incaricato. Figura Dirigenti Le pagine sui dirigenti sono organizzate su tre livelli: il riepilogo, che permette di visualizzare l avanzamento e il completamento degli inserimenti dei dati da parte delle amministrazioni; Figura 13 12

13 l elenco, che permette di visualizzare dirigenti incaricati in base al filtro selezionato; Figura 14 la scheda dirigente che riporta le informazioni di dettaglio per ciascun dirigente. Figura 15 13

14 La verifica dei nominativi dei dirigenti presenti nel sistema viene effettuata attraverso un confronto con i dati delle posizioni retributive di NoiPA/MEF. Il confronto produce alert quando: il nominativo inserito dall amministrazione non è presente in NoiPA/MEF (dichiarato, non accertato); il nominativo presente nelle schede di NoiPA/MEF, non è indicato nell elenco fornito dall amministrazione (non dichiarato, accertato). I campi della scheda dirigente da compilare obbligatoriamente a cura delle amministrazioni sono quelli previsti dal ruolo (DPR 108/2004), ossia: a) cognome, nome, luogo e data di nascita; b) data di inquadramento nella fascia di appartenenza o in quella inferiore, ove necessario; c) data di primo inquadramento nell'amministrazione; d) incarichi conferiti ai sensi dell'articolo 19, commi 3 e 4, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165; per ogni incarico devono essere indicati la decorrenza e il termine di scadenza. 2.3 Incarichi La scheda di uno specifico incarico è accessibile dalla pagina relativa al dirigente (vedi figura 14) o all ufficio. 14

15 Figura 16 Il sistema permette inoltre di visionare il riepilogo degli incarichi, selezionare specifiche tipologie di incarico, accedere ai nominativi dei dirigenti o all ufficio interessato. Figura 17 15

16 2.4 Documenti Nella pagina Documenti l amministrazione comunica gli atti con i quali viene determinata la struttura degli uffici dirigenziali, il ruolo della dirigenza e gli incarichi affidati. La pagina riporta inoltre il nominativo del responsabile del procedimento e i relativi recapiti. Figura Evidenza La pagina Evidenza riporta l esito dei controlli automatici sulle registrazioni effettuate dalle amministrazioni. In particolare il sistema permette: la verifica dei contingenti ai fini del monitoraggio dell eventuale superamento delle soglie di dotazione organica per gli incarichi, ai sensi del comma 5 bis e 6 del d.lgs 165/2001; la verifica delle scadenze, ai fini del monitoraggio dell eventuale superamento del limite temporale per gli incarichi a tempo determinato, la visualizzazione degli alert generati dal confronto con i dati di NoiPA/MEF; l individuazione dei dati mancanti e incompleti (uffici senza dirigenza, dirigenti senza incarico, ). 16

17 Figura Ruolo della dirigenza Figura 20 Le pagine relative al ruolo dei dirigenti forniscono informazioni sui dirigenti di I e II fascia di ruolo nelle amministrazioni statali cui accedono sia il DPF, sia l amministrazione, che l utente non registrato (pagine pubbliche) con differenti possibilità di configurazione dell output e di esportazione delle informazioni. 17

18 Il sistema consente inoltre la catalogazione e storicizzazione dei dati dei diversi archivi: anagrafe delle amministrazioni statali, catalogo degli uffici dirigenziali delle amministrazioni statali, banca dati dei dirigenti statali e dei relativi incarichi, indice dei riferimenti documentali. Il consolidamento storico degli archivi interverrà ad ogni decreto di aggiornamento del ruolo dei dirigenti. La pubblicazione di ogni aggiornamento del ruolo richiede infatti il coerente aggiornamento del catalogo degli uffici, dei dirigenti e degli incarichi. 18