Elenco dei principali documenti da gestire e archiviare

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1 Elenco dei principali documenti da gestire e archiviare Il presente promemoria è una breve sintesi della maggior parte dei documenti che il GEST/DIR ed il RSGSL hanno il compito di gestire (elaborare o far elaborare ed aggiornare sotto la propria supervisione a professionisti, ed archiviare) ed all occorrenza inoltrare agli Enti/Amministrazioni competenti. In particolare il RSGSL dovrà: Garantire un facile e sicuro reperimento dei documenti; Permettere di facilitare la comunicazione e di creare un atmosfera di fattiva collaborazione con gli Enti di controllo; Mantenere e ordinare il posizionamento della documentazione in uno o in più armadi ubicati nell ufficio RSGSL; I due documenti di seguito elencati saranno aggiornati sotto la supervisione del DIR. L originale sarà archiviato a cura del DIR e la copia master a cura del RSGSL: Documento di Politica della Società ; Manuale del Sistema di Gestione della Sicurezza e Procedure allegate; La seguente documentazione sarà gestita ed archiviata dal RSGSL: Piano di Emergenza Interno (PEI); Manuale delle operazioni del deposito e dell HRS; Scheda di Informazione ai cittadini ed ai lavoratori ai sensi dell Allegato V del D.Lgs. 334/99 (conservare la copia della prima edizione ed i successivi aggiornamenti). Registro manutenzione dei sistemi di sicurezza anno in corso e registri delle manutenzioni dei sistemi antincendio relativi agli anni precedenti; Programma di effettuazione delle manutenzioni programmate sui sistemi antincendio; Registro aziende terze che frequentano il deposito; Documentazione e manuali sugli impianti di sicurezza. La Seguente documentazione sarà gestita e archiviata a cura RM: Registro manutenzione apparecchiature anno in corso e registri delle manutenzioni delle apparecchiature relativi agli anni precedenti; Pag. 1 di 6

2 planimetrie e schemi di flusso; documentazione e manuali di manutenzione e d uso su impianti di servizio, (impianti elettrici, apparecchiature e recipienti a pressione, sistemi di controllo, ecc.); La documentazione principale, riguardante la sicurezza e la salute dei lavoratori sul luogo di lavoro, è costituita da ; D. Lgs 81/08 T.U. su Salute e Sicurezza nei luoghi di lavoro; D.Lgs 12/6/2003 n 2 33: Certificazione degli impianti elettrici (schede A, B, C e verbali di controllo); Certificazione degli impianti di riscaldamento (libretti di centrale/di impianto); Certificazioni di conformità CE degli impianti e delle apparecchiature soggette alla normativa PED (D.Lgs 93/2000); Documento di valutazione dei rischi da esposizione al rumore dei lavoratori; Documento di valutazione dei rischi ai sensi del D.Lgs. 81/08 e successivi aggiornamenti; Documento di valutazione dei rischi derivanti da agenti chimici ai sensi del D.Lgs. 81/08; Documento di valutazione dei rischi contro le esplosioni ai sensi del D.Lgs. 233/2003; Documentazione relativa alla nomina del Medico Competente ai sensi del D.Lgs. 81/08; Documento di nomina del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza ai sensi del D.Lgs. 81/08 Attestato di frequenza al corso di formazione del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza ai sensi del D.Lgs. 81/08; Documento di nomina degli addetti al Pronto Soccorso ai sensi del D.Lgs. 81/08; Attestato di frequenza al corso di formazione degli addetti al Pronto Soccorso ai sensi del D.M. 388/2003; Documento di nomina del Responsabile dell Emergenza ai sensi del D.Lgs. 81/08; (il ruolo è affidato al CT/RA in servizio al momento dell emergenza) Raccolta dei verbali delle riunioni annuali tenute ai sensi D.Lgs.81/08 a cura del RSPP. Pag. 2 di 6

3 I princiali documenti riguardanti la normativa antincendio Certificato di Prevenzione Incendi e relativa documentazione di supporto; Valutazione dei rischi di incendio ai sensi dell'art. 2 DM 10/3/1998; Raccolta completa delle esercitazioni antincendio eseguite negli ultimi anni; Raccolta completa delle esercitazioni sul piano di emergenza interno e di evacuazione del deposito, eseguite negli ultimi anni; Raccolta dei verbali delle riunioni informative con i dipendenti sul piano di emergenza interno tenute presso lo Stabilimento ai sensi del D.M. 16/03/98. Raccomandazioni sulla gestione dei documenti e loro gestione Piano di Emergenza Interno (PEI): controllare la rispondenza del documento alla situazione attuale e conservare una copia della prima edizione e degli ultimi aggiornamenti. Assicurarsi che tutti i lavoratori siano a conoscenza delle azioni da svolgere individualmente in caso di emergenza e che ciascuno abbia una copia personale del documento attualmente in vigore ed in particolare lo stralcio delle azioni che gli sono state affidate per la corretta applicazione dello stesso. Lo stralcio del PEI che riassume le azioni da svolgere deve essere consegnato anche agli addetti alla vigilanza. Qualora predisposto dalla Prefettura competente per territorio il Piano di Emergenza Esterno (PEE): deve essere conservata copia della prima edizione e dei successivi aggiornamenti. Manuale Operativo: conservare una copia della prima edizione e degli ultimi aggiornamenti. Inoltre, è necessario provvedere alla duplicazione dell intero Manuale Operativo ed al suo posizionamento in Sala Controllo. Stralci del M.O. devono essere inoltre presenti nell ufficio del Satellite. Registro manutenzione apparecchiature anno in corso: deve essere regolarmente aggiornato e conservare in luogo facilmente accessibile. Registri delle manutenzioni delle apparecchiature relativi agli anni precedenti: controllare che i registri siano correttamente compilati e conservare in luogo facilmente accessibile. Pag. 3 di 6

4 Programma di effettuazione delle manutenzioni programmate sulle apparecchiature: controllare che sia datato e firmato. Conservare in luogo facilmente accessibile. Registro manutenzione dei sistemi di sicurezza anno in corso: deve essere regolarmente aggiornato e conservare in luogo facilmente accessibile. Registro delle manutenzioni dei sistemi antincendio relative all'anno in corso ed agli anni precedenti: controllare che i registri siano correttamente compilati e conservare in luogo facilmente accessibile. Programma di effettuazione delle manutenzioni programmate sui sistemi antincendio datato e firmato. Conservare in luogo facilmente accessibile. Registro e scadenziario delle esercitazioni pratiche semestrali di addestramento dei lavoratori sul piano di emergenza interno, come richiesto dal'art del DM 13/10/94; Registro e scadenziario delle esercitazioni pratiche trimestrali di addestramento dei lavoratori sui contenuti dell'art. 4, comma 2 del DM 16/3/98; Registro e scadenziario delle esercitazioni pratiche annuali antincendio per l'addestramento dei lavoratori esposti a rischio di incendio, come previsto dall'allegato VII, comma 7.4 del DM 10/3/98; Registro visitatori e ditte esterne aggiornato. Documento Valutazione dei Rischi ai sensi del D.Lgs. 81/08 controllare che sia presente e che vi siano le successive revisioni inviate dal RSGS. Documento di nomina del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza ai sensi del D.Lgs. 81/08 e verbale della riunione di nomina controllare che siano presenti e completi di firme degli attori principali. Attestato di frequenza al corso di formazione del RLSA - Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza ai sensi del D.Lgs. 81/08 controllare che sia presente e correttamente archiviato. Pag. 4 di 6

5 Documento di nomina degli addetti al Pronto Soccorso (o primo intervento) ai sensi del D.Lgs. 81/08 e del DM 15/7/2003 n 388. ed atte stati di formazione: controllare che siano presenti, e correttamente archiviati. Gli addetti al primo intervento devono avere effettuato un corso di formazione di 16 ore previsto per le aziende del gruppo A del DM 15/7/2003 n 388, che ogni tre anni deve e ssere rinnovato. Documento di nomina dei Responsabili dell Emergenza ai sensi del D.Lgs. 81/08: controllare che sia presente e correttamente archiviato. Raccolta dei Verbali delle riunioni annuali tenute presso la sede della Società ai sensi del DLgs.81/08 a cura del RSPP: controllare che siano presenti e correttamente archiviati. Certificato di Prevenzione Incendi e relativa documentazione di supporto: controllare che sia presente, che sia ancora valido (in caso contrario contattare il Responsabile Aziendale della Sicurezza) e che la documentazione di corredo sia completa. Archiviarlo in modo da garantirne un facile accesso. Raccolta completa dei permessi di lavoro emessi negli ultimi anni sia a Ditte terze che a dipendenti SERAM che hanno eseguito particolari lavori nell ambito dell azienda. Raccolta dei Verbali delle riunioni informative tenute presso lo Stabilimento ai sensi del D.M. 16/03/98: controllare che sia completa ed aggiornata. Certificazione delle verifiche sugli impianti elettrici (schede A, B, C e verbali di controllo da parte ASL/Organismo Notificato): controllare la completezza e l aggiornamento delle schede ed eventualmente richiedere il sopralluogo da parte dell Ente competente al controllo. Libretti di impianto/di centrale degli impianti di riscaldamento, rispettivamente per generatori di calore aventi potenze termiche al focolare uguale o superiore /minore a 35 kw (controllare l aggiornamento annuo delle verifiche di manutenzione previste dal DPR 412/93 e s.m.i. e la completezza della documentazione, in particolare della dichiarazione di conformità di cui alla Legge 46/90 rilasciata Pag. 5 di 6

6 dall'installatore delle caldaie. Eventualmente richiedere il sopralluogo da parte della ditta di manutenzione degli impianti termici ed inviare all Ente competente al controllo l'allegato H rilasciato dal manutentore). Pag. 6 di 6