Procedure per l istruttoria di istanze per la concessione di contributi pubblici a valere su Fondi UE,Nazionali e Regionali SETTORE INFRASTRUTTURE E

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1 Procedure per l istruttoria di istanze per la concessione di contributi pubblici a valere su Fondi UE,Nazionali e Regionali SETTORE INFRASTRUTTURE E INVESTIMENTI PUBBLICI AM IIP OI 01/2010 1

2 Abbreviazioni AU COORD (RF) RESP ATT ISTR SINF AMM VALTEC RT Amministratore Unico Coordinatore settore infrastrutture di Sviluppo Toscana (Responsabile Fuzione) Responsabile attività istruttoria per il singolo bando Istruttore Sistema informativo di Sviluppo Toscana Amministrazione di Sviluppo Toscana Tecnico Valutatore esterno Responsabile di linea Regione Toscana 2

3 PROCEDURA ORGANIZZATIVA Attività preliminari alla pubblicazione del bando Processo organizzativo n 1 3

4 Matrice di responsabilità Processo 1 Attivita' preliminari alla pubblicazione del Bando AU COORD RESP ATT ISTR SINF AMM VALTEC RT Predisposizione schede R P V Informatizzazione C R V Test di utilizzo C R Presentazione sistema informatico C C R V Rilascio ai beneficiari R C P R V COLLABORA PREDISPONE RESPONSABILE VALIDA 4

5 11 Predisposizione schede Secondo quanto previsto dal disciplinare/convenzione/po con il responsabile di Linea relativamente alle problematiche tecniche, criteri di ammissibilità, selezione e premialità di un bando ST condivide con RT le schede necessarie per l accoglienza dei dati da parte dei potenziali beneficiari Questa funzione e svolta dal responsabile di attività in collaborazione con il Coordinatore che inoltra alla Regione la bozza di schede per una validazione formale delle stesse Si indica fino a 30 giorni il tempo necessario per questa fase(allegato 1) 12 Informatizzazione ST attraverso la propria piattaforma informatica e l apporto di SINF procede alla analisi, progettazione, sviluppo e realizzazione dei processi di acquisizione on line necessari all inserimento dei dati da parte dei soggetti beneficiari, assicurando se necessario piu livelli di autorizzazione relativamente alla visione dei dati inseriti (livello utente, eventuale livello responsabile comunale/provinciale, livello manager, livello amministratore) ST accompagna la realizzazione di ogni applicazione con la stesura di linee guida per l utente sia di natura tecnica che contenutistica Il responsabile di attività, sentito COORD, comunica a SINF la tempistica di realizzazione ed dei template correlati al bando regionale da informatizzare Il Responsabile di attività, durante la fase di progettazione, fornisce assistenza contenutistica al settore SINF e stabilisce congiuntamente con lo stesso momenti di check e di verifica (allegato 2) Si indica in circa 30 giorni il tempo minimo necessario per questa fase 13 Test di utilizzo SINF, in collaborazione con il responsabile di attività, prima del rilascio dell applicazione sulla Piattaforma Informatica di ST, testa in ogni sezione il nuovo gestionale per verificarne la correttezza in termini di coerenza con il bando, di funzionalità delle formule inserite, di ottimizzazione dei controlli inseriti, di corretta stampa, di verifica di assenza di anomalie che impediscono il corretto inserimento di dati (allegato 3) Si indica in circa 14 giorni il tempo minimo necessario per questa fase 14 Presentazione sistema informatico Si ritiene necessario a seguito di ogni nuova piattaforma gestionale realizzata dare una adeguata informazione agli utenti invitandoli a partecipare ad uno o piu momenti formativi in cui alla presenza dei responsabili regionali, si individui il processo di accreditamento e di accesso al gestionale e le specifiche caratteristiche dello stesso COORD invia ai soggetti interessati copia delle presentazioni tecniche effettuate e SINF inserisce lo stesso materiale all interno del proprio sito 15 Rilascio ai beneficiari A seguito del momento di presentazione del gestionale SINF rende disponibile lo stesso con le modalità previste nel bando 5

6 Procedura 11 - Attività preliminari alla pubblicazione del Bando Fase: predisposizione schede Attori: AU COORD - Verifica contenuto - Trasmette proposta di modulistica a RT - Acquisisce modulistica validata da RT - Incarica RESP ATT di avviare procedura di informatizzazione della modulistica RESP ATT - Analizza Bando fornito da RT - Formula proposta di modulistica per la presentazione delle istanze di contributo SINF REGIONE TOSCANA - Valuta - Approva modulistica/richiede modifiche Nok Ok 6

7 Procedura 11 - Attività preliminari alla pubblicazione del Bando Fase: informatizzazione modulistica Attori: AU COORD - Verifica nuovo SG - Richiede nulla osta RT per presentazione SG a utenti RESP ATT - Integra modulistica validata da RT con indicazioni tecniche per informatizzazione (vincoli, formule, ecc) - Incarica SINF di predisporre modulistica on-line - Test di utilizzo - Sottopone prototipo a COORD SINF - Progetta e realizza prototipo di sistema gestionale on-line - Rilascia SG a utenti REGIONE TOSCANA Nok - Valuta - Approva SG/richiede modifiche - Organizza presentazione SG Ok SOGGETTI TERZI INTERESSATI 7

8 PROCEDURA ORGANIZZATIVA Assistenza ed informazione fase di apertura del Bando Processo organizzativo n 2 8

9 Matrice di responsabilità Processo 2 Assistenza ed informazione fase di apertura del Bando AU COORD RESP ATT ISTR SINF AMM VALTEC RT Assistenza tecnica ai compilatori R Assistenza contenutistica C R Promozione R C C Assistenza/consulenza in situ R C Reportistica R C P C P R V COLLABORA PREDISPONE RESPONSABILE VALIDA 9

10 21 Assistenza tecnica ai compilatori Durante la fase di apertura del bando, SINF predispone una mail di assistenza tecnica attraverso la quale i soggetti in fase di compilazione possono riceve informazioni sul corretto utilizzo della piattaforma informatica Altre fasi da monitorare sono quella di richiesta di account, di chiusura telematica della scheda di progetto, della coerenza della stampa con il modulo cartaceo, della possibilità dei supervisori di essere accreditati Si indica in circa 45 giorni il tempo necessario per questa fase 22 Assistenza contenutistica Durante la fase di apertura del bando, SINF predispone una mail di assistenza tecnica contenutistica attraverso la quale i soggetti in fase di compilazione possono riceve informazioni sulla corretta interpretazione relativa alla documentazione da allegare In collegamento con il settore della RT competente per dare interpretazioni autentiche di natura contenutistica, il RESP ATT si cura di implementare una FAQ specifica in modo da rendere le informazioni disponibili a tutti gli interessati (allegato 4) 23 Promozione /animazione economica RESP ATT si rende disponibile alla promozione territoriale del bando, sulla base di un programma concordato con la RT 24 Assistenza/consulenza RESP ATT si rende disponibile a realizzare momenti informativi/formativi anche personalizzati per singoli o piu enti pubblici al fine di dare fruibile agli operatori le modalità di accesso, inoltre promuove momenti di scambio tra operatori in modo da favorire lo scambio delle competenze 25 Reportistica Durante la fase di apertura del bando, su richiesta della RT, COORD realizza ed invia attraverso posta elettronica report relativi allo stato di avanzamento progettuale (allegato 5) 10

11 P r o c e d u r a A s s i s t e n z a e d i n f o r m a z i o n e n e l l a f a s e d i a p e r t u r a d e l B a n d o F a s e : A s s i s t e n z a t e c n i c a A t t o r i : AU C O O R D R E S P A T T S I N F - V a l u t a r i c h i e s t a - R i s o l v e e v e n t u a l i " b u g " d e l SG - P r e d i s p o n e e d i n v i a r i s p o s t a a u t e n t e R E G I O N E T O S C A N A S O G G E T T I T E R Z I I N T E R E S S A T I - F o r m u l a r i c h i e s t a d i a s s i s t e n z a t e c n i c a v i a e - m a i l 11

12 Procedura 12 - Assistenza ed informazione nella fase di apertura del Bando Fase: Assistenza contenutistica Attori: AU COORD - Verifica contenuto - Trasmette risposta via a beneficiario e RT (pc) RESP ATT - Valuta richiesta - Predispone ipotesi di risposta SINF REGIONE TOSCANA SOGGETTI TERZI INTERESSATI - Formula richiesta di assistenza tecnica via 12

13 Procedura 12 - Assistenza ed informazione nella fase di apertura del Bando Fase: Reportistica Attori: AU COORD - Verifica contenuto - Richiede report a SINF - Verifica contenuto - Trasmette report a RT RESP ATT - Formula ipotesi di report SINF - Predispone automazione report con inoltro a COORD da SG REGIONE TOSCANA SOGGETTI TERZI INTERESSATI 13

14 PROCEDURA ORGANIZZATIVA Ricezione domande Processo organizzativo n 3 14

15 Matrice di responsabilità Processo 3 Ricezione domande AU COORD RESP ATT VAL SINF AMM/SEG TEC RT Accettazione R Smistamento C R Protocollazione R C Verifica di corrispondenza tra documenti ricevuti e lettera di accompagnamento R C C P R V COLLABORA PREDISPONE RESPONSABILE VALIDA 15

16 31 Accettazione AMM/SEG provvede a ritirare la posta trasmessa dai soggetti terzi, apponendo su ciascun plico un timbro con data e ora di ricezione 32 Smistamento AMM/SEG consegna ogni plico al RESP ATT competente, se desumibile dal plico, ovvero al COORD, in assenza di indicazioni specifiche 33 Protocollo di procedimento Il COORD istituisce un Protocollo di Procedimento e il RESP ATT assegna un numero di protocollo cartaceo o dove sia predisposto anche attraverso procedura informatizzata on line ; associando ad un numero progressivo i seguenti campi: data di arrivo, ora di arrivo, mittente, data di invio, ora di invio, data di protocollo, settore (INFR), oggetto (domanda, integrazioni, ecc), bando di riferimento, modalità di invio (fax, AR,altro), addetto all accettazione, note (in grassetto campi obbligatori) Se esiste la procedura informatizzata,resp ATT provvede a stampare una scheda protocollo riportante le informazioni contenute nei campi sopra indicati e la allega al plico in alternativa provvede a fotocopiare il documento di accompagnamento sul quale e stato apposto il timbro di protocollo e ne lascera copia nel Protocollo 34 Verifica di corrispondenza COORD e/o RESP ATT provvedono all apertura dei plichi ricevuti, verificando la corrispondenza tra l elenco di trasmissione predisposto dal soggetto richiedente e la documentazione effettivamente contenuta nel plico ricevuto; in assenza dell elenco dei documenti trasmessi all interno del plico, si provvede a verbalizzare il contenuto del plico sulla base di una specifica check list predisposta dal RESP ATT COORD e RESP ATT provvedono contestualmente a verificare che i documenti pervenuti siano presenti anche in formato digitale, laddove richiesto (upload su sistema gestionale o supporto informatico all interno del plico)(allegato 6) 16

17 Procedura 3 Ricezione domande Fase: Smistamento Attori: AU COORD Riceve ed individua soggetto competente e/o attivita' da iniziare (risposta, archiviazione, segnalazione, ecc) RESP ATT Riceve ed analizza AMM/SEG consegna ogni plico al RESP ATT competente, se desumibile dal plico, ovvero al COORD, in assenza di indicazioni specifiche 17

18 PROCEDURA ORGANIZZATIVA Archiviazione Processo organizzativo n 4 18

19 Matrice di responsabilità Processo 4 Archiviazione AU COORD RESP ATT ISTR SINF AMM VALTEC RT Codificazione R Definizione struttura fascicolo R P Archiviazione durante fase di istr Archiviazione R R C P R V COLLABORA PREDISPONE RESPONSABILE VALIDA 19

20 41 Codificazione Il responsabile di attivita' codifca in modo univoco le pratiche oggetto di istruttoria (es pratica di investimento infrastrutturale bando 54b dell'anno 2010 della provincia di arezzo : AR_10_54b2010) Tale codifica sara' conservata anche nelle comunicazioni con il soggetto beneficiario 42 Definizione struttura del fascicolo Durante la fase di istruttoria ISTR predispone il fascicolo del progetto distinguendo all'interno dello stesso, per fasi temporali e per livello di progettazione consolidato, la documentazione cartecea pervenuta inoltre il fascicolo conterra' copia delle comunicazioni intercorse con il soggetto beneficiario e copia della risultanza istruttoria, sia tecnica, che complessiva oltre che del quadro economico ammesso al finanziamento Il RESP ATT verifica e controlla a campione circa la correttezza del procedimento 43 Archiviazione durante la fase istruttoria Il personale incaricato di St si prende cura di archiviare il fascicolo oggetto di valutazione, giornalmente in luogo protetto e posizionandolo in ottemperanza alla specifica procedura di codifica, nello spazio individuato, classificato per bando e per provincia 44 Archiviazione definitiva Il personale di ST al termine della fase istruttoria procede alla archiviazione presso l'archivio generale secondo la procedura che individua luogo e modalità di classificazione per bando e per provincia (allegato 7) 20

21 21

22 PROCEDURA ORGANIZZATIVA Istruttoria di ammissibilità formale Processo organizzativo n 5 22

23 Matrice di responsabilità Processo 5 ISTRUTTORIA DI AMMISSIBILITA' FORMALE AU COORD RESP ATT ISTR SINF AMM VALTEC RT Acquisizione competenze esterne R V Pr C Assegnazione pratiche V R Completezza documentazione V R Conformita' tra carteceo e progetto on line V R Regolarita' documentazione V R Controllo dich sostitutive V R Analisi dei requisiti soggettivi V R Acquisizioni pareri R P C Emanazione giudizio di ammissibilita'/non ammissibilita' Rappresentazione ed analisi degli esiti della fase V R P R P V C pr P R V COLLABORA PROPONE PREDISPONE RESPONSABILE VALIDA 23

24 51 Acquisizione competenze esterne Il responsabile di attività propone al COORD l'utilizzo di collaboratori esterni specificando competenze e tempi di utilizzo nell'ambito delle attività previste Amm segue la procedura di acquisizione competenze, cosi' come definita dagli accordi con la RT AU incarica la/le risorse selezionate ed informa il COORD trasmettendogli copia del contratto 52 Assegnazione pratiche Il responsabile di attività fornisce al valutatore incaricato gli strumenti di analisi necessari (bando, ceck list,verbale di istruttoria, tabella di ricalcalo automatizzato, modalità di accesso al gestionale, indicazione dei tempi di istruttoria) ed assegna a ciascuno i progetti secondo un criterio di efficienza (es progetti per provincia, progetti per livello di progettazione, ecc) con la stesura di un programma di lavoro(allegato 8 ed allegato 9) 53 Completezza documentazione Il valutatore opera nella verifica degli elementi presenti individuando ed analizzando in linea prioritaria quelli che costituiscono formalmente elementi specifici di accoglibilita o non accoglibilita 54 Conformità tra cartaceo e progetto on line Il Resp di attività insieme al valutatore individua eventuali anomalie sia relative all istanza che ai documenti allegati (es file non leggibili, documenti scannerizzati senza le firme, ecc) 24

25 55 Regolarità documentazione Il valutatore opera nella verifica della regolarità della documentazione ed in particolare verifica se: -L istanza è presentata utilizzando la modulistica on line, regolarmente chiusa sul sistema gestionale -la chiusura telematica dell istanza è avvenuta entro il termine massimo previsto dal Bando approvato -La presentazione dell istanza cartacea è avvenuta entro il termine massimo previsto dal Bando approvato L istanza è stata timbrata e sottoscritta dal legale rappresentante del Soggetto Proponente con firma autenticata ai sensi di legge -L istanza contiene le dichiarazioni e gli impegni pertinenti secondo quanto previsto dal Bando approvato -esiste copia dell atto dell organo competente del soggetto proponente, con il quale si formalizza l approvazione del progetto preliminare -sono presenti gli elaborati costituenti il progetto preliminare approvato, secondo quanto stabilito dall art 93 del D Lgs n 163/2006 in formato cartaceo -sono presenti gli elaborati costituenti il progetto preliminare approvato, secondo quanto stabilito dall art 93 del D Lgs n 163/2006 in formato digitale -e presente il certificato di destinazione urbanistica -e presente la copia cartacea del piano esecutivo di gestione, timbrata e sottoscritta in ogni pagina dal legale rappresentante del soggetto proponente (per interventi infrastrutturali e immateriali finalizzati alla creazione o all ampliamento di strutture per l erogazione di servizi di interesse pubblico) 25

26 56 Controllo dichiarazioni sostitutive Si procede su base campionaria ad estrarre il 5% delle dichiarazioni pervenute per poter procedere alla verifica dei dati contenuti 57 Analisi dei requisiti soggettivi Verifica se il soggetto proponente è compreso nell elenco dei soggetti ammissibili ai finanziamenti della linea in oggetto Verifica se l operazione proposta è localizzata in uno dei comuni eligibili da bando Verifica del livello di progettazione Verifica della disponibilità del piano di gestione Verifica dell inserimento del progetto nei PASL Verifica se l operazione ha un cronoprogramma coerente e rientrante tra i limiti posti dalla normativa Verifica se Il progetto è conforme al regolamento Urbanistico Verifica se il progetto prevede conseguimento di certificazioni Verifica della dimensione finanziaria e del relativo cofinanziamento 58 Acquisizioni pareri Se ritenuti obbligatori dal bando si procede all acquisizione di pareri esterni relativi al livello di coerenza con gli strumenti di programmazione locale (es parere Provincia, parere Comunita Montana) 59 Emanazione giudizio di ammissibilita'/non ammissibilita Il responsabile di attività procede alla redazione di format contenenti i dati sintesi della fase di istruttoria formale e contenente al minimo i seguenti elementi : Per i progetti ammessi: Presentatore domanda Titolo del progetto Per i progetti non ammessi : Presentatore domanda Titolo del progetto MOTIVAZIONE DI NON AMMISSIBILITA 26

27 510 Rappresentazione ed analisi degli esiti della fase Il COORD accertati gli esiti di valutazione trasmette al RdL regionale via mail ed in cartaceo la tabella dei soggetti ammessi/non ammessi Il responsabile di linea regionale valuta gli esiti e procede alla richiesta di supplementi istruttori specifici, in alternativa valida la tabella attraverso comunicazione all OI Tale fase può essere svolta anche attraverso incontri diretti programmati tra il RdL ed il COORD e responsabile attività 27

28 Procedura 5 - Istruttoria di ammissibilita' formale Fase: Acquisizione competenze esterne Attori: AU AU incarica la/le risorse selezionate ed informa il COORD trasmettendogli copia del contratto COORD valida le necessita' informandone AU ed AMM RESP ATT Il responsabile di attività propone al COORD l'utilizzo di collaboratori esterni specificando competenze e tempi di utilizzo AMM Amm segue la procedura di acquisizione competenze, 28

29 29

30 PROCEDURA ORGANIZZATIVA Istruttoria requisiti di selezione e priorita Processo organizzativo n 6 30

31 Matrice di responsabilità Processo 6 ISTRUTTORIA REQUISITI DI SELEZIONE E PRIORITA' AU COORD RESP ATT ISTR SINF AMM VALTEC RT Analisi requisiti amministrativo/urbanistico V C R Analisi altri requisiti di merito/priorita' R P Verifica costi ammissibili e calcolo contributo R P Eventuale verifica EN R P Richieste di integrazione R P Assegnazione punteggio V R P Registrazione nel sistema informatico R C P R V COLLABORA PREDISPONE RESPONSABILE VALIDA 31

32 61 Analisi requisiti amministrativo/urbanistico La verifica dovrà riguardare le seguenti tematiche: Verifica circa il corretto inquadramento tecnico dell intervento da parte del soggetto proponente in relazione alle categorie ammissibili al bando Verifica circa la regolarità formale e sostanziale della documentazione tecnica di progetto ai sensi D Lvo n 163/2006 art 93 Verifica circa la congruità dei prezzi dell operazione, anche alla luce di quanto previsto dal D Lvo n 163/2006 art 89, comma 2 Verifica circa la chiara ed univoca identificazione dei beni oggetto di intervento Verifica della correttezza dell articolazione dei costi oggetto di richiesta di contributo (corretta attribuzione dei singoli costi previsti nel quadro economico alle diverse categorie di costo ammissibile previste dal Bando) Valutazione della reale organicità e funzionalità dei singoli lotti proposti nel caso di articolazione del progetto in lotti Verifica circa le eventuali criticità amministrative e/o urbanistiche legate all avvio a realizzazione dell operazione Nel caso di operazioni per cui è richiesto un punteggio legato alle performance ambientali, verifica circa l effettiva sussistenza dei requisiti dichiarati dal Soggetto proponente (interventi di recupero e/o riqualificazione di aree e immobili dismessi; interventi che adottano criteri di edilizia sostenibile interventi che adottano criteri di edilizia sostenibile; bioedilizia e bioarchitettura con uso di fonti energetiche rinnovabili, materiali naturali, accorgimenti per il benessere visivo ed uditivo, interventi che valorizzino anche beni di interesse storico-artistico, archeologico e paesaggistico) Nel caso di operazioni per cui è richiesto un punteggio legato all ottimizzazione della funzionalità ed efficacia di iniziative progettuali preesistenti, verifica circa l effettiva sussistenza dei requisiti dichiarati dal Soggetto proponente Nel caso di operazioni per cui è richiesta l attribuzione di una priorità nel finanziamento (recupero, riconversione, riuso, valorizzazione e riqualificazione del tessuto insediativo preesistente; utilizzo di tecniche edificative ecocompatibili finalizzate al risparmio energetico; previsione di una dotazione aggiuntiva di attrezzature e servizi collettivi, integrazione della dotazione infrastrutturale) verifica circa l effettiva sussistenza dei requisiti dichiarati dal Soggetto proponente 32

33 62 Analisi altri requisiti di merito/priorita Verifica premialita per requisiti occupazionali Verifica premialita per presenza innovazione tecnologica ed edilizia sostenibile Verifica premialita per Creazione di reti Verifica premialita per Completamento funzionale Verifica premialita per Livello di cantierabilità dell iniziativa (allegato 10) 63 Verifica costi ammissibili e calcolo contributo A seguito delle verifica documentale si procede al ricalcolo delle spese ammissibili individuate sulla base delle indicazioni del DAR ed al conseguente ricalcolo del contributo Lo strumento e rappresentato da un file excel (allegato ) che riporta quattro sezioni (anagrafica, dettaglio costi di investimento, calcolo, motivazioni di taglio di costi) 64 Eventuale verifica EN Attraverso l utilizzo del link htpps://sviluppotoscanait/entratenette l analista verifica la sussistenza di condizioni che individuano eventuali rettifiche al contributo dovute al calcolo delle entrate nette per investimenti superiori al di euro 65 Richieste di integrazione Il valutatore in accordo con il responsabile di attività elenca per ciascun progetto analizzato le richieste di supplemento istruttorio da formalizzare per scritto al presentatore/beneficiario secondo i tempi e le modalità definite dal bando o concordate con il responsabile di attivita regionale Il fax simile di richiesta di integrazione e in allegato Assegnazione punteggio Il valutatore al termine della fase istruttoria, prendendo atto anche di eventuali integrazioni pervenute, procede a redigere un format (allegato 11) che contiene gli elementi di valutazione e l attribuzione del punteggio di merito e/o di premialita Nel caso di bandi attuati attraverso forme di negoziazioni tra il livello regionale ed il livello provinciale/comunale, l ulteriore apposizione di un eventuale punteggio relativo viene effettuata da parte del funzionario della regione toscana responsabile del bando in oggetto 33

34 67 Registrazione nel sistema informatico Al termine della fase istruttoria il valutatore inserisce nel sistema informatico i seguenti elementi di base utili ad un successivo passaggio dei dati al sistema ARTEA COD Titolo operazione Strumento di programmazione Beneficiario Comune CF/PI Beneficiario CUP Livello di progettazione Tipologia intervento Progetto di interesse regionale SI/NO Deroga al limite dimensionale % indetraibilità IVA Inserito nel PASL SI/NO Lotto Unico SI/NO Caratteristiche dimensionali SI/NO Indirizzo beneficiario-cap-città-provincia- Legale Rappresentante-Nome e Cognome-Codice Fiscale -Tel-fax- - RUP-Nome e Cognome-tel- - Costo totale da QE CATEGORIE DI COSTO-costo ammissibile verificato-contributo verificato Punteggio selezione e premialità Studio di fattibilità-data inizio-data fine PP-Data inizio-data fine PD-Data inizio-data fine PE-Data inizio-data fine APPALTO-Data inizio-data fine INIZIO LAVORI FINE LAVORI 34

35 PROCEDURA ORGANIZZATIVA Esiti di valutazione istruttoria Processo organizzativo n 7 35

36 Matrice di responsabilità Processo 7 ESITI DI VALUTAZIONE ISTRUTTORIA Elaborazione graduatoria R P AU COORD RESP ATT ISTR SINF AMM VALTEC RT Trasmissione al responsabile RT F R P V Pubblicazione R Predisposizione delle comunicazioni ai presentatori R P Invio delle comunicazioni ai Presentatori F R P Rapporto attivita' istruttoria R P V Fatturazione V P R C P R V COLLABORA PREDISPONE RESPONSABILE VALIDA F FIRMA 36

37 71 Elaborazione graduatoria Il responsabile di attivita procede alla redazione di format contenenti i dati sintesi della fase di istruttoria e contenente al minimo i seguenti elementi : Per i progetti ammessi: Presentatore domanda Titolo del progetto INVESTIMENTO AMMESSO CONTRIBUTO AMMESSO Totale punteggio progetto Per i progetti non ammessi : Presentatore domanda Titolo del progetto MOTIVAZIONE DI NON AMMISSIBILITA 72 Trasmissione al responsabile RT Il COORD accertati gli esiti di valutazione, ne informa AU il quale trasmette al RdL regionale via mail ed in cartaceo la classifica provvisoria, contestualmente COORD inoltre su supporto informatico trasferisce al responsabile di Linea regionale gli esiti istruttori di ogni progetto Il responsabile di linea regionale valuta gli esiti e procede alla richiesta di supplementi istruttori specifici, in alternativa valida la classifica attraverso comunicazione all OI Tale fase puo essere preceduta da incontri diretti programmati tra il rdl ed il COORD e RESP ATT 73 Pubblicazione Il RdL regionale provvede alla pubblicazioni sul burt del decreto di classifica relativo al bando in oggetto, dandone comunicazione al OI 37

38 74 Predisposizione delle comunicazioni ai presentatori Il responsabile di attivita predispone le comunicazioni / notifiche da inviare ai soggetti che hanno presentato la domanda di finanziamento, sulla base del provvedimento amministrativo adottato dalla Regione per l assegnazione del contributo pubblico del POR, della decisione regionale di concedere le agevolazioni previste dalle Attività del programma, ovvero della non ammissibilità della domanda di finanziamento presentata dai soggetti richiedenti 75 Invio delle comunicazioni ai Presentatori Il COORD sentito il responsabile di attività, ne informa AU, il quale invia per conto del RdA le suddette comunicazioni mediante posta elettronica (o altra modalità prevista dal bando / altra procedura attivata); 76 Rapporto attività istruttoria Il responsabile di attività predispone un format contenente gli elementi che evidenziano il lavoro svolto sia dal punto di vista quantitativo che qualitativo Inoltre allega i criteri di rendicontazione (quali il numero dei soggetti istruttori impegnati, il tempo utilizzato, il numero dei progetti valutato distinguendo tra quelli soggetti a solo controllo formale da quelli che invece in quanto ammissibili sono stati valutati complessivamente ) Vengono evidenziate le criticità registrate e si menzionano le eventuali raccomandazioni che condizionano l ottenimento del contributo IL COORD ne prende atto e lo invia al RdL regionale per una sua validazione 77 Fatturazione AMM sentito COORD,che si accerta della validazione del rapporto istruttorio inviato al RdL, provvede alla fatturazione nei modi e nei tempi previsti dal Disciplinare firmato 38

39 Procedura 7 - Esiti valutazione istruttoria Fase: Trasmissione al responsabile RT Attori: AU Valida e trasmette al RdL COORD valida e trasmette ad AU inoltre su supporto informatico trasferisce al RdL gli esiti istruttori di ogni progetto RESP ATT Predispone format con evidenza esiti di istruttoria AMM ISTR Resp di Linea regionale Nok Analisi e validazione se Ok pubblicazioni sul burt del decreto di classifica, dandone comunicazione al OI 39

40 PROCEDURA ORGANIZZATIVA Varianti/proroga Processo organizzativo n 8 40

41 Matrice di responsabilità Processo 8 VARIANTI/PROROGHE AU COORD RESP ATT ISTR SINF AMM VALTEC RT Acquisizione competenze esterne R V Pr C Acquisizione richiesta di variante/proroga A R T Analisi completezza R P Integrazioni R P Analisi di merito R P Esito valutazione F R P V Decretazione Predisposizione ed invio delle comunicazioni ai presentatori F R P R C P R V T A COLLABORA PREDISPONE RESPONSABILE VALIDA TRASMETTE ASSEGNA 41

42 81 Acquisizione competenze esterne Il responsabile di attività propone al COORD l'utilizzo di collaboratori esterni specificando competenze e tempi di utilizzo nell'ambito delle attività previste Amm segue la procedura di acquisizione competenze, così come definita dagli accordi con la RT AU incarica la/le risorse selezionate ed informa il COORD trasmettendogli copia del contratto 82 Acquisizione richiesta di variante/proroga Idem come fase 53 Idem come fase 65 Idem come fase Idem come fase 65 Idem come fase Analisi completezza 84 Integrazioni 85 Analisi di merito 86 Esito valutazione 87 Decretazione Idem come fase Predisposizione ed invio delle comunicazioni ai presentatori 42