PROCEDURA ISTRUTTORIA FUNZIONE REGIMI DI AIUTO AM RA OI 01/2010

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1 PROCEDURA ISTRUTTORIA FUNZIONE REGIMI DI AIUTO AM RA OI 01/2010

2 Abbreviazioni. AU COORD (RF) RESP GEST ISTR SINF AMM VAL RT Amministratore Unico Coordinatore funzione regimi di aiuto di Sviluppo Toscana Responsabile gestione attività istruttoria per il singolo bando Istruttore Sistema informativo di Sviluppo Toscana Amministrazione di Sviluppo Toscana Valutatore per materia Responsabile di linea Regione Toscana

3 PROCEDURA ORGANIZZATIVA Attività preliminari alla pubblicazione del bando Processo organizzativo n. 1 INPUT Documento ufficiale Disciplinare /Protocollo Organizzativo OUTPUT Bando e allegati

4 Matrice di responsabilità Processo 1 Attivita preliminari alla pubblicazione del Bando AU COORD RESP GEST ISTR SINF AMM RT Predisposizione schede R P V Informatizzazione. C R V Test di utilizzo C R Presentazione sistema informatico C C R V Rilascio ai beneficiari R C P R V COLLABORA PREDISPONE RESPONSABILE VALIDA

5 Processo organizzativo n. 1 Attività preliminari alla pubblicazione del bando A Predisposizione schede Sviluppo Toscana condivide con Responsabile di procedimento della Regione Toscana le schede necessarie per l accoglienza delle domande di contributo da parte dei potenziali beneficiari, qualora questa attività di condivisione sia prevista all interno del Disciplinare/Convenzione/PO sottoscritto da AU. tempo necessario per questa fase: 30 B Informatizzazione Sviluppo Toscana attraverso la propria piattaforma informatica e l apporto di SINF procede alla analisi, progettazione, sviluppo e realizzazione dei processi di acquisizione delle domande di contributo on line necessari all inserimento dei dati da parte dei soggetti beneficiari, assicurando se necessario più livelli di autorizzazione relativamente alla visione dei dati inseriti (livello utente, livello manager, livello amministratore). Sviluppo Toscana accompagna la realizzazione di ogni applicazione con la stesura di linee guida per l utente sia di natura tecnica che di contenuto. Il Responsabile di procedimento della Regione Toscana, sentito COORD, comunica a SINF la tempistica di realizzazione e dei template correlati al bando regionale da informatizzare. Il Responsabile di attività, durante la fase di progettazione, fornisce assistenza contenutistica al settore SINF e stabilisce congiuntamente. con SINF momenti di check e di verifica. C Test di utilizzo SINF prima del rilascio della piattaforma, testa con il Responsabile di procedimento regionale in ogni sezione il nuovo gestionale per verificarne la correttezza in termini di coerenza con il bando, di funzionalità delle formule inserite, di ottimizzazione dei controlli inseriti, di verifica di assenza di anomalie che impediscono il corretto inserimento di dati. tempo necessario per questa fase: 10 D Presentazione sistema informatico Si ritiene necessario a seguito di ogni nuova piattaforma gestionale realizzata dare una adeguata informazione agli utenti invitandoli a partecipare ad uno o più momenti formativi in cui alla presenza dei responsabili regionali si individui il processo di accreditamento e di accesso al gestionale e le specifiche caratteristiche dello stesso. SINF invia ai soggetti interessati copia delle presentazioni tecniche effettuate ed inserisce lo stesso materiale all interno del proprio sito. E Rilascio ai beneficiari A seguito del momento di presentazione del gestionale AU rende disponibile lo stesso con le modalità previste nel bando.

6 Processo organizzativo n. 1 Attività preliminari alla pubblicazione del bando Documentazione relativa al processo organizzativo n. 1 Schede allegate bando Verifiche contenuti e indicazioni di testo. Normativa di riferimento

7 Procedura Attività preliminari alla pubblicazione del Bando Fase: predisposizione schede Attori: AU COORD - Verifica contenuto - Trasmette proposta di modulistica a RT - Acquisisce modulistica validata da RT - Incarica RESP ATT di avviare procedura di informatizzazione della modulistica. RESP ATT - Analizza Bando fornito da RT - Formula proposta di modulistica per la presentazione delle istanze di contributo SINF REGIONE TOSCANA - Valuta - Approva modulistica/richiede modifiche Nok Ok

8 Procedura Attività preliminari alla pubblicazione del Bando Fase: informatizzazione modulistica Attori: AU COORD - Verifica nuovo SG - Richiede nulla osta RT per presentazione SG a utenti. RESP ATT - Integra modulistica validata da RT con indicazioni tecniche per informatizzazione (vincoli, formule, ecc.) - Incarica SINF di predisporre modulistica on-line - Test di utilizzo - Sottopone prototipo a COORD SINF - Progetta e realizza prototipo di sistema gestionale on-line - Rilascia SG a utenti REGIONE TOSCANA Nok - Valuta - Approva SG/richiede modifiche - Organizza presentazione SG Ok SOGGETTI TERZI INTERESSATI

9 PROCEDURA ORGANIZZATIVA Assistenza ed informazione fase di apertura del Bando Processo organizzativo n. 2 INPUT OUTPUT bando e allegati domande di contributo registrate su sistema informatico

10 . Matrice di responsabilità C P R V COLLABORA PREDISPONE RESPONSABILE VALIDA Processo 2 Assistenza ed informazione fase di apertura del Bando AU COORD RESP GEST ISTR SINF AMM RT Assistenza ai compilatori sui contenuti R Assistenza ai compilatori sullo strumento informatico di partecipazione al bando C R Promozione del bando R C C Report R C P

11 Processo organizzativo n. 2 Assistenza ed informazione fase di apertura del Bando A Assistenza compilazione on line Durante la fase di apertura del bando, SINF predispone una mail di assistenza tecnica attraverso la quale i soggetti in fase di compilazione possono riceve informazioni e utilizzo della piattaforma informatica. Inoltre altre fasi da monitorare sono quella di richiesta di account, di chiusura telematica della scheda di progetto,della possibilità dei supervisori di essere accreditati. Salvo diversa indicazione del Responsabile di procedimento regionale, il tempo necessario per questa fase per Bando è di 45 giorni/persona. B Comunicazione e Assistenza sui contenuti ai compilatori Durante la fase di apertura del bando, AU autorizza l adozione di una mail per le comunicazione legale ai presentatori di istanza e/o di assistenza tecnica sulla corretta compilazione delle domande di contributo attraverso la quale i soggetti in fase di compilazione possono riceve informazioni sulla corretta interpretazione relativa alla documentazione da allegare. In collegamento con il settore della Regione Toscana competente per dare interpretazioni autentiche di natura contenutistica, COORD incarica RESP GEST di implementare un documento FAQ periodicamente aggiornato in modo da rendere le informazioni disponibili a tutti gli interessati. Esempi di indirizzi di posta certificata e dedicate alle FAQ: XXXXXXXXXXXX@pec.sviluppo.toscana.it. XXXXXXXXXXXX@sviluppo.toscana.it RESP GEST predispone risposte quotidianamente alle mail che pervengono sugli indirizzi dedicati per misura e inoltra le risposte ai richiedenti previa validazione del responsabile di procedimento regionale C promozione Sviluppo Toscana si rende disponibile alla promozione territoriale del bando, sulla base di una specifica richiesta e un programma concordato con la il responsabile di procedimento della Regione Toscana D Assistenza Sviluppo Toscana si rende disponibile a realizzare eventi informativi anche personalizzati al fine di rendere maggiormente fruibili ai richiedenti le modalità di accesso al bando. E Reportistica Durante la fase di apertura del bando, su richiesta della Regione Toscana, Sviluppo Toscana realizza ed invia attraverso posta elettronica Report relative allo stato di avanzamento della fase di apertura del bando

12 Processo organizzativo n. 2 Assistenza ed informazione fase di apertura del Bando Documenti allegati processo organizzativo n.2: Report su avvio bando Presentazioni ppt per informativa su linea FAQ Mail su. indirizzi dedicati Normativa di riferimento

13 Procedura Assistenza ed informazione nella fase di apertura del Bando Fase: Assistenza tecnica Attori: AU COORD. RESP ATT SINF - Valuta richiesta - Risolve eventuali "bug" del SG - Predispone ed invia risposta a utente REGIONE TOSCANA SOGGETTI TERZI INTERESSATI - Formula richiesta di assistenza tecnica via e- mail

14 Procedura Assistenza ed informazione nella fase di apertura del Bando Fase: Assistenza contenutistica Attori: AU COORD - Verifica contenuto - Trasmette risposta via a beneficiario e RT (p.c.). RESP ATT - Valuta richiesta - Predispone ipotesi di risposta SINF REGIONE TOSCANA SOGGETTI TERZI INTERESSATI - Formula richiesta di assistenza tecnica via

15 Procedura Assistenza ed informazione nella fase di apertura del Bando Fase: Reportistica Attori: AU COORD - Verifica contenuto - Richiede report a SINF - Verifica contenuto - Trasmette report a RT RESP ATT - Formula ipotesi di report. SINF - Predispone automazione report con inoltro a COORD da SG REGIONE TOSCANA SOGGETTI TERZI INTERESSATI

16 PROCEDURA ORGANIZZATIVA Ricezione domande di contributo Processo organizzativo n. 3. INPUT OUTPUT domande di contributo report domande di contributo completezza e regolarità registrate su sistema informatico

17 . Matrice di responsabilità C COLLABORA P PREDISPONE R RESPONSABILE V VALIDA Processo 3 Ricezione domande di contributo AU COORD RESP GEST ISTR SINF AMM/SEG RT Accettazione R Protocollazione R Smistamento R C Verifica di corrispondenza tra documenti ricevuti e lettera di accompagnamento R C C

18 . Processo organizzativo n. 3 Ricezione domande A Accettazione societaria posta raccomandata : AMM/SEG provvede a ritirare la posta trasmessa dai soggetti terzi, apponendo su ciascun plico un timbro con data e ora di ricezione. B Smistamento: AMM/SEG registra la consegna di ogni plico al RESP GEST competente, se desumibile dal plico, ovvero al COORD, in assenza di indicazioni specifiche. C Protocollo di procedimento : Il COORD. Istituisce un Protocollo di Procedimento e il RESP. Assegna un numero di protocollo cartaceo o dove sia predisposto anche attraverso procedura informatizzata on line ; associando ad un numero progressivo i seguenti campi: data di arrivo, ora di arrivo, mittente, data di invio, ora di invio, data di protocollo, settore (AIUTI), oggetto (domanda, integrazioni, ecc.), bando di riferimento D Accettazione societaria fax, posta celere, a mano AMM/SEG provvede a ritirare la posta trasmessa dai soggetti terzi, apponendo su ciascun plico un timbro con data e ora di ricezione. I FAX, pervengono al numero ufficio AIUTI xxxxxxx alla posta di Michela Bongiorni che provvede a smistare ai resp. att. E al COORD per competenza. Il COORD. Istituisce un Protocollo di Procedimento e il RESP. Assegna un numero di protocollo cartaceo o dove sia predisposto anche attraverso procedura informatizzata on line ; associando ad un numero progressivo i seguenti campi: data di arrivo, ora di arrivo, mittente, data di invio, ora di invio, data di protocollo, settore (AIUTI), oggetto (domanda, integrazioni, ecc.), bando di riferimento, Per le modlaità di ricezione via mail ilo RESP GEST e il COORD provvedono a ritirare la posta elettronica dai soggetti terzi, stampando e registrando nell apposito protocollo le mail con valore ufficiali che rappresentano l unica documentazione formale sul contenuto specifico (autorizzazioni, validazioni RT; decisioni RT) E Verifica di corrispondenza: COORD e/o RESP GEST provvedono all apertura dei plichi ricevuti, verificando la corrispondenza tra l elenco di trasmissione predisposto dal soggetto richiedente e la documentazione effettivamente contenuta nel plico ricevuto; in assenza dell elenco dei documenti trasmessi all interno del plico, si provvede a verbalizzare il contenuto del plico sulla base di una specifica check list predisposta dal RESP GEST. All atto dell apertura di ciascun plico, COORD e RESP GEST provvedono ad apporre sulla lettera di trasmissione o sul modulo di domanda in esso contenuti il numero di protocollo risultante dalla scheda protocollo. Copia della lettera o del modulo così protocollati vengono scansionati ed inseriti in formato digitale sul gestionale protocollo. COORD e RESP GEST provvedono contestualmente a verificare che i documenti pervenuti siano presenti anche in formato digitale, laddove richiesto (upload su sistema gestionale o supporto informatico all interno del plico).

19 Processo organizzativo n. 3 Ricezione domande Documenti allegati processo organizzativo n. 3 Protocollo funzione regime aiuti Domande su piattaforma Cartelle progetti in formato elettronico Normativa di riferimento.

20 PROCEDURA ORGANIZZATIVA Archiviazione Processo organizzativo n. 3.1.

21 . Matrice di responsabilità C P R V COLLABORA PREDISPONE RESPONSABILE VALIDA Processo 3.1 Archiviazione AU COORD RESP GEST ISTR SINF AMM RT Codificazione R Struttura fascicolo R P

22 Processo organizzativo n. 3.1 Archiviazione A Codificazione Sviluppo Toscana conserva la documentazione cartacea presso la Funzione Regime di Aiuto e secondo il DPS- documento programmatico per la sicurezza di Sviluppo Toscana spa ai sensi della DLS 196/2003. B Struttura di fascicolazione in archivio e on line Archiviazione numerata per numero protocollo ripartito in fascicoli per linea e beneficiario: - Fascicolazione cartacea numerata per ordine registro protocollo annuale - per ordine di Linea e beneficiario, - Fascicolazione on line per ordine: Linea, Identificativo unico di progetto, Anagrafica Beneficiario.

23 Processo organizzativo n. 3.1 Ricezione domande Documenti allegati processo organizzativo n. 3.1 Registro archivio funzione regime aiuti (protocollo) Fascicolo protocolli corrispondenza inviata e ricevuta delle linee convenzionate Fascicolo cartaceo documenti controlli. Normativa di riferimento

24 PROCEDURA ORGANIZZATIVA Istruttoria di ammissibilità formale Processo organizzativo n. 3.2 INPUT OUTPUT domande di contributo report e esito ammissibilità formale e premialità

25 . Matrice di responsabilità Processo 3.2 ISTRUTTORIA DI AMMISSIBILITA' FORMALE AU COORD RESP GEST ISTR SINF AMM RT Programma di lavoro, acquisizione competenze esterne e assegnazione risorse interne R Pr C P Assegnazione domande di contributo V R Definizione Chek list ammissibilità e chek priorità/ premialità V R verifica istruttoria ammissibilità secondo chek ammisbilità V R verifica requisiti priorità / premialità secondo chek premialità/priorità R C pr P R V COLLABORA PROPONE PREDISPONE RESPONSABILE VALIDA

26 . Matrice di responsabilità Processo 3.2 ISTRUTTORIA DI AMMISSIBILITA' FORMALE AU COORD RESP GEST ISTR SINF AMM RT Acquisizioni pareri R P C Richieste di integrazione R P verifica ammissibilità post integrazioni R P Emanazione esito di ammissibilità/non ammissibilità formale R P V Registrazione nel sistema informatico V R P FAQ XXXXXXXX@sviluppo.toscana.it V P C V

27 Processo organizzativo n. 3.2 Istruttoria fase ammissibilità formale A Programma di lavoro, acquisizione competenze esterne e assegnazione risorse l COORD redige il programma di lavoro comprensivo dei carichi di lavoro per ciascuna risorsa interna, delle mansioni assegnate e dei tempi di svolgimento delle stesse. AMM valida il programma di lavoro. COORD predispone gli ordini di servizio e le lettere di incarico per le competenze esterne e li sottopone alla firma dell AMM secondo la procedura AMM di acquisizione competenze esterne e la procedura AMM di assegnazione attività del personale interno. B Assegnazione domande di contributo COORD riceve da Artea o da ufficio informatico Sviluppo Toscana le domande pervenute in formato elettronico tramite accesso al sistema Atea o dal Responsabile di linea regionale le domande pervenute in cartaceo tramite consegna a mano. Il RESP GEST riceve le domande e le ripartisce tra gli incaricati per l avvio delle verifiche di ammissibilità predisponendo e compilando il file excel di riepilogo esiti per gli istruttori incaricati. RESP GEST scarica dal Sistema gestionale del POR CREO la documentazione allegata alla domanda di contributo e l elenco delle domande pervenute nelle modalità rese disponibili da RT C check list ammissbilità e priorità / premialità: RESP GEST predispone una scheda (check list) di ammissibilità, una di premialità/ priorità che viene condivisa con il Responsabile di procedimento regionale e dallo stesso validata. Le check istruttorie vengono compilate da ciascun incaricato di Sviluppo Toscana sia sul sistema Artea (o su piattaforma di Sviluppo Toscana) che su foglio excel (format esiti). La check di ammissibilità comprende l elenco delle verifiche da condurre per la verifica di ammissibilità e attribuzione delle premialità e le modalità da seguire per le stesse. Il COORD e il RESP GEST compongono l analisi di casi particolare sulla base della normativa vigente e del dettato del bando per assolvere le migliori modalità di verifica e le consegnano al responsabile di procedimento. Le check di ammissibilità e premialità contengono le verifiche su: completezza e correttezza documentazione, verifica validità formale autocertificazioni, verifica requisiti premialità/priorità, presenza requisiti soggettivi definiti da bando, verifica costi ammissibili e calcolo contributo corretto e investimento ammissibile in base al dettato del bando. D verifica ammissibilità e premialità Ciascun istruttore esegue on line la verifica di ammissibilità e premialità secondo la check list. RESP GEST segnala a COORD i casi particolari che richiedono approfondimenti normativi. Segnalazioni degli stessi casi vengono inoltrate al Responsabile di procedimento ed al STV ( se ST è componente con proprio personale). COORD propone al responsabile di procedimento soluzioni in caso di partecipazione al STV e recepisce ed attua l esito deciso dal responsabile di procedimento in merito alla questione di ammissibilità. COORD inoltra a responsabile procedimento regionale il file degli esiti di ammissibilità compilato dal RESP GEST. Il file viene consegnato durante gli incontri del STV e nello stesso ambito discusso e validato nel caso di partecipazione di ST al STV con proprio personale. Diversamente il file esiti viene inoltrato via mail al responsabile di procedimento per fasi avanzamento lavori e validato dal responsabile regionale. All interno del file esiti sono evidenziate le motivazioni di inammissibilità e le necessità di integrazione documentale.

28 Processo organizzativo n. 3.2 Istruttoria fase ammissibilità formale E Richieste di integrazione RESP GEST riceve dal Responsabile di procedimento regionale la validazione degli esiti istruttori comunicati e provvede a predisporre le lettere per le richieste di integrazione. RESP GEST invia le lettere contenenti richieste integrazione per ciascun progetto al responsabile di procedimento regionale. Quando RESP GEST riceve la validazione delle stesse provvede all invio per raccomandata/ delle lettere di integrazione. RESP GEST redige apposito protocollo corrispondenza inviata. F verifica ammissibilità post integrazioni COORD riceve le raccomandate delle integrazioni richieste alle imprese ed assegna le stesse al RESP GEST che redige apposito protocollo di corrispondenza ricevuta e assegna agli istruttori la documentazione pervenuta per terminare l istruttoria ammissibilità delle domande di contributo complete delle integrazioni. RESP GEST compila e aggiorna il file degli esiti in base alle risultanze delle verifiche sulla documentazione integrata ed inoltra a COORD mail contenente file degli esiti istruttori dopo le integrazioni. COORD verifica e inoltra a responsabile di procedimento regionale che valida gli esiti. G Emanazione esito di ammissibilità/non ammissibilità formale RESP GEST invia a Responsabile di procedimento con raccomandata esiti finali istruttori redatti su file excel comprensivo della check list seguita per la verifica formale e del documento descrittivo e delle questioni di ammissibilità intervenute sulle quali il Segretariato tecnico di valutazione ha espresso un parere e validato la procedura di verifica ulteriore rispetto alla check list iniziale. Le decisioni particolari vengono indicate e descritte nei verbali del STV o in atti diversi decisi dal responsabile di procedimento H. segretariato al Segretariato tecnico di valutazione COORD e RESP GEST partecipano agli incontri del STV e/ CTV per attività di segretariato. I partecipazione personale Sviluppo Toscana al Comitato Tecnico Valutazione AU nomina proprio personale per la partecipazione al CTV secondo specifica richiesta del responsabile di procedimento. COORD predispone lettera di comunicazione al responsabile di procedimento del personale di Sviluppo Toscana incaricato come componente del CTV. L registrazione su sistema informatico ISTR compila la check ammissibilità, svolge upload dei documenti integrazioni, registra sul sistema informatico il piano dei costi corretto, il contributo e il costo ammissibile se ridefiniti in base all istruttoria di ammissibilità.

29 Processo organizzativo n. 3.2 Istruttoria fase ammissibilità formale Documenti allegati al processo organizzativo n. 3.2 report esiti ammissibilità check list ammissbilità check list premialità elenco assegnazione domande istruttori programma di lavoro manuale compilazione Artea emanato da Artea Toscana format lettere integrazione format comunicazioni ai beneficiari format sintesi incontri STV Normativa di riferimento

30 PROCEDURA ORGANIZZATIVA Istruttoria di valutazione Processo organizzativo n. 3.3 INPUT OUTPUT report progetti ammissibili formalmente check valutazione ciascun progetto ammissibile con attribuzione punteggio

31 Processo 3.3 ISTRUTTORIA VALUTAZIONE AU COORD RESP GEST VAL SINF AMM RT Selezione ed incarico ad esperti F V chek list valutazione. Analisi contenuti progetto - valutazione spese ammissibili e congruità rispetto al progetto Attribuzione punteggio Registrazione nel sistema informatico V P R V R R C V F

32 Processo organizzativo n. 3.3 Istruttoria di valutazione A selezione e incarico esperti l COORD redige il Programma di lavoro comprensivo dei carichi di lavoro per ciascun esperto e i tempi di svolgimento. AMM valida il programma di lavoro. RESP GEST predispone le lettere di incarico per le competenze esterne e li sottopone alla firma dell AMM secondo la procedura di acquisizione competenze esterne. B definizione check list valutazione RESP GEST definisce check list di valutazione e la sottopone alla validazione di COORD. COORD consegna la chek di valutazione al responsabile di procedimento per la validazione di RT. RESP GEST consgena ia valutatori incaricati la check list di valutazione, le cartelle in formato elettronico contenenti i progetti e le check list di ammissibilità ed ogni altro documento necessario alla valutazione. RESP GEST riceve i progetti da Artea o da piattaforma ST e le ripartisce tra gli incaricati con specifico programma di lavoro. Ciascun valutatore incaricato viene nominato nel CTV a cura di RT. Il RESP GEST consegna a ciascun valutatore le linee guida per la valutazione RESP GEST riceve dai valutatori le valutazioni compilate su check list su foglio excel e le inserisce su sistema Artea o piattaforma ST. C attribuzione punteggi RESP GEST registra sul file degli esiti i punteggi ricevuti dai valutatori. Il Report degli esiti è completo delle osservazioni dei valutatori, dei punteggi attribuiti, dei costi ammessi e non ammessi, dei conti economici modificati, delle check di valutazione di ciascun esperto firmate. D registrazione su sistema informatico RESP GEST provvede a consegnare ai valutatori le schede di progetto e gli altri documenti necessari alla valutazione tramite il server aziendale e ad acquisire le schede di valutazione redatte e sottoscritte dai valutatori e ad inserire le stesse nel Sistema gestionale del POR CREO sempre secondo i modi indicati dal Responsabile di procedimento regionale. ISTR redige Check valutazione, upload delle check di valutazione firmate dai componenti il CTV, upload piani finanziari modificati, registrazione sul sistema del piano dei costi modificato, del contributo e costo ammissibile se modificati da istruttoria di valutazione

33 Processo organizzativo n. 3.3 Istruttoria di valutazione Documenti allegati al processo organizzativo n.3.3 File esiti proposta graduatoria Chek list valutazione Report esiti valutazione. Normativa di riferimento

34 PROCEDURA ORGANIZZATIVA ESITI ISTRUTTORIA Processo organizzativo n. 3.4 INPUT report esiti ammissibilità formale e valutazione OUTPUT proposta graduatoria

35 Processo 3.4 ESITI ISTRUTTORIA AU COOR D RESP GEST VAL SINF AMM RT Elaborazione proposta graduatoria R P V. Trasmissione proposta graduatoria al responsabile RT F P V Predisposizione delle comunicazioni ai presentatori F P Invio delle comunicazioni ai Presentatori F P Rapporto attivita' istruttoria P R V Fatturazione R Registrazione nel sistema informatico V R R C

36 Processo organizzativo n. 3.4 ESITI ISTRUTTORIA A composizione proposta graduatoria RESP GEST compone la proposta di gradautoria su file esiti e un report completo delle osservazioni dei valutatori, dei punteggi attribuiti. E delle relative check di valutazione. La proposta di graduatoria viene composta simulando un ordine decrescente per progetto, dal punteggio più alto al punteggio più basso, isolando i punteggi che non raggiungono l ammissibilità secondo il dettato del bando e i progetti non ammessi a valutazione per inammissibilità formale secondo il dettato del bando. COORD consegna a RT per raccomandata la proposta di graduatoria. B Predisposizione delle comunicazioni ai richiedenti e invio RESP GEST predispone le lettere di comunicazione esiti istruttori ai richiedenti presenti in elenco allegato al DD graduatoria. COORD invia al responsabile di procedimento regionale le lettere di comunicazione esito contenenti le indicazioni formali dell esito così come definite in graduatoria e i destinatari con gli indirizzi. A seguito di validazione da parte del responsabile di procedimento COORD autorizza RESP GEST all invio delle comunicazioni degli esiti. C Registrazione su sistema informatico ISTR provvede a modificare e chiudere le check di verifica registrate on line e RESP GEST valida la chiusura on line secondo le indicazioni del responsabile di procedimento regionale D Rapporto attività istruttoria COORD predispone ogni sei mesi il report relativo agli esiti istruttori e lo inoltra al resoonsabile di procedimento, con indicazione di ciascuna attività svolta, incarica da Disciplinare e PO e delle attività svolte in modo difforme dal Disciplinare o ulteriroi a seguito di direttive recepite dal responsabile di procedimento. Il rapporto attività contiene inoltre i dati di consuntivo delle spese di ST E fatturazione A seguito dell approvazione dei contenuti del rapporto attività d parte del responsabile di procedimento, AU provvede all emissione della fattura riferita all attività ( Disciplinare e PO)

37 Processo organizzativo n. 3.4 ESITI ISTRUTTORIA Documenti allegati al processo organizzativo n. 3.4: report attività fattura Normativa di riferimento

38 PROCEDURA ORGANIZZATIVA CONTROLLI VERIDICITA AUTOCERTIFICAZIONI Processo organizzativo n. 4 INPUT OUTPUT autocertificazioni rese in sede di domanda di contributo report e esito veridicità autocertificazioni

39 Processo 4 CONTROLLI VERIDICITA AUTOCERTIFICAZIONI AU COORD RESP GEST ISTR SINF AMM RT Definizione campione R P. Invio lettere controlli R C P Ricezione documentazione per controlli R C P V Verifica dati sui documenti ricevuti F P V Definizione esito veridicità o meno delle autocertificazioni R Inoltro esito controllo a RT FAQ V P V

40 Processo organizzativo n. 4 CONTROLLI VERIDICITA AUTOCERTIFICAZIONI A definizione campione COORD trasmette a RESP GEST l elenco delle domande di contributo. RESP GEST redige verbale campione soggetti richiedenti sottoposti al controllo. La modalità di definizione del controllo consiste nell estrazione casuale del numero di registrazione su foglio excel dell elenco domande di contributo corrispondente alle imprese beneficiarie. Il campione dovrà essere composto di almeno il 10% del numero di imprese richiedenti il contributo. B lettere comunicazione controllo alle imprese ed Enti RESP GEST predispone le lettere di comunicazione del controllo e di richiesta della documentazione necessaria alle imprese oggetto del campione ed agli Enti responsabili del rilascio delle certificazioni competenti per territorio e contenuto autocertificazione. ISTRUTT compone l elenco degli Enti e imprese con relativi indirizzi correlate per le certificazioni e predispone le lettere da sottoporre alla firma di AU. RESP GEST invia tramite protocollo le richieste alle imprese ed ai relativi Enti C documentazione per controlli RESP GEST riceve dal protocollo aziendale le raccomandate degli Enti e delle imprese contenenti i documenti e le certificazioni per la verifica. ISTR verifica la veridicità dei dati delle autocertificazioni controllando i relativi documenti utilizzando check list validata da responsabile di procedimento. Tramite indirizzo mail dedicato XXXXXXXXX@sviluppo.toscana.it RESP GEST risponde ai quesiti degli Enti e imprese richiedenti chiarimenti previa validazione di COORD. D verifica documenti per controlli RESP GEST attribuisce la verifica agli istruttori. ISTR verifica la veridicità dei dati delle autocertificazioni controllando i relativi documenti utilizzando chek list validata da responsabile di procedimento. D definizione esito ISTR compilano file esiti predisponendo gli esiti di veridicità o meno delle autocertificazioni su file excel con format standard della procedura RESP GEST valida e aggiorna il file degli esiti in base alle risultanze delle verifiche sulla documentazione. COORD valida gli esiti e inoltra la proposta a responsabile procedimento. E Sviluppo Toscana realizza ed invia attraverso posta elettronica Report relative allo stato di avanzamento della fase

41 Processo organizzativo n. 4 CONTROLLI VERIDICITA AUTOCERTIFICAZIONI Documenti del processo organizzativo n. 4: report esiti certificazioni Enti report esiti dimensione impresa mail: cra@sviluppo.toscana.it chek list indirizzi correlazione territoriale di ciascun Ente competente all indirizzo impresa soggetta del controllo chek list verifica dimensione impresa format lettere richiesta documentazione imprese format lettera richiesta documentazione Enti ( n. 8 per ciascuna impresa) format lettera comunicazione esito a Regione Toscana FAQ Normativa di riferimento

42 PROCEDURA ORGANIZZATIVA RICHIESTE VARIANTI Processo organizzativo n. 5 INPUT OUTPUT richiesta di variante del beneficiario report e esito istruttoria variante

43 AU COORD Processo 5 VARIANTI RESP GEST ISTR SINF AMM RT Acquisizione richiesta di variante R. Chek list ammissibilità formale variante R C P Integrazioni R C P V Verifica ammissibilità formale post integrazioni Definizione esito ammissibilità/non ammissibilità Predisposizione delle comunicazioni esiti ai richiedenti F P V F R P R Invio delle comunicazioni ai richiedenti F R P Registrazione nel sistema informatico V R R C

44 Processo organizzativo n. 5 RICHIESTE VARIANTI A Acquisizione richiesta di variante Perviene raccomandata a RESP GEST contenente lettera di richiesta da parte del capofila beneficiario del contributo e allegati necessari all istruttoria. COORD autorizza l avvio dell istruttoria B Chek list ammissbilità formale variante RESP GEST predispone una scheda (chek list) di ammissibilità che viene condivisa con il Responsabile di procedimento regionale e dallo stesso validata. Le schede istruttorie vengono compilate da ciascun incaricato di Sviluppo Toscana sia sul sistema Artea o su piattaforma di Sviluppo Toscana che su foglio excel (format esiti). La scheda di ammissibilità comprende l elenco delle verifiche da condurre per l ammissibilità formale della richiesta di variante e le modalità da seguire per le stesse verifiche. Il COORD e il RESP GEST analizzano su base normativa e del dettato del bando le modalità di verifica e le consegnano al responsabile di procedimento regionale in caso di particolari situazioni presenti tra le domande da istruire. Le schede di ammissibilità contengono le verifiche su: completezza e correttezza documentazione, verifica validità formale autocertificazioni per i requisiti soggettivi, verifica requisiti requisiti soggettivi definiti da bando, verifica costi ammissibili e calcolo contributo corretto e investimento ammissibile in base al dettato del bando C Richieste di integrazione RESP GEST riceve dal Responsabile di procedimento regionale la validazione degli esiti istruttori comunicati per e provvede a predisporre le lettere per le richieste di integrazione. Invia le lettere contenenti indirizzi e richieste integrazione per ciascun progetto al responsabile di procedimento regionale. Quando riceve la validazione delle stesse provvede all invio per raccomandata delle lettere di integrazione. D verifica ammissbilità formale variante post integrazione COORD riceve le raccomandate delle integrazioni richieste alle imprese ed assegna le stesse al RESP GEST che redige apposito protocollo di corrispondenza ricevuta /inviata e assegna agli istruttori la documentazione pervenuta per terminare l istruttoria ammissibilità delle domande di contributo. RESP GEST compila e aggiorna il file degli esiti in base allr esultanze delle verifiche sulla documentazione integrarla ed inoltra a Responsabile procedimento regionale e a COORD mail contenente file degli esiti istruttori dopo le integrazioni. Il responsabile di procedimento regionale valida gli esiti. E esito di ammissibilità/non ammissibilità formale RESP GEST invia a RT con raccomandata esiti finali istruttori su file excel (formato validato) comprensivo della chek list seguita per la verifica formale e del documento descrittivo delle questioni di ammissibilità intervenute. Il responsabile di procedimento regionale valida con proprio atto (verbale STV, decreto, altro) l esito e lo comunica a COORD. F Predisposizione delle comunicazioni e Invio delle comunicazioni ai richiedenti variante G Sviluppo Toscana realizza ed invia attraverso posta elettronica Report relative allo stato di avanzamento della fase

45 Processo organizzativo n. 5 RICHIESTE VARIANTI Documenti del processo organizzativo n. 5: report esiti registrazione piattaforma Sviluppo Toscana mail sviluppo.toscana.it chek list n. 8 per n. 8 casi di variante format lettere richiesta integrazione format lettera comunicazione esito ai beneficiari linee guida per beneficiari FAQ Normativa di riferimento