A.R.T..A. Agenzia Regionale Toscana per le Erogazioni in

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1 REVISIONE 1 A.R.T..A. Agenzia Regionale Toscana per le Erogazioni in Agricoltura Struttura Tecnica e di Autorizzazione MANUALE PROCEDIMENTALE per Centro servizi convenzionato Regolamento CE 1257/1999 Misura P DIVERSIFICAZIONE DELLE ATTIVITA NEL SETTORE AGRICOLO DOMANDA DI COMPLETAMENTO Firenze 10 marzo

2 INDICE 1 Presentazione delle domande Termini e modalità Documentazione da ricevere Modalità di ricezione, protocollazione e numerazione Ricezione Protocollazione Numerazione Costituzione, identificazione, tenuta, chiusura, consegna del fascicolo domanda Costituzione Identificazione Tenuta Trasmissione documentazione agli Enti Chiusura Modalità di consegna Istruttoria amministrativa Istruttoria amministrativa Registrazione dei dati relativi alle domande su supporto informatico Attestazione circa gli esiti delle verifiche svolte e successivi adempimenti...9 Allegato A Check-list compilata dall Ente competente...10 Allegato B Timbro per visto documento...11 Allegato C Check-list di misura...12 Allegato D : Modalità Operative compilazione Check List Domanda di completamento...13 Allegato E Comunicazione di non ricevibilità/ammissibilità amministrativa...14 Allegato F Comunicazione anomalie riscontrate per difformità presentazione documentazione

3 1 Presentazione delle domande 1.1 Termini e modalità Le domande devono pervenire ai Centri Servizi convenzionati con ARTEA nei termini e con le modalità previste negli Adempimenti procedurali approvati da ARTEA con Decreto del Direttore n.162 del 27/09/2002, n 17 del 15/01/2003 e n 24 del 30/01/2003 e successive modifiche. Il modulo di completamento della domanda iniziale deve essere corredato dalla documentazione di cui al punto Adempimenti procedurali. Il modulo di domanda sottoscritto non deve presentare correzioni, abrasioni o sovrascritture. 1.2 Documentazione da ricevere La documentazione che viene presentata deve tenere conto di quanto disposto dal D.P.R.445 del 28/12/2000 Testo unico delle disposizioni legislative regolamentari in materia di documentazione amministrativa. In particolare, in caso di dichiarazioni sostitutive di certificazione e di dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, occorre ottemperare a quanto indicato rispettivamente negli artt.46 e 47 del D.P.R. sopra citato. La documentazione relativa a tutto il procedimento che il richiedente dovrà produrre è indicata nel bando ed è riportata nella check-list allegata predisposta dall Ente competente (allegato A) disponibile nel Sistema Informatico di ARTEA. 2 Modalità di ricezione, protocollazione e numerazione 2.1 Ricezione La domanda di completamento pervenuta per posta, mediante raccomandata, assicurata o posta celere, sarà aperta dall ufficio preposto al ricevimento della posta. La busta (che deve rimanere integra perché sia leggibile il timbro postale) dovrà essere spillata alla domanda. Se in un unica busta pervenuta per posta sono inserite più domande relative a richiedenti diversi tali domande devono essere considerate non ricevibili. La domanda consegnata a mano sarà timbrata con timbro datario e siglata da chi la prende in consegna. Su richiesta, al consegnatario sarà restituita fotocopia del frontespizio o ne sarà data ricevuta comprovante l avvenuta consegna. Nel caso di consegna a mano con presentazione di un elenco riepilogativo con allegate più domande, lo stesso elenco e le singole domande allegate dovranno essere timbrate con timbro datario e siglate da chi le prende in consegna. Nell ipotesi in cui le singole domande vengano protocollate contestualmente alla loro ricezione non è necessario apporre su di esse la sigla di chi le prende in consegna. 3

4 2.2 Protocollazione L accettazione della singola domanda avviene tramite registrazione nel protocollo. Sono elementi minimi obbligatori del protocollo di ciascuna domanda: - numero di protocollo - data di protocollazione - indicazione del mittente - oggetto della domanda : PSR (misura ) - numero degli allegati alla domanda. Deve essere altresì protocollato l elenco di cui al precedente paragrafo 2.1 specificando il numero di domande allegate. Tutti gli ulteriori passaggi che comportano trasmissione di documenti tra il Centro servizi convenzionato, l Ente convenzionato, ARTEA ed il richiedente (ad esempio richieste di chiarimenti, presentazione di documentazione, trasmissione fascicolo domanda ad ARTEA) devono essere registrati dai soggetti sopraindicati, sia in uscita che in entrata, tramite la protocollazione della lettera di trasmissione Numerazione Le domande sono numerate col software di numerazione di ARTEA secondo le specifiche sotto riportate. Formato del codice identificativo di una domanda Il codice identificativo di una domanda è costituito da una stringa alfanumerica di 36 caratteri e cioè: Anno Codice misura tipo domanda Codice fiscale alfanumerico Codici ISTAT di localizzazione provincia comune 000 Codice fiscale aziendale CUAA (Codice Unico Aziende Agricole) CUTE (Codice Unità Tecnico Economiche) progr. UTE progressivo domanda anno di presentazione domanda su 4 cifre codice misura su 6 cifre allineato a destra e completato con zeri. tipo di domanda (iniziale, variazione, conferma, rettifica, trasferimento)su 1 carattere.. CUAA oppure Codice UTE in base al soggetto che presenta la domanda (azienda o UTE). Si precisa che: - Il Codice fiscale o CUAA è univoco, e se è numerico, è preceduto da cinque zeri. - Il Codice UTE è costituito dal CUAA + i codici ISTAT della provincia e del comune, rappresentati ciascuno con tre cifre allineate a destra e completate da zeri. Nel caso di codice aziendale i codici ISTAT di localizzazione valgono entrambi Il Codice UTE è completato da un numero progressivo UTEdi due cifre allineato a destra e completato con zeri, necessario per distinguere due Unità Tecniche Economiche della stessa azienda localizzate nello stesso comune Codice numerico su una cifra che contraddistingue il progressivo di domanda. 4

5 Riassumendo il numero della domanda si compone di sei parti: 1) l anno di presentazione della domanda iniziale, 2) il codice identificativo del regime di aiuto, 3) il codice identificativo del tipo di domanda, 4) CUAA (o il codice UTE), 5) il numero progressivo di domanda 6) codice ID. Il numero della domanda deve essere riportato sul fascicolo domanda, sulla check list di misura (allegato C), e su tutti i verbali. 3 Costituzione, identificazione, tenuta, chiusura, consegna del fascicolo domanda 3.1 Costituzione Deve essere costituito il fascicolo domanda che dovrà contenere la seguente documentazione: domanda in originale numerata (modulo completamento della domanda); documentazione allegata alla domanda; check- list di misura (allegato C), eventuale ulteriore documentazione eventualmente richiesta in corso di istruttoria della domanda; eventuale corrispondenza intercorsa tra le parti. 3.2 Identificazione Il Centro servizi attribuisce ad ogni fascicolo domanda lo stesso numero della domanda di completamento. Su ciascun gruppo di documenti, raccolti per tipologia, facenti parte del fascicolo domanda è apposto, per ciascuna fase del procedimento, un timbro (vedi allegato B) contenente: a) il codice identificativo, indicato in check list, della tipologia del documento; b) la sigla dell istruttore per la fase di competenza del procedimento. Gli istruttori indicati in check-list provvedono ad attestare, tramite l apposizione della predetta sigla, che il documento in oggetto è stato visionato secondo quanto indicato al successivo punto Tenuta La tenuta del fascicolo domanda è di competenza del Centro servizi che deve garantire la sicurezza materiale dei documenti in esso contenuti fino alla conclusione del procedimento relativo a ciascuna domanda. I fascicoli devono essere conservati in armadi dedicati con chiusura semplice o in appositi locali ad uso esclusivo dotati di porta d accesso con chiusura, secondo quanto previsto nella convenzione stipulata con ARTEA. 5

6 L ordine e la custodia del fascicolo domanda devono essere tali da garantire, in occasione di verifiche e controlli, la pronta reperibilità della documentazione in esso contenuta: in particolare, i fascicoli devono essere ordinati per anno, per numero protocollo o per ordine alfabetico e raccolti in contenitori tali da garantire che nessun foglio possa disperdesi. 3.4 Trasmissione documentazione agli Enti Effettuata l istruttoria di ricevibilità e ammissibilità amministrativa di competenza, il CAAP, per ciascuna domanda di completamento, dovrà provvedere: 1. alla chiusura della check-list (allegato C), 2. alla consegna materiale all Ente competente dei documenti allegati al completamento della domanda e dell eventuale corrispondenza intercorsa con il beneficiario in cartelline chiuse su tutti i lati con apposta una etichetta che identifichi la singola domanda. Le domande di completamento e le relative check - list saranno trattenute in un altro fascicolo presso il caap stesso. Al fine di agevolare l attività istruttoria successiva degli Enti, si raccomanda di consegnare i fascicoli suddetti non appena espletata la propria attività istruttoria anche prima della scadenza finale del 19 marzo La consegna dovrà avvenire con le seguenti modalità: a) a mano, b) per posta mediante raccomandata con ricevuta di ritorno. La trasmissione, sia a mano che per posta, potrà avvenire anche per gruppi di domande. In tal caso la lettera di trasmissione dovrà riportare l elenco delle stesse con l identificazione del beneficiario. 3.5 Chiusura L Ente locale convenzionato contestualmente all invio ad ARTEA dell elenco di liquidazione dei saldi, dovrà inviare al Centro Servizi la documentazione relativa ai fascicoli delle domande ammesse a finanziamento, nonché le relative check-list. Ricevuta tale documentazione il centro servizi dovrà procedere alla chiusura del fascicolo domanda attestando l espletamento dei seguenti controlli: verifica della completezza della documentazione complessiva, dei verbali, e delle relative check-list. Le check list, che devono essere sottoscritte, sono attinenti alle seguenti fasi procedimentali: - ricevibilità e ammissibilità amministrativa completamento domanda - Istruttoria di ammissibilità al finanziamento - eventuale istruttoria anticipo 6

7 - Eventuale istruttoria variante progettuale - Eventuale istruttoria proroga - Istruttoria collaudo e saldo contributo verifica che sulla documentazione sia stato apposto il visto comprovante che la stessa è stata visionata secondo le modalità previste. L attestazione avviene in apposita sezione della check list in assenza della quale non si potrà procedere alla successiva fase di autorizzazione al pagamento. 3.6 Modalità di consegna I fascicoli domanda dovranno essere consegnati, previi accordi con la Struttura Tecnica e di Autorizzazione di ARTEA, o inviati tramite raccomandata A/R ad ARTEA, custoditi in idonee cartelline chiuse su tutti i lati, in modo da garantire che nessun foglio possa disperdersi. Ogni fascicolo dovrà essere inserito, secondo l ordine alfabetico, in appositi contenitori: si raccomanda l utilizzo di scatole progetto per archivio con bottone di dorso 10. La consegna dei fascicoli dovrà avvenire, salvo diversa comunicazione concordata con Artea, entro 15 giorni lavorativi dall espletamento delle operazioni di chiusura. 4 Istruttoria amministrativa 4.1 Istruttoria amministrativa Il Centro Servizi conclude le attività indicate nel presente paragrafo nel rispetto dei tempi e con le modalità di cui al paragrafo 1.1 degli Adempimenti procedurali approvati da ARTEA con Decreto del Direttore n.162 del 27/09/2002, n 17 del 15/01/2003 e n 24 del 30/01/2003 e successive modifiche. L istruttoria è costituita dalle seguenti attività: A. inserimento nel sistema informativo di ARTEA dei dati delle sole domande compilate a mano; B. verifica e asseveramento della completezza, validità formale e corrispondenza della domanda di completamento e della relativa documentazione allegata alla stessa con riferimento alla richiesta delle Ente competente e secondo le indicazioni dell allegato D : -verifica della presentazione della domanda entro i termini stabiliti dal bando -verifica della presentazione della domanda in conformità alle modalità stabilite -verifica della presenza della firma sulla domanda -verifica della presenza e della validità della documentazione allegata alla check list precompilata dall Ente e riportata, con responsabilità di Artea, nell allegato C. C. richiesta ulteriore documentazione integrativa per correzioni ammissibili/anomalie sanabili. 7

8 Ai fini dell ammissibilità amministrativa si indicano le principali anomalie che non possono essere sanate e quelle invece sanabili: 1) Elenco anomalie non sanabili: - la domanda non è stata presentata nei termini - la domanda è stata inviata con modalità diverse rispetto a quelle prescritte dal bando (ad es. posta ordinaria, prioritaria, più domande un unica busta, ect. ) - manca la firma del richiedente - mancanza della documentazione obbligatoria richiesta con riferimento alla chek list precompilata dall Ente competente : - Documentazione obbligatoria per tutte le domande indicata anche nella check list dell Ente (Allegato A- sezione documenti da presentare obbligatoriamente al completamento del modulo domanda ) documentazione relativa al titolo di possesso certificazione catastale 462 -nel caso il richiedente sia comproprietario, dichiarazione da parte del/gli altro/i comproprietario/i nel caso il richiedente non sia proprietario, dichiarazione da parte del proprietario nel caso di società, copia dell atto costitutivo, dello statuto e dell atto deliberativo inerente il progetto documentazione fotografica 2) Elenco anomalie sanabili : - la domanda non è compilata correttamente in quanto si rilevano dei dati errati riconducibili a meri errori materiali in quanto è stato trascritto un dato errato al posto di un dato esatto, - i documenti presentati sono scaduti e/o non validi, - nella domanda mancano solo alcuni dati non essenziali per l istruttoria, o gli stessi sono desumibili da altra documentazione allegata La risoluzione delle suddette anomalie è ammissibile a seguito di acquisizione e verifica da parte del CAAP della documentazione pertinente; 3) Anomalie riscontrate per difformità presentazione documentazione: Documentazione obbligatoria, in relazione alla tipologia dell intervento, richiesta nella check list dell Ente (allegato A Sezione Ulteriori documenti obbligatori in relazione alla tipologia dell'intervento da presentare al completamento della domanda ) 8

9 copia della concessione o autorizzazione edilizia o D.I.A. completa degli allegati tecnici, - 563/e computo metrico estimativo, copia dei preventivi relativi agli impianti e attrezzature; 4.2 Registrazione dei dati relativi alle domande su supporto informatico Parallelamente all archivio documentale, limitatamente alle domande compilate a mano, è costituito un archivio informatico delle domande ricevute, utilizzando il software fornito da ARTEA; tale archivio è gestito nel rispetto delle norme vigenti sulla sicurezza dei dati e sulla tutela della privacy secondo le modalità stabilite nel Manuale delle procedure e norme di sicurezza di ARTEA. 4.3 Attestazione circa gli esiti delle verifiche svolte e successivi adempimenti Il Centro Servizi provvede: a) ad attestare gli esiti delle verifiche svolte mediante la compilazione e la sottoscrizione della check list secondo il modello predisposto da ARTEA (allegato C). La check list dovrà essere compilata in tutte le sue parti per attestare l effettuazione delle operazioni indicate. Le modalità operative sono riportate nell allegato D; b) a trasmettere, per le domande con esito negativo ed ai fini della conclusione del procedimento: -la comunicazione al richiedente delle motivazioni di non ammissibilità amministrativa tramite lettera raccomandata, inviata per conoscenza anche ad ARTEA (allegato E), -la comunicazione ad ARTEA delle irregolarità 1 rilevate. c) a trasmettere, per le domande con esito positivo con Anomalie riscontrate per difformità presentazione documentazione, in relazione ai documenti /e 406, di cui al punto 4.1.c.3): -la comunicazione al beneficiario ed all Ente competente, inviata per conoscenza anche ad ARTEA, secondo il modello all allegato (allegato F). Detta comunicazione al beneficiario dovrà essere inviata tramite lettera raccomandata. 1 La definizione di irregolarità figura all articolo 1, paragrafo 2 del regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95: costituisce irregolarità qualsiasi violazione di una disposizione del diritto comunitario derivante da un azione o un omissione di un operatore economico che abbia o possa avere come conseguenza un pregiudizio al bilancio generale delle Comunità o ai bilanci da queste gestite, attraverso la diminuzione o la soppressione di entrate provenienti da risorse proprie percepite direttamente per conto delle Comunità, ovvero una spesa indebita. 9

10 Allegato A Check-list compilata dall Ente competente Domanda n. Azienda / U.T.E.: Tipo: PSR Misura Diversificazione attività agricole - DOMANDA INIZIALE - Reg. CE 1257/99 - Capo IX (lettera P) (Legge: Reg. CE 1257/99 - Capo IX (lettera P)) Presentata il: Istruttoria Preliminare Tipologia dell'intervento proposto Intervento proposto ammissibile e compatibile con gli obiettivi del PLSR Intervento proposto non ammissibile Finanziabilità dell'intervento in base al PLSR La domanda è inserita nell'elenco candidato al finanziamento La domanda non è inserita nell'elenco candidato al finanziamento Documenti da presentare OBBLIGATORIAMENTE al completamento della domanda - documentazione relativa al titolo di possesso - certificazione catastale - nel caso il richiedente sia comproprietario, dichiarazione da parte del/gli altro/i comproprietario/i - nel caso il richiedente non sia proprietario, dichiarazione da parte del proprietario - nel caso di Società, copia dell'atto costitutivo, dello statuto e dell'atto deliberativo inerente il progetto - documentazione fotografica - Altra documentazione (Specificare) Ulteriori documenti OBBLIGATORI in relazione alla tipologia dell'intervento da presentare al completamento della domanda - copia della concessione o autorizzazione edilizia (o D.I.A.) completa degli allegati tecnici - computo metrico estimativo - copia dei preventivi relativi ad impianti ed attrezzature Anomalie e Note Anomalie riscontrate Risoluzione anomalie Note Esito Istruttoria iniziale Esito Negativo Esito Positivo 10

11 Comunicazione di richiesta di completamento del modulo di domanda Annulla Checklist Salva Conferma Allegato B Timbro per visto documento Esempio : visto di un titolo di possesso Codice identificativo documento 207 ART A Nome istruttore Visto Ammissibilità amministrativa Ammissibilità tecnica 11

12 Allegato C Check-list di misura Domanda n. Azienda / U.T.E.: Tipo: PSR Misura Diversificazione attività agricole - DOMANDA DI COMPLETAMENTO - Reg. CE 1257/99 - Capo IX (lettera P) (Legge: Reg. (CE) 1257/99) Presentata il: Ricevibilità e Ammissibilità amministrativa del completamento di domanda Avvio del procedimento Verifiche generali domanda presentazione entro i termini presenza firma compilazione e invio conforme modalità bando Verifiche documentazione obbligatoria allegata al completamento della domanda documentazione relativa al titolo di possesso certificazione catastale nel caso il richiedente sia comproprietario, dichiarazione da parte del/gli altro/i comproprietario/i nel caso il richiedente non sia proprietario, dichiarazione da parte del proprietario nel caso di società, copia dell'atto costitutivo, dello statuto e dell'atto deliberativo inerente il progetto documentazione fotografica Comunicazione di non ammissibilità (allegato E) Verifiche documentazione obbligatoria in relazione alla tipologia di intervento allegata al completamento della domanda copia della concessione o autorizzazione edilizia o DIA completa degli allegati tecnici - 563/e - computo metrico estimativo copia dei preventivi relativi agli impianti e attrezzature altra documentazione (specificare) Anomalie / Revisione risoluzione anomalie Note, adempimenti finali comunicazione difformità presentazione documentazione (allegato F) note Esito ricevibilità ed ammissibilità negativo positivo Annulla Checklist Salva Conferma 12

13 Allegato D : Modalità Operative compilazione Check List Domanda di completamento - Esito positivo: contrassegnare con - Esito negativo inserire motivazione come da tabella seguente: Istanza di completamento ricevuta oltre i termini Istanza di completamento non firmata Istanza di completamento con firma illeggibile o comunque non regolare Istanza di completamento compilata su modulistica non conforme ovvero non sono stati compilati interi quadri essenziali per l istruttoria Istanza di completamento inviata con modalità diverse rispetto a quelle prescritte dal bando (posta ordinaria, più domande in unica busta, ect. Istanza di completamento inviata con mancanza della documentazione obbligatoria prevista dal bando: Fuori termine Firma assente Firma non valida Modulistica non conforme Invio non conforme Documentazione non completa - indicate al precedente punto 4.1.C.1) - Esito positivo sanato, contrassegnare con e inserire motivazione come da tabella seguente: Istanza con documentazione scaduta o non valida (Tale documentazione può essere sanata anche con dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà o autocertificazione) Documentazione sanata 13

14 Allegato E Comunicazione di non ricevibilità/ammissibilità amministrativa ART A Agenzia Regionale Toscana Erogazioni Agricoltura (L.R. 19 novembre 1999, n. 60) Servizio Tecnico e di Autorizzazione Prot. N. Data, ALLEGATI: OGGETTO: Piano Sviluppo Rurale misura 9.5 Diversificazione delle attività nel settore agricolo ; domanda n. CUAA Denominazione RACCOMANDATA Al Sig. In riferimento alla domanda di cui all oggetto, si dichiara che l istruttoria amministrativa si è conclusa con esito negativo per la seguente motivazione:. Ai sensi dell art. 39 della L.R. 9/95 la presente comunicazione è trasmessa ai fini della conclusione del procedimento; contro di essa è data facoltà di ricorrere agli organi giurisdizionali o, in via amministrativa, al Presidente della Repubblica. Data, Per ART A Il Centro Servizio Convenzionato (timbro e firma del responsabile del procedimento) 14

15 Allegato F Comunicazione anomalie riscontrate per difformità presentazione documentazione ART A Agenzia Regionale Toscana Erogazioni Agricoltura (L.R. 19 novembre 1999, n. 60) Servizio Struttura Tecnica e di Autorizzazione Prot. N. Data, ALLEGATI: OGGETTO: Piano Sviluppo Rurale misura 9.5 Diversificazione delle attività nel settore agricolo ; domanda n. CUAA Denominazione RACCOMANDATA Al sig Alla PROVINCIA/COMUNITÀ MONTANA e p.c. ARTEA In riferimento alla domanda di cui all oggetto, si dichiara che l istruttoria amministrativa di competenza di questo CAAP si è conclusa con esito positivo condizionato alla integrazione dei documenti sotto elencati o, in alternativa, alla comunicazione delle motivazioni della mancata presentazione della documentazione stessa: Copia della concessione o autorizzazione edilizia o DIA completa degli allegati tecnici; Computo metrico estimativo; Copia dei preventivi relativi agli impianti e attrezzature. La documentazione integrativa o la comunicazione con i motivi della mancata produzione dei suddetti documenti deve pervenire all Ente in indirizzo entro e non oltre il 28 marzo Nel caso in cui la documentazione non venga integrata o la mancata produzione non venga motivata entro il termine indicato, l istruttoria dell Ente competente si chiuderà con esito negativo. Nel caso, invece, in cui intervenga la suddetta motivazione, l Ente provvederà a valutarla e l esito dell istruttoria sarà positivo qualora dalla stessa emerga la non obbligatorietà della documentazione mancante con riferimento allo specifico intervento per cui si chiede il finanziamento. Cordiali saluti. Per ARTEA Il Centro Servizi Convenzionato (timbro e firma del responsabile del procedimento) 15