Procedura acquisizione di Beni e Servizi

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1 Asse 1 Obiettivo Operativo 1.4 Progetto Affiancamento straordinario alle Autorità di gestione dei Programmi Operativi regionali dell obiettivo Convergenza CUP G81I Procedura acquisizione di Beni e Servizi Rev. 0 del 19 gennaio 2015

2 1. OBIETTIVI La procedura in oggetto definisce i ruoli e le responsabilità relativi alle diverse modalità di acquisizione di beni e servizi. 2. CRITERI GENERALI L acquisizione di beni e servizi riguarda due distinte fattispecie: Acquisto di beni e servizi; Affidamento a terzi di servizi ed incarichi professionali caratterizzati da intuitu personae. Fermo restando il necessario coordinamento tra tutte le strutture aziendali competenti, i soggetti responsabili dell applicazione della seguente procedura sono così individuati in funzione delle diverse modalità di acquisto previste: la Direzione Operativa è responsabile dell acquisto di beni di consumo; la Direzione Operativa garantisce il rispetto della procedura interna negli affidamenti di servizi e incarichi professionali legati ad una commessa; la struttura aziendale richiedente garantisce il rispetto della procedura in affidamenti di servizi ed incarichi professionali di tipologia differente da quella prevista nel punto precedente; 3. DESCRIZIONE ANALITICA 3.1 Acquisto di beni e servizi di consumo per il funzionamento della struttura Sono da considerarsi beni e servizi da acquistare secondo le seguenti modalità, a titolo non esaustivo, la cancelleria e i materiali di consumo, le utenze e i servizi agli immobili occupati dalla Società, gli acquisti informatici e i servizi tecnici e di assistenza. Per il materiale di cancelleria l Area /Settore richiedente compila il modulo di richiesta di prelievo cancelleria, che il Settore Affari Generali evaderà prioritariamente con le scorte presenti in Sede. L Area/Settore richiedente invia al Settore Affari Generali una Richiesta d Acquisto contenente le indicazioni quantitative e qualitative del prodotto. La Direzione Operativa di fronte ad una Richiesta d Acquisto idonea, seleziona il fornitore ritenuto più conveniente attraverso la richiesta di almeno 3 offerte, che devono pervenire in sede ed essere valutate. Accertata l offerta più conveniente (dal punto di vista tecnico-economico), si procede alla sottoscrizione di apposito incarico o all accettazione

3 del preventivo ricevuto da parte del Direttore Generale. In ogni caso, il documento sottoscritto dal Direttore Generale dovrà contenere: i dati del fornitore individuato; gli elementi quantitativi e qualitativi necessari al fornitore per soddisfare adeguatamente la richiesta; il periodo di validità dell offerta; le modalità di pagamento concordate; la data di consegna concordata; il centro di costo su cui registrare l acquisto Selezione dei fornitori La politica degli acquisti prevede che la Società, per quanto concerne gli acquisti abituali necessari al funzionamento della sua struttura, tenda ad approvvigionarsi da fornitori di comprovata efficienza e convenienza economica. Nell ambito delle tipologie di beni e servizi di acquisto, la Direzione Operativa deve provvedere, ogni volta che le circostanze lo richiedano, e comunque almeno una volta l anno, ad effettuare una indagine di mercato e a raccogliere le migliori offerte almeno da 3 fornitori. La valutazione finale delle offerte pervenute è approvata da una Commissione, appositamente nominata. Nel caso in cui la tipologia d acquisto lo richieda, la Direzione Operativa si avvarrà del supporto specialistico dell Area/Settore richiedente per meglio identificare i possibili fornitori e per valutarne le successive proposte. 3.2 Altri acquisti di beni e servizi e/o affidamento a terzi ed incarichi professionali La selezione del contraente per l acquisto di beni e/o servizi avviene nel rispetto delle norma applicabili alla Società in ragione della sua totale partecipazione pubblica. A tale fine, le procedure di selezione vengono differenziate sulla base della seguente griglia contenente le fasce prezzo: Limite Minimo Limite massimo Procedura Soggetti coinvolti ,00 Affidamento diretto Il Responsabile dell attività sottopone alla Direzione Generale un fabbisogno in termini di beni/servizi, la Direzione Generale valutata la congruità e necessità della richiesta ne autorizza l acquisizione o procede 1.001, ,00 Acquisizione di almeno 3 preventivi direttamente. Il Responsabile del Progetto sottopone al Direttore Generale la necessità di procedere all acquisizione di un bene/servizio e indica le società/soggetti da invitare selezionati a seguito di una

4 20.001,00 Limite di legge sottosoglia Limite di legge sottosoglia Limite di legge soprasoglia Avvio procedura per Richiesta di offerta ad almeno 5 soggetti Avvio procedura prevista dalla disciplina vigente esplorazione informale di mercato. Il Direttore Generale, valutata la congruità e la correttezza della richiesta, autorizza l espletamento della procedura. Tempi minimi di presentazione delle offerte 7 giorni solari. Il Responsabile del Progetto sottopone al Direttore Generale la necessità di procedere all acquisizione di un bene/servizio e indica le società/soggetti da invitare selezionati a seguito di una esplorazione informale di mercato. Il Direttore Generale, valutata la congruità e la correttezza della richiesta, autorizza l espletamento della procedura tramite l invio di formale richiesta di offerta a mezzo di raccomandata A/R.. Tempi minimi di presentazione delle offerte 25 giorni solari. Direttore Generale individua le risorse professionali da nominare per il corretto espletamento delle procedure di gara; il RUP nominato segue tutto l iter procedurale collaborando per l aggiudicazione con la Commissione di valutazione appositamente nominata. Tempi minimi di presentazione delle offerte come da normativa vigente. I soggetti individuati nella tabella di cui sopra governano tutte le fasi del processo di acquisto quando si tratta dell acquisizione di output connessi direttamente alla realizzazione di attività riconducibili ad una specifica commessa. Quando, invece, gli output oggetto della procedura sono da considerarsi afferenti ad aree aziendali, le attività/responsabilità su codificate non sono riferite al Responsabile dell attività o al Responsabile di Progetto, ma si intendono riferite al Direttore Operativo. Quando l affidamento di incarichi professionali avviene al di fuori di una commessa, il Responsabile dell Area/Settore richiedente sottopone la richiesta all approvazione del Direttore Operativo che la inoltra per la formalizzazione al Direttore Generale.

5 In ogni caso, le modalità precedenti non si osservano in caso di contratti d opera intellettuali conclusi con professionisti per i quali sia determinante l intuitu personae dell incarico. In tali ipotesi, la selezione del professionista è rimessa al Direttore Generale, previa informativa al Direttore Progetti e/o al Responsabile di commessa. L individuazione dei terzi esterni cui proporre la partecipazione ad una selezione o la presentazione di preventivi di offerta avviene a cura del Responsabile dell attività di riferimento in raccordo con il responsabile del Progetto. Il disciplinare di affidamento e l invito alla fase di selezione deve contenere: il CUP di Progetto; il CIG; l oggetto del contratto (attività che il soggetto esterno deve svolgere o fornire); le modalità di svolgimento delle attività; i termini entro i quali svolgere le attività; i corrispettivi per le attività svolte; altre condizioni contrattuali (penali, cauzioni, polizze assicurative, ecc.); le modalità ed i termini di presentazione delle offerte; i criteri di aggiudicazione. 3.4 Selezione diretta Sono previsti due percorsi: 1. All interno di una commessa, l individuazione delle risorse esterne cui proporre la partecipazione alla selezione avviene a cura del Responsabile di Progetto. Il Responsabile di Progetto mette a conoscenza il Direttore Generale circa i risultati della selezione con l evidenza del migliore candidato individuato. 2. Per affidamenti di incarichi non inerenti attività di commessa l individuazione e selezione dei Professionisti Esterni è svolta dal Direttore Operativo e/o dai Responsabili di Area di riferimento, previa approvazione del Direttore Generale. Il conferimento dell incarico, viene redatto dal Direttore Generale.

6 MODALITA OPERATIVE INTERNE FASI DELLE PROCEDURE DI ACQUISIZIONI DI BENI E SERVIZI A. PROCEDURA PER ACQUISIZIONE DI SERVIZI DI IMPORTO SOTTO I EURO: Affidamento diretto al fornitore 1. Il Responsabile dell Attività/ Project Manager sottopone al Responsabile del Progetto un fabbisogno in termini di beni/servizi con una nota (testo via format 01 semplice) e, autorizzato via dal Responsabile del Progetto, invia la richiesta di preventivo via (format 02 semplice) a 1 o più fornitori. La Direzione Generale, coinvolta dal Responsabile del Progetto, provvede direttamente all individuazione dell operatore e firma la lettera di accettazione del preventivo (format 04 semplice) con protocollo in uscita da inviare al fornitore via . B. PROCEDURA PER ACQUISIZIONE DI SERVIZI DI IMPORTO SUPERIORE A EURO A EURO: Richiesta di almeno 3 preventivi 1. Il Responsabile dell Attività/ Project Manager indirizza al Responsabile del Progetto via (format 01) una nota riepilogativa con la descrizione del servizio necessario, gli elementi identificativi del costo e l elenco delle possibili ditte da invitare, motivando tale scelta (l eventuale esplorazione in internet deve essere attestata dalla stampa delle schermate con le specifiche tecniche delle attività prestate dalla società/cv societario). 2. Sulla base della nota ricevuta, il Responsabile del Progetto invia al Direttore Generale una richiesta, con protocollo aziendale in entrata, di autorizzazione all avvio delle procedure di acquisizione del servizio. Il Direttore Generale la controfirma per autorizzazione. 3. Il Responsabile del Progetto provvede alla richiesta dello smart CIG. (Referente per la richiesta CIG sul portale AVCP: Claudio Coretti) e autorizza via mail il Responsabile dell Attività/ Project Manager a procedere. 4. Il Responsabile dell Attività/ Project Manager invia la richiesta di preventivo via e- mail (format 02) alle Società indicate nella nota che deve contenere: il CUP di Progetto; il CIG; l oggetto del contratto (attività che il soggetto esterno deve svolgere o fornire); le modalità e i termini entro i quali svolgere le attività; il corrispettivo massimo per le attività da realizzare; le modalità ed i termini di presentazione dei preventivi dando il termine di almeno 7 giorni solari entro cui rispondere; i criteri di aggiudicazione.

7 In allegato si invia inoltre il format di autocertificazione (format 03). 5. Il Responsabile dell Attività/ Project Manager valuta le proposte pervenute sulla base dei criteri indicati e redige un verbale di aggiudicazione (format 04 e All.1), motivando la scelta, che viene controfirmato dal Direttore Generale. 6. Il Responsabile dell Attività/ Project Manager comunica gli esiti di gara (format 05-06) alle società che hanno risposto, trasmette le informazioni a Claudio Coretti per l AVCP/ANAC e per la sezione trasparenza del sito predispone la bozza di incarico da sottoporre al Responsabile di progetto per validazione e successivamente al Direttore Generale per la firma. C. PROCEDURA PER ACQUISIZIONE DI SERVIZI DI IMPORTO SUPERIORE A ,1 EURO FINO A : Richiesta di offerta ad almeno 5 operatori del settore 1. Il Responsabile dell Attività/ Project Manager indirizza al Responsabile del Progetto una nota riepilogativa con la descrizione del servizio necessario e il relativo costo e l elenco delle possibili ditte da invitare, motivando tale scelta (l eventuale esplorazione in internet deve essere attesta dalla stampa delle schermate con le specifiche tecniche delle attività prestate dalla società/cv societario). 2. Sulla base della nota ricevuta, il Responsabile del Progetto invia, con protocollo aziendale, una richiesta di autorizzazione all avvio delle procedure di acquisizione del servizio al Direttore Generale, allegando l elenco dei fornitori a cui inviare la richiesta e la bozza di testo della richiesta di offerta che deve contenere: il CUP di Progetto; l indicazione del CIG (che verrà richiesto subito dopo l autorizzazione); l oggetto del contratto (attività che il soggetto esterno deve svolgere o fornire); le modalità di svolgimento delle attività; i termini entro i quali svolgere le attività; il corrispettivo massimo per le attività da realizzare; altre condizioni contrattuali (penali, cauzioni, polizze assicurative, ecc.); le modalità ed i termini di presentazione delle offerte, non inferiori a 15 giorni solari; i criteri di aggiudicazione. Il Direttore Generale controfirma la richiesta per autorizzazione. 7. Il Responsabile del Progetto provvede a richiedere lo smart CIG (Referente per la richiesta CIG sul portale AVCP: Claudio Coretti) 8. Il Responsabile dell Attività/ Project Manager predispone le Richiesta di Offerta da far firmare al Direttore Generale.

8 9. Firmate e protocollate le Richieste di offerta, il Responsabile dell Attività/ Project Manager avvia la procedura tramite l invio di formale richiesta di offerta a mezzo PEC alle società indicate nella nota. 10. Una volta scaduti i termini di presentazione delle offerte, il Direttore Generale individua con Ordine di servizio la commissione di valutazione, composta da personale dipendente diverso da quello coinvolto nelle attività dirette di progetto. 11. La Commissione si riunisce per concordare la data e l ora di apertura delle offerte e il Responsabile dell Attività provvede a darne comunicazione, con almeno 3 giorni di anticipo, alle società che hanno inviato le offerte. 12. La Commissione, in seduta pubblica, verifica giorno e orario di arrivo delle offerte, l integrità delle buste e prosegue con l apertura delle stesse e alla verifica della documentazione amministrativa. Successivamente si riunisce in seduta privata per la valutazione delle offerte tecniche ed, infine, procede all apertura delle offerte economiche in seduta pubblica e all aggiudicazione del servizio. Nel caso l apertura delle offerte economiche avvenga in un data diversa da quella dell apertura delle buste deve esserne data comunicazione alle società in gara con almeno 3 giorni di anticipo. Gli esiti della valutazione vengono trascritti nel verbale di aggiudicazione sottoscritto dai componenti della commissione. 13. Il Responsabile dell Attività/ Project Manager comunica gli esiti di gara alle società che hanno risposto, cura la pubblicazione degli esiti della procedura sul sito (adempimenti per la trasparenza), trasmette le informazioni per l AVCP a Claudio Coretti e predispone la bozza di incarico da sottoporre al Responsabile di Progetto per validazione e successivamente al Direttore Generale per la firma.