AZIENDA UNITA SANITARIA LOCALE DI FERRARA DIREZIONE GENERALE

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1 DATA: DELIBERA N. 107 AF/pr AZIENDA UNITA SANITARIA LOCALE DI FERRARA DIREZIONE GENERALE OGGETTO: DG-120/2010- Procedura per l esercizio del diritto di accesso agli atti nell U.O. Salute Mentale Riabilitazione Infanzia ed Adolescenza (SMRIA) del Dipartimento Assistenziale Integrato Salute Mentale Dipendenze patologiche dell Azienda Usl di Ferrara. «Visti IL DIRETTORE GENERALE - la legge n. 241 del 7/08/1990 ad oggetto: Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e diritto di accesso ai documenti e successive modificazioni ed integrazioni ; - il D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184 Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi, emanato ai sensi dell art. 23 della L. n. 15/2005, al quale ciascuna pubblica amministrazione, nel rispetto dell autonomia ad essa riconosciuta, adegua i propri regolamenti alle disposizioni ivi contenute; Richiamato l atto deliberativo n. 371 del 16/11/2009, con il quale l Azienda USL di Ferrara ha approvato il Regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio e casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi ed ai documenti contenenti dati personali e/o sensibili ; Premesso che per il tramite dell Ufficio Relazioni con il pubblico sono state rivolte all Azienda Usl di Ferrara specifiche richieste da parte di genitori, alcuni dei quali soci dell A.I.D. Associazione Italiana Dislessia, di pazienti seguiti dall U.O. Servizio Salute Mentale Riabilitazione Infanzia ed Adolescenza (SMRIA) per meglio definire le procedure per l esercizio del diritto di accesso agli atti nei Servizi territoriali SMRIA; Dato atto che, a seguito delle sollecitazioni dei genitori dei pazienti, la Direzione generale dell Azienda Usl di Ferrara ha costituito un gruppo di lavoro composto da diversi professionisti dell Azienda per analizzare le criticità segnalate e proporre un percorso relativo all esercizio dell accesso agli atti - più appropriato alle esigenze degli interessati; Visti i verbali degli incontri dei giorni 4/3/2010 e 15/3/2010 del Gruppo di lavoro costituito da professionisti dell Azienda Usl di Ferrara, trattenuti agli atti del M.O. Affari Istituzionali; Rilevato che all interno dell U.O. SMRIA sono oggetto di richiesta di accesso da parte dei genitori dei pazienti i sotto elencati documenti di cui viene fornita una definizione: cartella clinica: insieme di documenti sanitari che descrivono gli interventi effettuati dai Servizi territoriali SMRIA e che illustrano lo status del paziente; relazione clinica: documento che rappresenta i risultati delle prestazioni diagnostiche e di trattamento e si estrinseca nella compilazione di uno schema-standard preordinato contenente per es. la descrizione di patologie rilevate, valutazioni di test (comprensibili), tempi per la presa in carico del trattamento, ecc.; Ritenuto opportuno precisare che al fine di garantire un quadro conoscitivo completo ed aggiornato sullo stato di salute del minore, la relazione clinica da aggiornare mediamente ogni sei mesi - dovrà essere inviata sistematicamente sia alle famiglie dei pazienti sia ai MMG o ai Pediatri di Libera Scelta; Rilevato che il Gruppo di lavoro in argomento:

2 - ha elaborato uno specifico modello di richiesta di accesso ai documenti dei Servizi territoriali SMRIA; - ha individuato una procedura per facilitare la procedura in argomento agli interessati; Precisato inoltre che: l'istanza di accesso ai documenti detenuti in ciascun Polo SMRIA territoriale dovrà essere rivolta al Direttore dell'u.o. SMRIA; l analisi dei documenti che potranno essere rilasciati agli interessati ricade nella responsabilità dello stesso Direttore il quale dovrà verificare i contenuti nel rispetto di quanto previsto dalla vigente legge in materia di riservatezza; si rende necessario individuare, per ciascun Polo SMRIA territoriale un dipendente del ruolo amministrativo il quale prenderà in carico l istanza verificando i tempi di risposta fissati, per legge, in gg. 30 dal ricevimento della stessa; Ritenuto di precisare inoltre che: i documenti oggetto di accesso atti richiesti dai genitori presso ciascun Polo SMRIA territoriale saranno soggetti a costi di fotoriproduzione secondo le modalità indicate nel vigente Regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio e casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi ed ai documenti contenenti dati personali e/o sensibili approvato con atto deliberativo n. 371 del 16/11/2009; le relazioni cliniche, che mediamente ogni sei mesi dovranno essere inviate ai genitori, ed i documenti eventualmente ad essa collegati non saranno soggetti a costi di fotoriproduzione; Dato atto che le proposte elaborate dal Gruppo di lavoro sono state pienamente condivise dai genitori dei pazienti presenti ad un incontro, fissato allo scopo, il giorno 22/03/2010 il cui verbale è trattenuto agli atti del M.O. Affari istituzionali; Dato atto: - che il presente provvedimento risponde ai principi della legittimità, opportunità e convenienza.» Coadiuvato dal Direttore Sanitario e dal Direttore Amministrativo che, ai sensi dell art. 3 comma 7 del D.Lgs. n. 502/92 e successive modifiche ed integrazioni esprimono parere favorevole; D E L I B E R A 1) di approvare il modello di richiesta di accesso ai documenti di cui all allegato 1), parte integrante e sostanziale del presente provvedimento; 2) di approvare la procedura per la presentazione delle richieste di accesso ai documenti presso ciascun Polo SMRIA territoriale di cui all allegato 2), parte integrante i sostanziale del presente provvedimento; 3) di stabilire che l analisi dei documenti che potranno essere rilasciati agli interessati ricade nella responsabilità del Direttore dell U.O. SMRIA il quale dovrà verificare i contenuti nel rispetto di quanto previsto dalla vigente legge in materia di riservatezza; 4) di stabilire che i dipendenti del ruolo amministrativo di ciascun Polo SMRIA territoriale che dovranno seguire la procedura di accesso ai documenti dalla presa in carico dell'istanza al rilascio della documentazione richiesta sono individuati nell allegato 3), parte integrante i sostanziale del presente provvedimento; 5) di stabilire che le relazioni cliniche, che mediamente ogni sei mesi dovranno essere inviate ai genitori, ed i documenti eventualmente collegati a tale relazione non saranno soggetti a costi di fotoriproduzione;

3 6) di stabilire che i documenti oggetto di accesso atti richiesti dai genitori presso ciascun Polo SMRIA territoriale saranno soggetti a costi di fotoriproduzione secondo le modalità indicate nel vigente Regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio e casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi ed ai documenti contenenti dati personali e/o sensibili approvato con atto deliberativo n. 371 del 16/11/2009; IL DIRETTORE GENERALE (Dott. Fosco FOGLIETTA) IL DIRETTORE AMMINISTRATIVO (Dott.ssa Lalla BUORA) IL DIRETTORE SANITARIO (Dott. Edgardo CONTATO) IL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO DELIBERATIVO (Dott.ssa Monica MISTRI)

4 All. 1) Al DIRETTORE U.O. Salute Mentale Riabilitazione Infanzia Adolescenza (SMRIA) Via Messidoro n FERRARA OGGETTO: RICHIESTA DI ACCESSO AI DOCUMENTI (L.241/90 e s.m.i.) del Servizio territoriale SMRIA di Il Sottoscritto/a nato/a Residente in Via n. città documento di identificazione, nella sua qualità di genitore/tutore del minore seguito presso la sede di C H I E D E di poter accedere al/ai seguente/i documento/i: CARTELLA CLINICA (dati anagrafici e diario degli interventi, test) RELAZIONE CLINICA (anamnesi, presa in carico, diagnosi, piano di trattamento, test) mediante: VISIONE - RILASCIO COPIA (cancellare la voce che non interessa) per le seguenti motivazioni: (compilazione facoltativa) Sono informato che il trattamento dei dati personali di cui al Dlg. 196/03 e s.m.i. (Codice in materia di trattamento di dati personali) avverrà solo per fini istituzionali e nei limiti di legge. Distinti saluti. Luogo e data, Firma del richiedente Spazio riservato all Ufficio: Operatore referente: Responsabile del procedimento VISTO: Il Responsabile del M.O. Dr./Dr.ssa (firma leggibile)

5 All. 2) Procedura accesso ai documenti dei Servizi territoriali SMRIA I documenti oggetto di accesso atti sono: 1) Cartella clinica (dati anagrafici e diario degli interventi) 2) Relazione clinica (anamnesi, presa in carico, diagnosi, piano di trattamento, test) Genitore/tutore compila la richiesta Genitore/tutore consegna la richiesta allo Sportellista / Segreteria del Servizio SMRIA Sportellista/Segreteria del Servizio SMRIA: formalizza; fornisce ricevuta all utente; fornisce all utente indicazioni sulle modalità di pagamento Direttore U.O. SMRIA o suo delegato Responsabile del caso Predispone la documentazione da rilasciare all'utente Direttore U.O. SMRIA Analisi della esternalizzazione dei documenti (rispetto privacy) Sportellista/Segreteria del Servizio SMRIA Utente Riceve documentazione previa presentazione della ricevuta di pagamento

6 All. 3) Dipendenti del ruolo amministrativo di ciascun Polo SMRIA territoriale che dovranno seguire la procedura di accesso ai documenti dalla presa in carico dell'istanza al rilascio della documentazione richiesta: Comune ove ha sede il Operatore del ruolo Indirizzo Servizio SMRIA amministrativo U.O. SMRIA Ferrara Via Messidoro n. 20 Ferrara (Ex Casa Sig.ra Annalisa Fioresi del Pellegrino) Copparo V.le Carducci n. 54 Copparo Sig.ra Paola Dal passo Cento Via Cremonino n. 10 Cento Sig.ra Rossella Foschi Bondeno Via Dazio n. 113 Bondeno (Ex Osp. F.lli Sig.ra Rossella Foschi Borselli) Codigoro Via Riviera Cavallotti n Codigoro Dr.ssa Patrizia Gazzola Portomaggiore Via De Amicis n. 22 Portomaggiore (Ex Sig.ra Silvana Biavati Osp. C. Eppi) Comacchio P.zza XX Settembre n. 45 Comacchio Dr.ssa Patrizia Gazzola