Stesura dei verbali Cosa è il verbale?

Transcript

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2 Definizione del verbale documento descrittivo di atti o fatti compiuti alla presenza di un soggetto verbalizzante appositamente incaricato

3 Natura giuridica atto di tipo certificativo non è un provvedimento non coincide con la delibera

4 Natura giuridica la delibera è il provvedimento di un organo collegiale il verbale è la documentazione delle operazioni svolte sia da un organo collegiale che da un organo individuale

5 Funzione giuridica fedele rappresentazione di atti o fatti cui il soggetto incaricato ha assistito in ordine ai quali appaia necessario procedere alla documentazione ai fini di esigenze probatorie con fede privilegiata non ogni forma di attività amministrativa è soggetta alla verbalizzazione le attività degli organi collegiali; alcune attività poste in essere da organi monocratici per espressa previsione normativa.

6 Elementi costitutivi del verbale soggetto oggetto forma sottoscrizione

7 Elementi costitutivi del verbale Il soggetto verbalizzante deve trattarsi di un dipendente pubblico a cui sia stato demandato il compito specifico di redigere il verbale; le condizioni di capacità e di volontà del verbalizzante non rilevano ai fini della validità dell atto certificato i verbalizzanti possono essere più di uno

8 Elementi costitutivi del verbale Il soggetto verbalizzante negli organi collegiali: Il verbalizzante è il segretario può essere un estraneo o un componente del collegio si possono prevedere il sostituto del segretario e gli ausiliari del segretario al segretario si applicano le disposizioni sull incompatibilit incompatibilità previste per i componenti del collegio

9 Elementi costitutivi del verbale Oggetto specifico I soggetti presenti, assenti e il loro allontanarsi La data ed il luogo L inizio e la fine delle operazioni Le modalità con cui essa si svolge Le opinioni e i giudizi espressi In caso di votazione: i voti manifestati distinti in favorevoli, contrari ed astenuti e il risultato della votazione Le misurazioni e verifiche tecniche effettuate L eventuale sospensione Non è necessario la descrizione minuta di tutte le particolarità

10 Elementi costitutivi del verbale Oggetto specifico di un atto collegiale Il giorno, l ora l ed il luogo della riunione I nomi dei presenti, degli assenti giustificati e non, del presidente e del segretario Gli estremi della convocazione La relazione del Presidente I termini essenziali della discussione Eventuali pareri espressi da altri organi La proposta di delibera I risultati della votazione

11 Elementi costitutivi del verbale Oggetto specifico di un atto collegiale Procedimento di formazione dell atto collegiale Convocazione Adunanza Discussione Votazione Deliberazione

12 Procedimento di formazione dell atto collegiale Convocazione: Iniziativa del presidente o in mancanza del Vice, anche su impeto di altri; Avviso di convocazione: per iscritto e portata a conoscenza di tutti i componenti, deve contenere l ora, l la data, il luogo, l ordine del giorno ed il tipo di convocazione (ordinaria, straordinaria, prima o seconda, urgenza); l irregolaritl irregolarità può essere sanata solo con la presenza di tutti i membri del collegio, Ordine del giorno: occorre l oggetto, l non è necessario lo schema di deliberazione; l ordine l di trattazione non è vincolante; è possibile un ordine del giorno suppletivo;

13 Procedimento di formazione dell atto collegiale Adunanza è necessario il quorum strutturale o costitutivo, per la validità della adunanza principio generale è quello della non pubblicità della seduta, le persone estranee al collegio sono ammesse, purché non ci siano norme che ne escludano la presenza, si tratti di esperto chiamato per pareri o chiarimenti ed il suo intervento non determini interferenza, astensione obbligatoria, se sussista interesse proprio o di congiunto fino al quarto grado, il componente non si computa per la validità dell adunanza, astensione facoltativa, il componente non si computa per la validità della delibera;

14 Procedimento di formazione dell atto collegiale Discussione: non è obbligatoria, relazione, dibattito, dichiarazione di chiusura; Votazione: manifestazione di volontà o giudizio sulla proposta di delibera palese o segreta, Deliberazione: è necessario un quorum deliberante o funzionale per la validità della delibera In mancanza di previsione, la delibera è assunta con la maggioranza dei presenti È immediatamente esecutiva

15 Elementi costitutivi del verbale La forma È necessaria la forma scritta La documentazione deve essere permanente e riproducibile in ogni momento Non è necessario che il verbalizzante proceda personalmente alla redazione dell atto

16 Elementi costitutivi del verbale La sottoscrizione Il verbale viene ad esistenza solo con la sottoscrizione del verbalizzante o dei verbalizzanti Per le attività degli organi collegiali occorre la sottoscrizione anche del presidente; ovvero, se espressamente previsto, di tutti i componenti dell organo collegiale In caso di rifiuto alla sottoscrizione, coloro che lo sottoscrivono devono dare atto del rifiuto opposto dal dissenziente con indicazione delle eventuali ragioni addotte

17 Redazione La redazione del verbale dovrebbe essere contestuale: principio di buon andamento e tempestività dell azione amministrativa Nella prassi la redazione del verbale avviene successivamente allo svolgimento dell attivit attività verbalizzata, durante la quale l incaricato l si limita alla cd minutazione.

18 Redazione di verbali di organi collegiali se la redazione del verbale è successiva allo svolgimento della seduta collegiale, occorre la lettura e l approvazione l del verbale nella prima seduta utile del collegio La formalità della lettura è omessa, salvo richiesta di un componente del collegio, sempre che sia stato precedentemente posto a disposizione di tutti i componenti; l approvazione è intesa come semplice verifica: il componente dissenziente ha soltanto facoltà di far inserire nel verbale in cui si procede alla approvazione il suo motivato dissenso o il suo punto di vista o le ragioni delle sue osservazioni e critiche; non occorre identità di componenti tra i due collegi: l approvazione va riferita al collegio inteso nel suo complesso e non già ai suoi singoli componenti non è possibile delegare ad altro organo l approvazione l dei verbali.

19 Anomalie del verbale e riflessi sull atto verbalizzato Le semplici irregolarità del verbale sono minime violazioni suscettibili di essere sanate o attraverso correzioni materiali o rinnovazione dell attivit attività Erroneo computo numerico dei presenti, degli astenuti, dei votanti ti I vizi di legittimità del verbale inficiano l atto l verbalizzato: si tratta dei vizi relativi agli elementi costitutivi del verbale Verbalizzante non legittimato, mancata sottoscrizione del verbale

20 Responsabilità del verbalizzante Responsabilità penale Reato di falso: falso materiale (contraffazione o alterazione del documento) o ideologico (attestazioni non rispondenti al vero); Abuso d ufficiod Omissione in atti d ufficiod Responsabilità civile ed amministrativa