Ente per i Servizi Tecnico-amministrativi di Area Vasta SUPER-S. Sistema Unico Posta Elettronica Regionale - Sanità

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1 Ente per i Servizi Tecnico-amministrativi di Area Vasta SUPER-S Sistema Unico Posta Elettronica Regionale - Sanità Prossimamente l'azienda Sanitaria di Firenze migrerà le proprie caselle di posta verso il nuovo Servizio Unico di Posta Elettronica Regionale: SUPER-S. La Regione Toscana ha avviato un processo di unificazione e standardizzazione dei servizi digitali, che progressivamente coinvolgerà l'organizzazione della Sanità e dei suoi operatori, e anche i cittadini, con lo scopo di migliorare la qualità dei servizi e di ridurne i costi. Il nuovo servizio SUPER-S costituirà un miglioramento tecnologico e risolverà i principali problemi dell'attuale sistema di posta elettronica in Azienda Sanitaria di Firenze: performance, sicurezza, salvaguardia dei dati, recupero di cancellate, ecc... L'utilizzo di un unico strumento permetterà anche il miglioramento della comunicazione interaziendale, la riduzione dei tempi di formazione, e/o l'abbattimento del disagio legato al trasferimento di personale anche tra aziende diverse. Poiché è richiesta la collaborazione di tutti gli utenti, è stata preparata questa breve guida, con lo scopo di rendere chiaro come sarà effettuata la migrazione dal vecchio al nuovo sistema di Posta Elettronica. L'informativa contiene istruzioni e spiegazioni su cosa fare e quando farlo. ll progetto prevede il mantenimento degli attuali indirizzi di posta elettronica dell'azienda e la migrazione della posta attualmente sul server. 1/4 ESTAV Centro Sede legale Firenze Viale Michelangiolo, 41 Villino Tendi Telefono Fax www. estav-centro.toscana.it Partita Iva

2 Ente per i Servizi Tecnico-amministrativi di Area Vasta WEBMAIL Il progetto sponsorizza l'utilizzo della webmail come sistema principale di posta. Al momento della migrazione i messaggi di posta elettronica saranno visualizzabili tramite la webmail all'indirizzo internet seguente: entrando con il Nome utente uguale al proprio indirizzo (es. g.verdi@usl12.toscana.it) e utilizzando la propria Password attuale. Rispetto alla situazione attuale l'unica differenza consiste nel fatto che si dovrà utilizzare il proprio indirizzo completo, mentre sino ad oggi era sufficiente solo la prima parte (ad es. g.verdi). Non è prevista la migrazione dei messaggi dal Client al WEB. Noi consigliamo di abbandonare la posta con il client e da utilizzare fin da subito il nuovo sistema consultando i vecchi messaggi sul client del PC. 2/4 ESTAV Centro Sede legale Firenze Viale Michelangiolo, 41 Villino Tendi Telefono Fax www. estav-centro.toscana.it Partita Iva

3 Ente per i Servizi Tecnico-amministrativi di Area Vasta Servizio di Supporto Regione Toscana ha predisposto un portale web dove sono indicate le procedure di supporto al servizio di posta elettronica. Nel portale ci saranno molte informazioni e indicazioni: - Manualistica di supporto. - Istruzioni sui parametri di configurazione. - Le modalità di connessione attraverso dispositivi mobili (Cellulare, tablet ect). - Procedure sul cambio password. - Procedure sul di reset password. - Procedure per richieste di recovery dei messaggi cancellati. - Procedure per la modifica delle liste di distribuzione. Anche qui è possibile richiedere assistenza cliccando in altro a destra su Login ed entrando con la propria e password. Su questo Sito ci sono i Manuali per i principali configurazioni di client e telefoni, per esempio è possibile trovare i manuali di configurazione per esempio di un IPHONE o un Samsung Galaxy S4. 3/4 ESTAV Centro Sede legale Firenze Viale Michelangiolo, 41 Villino Tendi Telefono Fax www. estav-centro.toscana.it Partita Iva

4 Ente per i Servizi Tecnico-amministrativi di Area Vasta Client di posta L'utilizzo dei client, invece della webmail, viene caldamente sconsigliato perchè si perde molto del valore aggiunto che il sistema SUPER-S fornisce nella modalità WEB. Gli utenti che preferiscono continuare ad utilizzare il client dovranno modificare in maniera autonoma alcuni parametri del client oppure aprire una chiamata all' Chiaramente il passaggio avverrà in switch off (in un solo giorno) e quindi ci saranno nei primi tempi un sovraccarico di chiamate da parte dell'helpdesk. E' quindi opportuno semmai utilizzare la webmail e poi nei giorni successivi farsi configurare il client in maniera corretta. 4/4 ESTAV Centro Sede legale Firenze Viale Michelangiolo, 41 Villino Tendi Telefono Fax www. estav-centro.toscana.it Partita Iva

5 Nuova Posta Elettronica ASF 10 Configurazione Client

6 Configurazione Outlook Lanciare Outllok e cliccare su strumenti account di posta elettronica

7 Scegliere l'opzione Visualizza o cambia gli account di posta elettronica esistenti Cliccare su cambia

8 modificare la seguente schermata Con i seguenti parametri

9 Nuova Posta Elettronica ASF 10 Configurazione Client

10 Configurazione Outlook Express Per chi vuole utilizzare il proprio client Outlook Express 1. aprire il programma di posta elettronica Outlook Express 2. dal menù strumenti cliccare sulla voce : Account

11 3. selezionare l account e cliccare sul tasto Proprietà 4. Se il campo: Il Server della posta in arrivo è: POP3 seguite le istruzioni dei punti 5, (se invece c è la voce : IMAP seguite le istruzioni dal punto 6 in poi)

12 5. modificare i campi : (come nell esempio dell immagine di sotto) a. Posta in arrivo (POP3) : pop3.sanita.toscana.it b. Posta in uscita (SMTP): smtp.sanita.toscana.it c. Nome account : (esempio) mario.rossi@asf.toscana.it d. Password: (utilizzare la solita password che usate ora)

13 6. Caso: IMAP (esempio di come si presenta) modificare i campi : (come nell esempio dell immagine di sotto) a. Posta in arrivo (POP3) : imap.sanita.toscana.it b. Posta in uscita (SMTP): smtp.sanita.toscana.it c. Nome account : (esempio) mario.rossi@asf.toscana.it d. Password: (utilizzare la solita password che usate ora)

14 Se si verifca un errore in fase di sincronia con protocollo imap Sincronizzare manualmente l'elenco delle cartelle di Outlook Express con l'elenco delle cartelle su un server IMAP: Cliccare su strumenti Cartelle imap Cliccare su Reimposta Elenco

15 Nuova Posta Elettronica Asl 10 Configurazione Client

16 Configurazione Thunderbird Fasi preliminari Nel caso si fosse appena installato Thunderbird, il programma ci chiederà subito la creazione di un nuovo account di posta elettronica. All apertura di questa finestra di benvenuto Clicchiamo su Saltare questo passaggio in basso a sinistra. Fatto questo possiamo portarci al capitolo di questa guida chiamato Configurazione posta.

17 Se invece Thunderbird fosse precedentemente installato, per aggiungere un nuovo account cliccare sul pulsante del menu posto in alto a destra:

18 Qui clicchiamo su Opzioni quindi su Impostazioni account Si aprirà questa finestra: Da qui andremo a cliccare in basso a sinistra sul pulsante Azioni account, quindi su Aggiungi account

19 Configurazione Posta Ci troveremo questa finestra: Dovremo compilare tutti i campi in questo modo: Nome: Inseriamo il nome e cognome del proprietario dell account (nel caso di mail di struttura possiamo inserire un qualsiasi riferimento che identifichi la struttura stessa) Indirizzo Inseriamo qui l indirizzo scritto per esteso. Es.: nome.cognome@asf.toscana.it Password: - Qui inseriremo la password associata all indirizzo . Se desideriamo inserire tutte le volta la password di accesso all account, inseriamo comunque la password (servirà per configurare l account stesso) ma togliamo il segno di spunta su Ricorda Password.

20 La finestra si presenterà in questo modo: Possiamo cliccare su Continua. La finestra cambierà in questo modo: Clicchiamo su Configurazione manuale per accedere alla configurazione manuale dei parametri di configurazione.

21 Ci troveremo questa finestra

22 Adesso riempiremo i campi in questo modo: In entrata: IMAP o Nome server : imap.sanita.toscana.it o Porta : 143 o SSL : STARTTLS o Autenticazione : Password normale In Uscita o Nome server : smtp.sanita.toscana.it o Porta : 25 o SSL : STARTTLS o Autenticazione : Password normale Nome utente : qui bisogna inserire solo la prima parte del proprio indirizzo Per esempio, se il nostro indirizzo è nome.cognome@asf.toscana.it, va inserito solo nome.cognome.

23 A questo punto possiamo cliccare su Riesaminare quindi su Fatto. Se dovesse apparire questa finestra Non dovemmo fare altro che cliccare su Conferma eccezione di sicurezza per avere finalmente accesso alla nostra posta elettronica.

24 Sulla nuova finestra che vedremo, clicchiamo su Posta in arrivo in alto a sinistra per vedere tutta la nostra posta elettronica. Per qualsiasi problema o dubbio contattare il numero verde per l assistenza informatica

25 PROBLEMI Se non vengono visualizzate le cartelle di thunderbird in imap Cliccare sull'account con il tasto destro e andare su impostazioni Rimuovere cliccare su impostazioni server e cancellare se presente INBOX. In dominio personale

26 Portale Supporto Sistema Posta Elettronica Unica Sanità Manuale Configurazione Dispositivi IOS Indirizzo mail password Dominio Nome utente Nome Server ( Url ) Campo Valore , es r.rossi@usl1.toscana.it password Ente di appartenenza, es usl1.toscana.it Indirizzo mail, es r.rossi@usl1.toscana.it mobile.sanita.toscana.it DISPOSITIVI IOS Installazione e configurazione per dispositivi Apple iphone o ipad È possibile utilizzare IOS di Apple per accedere alla propria casella di posta del sistema sanità attraverso le seguenti modalità: Browser, attraverso Zimbra Mobile Web client Account Microsoft Exchange Browser, attraverso Zimbra Mobile Web client Tutti i dispositivi con un browser HTML compatibile possono accedere alle mail, contatti, calendario, e valigetta del sistema sanitario utilizzando il client Web Zimbra Mobile. Aprire Safari ed andare alla pagina Dal menu a tendina selezionare la versione cellulare. Inserire utente e password. ( utente = indirizzo di posta elettronica per esteso ) Account Microsoft Exchange: Importante : la seguente procedura potrebbe eliminare tutti i contatti esistenti sul vostro dispositivo. Questo è un problema comune per gli utenti di IOS quando si crea un nuovo account ActiveSync. È necessario assicurarsi di aver eseguito il backup di tutti i contatti prima di procedere. Procedura da seguire: 1. Sulla schermata Home IOS toccare l' Impostazioni icona (l'icona di Gears). Scorrere verso il basso e selezionare Posta, contatti, calendari 2. Selezionare Aggiungi account 3. Scegliere Microsoft Exchange

27 4. Inserire le informazioni dell'account, , inserire l indirizzo di posta elettronica aziendale Dominio, inserire sanita.toscana.it URL, mobile.sanita.toscana.it Nome utente, inserire il nome utente del tuo account, indirizzo di posta. Password, inserire la tua password Usa SSL, lasciare attivo 5. Per sincronizzare mail, contatti e / o calendari impostare i cursori su On. Se si dispone già di contatti, viene visualizzata una schermata che chiede se si desidera mantenere i contatti in corso sul vostro iphone. 6. Fare clic su Salva. Seguono alcune schermate d esempio:

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29 Portale Supporto Sistema Posta Elettronica Unica Sanità Manuale Configurazione Dispositivi ANDROID Indirizzo mail password Dominio Nome utente Nome Server ( Url ) Campo Valore password Ente di appartenenza, es usl1.toscana.it Indirizzo mail, es r.rossi@usl1.toscana.it mobile.sanita.toscana.it CONFIGURAZIONE DISPOSITIVI ANDROID Utilizzando uno smartphone Android è possibile accedere alla posta di sanità attraverso: Browser, attraverso Zimbra Mobile Web client Account Microsoft Exchange Browser: Aprire un browser web ed andare alla pagina Dal menu a tendina selezionare la versione cellulare. Inserire utente e password. ( utente = indirizzo di posta elettronica per esteso ) Account Microsoft Exchange Gli smartphone basati su Android sincronizzano nativamente , contatti e calendari su sistemi Zimbra. La configurazione prevede la predisposizione di Zimbra proprio come si farebbe con un account di Microsoft Exchange e sul vostro dispositivo mobile. Installazione e configurazione 1. Sulla schermata Home di Android, toccare la Impostazioni icona. 2. Selezionare Account e sincronizzazione. 3. Toccare Aggiungi account. 4. Inserisci il tuo indirizzo e la password per aggiungere un account: 5. Immettere le impostazioni del server. Inserire in Dominio \ Nome utente Dominio di riferimento, ad esempio usl1.toscana.it Nome utente, indirizzo mail completo ad esempio r.rossi@usl1.toscana.it Url del server, inserire mobile.sanita.toscana.it Lasciare usa SSL Fare clic su avanti 6. Configurare le opzioni relative all'account di posta elettronica. frequenza di controllo Invia da questo account per impostazione predefinita

30 Inviami una notifica quando arriva una Sincronizza contatti da questo account Sincronizzazione calendario formare questo account Fare clic su Avanti. 7. Clicca Fatto. Dopo aver messo in funzione il vostro account, le cartelle di posta, contatti e calendario vengono visualizzate sul dispositivo. Seguono delle schermate d esempio: Premere su Config manuale ed inserire i campi necessari:

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32 Nuova Posta Elettronica ASF 10 Configurazione Cellulare Window Phone

33 Portale Supporto Sistema Posta Elettronica Unica Sanità Manuale Configurazione Dispositivi WINDOWS PHONE Indirizzo mail password Dominio di rete Nome utente Nome Server ( Url ) Campo Valore password Ente di appartenenza, es usl1.toscana.it Indirizzo mail, es r.rossi@usl1.toscana.it mobile.sanita.toscana.it Configurazione Dispositivi Windows Phone Utilizzando uno smartphone Phone è possibile accedere alla posta di sanità attraverso: Browser, attraverso Zimbra Mobile Web client Account Microsoft Exchange Browser: Aprire un browser web ed andare alla pagina Dal menu a tendina selezionare la versione cellulare. Inserire utente e password. ( utente = indirizzo di posta elettronica per esteso )

34 Account Microsoft Exchange Per configurare questo servizio, scorri verso sinistra la schermata principale, nella schermata successiva tocca impostazioni e quindi scorri la lista fino a trovare e account. nella finestra impostazioni è possibile impostare i servizi e account Nella schermata successiva tocca l'opzione aggiungi un account e quindi seleziona Outlook. Inserisci il tuo indirizzo e password, e premi sul pulsante Accedi. Windows Phone verificherà le tue credenziali e chiederà di inserire il dominio di rete. Superata la verifica delle credenziali ti verrà chiesto cosa sincronizzare con il telefono tra , Contatti e Calendario, tocca le rispettive caselle di controllo per attivare i servizi.

35 la schermata per l'inserimento delle credenziali per l'accesso a un server Microsoft Exchange Completata la configurazione, il telefono si sincronizzerà con il server Microsoft Exchange e potrai accedere ai contatti, alla posta e ai calendari dalla schermata principale di Windows Phone.