UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI BERGAMO

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1 Repertorio n. 507/2012 Protocollo n /VII/3 Bergamo, 7 settembre 2012 Oggetto: nomina del responsabile esterno della conservazione sostitutiva in formato digitale degli ordinativi informatici di incasso e di pagamento firmati digitalmente e individuazione del referente interno all Università. IL DIRETTORE GENERALE RICHIAMATO l art. 63 del vigente regolamento AM.FI.CO. che regola l emissione delle determinazioni in materia contrattuale; VISTA la convenzione in essere per la gestione del servizio di cassa con l Istituto bancario Banca Popolare di Bergamo S.p.A. per il periodo ed in particolare agli articoli 5 e 7 del Capitolato Speciale di appalto che prevedono che il Cassiere offra e garantisca un sistema di conservazione elettronica sostitutiva di tutti gli ordinativi informatici di incasso e di pagamento sottoscritti digitalmente; DATO ATTO che, scegliendo di affidare il processo di conservazione sostitutiva all Istituto Cassiere, l Università intende anche delegare il ruolo di responsabile della conservazione sostitutiva ad un soggetto terzo, come previsto dall art. 5 della deliberazione CNIPA n. 11/2004, ed ha individuato nel medesimo Istituto Cassiere il soggetto più idoneo per tale nomina; VISTO l estratto del Manuale della Conservazione Sostitutiva predisposto dall Istituto Cassiere depositato agli atti del Servizio Contabilità, bilanci e controllo; RILEVATO che in tale estratto del Manuale: è descritto il sistema di archiviazione e conservazione sostitutiva degli Ordinativi Informatici di titolarità degli enti del comparto pubblico e no, nell ambito del servizio di tesoreria e cassa gestito dalla Banche del Gruppo UBI Banca; con riferimento alla figura del Responsabile esterno della Conservazione Sostitutiva, è precisato che, nello svolgimento dell incarico di cui al presente atto, il Responsabile verificherà costantemente la conformità e l adeguamento del sistema di conservazione sostitutiva in formato digitale implementato con la normativa vigente in materia; si descrive la figura del Referente interno all Ente come il soggetto appartenente all Università preposto al monitoraggio, verifica e rendicontazione del rispetto, da parte delle Banca cassiera, delle previsioni contrattuali inerenti al servizio di cassa e depositario del ruolo di interfaccia unica verso la Banca per le attività inerenti il summenzionato servizio, ivi comprese quelle relative al procedimento di archiviazione sostitutiva;

2 PRESO ATTO che tutti i costi del servizio di conservazione sostitutiva sono a carico dell Istituto Cassiere; VISTO l allegato schema di atto di nomina del responsabile esterno della conservazione sostitutiva in formato digitale degli ordinativi informatici di incasso e di pagamento firmati digitalmente; DETERMINA 1) di nominare l Istituto Cassiere Banca Popolare di Bergamo SpA, sede di Bergamo, quale Responsabile esterno della conservazione sostitutiva in formato digitale degli ordinativi informatici di incasso e di pagamento firmati digitalmente fino alla scadenza della convenzione in essere per la gestione del servizio di cassa sulla base dello schema di atto allegato; 2) di individuare nel Responsabile del Servizio Contabilità, bilanci e controllo il Referente interno all Università relativamente alla conservazione sostitutiva. IL DIRETTORE GENERALE F.to Dott. Giuseppe Giovanelli

3 [documento da riprodurre su carta intestata dell Ente] NOMINA DI RESPONSABILE ESTERNO DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN FORMATO DIGITALE DI DOCUMENTI RELATIVI AI SERVIZI DI TESORERIA E CASSA L Ente [ ], con sede in [ ], (in seguito, per brevità, denominato Ente ), con atto approvato dal [ ] in data [ ], in qualità di soggetto giuridico cui sono riconducibili i documenti relativamente ai quali è stata positivamente valutata l opportunità di una loro conservazione sostitutiva in formato digitale, PREMESSO CHE: La Banca [ ] (di seguito, per brevità Banca ), con sede legale in [ ] e appartenente al Gruppo Bancario Unione di Banche Italiane (di seguito Gruppo UBI ) svolge e gestisce, per conto dell Ente e in virtù di una specifica convenzione in essere tra le parti (Allegato 1), i servizi di tesoreria e cassa di pertinenza dell Ente medesimo; La Banca ha affidato a UBI Sistemi e Servizi S.c.p.a., con sede legale in Brescia, via Cefalonia, n. 62, (di seguito, UBI.S ), società consortile del Gruppo UBI - deputata all esecuzione, fra l altro, dei processi e delle procedure di carattere informatico a supporto del sistema informativo aziendale, oltre che dei trattamenti di back office, relativi ai servizi di Tesoreria e Cassa svolti per o/c dell Ente - talune attività di supporto tecnico-operativo e di natura esecutiva relative agli aspetti contabili ed amministrativi inerenti l espletamento dei servizi di tesoreria e cassa in favore dell Ente, ferma restando in capo alla Banca la responsabilità del corretto espletamento di tali servizi nonché i relativi poteri decisionali, di controllo e di verifica a valere sull operato di UBI.S; La Banca dispone direttamente e/o per il tramite di UBI.S, di una idonea struttura organizzativa e di adeguate risorse umane e tecnologiche per garantire la corretta fornitura del servizio di conservazione sostitutiva dei documenti (di seguito, Servizio ) che l Ente ha deciso di conservare in modalità digitale e si è resa disponibile a prestarlo in favore di quest ultimo, in piena coerenza con quanto richiesto dalla normativa di riferimento vigente, ovvero, ad oggi, il D.Lgs 82/2005, la Deliberazione CNIPA n. 11 del 2004, il Decreto Ministero dell Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004, la Legge n. 2/2009 di conversione del D.L. n. 185/2008, e successive modifiche ed integrazioni (di seguito, Normativa di Riferimento ); NOMINA La Banca quale Responsabile esterno della Conservazione Sostitutiva in formato digitale dei documenti relativi ai servizi di tesoreria e cassa di pertinenza dell Ente (in seguito per brevità, Responsabile esterno della Conservazione Sostitutiva ); Ai fini della nomina che precede, l Ente dichiara che:

4 1) i documenti destinati alla conservazione sostitutiva in formato digitale, sono riportati nell Allegato 2, - Estratto del Manuale del Responsabile della Conservazione Sostitutiva suscettibile di integrazioni e modifiche alla luce di quanto infra precisato. Le categorie documentali, le regole generali, tecniche e organizzative che presiedono l intero processo di conservazione sostitutiva in formato digitale dei documenti e quelle specifiche relative alle singole categorie di documenti, sono descritte nel Manuale del Responsabile della Conservazione Sostitutiva del quale, nell Allegato 2, si riporta estratto; 2) in virtù di quanto disposto dalla Normativa di Riferimento (in particolare, ai sensi dell art. 5, comma 2, della deliberazione n. 11 adottata dal CNIPA - Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione (oggi, DigtPA ) in data ), il Responsabile esterno della Conservazione Sostitutiva potrà delegare ad UBI.S, che potrà a sua volta subdelegare parte o anche l intero procedimento a fornitori esterni adeguatamente referenziati, mantenendo un presidio di controllo del loro operato, l intera effettuazione dei processi di conservazione sostitutiva in formato digitale, ovvero singole funzioni o fasi dei medesimi dandone informativa all Ente; si prende atto della decisione di UBI.S di affidare alla società RA Computer S.p.A. con sede legale in Via Padre Reginaldo Giuliani 10A, Milano, l esecuzione di specifiche funzioni e competenze relative al processo di conservazione sostitutiva dei documenti indicati nell Allegato 2 - Estratto del Manuale del Responsabile della Conservazione sostitutiva, secondo le regole definite al riguardo dalla Banca - nella sua qualità di Responsabile esterno della conservazione sostitutiva e dettagliate nel relativo manuale -, ivi compresa la messa a disposizione di una apposita soluzione tecnologica per la conservazione digitale dei suddetti documenti; 3) l Ente potrà in ogni momento proporre al Responsabile esterno della Conservazione Sostitutiva che ne valuterà la fattibilità al fine di confermarne l accettazione, laddove possibile l estensione del procedimento di conservazione sostitutiva in formato digitale ad ulteriori documenti di pertinenza dell Ente, con conseguente adeguamento del Manuale del Responsabile della Conservazione Sostitutiva; 4) Il Responsabile esterno della Conservazione Sostitutiva, nello svolgimento dell incarico di cui al presente atto di nomina, verificherà costantemente la conformità e l adeguamento del sistema di conservazione sostitutiva in formato digitale implementato con la Normativa di Riferimento tempo per tempo in vigore. Luogo e data [L ENTE] [CARICA DI CHI SOTTOSCRIVE]

5 Allegato 1: Convenzione disciplinante i servizi di tesoreria e cassa; Allegato 2: Estratto del Manuale del Responsabile della Conservazione Sostitutiva. Per ricevuta e accettazione della nomina: BANCA... [Carica di chi Sottoscrive] Luogo e data Allegati 1 e 2 conservati agli atti del Servizio Contabilità, bilanci e controllo